FAQ zur Zuwendungsvergabe

Häufig gestellte Fragen

• Was ist ein vorzeitiger Maßnahmebeginn?

  Nach VV Nr. 1.3 zu § 44 BHO und den entsprechenden Vorschriften der Länder (Berlin: AV Nr. 1.4 zu § 44 LHO) dürfen Zuwendungen zur Projektförderung nur für solche Vorhaben (Maßnahmen) bewilligt werden, die noch nicht begonnen worden sind.

  Nicht Sinn und Zweck der Zuwendung ist, solche Vorhaben zu fördern, zu deren Ausführung und Finanzierung der Antragsteller ohnehin entschlossen oder auch ohne staatliche Hilfe in der Lage ist. Würde gleichwohl eine Zuwendung bewilligt, handelte die Bewilligungsbehörde im Regelfall gegen den haushaltsrechtlichen Grundsatz, dass nur solche Ausgaben geleistet werden dürfen, die zur Erfüllung der staatlichen Aufgaben notwendig sind (§ 6 BHO/LHO) und verstieße gegen das Wirtschaftlichkeitsprinzip (§ 7 BHO/LHO).

  Die Durchführung eines mit öffentlichen Mitteln subventionierten Vorhabens soll nicht vor deren Bewilligung begonnen werden

  - um den Zuwendungsempfänger vor finanziellen Nachteilen zu schützen,
  - um die Entscheidungsfreiheit der Bewilligungsbehörde zu gewährleisten
  - um den möglichst wirksamen Einsatz der Haushaltsmittel zu sichern (Wirtschaftlichkeit)

  Die Eilbedürtfigkeit der Maßnahme ist zu begründen. Gründe für die Eilbedürftigkeit aus Sicht des Antragstellers können z. B. sein:

  - Verfügbarkeit von Personal
  - Verfügbarkeit von Partnern
  - Beratung bestehender Klient:innen sollte nicht ausgesetzt werden
  - Zeitliche Überschneidungen mit anderen wichtigen Maßnahmen
  - Zeitgebundene Mitfinanzierung von Drittmittelgebern
  - Absehbare Preissteigerungen

• Wann muss ich die Bewilligungsstelle vorab um Zustimmung bitten?
  • Bei allen geplanten personellen Veränderungen. Bei Stellenneubesetzungen ist die Bewilligungsstelle vorab zu informieren und die Zustimmung zur Stellenbesetzung einzuholen. Es gelten die Anforderungen des TV-L in der jeweils gültigen Fassung. Die Unterlagen und persönlichen Nachweise (Stellenbeschreibung und -bewertung, Lebenslauf, Zeugnisse) sind vorab zur Prüfung einzureichen. (Nr. 5.1 und 5.2 ANBest-P TV-L)
  • Wenn über Zuwendungsmittel beschaffte Gegenstände, vor Ablauf der festgelegten Zweckbindung von 10 Jahren anders verwendet oder entsorgt werden sollen. (Nr. 4.1 und Nr. 5.5 ANBest-P)
• Wann bin ich zur Mitteilung verpflichtet?
  • Wenn sich für die Gewährung der Zuwendung maßgebliche Umstände ändern oder wegfallen. Nr. 5.2 ANBest-P
  • Wenn sich Anhaltspunkte ergeben, dass der Zuwendungszweck nicht oder mit der bewilligten Zuwendung nicht zu erreichen ist. Nr. 5.3 ANBest-P
  • Zur Anerkennung der Belege im Rahmen der Verwendungsnachweisprüfung müssen alle Belege über ein Zuordnungsmerkmal (z.B. eine Belegnummer) verfügen. Nr. 6.4 ANBest-P
  • Wenn über Zuwendungsmittel Gegenstände im Wert über 410 € (netto) beschafft werden, sind diese in einer fortlaufenden Liste zu inventarisieren. Nr. 4.2 ANBest-P
  • Wird ein Antrag auf Zuwendungsgewährung gestellt, ist es Aufgabe der Bewilligungsstelle die Bewilligungsvoraussetzungen zu prüfen. Beispielsweise sind gemäß Nr.1.2 ANBest-P und Nr. 1 des Zuwendungsbescheides alle Zuwendungsempfangenden zur vollen Ausschöpfung aller eigenen Einnahmemöglichkeiten verpflichtet. Zur Prüfung dieser Voraussetzung sind sämtliche Einnahmen des Zuwendungsempfangenden offen zu legen. Nr. 1.2 ANBest-P, Nr.1, Zuwendungsbescheid
• Wann sind Umwidmungen von Mitteln möglich?

