Im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU handelt es sich bei der E-Rechnung um einen strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz. Eine bildhafte Darstellung der Rechnung (beispielsweise als PDF-Datei) entspricht nicht den Anforderungen der Europäischen Kommission an eine elektronische Rechnung. Der strukturierte Datensatz stellt das Rechnungsoriginal dar, in das bei Bedarf rechnungsbegleitende Unterlagen integriert werden können.
Die Erfahrungen zeigen, dass Lieferanten durch die Umstellung auf einen elektronischen Rechnungsversand und der Reduzierung des Papieraufkommens Einsparungen realisieren können.
Bei einer elektronischen Verarbeitung profitieren Rechnungsstellende von effizienten Abläufen und einer gesteigerten Datenqualität, da fehleranfällige manuelle Eingaben überflüssig werden.
Ja, elektronische Rechnungen sind Papierrechnungen steuerlich gleichgestellt. Der Datensatz in Form einer XML-Datei stellt das aufbewahrungspflichtige Original dar.
XRechnung ist ein Datenaustauschstandard für elektronische Rechnungen. Im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU handelt es sich um ein strukturiertes Datenformat, welches eine automatisierte elektronische Weiterverarbeitung beim Rechnungsempfänger ermöglicht. Der Standard ist konform zur Europäischen Norm EN16931 und ergänzt diese um nationalen Vorgaben und Regeln. XRechnung kann zukünftig für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftragnehmern in Deutschland genutzt werden und wurde vom IT-Planungsrat als “maßgeblich” eingestuft. Es können auch andere zur Norm konforme Standards verwendet werden, sofern diese den Anforderungen der E-Rechnungsverordnung des Landes Berlin entsprechen, verpflichtende Rechnungsinhalte berücksichtigen und von den öffentlich Auftraggebenden verarbeitet werden können.
Weitere Informationen finden Sie auf der Seite der KoSIT unter https://xeinkauf.de/xrechnung/
Mit der „Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen“ sind europaweit die verpflichtenden Rahmenbedingungen für die Einreichung und Verarbeitung von elektronischen Rechnungen geschaffen worden. Wesentlicher Regelungsinhalt dieser EU-Richtlinie ist eine Verpflichtung aller öffentlichen Auftraggebenden, elektronische Rechnungen, die einem festzulegenden europäischen Standard entsprechen müssen, zu empfangen und zu verarbeiten.
Einen Überblick zu den Rechtsnormen finden Sie hier.
Aufgrund der föderalen Kompetenzordnung in Deutschland bedarf die Richtlinie der gemischten Umsetzung durch Bund und Länder. In Berlin hat die Senatsverwaltung für Finanzen die Federführung für die Umsetzung der Richtlinie.
Für das Land Berlin gilt der Standard X-Rechnung, wobei auch andere europäische Rechnungsformate akzeptiert werden, die der europäischen Norm entsprechen. Details sind in der E-Rechnungsverordnung des Landes Berlin geregelt.
Eine Annahmepflicht elektronischer Rechnungen besteht bei allen öffentlichen Auftraggebern, die dem Land Berlin im Sinne des § 159 Absatz 2 Satz 2 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen zugeordnet sind, unabhängig vom jeweiligen Erreichen oder Überschreiten des gemäß § 106 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen maßgeblichen Schwellenwertes (vgl. § 1 BERG).
Derzeit gibt es keine vollständige Übersicht aller öffentlichen Auftraggeber im Land Berlin. Öffentlich Auftraggebende sind aufgefordert, über die Möglichkeiten und Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung zu informieren, wenn ein Auftrag unter den Geltungsbereich der E-Rechnungsverordnung fällt oder eine grundsätzliche Empfangsfähigkeit der Einrichtung unabhängig vom Auftragswert besteht.
Seit dem 16. April 2020 ist die Berliner Verwaltung (als öffentlicher Auftraggeber) annahmefähig für E-Rechnungen im Ergebnis einer Europaweiten Vergabe. Der Schwellenwert dafür liegt bei 221.000 € netto (Oberschwelle). Bis zum 31.12.2025 besteht im Unterschwellenbereich in Berlin keine Annahmeverpflichtung.
Öffentliche Auftraggebende und Rechnungsstellende können über die Bestimmungen der E-Rechnungsverordnung hinaus einen elektronischen Rechnungsaustausch vereinbaren.
Im Land Berlin besteht für die Rechnungsstellenden keine Verpflichtung, E-Rechnungen zu stellen. Die Möglichkeit zur vertraglichen Vereinbarung des elektronischen Rechnungsaustausches bleibt hiervon jedoch unberührt.
Ja. In Berlin ist keine grundsätzliche Ausstellungspflicht für Lieferanten geplant.
Bereits seit dem 16.04.2020 sind öffentliche Auftraggebende des Landes Berlin verpflichtet, gemäß des Berliner Gesetzes zum Umgang mit elektronischen Rechnungen (BERG) vom 4. März 2019 und der Verordnung über den elektronischen Rechnungsverkehr (E-Rechnungsverordnung – ERechV) vom 30. September 2019 elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.
Zum Empfang elektronischer Rechnungen nutzt das Land Berlin die Onlinezugangsgesetz konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE). Für Rechnungssteller ist diese unter https://xrechnung-bdr.de/ aufrufbar.
