Das Verwaltungsinformationszentrum (VIZ) des Bezirksamtes Charlottenburg-Wilmersdorf von Berlin ist die Bibliothek und Informationsvermittlungsstelle für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen des gesamten Bezirksamtes. Die Informationsvermittlung ist die wichtigste Serviceleistung des VIZ. Informationsvermittlung kann auf Anfrage der Kunden, aber auch durch das Wissen um die Kundenwünsche direkt erfolgen. Vom 01.01.2014 bis 31.12.2014 wurden vom VIZ 54.666 Informationen an Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen des Bezirksamtes Charlottenburg-Wilmersdorf vermittelt, dies sind im Monat durchschnittlich 4.556. Die benötigte Zeit pro Informationsweitergabe schwankt sehr. Manchmal liegt sie unter einer Minute, manchmal aber auch bei mehr als vier Stunden. An externe Nutzer und Nutzerinnen, das sind andere Behörden, Institutionen und Bürger und Bürgerinnen, wurden im selben Zeitraum 71 Informationen zur Verfügung gestellt.
Das VIZ verzeichnet zentral alle Medien des Bezirksamtes Charlottenburg-Wilmersdorf. 2014 wurden im Bezirksamt 75.528,12 € für Datenbanken, elektronische Medien, Loseblatt-Sammlungen, Zeitschriften und Bücher ausgegeben. Das VIZ gehört zu den wissenschaftlichen Spezialbibliotheken und kann deshalb bei der Medienbeschaffung den Bibliotheksrabatt von 5 % in Anspruch nehmen. Den Zeitschriftenservice des VIZ nahmen 2014 260 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen des Bezirksamtes Charlottenburg-Wilmersdorf in Anspruch.
Das Verwaltungsinformationszentrum ist die Nachfolgeeinrichtung der beiden Magistratsbibliotheken von Charlottenburg und Wilmersdorf. Die Magistratsbibliothek Charlottenburg ist die einzige vollständig erhaltene in Berlin und steht daher mit ihrer Sammlung unter Denkmalschutz. In der Sammlung spiegelt sich die Magistrats- und später Bezirksamtsarbeit seit Mitte des 19. Jahrhunderts. Das VIZ als Nachfolgeeinrichtung versucht mit den wenigen zur Verfügung stehenden personellen und finanziellen Mitteln, die alten Bibliotheken zu erhalten und durch Digitalisierung weltweit zur Verfügung zu stellen.
Historische Sammlungen
1. 2014 hat das VIZ vier seiner Handschriften digitalisiert: Bürgerverzeichnis der Stadt Charlottenburg (1711-1790), die Dressel-Chronik (1816) und die Lebensbeschreibung von Johann Christian Gottfried Dressel (1751-1778). Geplant ist, sie auf der Plattform von Wikisource zu veröffentlichen.
2. Im Mai 2014 wurden die Revision und das Standortverzeichnis der Magistratsbibliothek Wilmersdorf abgeschlossen.
Publikationen und Ausstellung
1. Das Standesamt und das Verwaltungsinformationszentrum haben gemeinsam zum 140-jährigen Jubiläum der Standesämter 2014 eine Geschichte des Standesamtes Charlottenburg-Wilmersdorf herausgeben. Autor und Autorin sind Sylvia Brenke und Thomas Wolfes. Das Buch ist im Nicolai-Verlag erschienen. Zudem wurde eine Ausstellung konzipiert, die sowohl in der Villa Kogge als auch im Foyer im 2. OG des Rathauses Charlottenburg gezeigt wurde. Zu den Ausstellungseröffnungen in der Villa Kogge am 1. Oktober und im VIZ am 3. Dezember gab es jeweils eine Lesung mit einem kleinen Empfang.
2. Zur Vorbereitung einer Geschichte des Verwaltungsinformationszentrums wurden von Projektmitarbeitern und –mitarbeiterinnen historische Quellen nach Material zum sogenannten Bücherzimmer durchforscht.
3. Das Zugangsverzeichnis 2005 konnte 2014 fertig gestellt werden.
BVV-Archiv
Im Rahmen des Umzugs vom Rathaus Wilmersdorf ins Rathaus Charlottenburg hat das VIZ das Archiv der beiden Bezirksverordnetenversammlungen Charlottenburg und Wilmersdorf übernommen. Nach Reinigung der Archivalien durch einen externen Dienstleister müssen sie in Archivkartons umgebettet und beschriftet werden. Die BVV-Unterlagen, insbesondere aus der Nachkriegszeit und den 1950er und 1960er Jahre sind stark beschädigt. Deshalb ist geplant, 2015 einen Förderantrag bei der Servicestelle für Digitalisierung Berlin zu stellen, um sie durch einen externen Dienstleister digitalisieren zu lassen und danach über Wikisource ins Internet zu stellen.
Öffentlichkeitsarbeit
1. Neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Bezirksamt Charlottenburg-Wilmersdorf werden bei Dienstantritt über die Dienstleistungen des VIZ informiert. Zudem wurden 2014 von der Leiterin des VIZ vier Vorträge gehalten, um die Dienstleistungen des VIZ im Bezirksamt besser bekanntzumachen: Grünflächenamt, FAB-Auszubildende, VFA-Auszubildende, KAB-Auszubildende.
2. Die Preisverleihung des John-Jacob-Astor-Award für herausragende bibliothekarische Leistungen konnte 2014 dank der Gastfreundschaft von der Leiterin des Kulturamtes in der Villa Oppenheim stattfinden. Diese Preisverleihung ist immer ein wichtiges Ereignis zum fachlichen Austausch auf Berliner und internationaler Ebene.
Umzug
Während der Umzüge aus dem Rathaus Wilmersdorf lösten viele Abteilungen ihre Handbibliotheken auf und gaben die Bestände an das VIZ ab. Die Medien sind im Moment in einem Raum im 5. Stock untergebracht und müssen noch gesichtet und entweder makuliert oder in den Bestand eingearbeitet werden.
Weitere kommende Projekte:
- Archivierung der Dokumentation der Bezirksverordnetenversammlung
Charlottenburg-Wilmersdorf ab Mitte der 3. Wahlperiode - Konzept zur Digitalisierung historischer Werke der Magistratsbibliotheken
- Digitalisierung der Akten des Magistrats und der Stadtverordnetenversammlung aus dem ehemaligen Heimatarchiv
- Erstellen eines Workflows zur Digitalisierung
- Elektronische Erschließung der Magistratsbibliothek Charlottenburg (Retrokatalogisierung)
