Wir erkannten, dass wir angesichts der gesetzlichen Frist zum 01.01.2022 schnell und entschieden handeln mussten, damit unsere Fachämter nicht den Anschluss zum Rechtsverkehr verlieren. Die Einführung des beBPo auf Ebene der Fachämter und Serviceeinheiten war erkennbar die einzige Lösung, doch hatte kein einzelner Bereich die erforderlichen geeigneten Personalressourcen für ein bezirksamtsweites „Deployment“. Wir entschlossen uns daher, die „Last“ der Einführung auf mehrere „Schultern“ zu verteilen. Da verschiedene organisatorische, technische und juristische Fachfragen zu klären waren, haben sich der IT-Stellenleiter, ein Jurist aus dem Rechtsamt sowie der Leiter der Organisationseinheit E-Government & Innovation im Steuerungsdienst zu einem Einführungsteam zusammengefunden und aufgrund eines Beschlusses des Bezirksamtsgremiums das Mandat zur Umsetzung als Team im Bezirksamt Neukölln von Berlin gemeinsam wahrgenommen.
Die OE E-Government & Innovation übernahm dabei die Federführung und Kommunikation mit den Fachämtern und Serviceeinheiten sowie mit der Senatsverwaltung. Sie organisierte zahlreiche klärende Gespräche, um die letzten Details für eine erfolgreiche Antragstellung und Vorbereitung der Fachämter zu gewährleisten.
Die IT-Stelle hat die notwendigen Dateisystem- und Netzwerk-Strukturen, die Software und die Grundkonfiguration zur Verfügung gestellt und es den technischen Ansprechpartner:innen der Fachämter ermöglicht, die individuelle Konfiguration ihrer Postfächer selbständig vorzunehmen.
Das Rechtsamt übernahm zunächst die Rolle des hausinternen Piloten, um aus den gewonnenen Erfahrungen Probleme bei den anderen Ämtern und Bereichen vorwegzunehmen. Auch die Dokumentation der Einrichtung und Benutzung der Postfächer sowie die fachliche Beratung der koordinierenden Ansprechpartner:innen der Fachämter, die ihrerseits die jeweiligen Postfachnutzer an ihre neue Aufgabe heranführen mussten, konnte das Rechtsamt übernehmen. Die gleiche gegenseitige Unterstützung haben wir dann auch bei der Pilotierung des SendeClients in unserem Jugendamt angewandt.