Die Nutzung eines Verwaltungsportals ist für landesunmittelbare Stellen verpflichtend. Auftraggeber, die nicht unter diese Pflicht fallen, können andere elektronische Verfahren zum Empfang nutzen (vgl. § 3 Abs. 3 ERechV). Es gilt zu beachten, dass nicht alle öffentlich Auftraggebende über die OZG-RE adressiert werden können. Wird ein anderes elektronisches Verfahren genutzt, muss dieses dem Rechnungsstellenden mitgeteilt werden.
Der Umsetzungsstand in allen Bundesländern als auch in der Bundesverwaltung kann der öffentlichen Ländersynopse der Koordinierungsstelle für IT-Standards entnommen werden.
Die Leitweg-Identifikationsnummer (kurz: Leitweg-ID) ist ein wesentlicher und vom Standard XRechnung empfohlener Bestandteil einer E-Rechnung in Deutschland. Sie wird für die elektronische Adressierung verwendet und stellt eine verpflichtende Angabe gemäß der E-Rechnungsverordnung des Landes Berlin dar. Jeder öffentliche Auftraggeber im Land Berlin benötigt eine Leitweg-ID, um einen elektronischen Rechnungsaustausch zu ermöglichen. Im Standard XRechnung wird die Leitweg-ID im verpflichtenden Inhaltselement BT-10 „Buyer Reference“ angegeben. Rechnungsempfangende, die nicht unter den Geltungsbereich der E-Rechnungsverordnung des Landes Berlin fallen, können hier einen anderen Wert anfordern, bspw. die USt-ID.
Für die Vergabe der Leitweg-ID ist im Land Berlin die Senatsverwaltung für Finanzen zuständig. Die Vergabe über eine zentrale Stelle gewährleistet, dass eine Leitweg-ID eindeutig ist und die Prüfziffer korrekt ermittelt wird. Zudem ist die Senatsverwaltung für Finanzen als verfahrensverantwortliche Stelle dafür zuständig, die Leitweg-IDs in der Rechnungseingangsplattform OZG-RE und in der zentralen Abholkomponente zu hinterlegen.
Alle öffentlichen Auftraggeber, die dem Land Berlin gemäß § 159 Absatz 2 Satz 2 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) zugeordnet sind, müssen unabhängig vom Auftragswert eine Leitweg-ID verwenden; bei Auftragswerten über den Schwellenwerten des § 106 GWB ist die Angabe der Leitweg-ID verpflichtend. Andere öffentliche Auftraggeber können Leitweg-IDs beantragen, sofern sie am elektronischen Rechnungsaustausch partizipieren wollen.
Wenn Sie unter den Geltungsbereich des § 1 Berliner E-Rechnungsgesetz (BERG) vom 04. März 2019 fallen, können Sie als öffentlicher Auftraggeber eine Leitweg-ID bei der Senatsverwaltung für Finanzen beantragen. Bitte wenden Sie sich für die Beantragung an leitweg-id@senfin.berlin.de
Nein, für den elektronischen Rechnungsaustausch ist nur die Leitweg-ID des öffentlich Auftraggebenden erforderlich.
Nein, es gibt kein zentrales Verzeichnis über alle im Land Berlin vergebenen Leitweg-IDs. Bitte beachten Sie, dass öffentlich Auftraggebende mehrere Leitweg-IDs haben können und sich die Leitweg-IDs grundsätzlich auch ändern können.
Die Leitweg-ID muss im Zuge der Bestellung bzw. Auftragserteilung kommuniziert werden.
Um elektronische Rechnungen über die OZG-RE einreichen zu können, ist eine einmalige Registrierung von Rechnungsstellern erforderlich. Die Registrierung und Nutzung der OZG-RE ist kostenfrei (https://xrechnung-bdr.de/).
Rechnungsstellende Stellen haben durch die Nutzung der Rechnungseingangsplattform OZG-RE die Möglichkeit, eine Rechnung über folgende Rechnungseingangskanäle zu senden: manuelle Weberfassung, Upload, E-Mail (mit einer XRechnung im Anhang) und PEPPOL
Der Status einer eingereichten E-Rechnungen kann in der OZG-RE unter „Bearbeitungsstatus eingereichter Rechnungen“ eingesehen werden. Sobald die Rechnung durch den Rechnungsempfangenden abgerufen wurde, erhält diese den Status „abgeholt“.
Eine elektronische Rechnung gilt als dem Rechnungsempfänger zugegangen, sobald die Rechnung den Status „bereitgestellt“ annimmt. Dies ist der Fall, wenn die Rechnung bei der OZG-RE eingegangen ist, erfolgreich geprüft wurde und dem Rechnungsempfangenden zur Abholung zur Verfügung gestellt wird.
Es ist keine Kommunikation über die Plattform OZG-RE vorgesehen. Sofern Rückfragen oder Anmerkungen zu einer Rechnung bestehen, wird der Rechnungsempfangende über herkömmliche Kommunikationswege (telefonisch, schriftlich) auf den Rechnungsstellenden zugehen. Es ist in der E-Rechnung erforderlich, Kontaktdaten zu übermitteln.
Neben der schriftlichen Kontaktaufnahme über sendersupport-xrechnung@bdr.de können Rechnungssteller technische Fragestellungen auch telefonisch an das Support-Team der Bundesdruckerei GmbH richten.
Die Support-Hotline ist über die Rufnummer 0228 / 99681-10101 werktags von Montag bis Freitag in der Zeit von 08:00 bis 16:00 Uhr (MEZ) erreichbar.