Das Verwaltungsinformationszentrum des Bezirksamtes Charlottenburg-Wilmersdorf von Berlin ist die Informationsvermittlungsstelle für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen des gesamten Bezirksamtes. Die Informationsvermittlung ist die wichtigste Serviceleistung des VIZ. Informationsvermittlung kann auf Anfrage der Kunden, aber auch durch das Wissen um die Kundenwünsche direkt erfolgen.
Das Herz der Informationsvermittlung ist die Bibliothek. Diese ist so konzipiert, dass das Stammpublikum sie in „Selbstbedienung“ nutzen kann und damit mehr Kapazitäten für schwierige Anfragen zur Verfügung stehen.
Im Jahr 2013 wurde für das Produkt Informationsvermittlung nur noch die Mengenstatistik geführt, da es dieses Produkt nur noch im Bezirksamt Charlottenburg-Wilmersdorf gibt. Gezählt wurde jede weiter gegebene Information an einen bestimmten Empfänger. Vom 01.01.2013 bis 31.12.2013 wurden vom VIZ 54.206 (2012: 56.700) Informationen an Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen des Bezirksamtes Charlottenburg-Wilmersdorf weitergeleitet. Dies sind im Monatsdurchschnitt 4.517 (2012: 4.725) Informationen. Die benötigte Zeit pro Informationsweitergabe schwankt sehr. Manchmal liegt sie unter 1 Minute, manchmal aber auch bei mehr als vier Stunden. An externe Nut-zer und Nutzerinnen, das sind andere Behörden, Institutionen und Bürger und Bürgerinnen, wurden im selben Zeitraum 171 (2012: 147) Informationen zur Verfügung gestellt. Dies sind im Monatsdurchschnitt 14.
Diese Dienstleistungen wurden von zwei Beschäftigten mit einer Arbeitszeit von 90 % und 50 % erbracht. Zudem stellten wir drei Ausbildungsplätze zur Verfügung.
Der Bestand der Bibliothek ist in der Datenbank des VIZ verzeichnet. Diese kann von jedem PC-Arbeitsplatz im Bezirksamt Charlottenburg-Wilmersdorf eingesehen und benutzt werden.
Neben der Bibliothek ist die zentrale Verwaltung von Büchern, Zeitschriften und Loseblatt-Sammlungen für das ganze Bezirksamt ein weiterer wichtiger Baustein zur effektiven Informationsvermittlung. Da der elektronische Katalog von jedem vernetzten PC aus benutzbar ist, kann jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin am eigenen PC sehen, ob das gesuchte Werk im Bezirksamt vorhanden ist und wo es steht.
Das VIZ gehört zu den wissenschaftlichen Spezialbibliotheken und kann deshalb bei der Beschaffung den Bibliotheksrabatt von 5 % in Anspruch nehmen.
Im Jahr 2013 wurden 450 (2012: 670) Datensätze in unserer Datenbank bearbeitet. Es wurden 302 (2012: 300) Titelaufnahmen für Monographien erstellt, davon 176 (2012: 111) für das VIZ und die Querschnittsämter sowie 126 (2011: 121) für die Fachabteilungen.
Für Neuanschaffungen, die vom VIZ inventarisiert wurden, beliefen sich die Ausgaben auf 5.368,61 € (2012: 3.368,61 €).
Die Ausgaben für Neuzugänge an Monographien, die nicht vom VIZ inventarisiert wurden und die sich insgesamt auf 4.826,83 € (2012: 3.310,82 €) belaufen, gliedern sich folgendermaßen:
| Abteilung | Anzahl | Kosten |
|---|---|---|
| Abt. Bü | 34 | 1.106,76 € |
| Abt. Jug | 60 | 992,42 € (davon 49 im Wert von 670,27 € an Pflegeeltern) |
| Abt. Pers | 2 | 46,32 € |
| Abt. Soz | 49 | 1.166,96 € |
| Abt. Stadt | 30 | 1.514,37 € |
Insgesamt wurden im Bezirksamt Charlottenburg-Wilmersdorf 10.195,44 € (2012: 6.679,43 €) für die vom VIZ bearbeiteten Monographien ausgegeben.
Im VIZ gab es 2013 87 (2012: 84) Zeitschriften, die durch Umläufe von der ge¬samten Be-zirksverwaltung genutzt werden. Zusätzlich werden noch die Zeitschriften der Fachab¬tei-lun¬gen verwaltet. Dies waren im Jahr 2013 88 (2012: 106). Es gibt also im Bezirksamt mindestens 175 (2012: 190) umlaufende Zeitschriften. Für Zeitschriften wurden 2013 insgesamt 15.680,06 € (2012: 16.866,30 €) ausgegeben.
Die Ausgaben für die vom VIZ inventarisierten umlaufenden Zeitschriften betrugen 2013 6.168,73 € (2012: 6.238,77 €).