  Eine Umwidmung ist zulässig. Innerhalb der Sachkostenpositionen kann die Erhöhung von Einzelansätzen bis zu 20 % durch Einsparungen bei anderen Sachkostenpositionen ausgeglichen werden. Einzelansatzerhöhungen über 20 % bedürfen grundsätzlich der Zustimmung der Bewilligungsstelle, auch wenn Einsparungen erbracht werden können. (Nr. 1.2 ANBest-P)

• Was soll inventarisiert werden?

  Alle mit Zuwendungsmitteln beschafften Gegenstände deren Anschaffungswert 410 € ohne MwSt. übersteigt (ausgenommen Verbrauchsmaterialien) sind in einer fortlaufenden Inventarliste festzuhalten. (Nr. 4.2 ANBest-P)

• Wann sind Kostenvoranschläge nötig?

  Bei der Beschaffung von beweglichen Sachen mit einem Wert von über 1.000 Euro ohne MwSt. Wer-den mehrere Artikel erworben, deren Gesamtwert die Wertgrenze übersteigt, ist die Anschaffung als ein Kauf zu betrachten, wenn die Gegenstände in einem Sachzusammenhang stehen. (§ 14 UVgO, Nr.3.2 ANBest-P)

• Muss ich bei freihändiger Vergabe (Direktkauf) Kostenangebote einholen?

  Bei freihändiger Vergabe von Aufträgen sind mehrere Kostenangebote einzuholen. Bei einem geschätzten Auftragswert von bis zu
  1.000 € ohne Umsatzsteuer ist ein formloser Preisvergleich ausreichend. Das Ergebnis des formlosen Preisvergleichs ist aktenkundig zu machen und der Bewilligungsstelle zur Genehmigung vorzulegen
  (§ 14 UVgO, ANBest-P Nr. 3.9, § 55 LHO)

• Kann ich für Flyer das Logo der Bewilligungsstelle verwenden?
  Ja, bei Veröffentlichungen ist immer das Logo der fördernden Stelle einzubringen. Es wird Ihnen von der Bewilligungsstelle zur Verfügung gestellt.
• Was ist die UVgO?

  Die UVgO ist die Unterschwellenvergabeordnung, die bei der Vergabe von Aufträgen zu beachten ist. (Nr. 3.1.2 ANBest-P)

• Müssen Honorar- bzw. Werkverträge schriftlich abgeschlossen werden?

  Ja und zwar mit folgenden Angaben:
  1. Name & Anschrift beider Vertragspartner*innen
  2. Steuernummer der Auftragnehmenden
  3. Leistungszeitraum
  4. Anfallende Arbeitszeit in Stunden
  5. Leistungsbeschreibung / Aufgabe
  6. Höhe des Honorars
  (Honorarkosten sind im Finanzierungsplan wie folgt anzugeben:
  Personenzahl x Stundenzahl x Euro)
  7. Zahlungsform / Rechnungslegung
  8. Steuerrechtliche Aussage „Für die Abführung der Steuer ist der Auftragnehmende/ Honoraremp-fangende selbst verantwortlich.“
  9. Qualifikationsnachweise gem. der geltenden Honorarverordnung (ggf. vorherige Absprache
  mit der Bewilligungsstelle)

• Wann ist die Erklärung gemäß § 3 Absatz 1 der Leistungsgewährungsverordnung (LGV) einzureichen?

  Ab einem Zuwendungsbetrag von 25 T € besteht die Verpflichtung zur Durchführung von Maßnahmen zur aktiven Förderung der Beschäftigung von Frauen* gemäß § 14 Landesgleichstellungsgesetz (LGG).
  Ausnahme: Zuwendungsempfänger*in hat maximal 10 Beschäftigte

• Was gehört zum Verwendungsnachweis?

  Nach Abschluss des Projektes ist die Verwendung der Zuwendung termingerecht unter Vorlage folgender Unterlagen nachzuweisen:
  1. ausführlicher Sachbericht über den Verlauf des Projektes und erzielte Ergebnisse
  2. zahlenmäßiger Nachweis der Einnahmen und Ausgaben in zeitlicher Reihenfolge voneinander getrennt entsprechend der Gliederung des Finanzierungsplans
  3. Belegliste mit chronologischen Angaben zu den Ausgaben unter Nennung des Ausgabedatums der Zahlung, des Empfangenden, des Zahlungsgrundes sowie projekteigenen Belegnummern
  4. Originalbelege nummeriert in chronologischer Reihenfolge (Verträge, Quittungen, Rechnungen)
  5. Auszahlungsbelege und Quittungen, bei elektronischer Zahlung Kontoauszugskopien, Überweisungsausdrucke
  6. Beleg/Kontoauszug von Zahlungseingängen der Zuwendungsmittel sowie ggf. weiterer Einnahmen wie Spenden/Drittmittel
  7. Beleg über die (unverzügliche) Rückzahlung eines Überschusses, falls die Zuwendungsmittel nicht verbraucht wurden

  Nr. 6 ANBest-P

• Wann ist die Abgabe an die Künstlersozialkasse notwendig?

