Entstehung und Verankerung der Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement

Ebenso wie die Geschäftsstelle Produktkatalog, der sie organisatorisch als eigenständiger Bereich zugeordnet ist, arbeitet die Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement für alle zwölf Berliner Bezirke. Ihren Dienstsitz hat sie im Bezirksamt Pankow.
Die Zusammenfassung beider Geschäftsstellen unter einem Dach wurde bewusst gewählt, da Produkte und Prozesse thematisch kaum voneinander zu trennen sind. Über die Beschreibung von Produkten (im Fall der Berliner Verwaltung z. B. die Ausgabe eines neuen Personalausweises) wird in der Berliner Verwaltung erhoben, was in welchen Mengen und zu welchen Kosten „produziert“ wird. Über die Prozessbeschreibungen wird definiert, wie die Produkte erstellt werden. Zudem bietet das bewährte Produktänderungsverfahren einen geeigneten Rahmen auch für das Verfahren zur Modellierung von Soll-Prozessen.
Die Entstehungsgeschichte der Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement reicht bis in das Jahr 2008 zurück. Bürgerinnen, Bürger und Wirtschaft sollen im Stadtstaat Berlin über Bezirksgrenzen hinweg auf möglichst einheitliche Organisationsstrukturen treffen. In einem ersten Schritt beschloss das Abgeordnetenhaus hierzu am 16. Oktober 2008 eine Änderung des Bezirksverwaltungsgesetzes. Der Beschluss sah die Einführung der einheitlichen Ämterstruktur zu Beginn der 17. Wahlperiode im Jahr 2011 vor. Unterhalb der Ebene der Geschäftsbereiche gliedern sich die Bezirksämter seither in einheitliche Organisationseinheiten.
Um die einheitliche Ämterstruktur durch angeglichene Arbeitsprozesse zu flankieren, verabschiedete der Senat noch während der Umsetzungsphase das
Projekt Nachhaltige Verfahrensmodernisierung. Einheitliche Ämterstruktur der Bezirke unterstützen”.
Erklärtes Ziel des Projektes waren vereinfachte und einheitliche Verfahren in den Bezirksämtern. Fortgeführt wurde dieser Ansatz mit dem Folgeprojekt “Landeseinheitliche, optimierte Geschäftsprozesse”
Es mündete u. a. in der Empfehlung, ein Verfahren zur bezirklichen Geschäftsprozessoptimierung („Geschäftsprozessanalyseverfahren“) zu etablieren, in dem Aufgaben und Rollenträger der bezirklichen Geschäftsprozessjavascript:BO.checkreq.desktoppreview()optimierung eindeutig benannt werden. Als operativer Verfahrensträger wurde die Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement geschaffen, deren Einrichtung zum Juli 2016 abgeschlossen werden konnte.