Die Ausgaben der nicht vom VIZ inventarisierten Fachzeitschriften betrugen 9511,87 € (2012: 10.627,53 €):
| Abteilung | Anzahl | Kosten |
|---|---|---|
| Abt. Bü | 20 | 1.381,75 € |
| Abt. Jug | 19 | 1.827,15 € |
| Abt. Pers | 10 | 714,90 € |
| Abt. Soz | 19 | 3.113,64 € |
| Abt. Stadt | 20 | 2.474,43 € |
2013 gab es 63 (2012: 68) elektronische Internet-Zeitschriften im Angebot, die regelmäßig bei Erscheinen an interessierte Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen per E-Mail geschickt wurden. Das erhöht die Gesamtzahl der laufenden Zeitschriften auf 238 (2012: 258).
Loseblatt-Sammlungen zur Fortsetzung gab es im Bezirksamt Charlottenburg-Wilmersdorf mindestens 198 (2012: 206). Dafür wurden 43.538,80 € (2012: 44.885,62 €) ausgegeben.
Davon wurden 80 (2012: 84) vom VIZ inventarisiert. Die Kosten für die vom VIZ inventarisierten Loseblatt-Sammlungen betrugen 2013 16.980,79 € (2012: 18.876,63 €).
Die Kosten der 118 (2012: 122) nicht vom VIZ inventarisierten Loseblatt-Sammlungen betrugen 26.558,01 € (2012: 26.008,99 €).
Nach Abteilungen aufgeschlüsselt sind das:
| Abteilung | Anzahl | Kosten |
|---|---|---|
| Abt. Bü | 15 | 1.161,18 € |
| Abt. Jug | 34 | 7.159,91 € |
| Abt. Pers | 4 | 846,22 € |
| Abt. Soz | 21 | 5.572,99 € |
| Abt. Stadt | 44 | 11.817,71 € |
Im Bezirksamt Charlottenburg-Wilmersdorf wurden im Jahr 2013 66 (2012: 40) Daten-banken und andere elektronische Ressourcen vorgehalten. Insgesamt wurden dafür 10.042,22 € (2012: 10.023,80 €) ausgegeben.
Insgesamt wurden im Bezirksamt Charlottenburg-Wilmersdorf für Bücher, Zeitschriften, Loseblatt-Sammlungen und Datenbanken 79.456,52 € (2012: 78.455,15 €) ausgegeben.
2013 wurden 16 (2012: 231) Medien aus dem Bestand des VIZ makuliert.
Zur Erleichterung der selbstständigen Recherche im Internet wurde eine virtuelle Biblio-thek in Form einer Link-Sammlung aufgebaut, die Literatur und Informationen enthält, die für die Beschäftigten des Bezirksamtes wichtig sein können (z.B. Bundestagsdruck-sa¬chen). Diese Internet-Quellen stehen im Internet auf der Homepage des VIZ und werden regel¬mäßig aktualisiert. In unserer Link-Sammlung werden ungefähr 200 primäre Zugriffe auf Volltexte, Nachschlagewerke oder sonstige wichtige Informationen angeboten.
Arbeitsgemeinschaft der Kunst- und Museumsbibliotheken
Seit Mitte 2013 ist das VIZ mit dem alten Lesesaal und dem Bestand der beiden historischen Magistratsbibliotheken Mitglied bei der Arbeitsgemeinschaft der Kunst- und Museumsbibliotheken (AKMB). Es werden von der Mitarbeit in diesem Gremium Impulse zur Stärkung des musealen Aspektes der beiden Bestände erwartet.
Die Königliche Magistratsbibliothek zu Charlottenburg ist die einzige vollständig erhaltene Sammlung einer Magistratsbibliothek in Berlin. Es werden Möglichkeiten eruiert, die Sammlung als Ganzes unter Denkmalschutz zu stellen, damit diese als historisches Zeugnis erhalten bleiben kann.
Bauschäden
2013 kam es leider wieder zu einem Wasserrohrbruch im Lesesaal des VIZ durch verstopfte Rohrabflüsse auf dem Balkon im Festsaal. Der Schaden war gering, da die Auszubildenden die elektronischen Geräte und die dort liegenden Zeitschriften in Sicherheit brachten. Der bauliche Schaden muss noch behoben werden.
Öffentlichkeitsarbeit
Neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Bezirksamt Charlottenburg-Wilmersdorf werden bei Dienstantritt über die Dienstleistungen des VIZ informiert.
Zudem wurden 2013 von der Leiterin des VIZ fünf Vorträge gehalten, um die Dienstleistungen des VIZ im Bezirksamt besser bekanntzumachen: Jug AL, Jug FT, FAB-Auszubildende, VFA-Auszubildende, KAB-Auszubildende.
Im Jahr 2013 wurde in „Kiez im Blick“ ein Interview mit der Leiterin des VIZ veröffentlicht. Zudem erschien das VIZ in der Reihe der Berliner Illustrirten Zeitung: Berliner Schätze, mit einem Beitrag von Susanne Leinemann über den Bau der U-Bahn.