  Jeder Unternehmer, der die künstlerischen oder publizistischen Werke oder Leistungen von Dritten verwertet, ist verpflichtet, Künstlersozialabgaben abzuführen. Ob eine Abgabepflicht für Honorarzahlungen besteht, kann nur durch die Künstlersozialkasse geprüft werden. Bitte wenden Sie sich direkt dorthin. www.kuenstlersozialkasse.de, § 23 Künstlersozialversicherungsgesetz (KSVG)

• Was muss ich bei der Gestaltung des Finanzierungsplanes beachten?
  • Der Finanzierungsplan muss alle Ausgaben auflisten, die bei der Durchführung des geplanten Vorhabens entstehen. Die Ausgaben sind in Personalausgaben und Sachausgaben zu unterteilen.
  • Ebenso muss angegeben werden, aus welchen Einnahmen (Mittel aus beantragter Bundesförderung, Eigenmittel, Mittel von dritter Seite) die Ausgaben finanziert werden sollen.
  • Der Finanzierungsplan muss am Ende ausgeglichen sein. Bitte beachten Sie die Ausführungen zu nicht zuwendungsfähigen Kosten in diesem Merkblatt.
  • Der Finanzierungsplan und jede spätere Änderung sind im Original mit aktuellem Datum und Unterschrift zu versehen. Bitte nutzen Sie den Musterfinanzierungsplan des Fachbereichs, zu finden auf der entsprechenden Webseite.
• Was bedeutet es vorsteuerabzugsberechtigt zu sein?
  • Liegt eine Vorsteuerabzugsberechtigung vor, sind nur die Nettobeträge förderfähig, d. h. die Umsatzsteuer darf nicht bei der Abrechnung berücksichtigt werden. Liegt keine Vorsteuerabzugsberechtigung vor, ist die Vorsteuer erstattungsfähig. In diesem Fall sind die Bruttobeträge (inkl. Umsatzsteuer) anerkennungsfähig. §§ 15, 20 UStG
  • Ob eine Vorsteuerabzugsberechtigung für das Vorhaben gegeben ist, muss mit dem zuständigen Finanzamt geklärt werden. Im Projektantrag ist eine Erklärung darüber abzugeben ob der Zuwendungsempfangende zum Vorsteuerabzug berechtigt bzw. von der Umsatzsteuer befreit ist. §§ 15, 20 UStG
• Was ist bzgl. der Ausgaben zu beachten?
  • Zuwendungsfähig sind ausschließlich tatsächlich getätigte und anhand von Einzelbelegen nachweisbare Personalausgaben, wenn der Rechtsgrund der Zahlung innerhalb des Bewilligungszeitraums entstanden ist und die erbrachte Leistung innerhalb des Bewilligungszeitraums kassenwirksam bezahlt worden ist. Nr. 1.3 Anlage 2 § 44 LHO
  • Der Zuwendungsempfänger ist verpflichtet das jeweils geltende Mindestlohngesetz (MiLoG) und den darin festgelegten Stundensatz zu berücksichtigen.
  • Der Zuwendungsempfänger darf seine Beschäftigten nicht besserstellen als vergleichbare Dienstkräfte des Landes Berlin. Nr. 1.3 Anlage 2 § 44 LHO
• Wie und wann kann ich bewilligte Mittel abrufen?
  • Wie und wann die bewilligten Projektmittel angefordert werden können und bis wann diese verbraucht werden müssen, regelt der Punkt 1.4/1.4.1/1.4.2 der Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung.
  • Mit dem Bewilligungsbescheid erhalten Sie ein Formular, in das sie den beabsichtigten Mittelabruf eintragen können. Bitte nutzen Sie das Muster des Fachbereichs, zu finden auf der entsprechenden Webseite.
  • Wenn Sie Eigenmittel bzw. Drittmittel vorsehen und eine Fehlbedarfsfinanzierung vorliegt, so sind diese Mittel vor Verwendung der Zuwendung zu verbrauchen. Erst danach dürfen die Mittel vom Land Berlin angefordert und verwendet werden.