Publikationen
Das Standesamt und das Verwaltungsinformationszentrum werden gemeinsam zum 140-jährigen Jubiläum der Standesämter 2014 eine Geschichte des Standesamtes Charlottenburg-Wilmersdorf herausgeben. Thomas Wolfes (Historiker) wird den Teil 1874 bis 1959 und Sylvia Brenke (Leiterin des Standesamts) den Teil 1959 bis heute bearbeiten. Es zeigen sich mehrere Verlage an einer gemeinsamen Veröffentlichung interessiert. Ausschlaggebend wird wohl die Finanzierung sein.
Das Verwaltungsinformationszentrum hat mit Hilfe von Projektmitarbeitern und Auszubildenden begonnen, die eigene Geschichte zu recherchieren. Ziel soll ein Band zur Geschichte der Bibliothek werden. Verfasser soll ebenfalls Thomas Wolfes sein. Der Erscheinungstermin steht noch nicht fest.
Historische Sammlungen
Das im August 2012 gestartete Projekt in Zusammenarbeit mit dem Museum Charlottenburg-Wilmersdorf zur Erweiterung der Öffnungszeiten und anderer Projekte wurde im August 2013 abgebrochen. Die Zusammenarbeit mit den zwei verbliebenen Projektmitarbeiterinnen war nicht zufriedenstellend.
Dennoch konnte 2013 die Dressel-Chronik (1816) abgeschlossen werden. Dies bedeutet, dass sie nun von einem Historiker, der noch zu finden wäre, editiert werden könnte. Angedacht ist eine elektronische Publikation (weltweite Verfügbarkeit, Ersparnis der Druckkosten, Ausschnitte wurden bereits von Henrike Hülsbergen als Buch herausgegeben: „Charlottenburg ist wirklich eine Stadt“, 1987).
Die Weiterarbeit am Standortverzeichnis der Magistratsbibliothek Wilmersdorf kam aus oben genannten Gründen nur schleppend voran. Ab August wurden die Arbeiten von Auszubildenden übernommen, und Fortschritte sind nun wieder sichtbar. Anfang des nächsten Jahres müsste der zweite Band mit den Signaturengruppen IV bis V fertig werden.
Digitalisierungsprojekte
Seit November steht im VIZ ein Farbscanner. Die Digitalisierung historischer Werke wird dadurch nach internationalem Standard möglich.
Die Erstellung von digitalen Archivkopien der Wilmersdorfer Pressespiegel (Ende der 1970er bis Anfang der 1990er Jahre) steht kurz vor dem Abschluss. Dies ist insofern wichtig, da es sehr wenig historisches Material zu Wilmersdorf in unserer Bibliothek gibt. Leider hat die Pressestelle die restlichen Pressespiegel bei der Aufgabe von Räumen versehentlich entsorgt.
BVV-Archiv
Im Rahmen des Umzugs vom Rathaus Wilmersdorf ins Rathaus Charlottenburg hat das VIZ das BVV-Archiv Wilmersdorf übernommen. Der rechte Raum der Villa Kogge, wohin das Archiv transportiert werden soll, wird noch durch Trockenlegungsarbeiten bis nächstes Jahr unbrauchbar sein. Deshalb wird der Umzug auf nächstes Jahr verschoben. Beim Verpacken der Archivmaterialien wurde eine starke, gesundheitsgefährdende Verschmutzung festgestellt. Deshalb müssen die Archivalien vor Einzug von einem externen Dienstleister gereinigt und dann vom Bibliothekspersonal in Archivkartons umgebettet und beschriftet werden. Eine Erfassung ist wegen des knappen Personals im VIZ aber in absehbarer Zeit nicht möglich.
Aktenordnung
Nach § 3 Abs. 1 Informationsfreiheitsgesetz hat jede Bürgerin und jeder Bürger Anspruch auf Einsicht in die Akten oder Auskunft über den Inhalt derselben, die über sie bzw. ihn geführt werden. Zu diesem Zweck soll die Aktenstruktur im Internet veröffentlicht werden. Diese wird regelmäßig in der Mitte eines Jahres vom VIZ aktualisiert
Unmittelbar anstehende Aufgaben/Rückstände:
- Katalogisierung der liegen gebliebenen Medien des VIZ
- Archivierung der Dokumentation der Bezirksverordnetenversammlung Charlottenburg-Wilmersdorf ab Mitte der 3. Wahlperiode
- Standortverzeichnis der Magistratsbücherei Wilmerdorf Band 3-4
- Zugangsverzeichnis des VIZ (Band 1: Monographien) 2005
- Konzept zur Digitalisierung historischer Werke der Magistratsbibliotheken
- Digitalisierung der Akten des Magistrats und der Stadtverordnetenversammlung aus dem ehemaligen Heimatarchiv
- Erstellen eines Workflows zur Digitalisierung
- Elektronische Erschließung der Magistratsbibliothek Charlottenburg
