LoGo! Europe: Kristina Hering berichtet aus Wien

_Als Wissensmanagerin im Personalmanagement des Bezirksamts hospitierte Kristina Hering für vier Wochen in der österreichischen Hauptstadt. Hier berichtet sie von ihrem Arbeitsaufenthalt:_

Vom 12. September bis 7. Oktober bin ich in der Wiener Stadtverwaltung. Durch meine Hospitation in Wien möchte ich den praktischen Bezug zum 2013 gestarteten Großprojekt und der daraus resultierenden Initiative “wien.mags.wissen” (wmw) kennenlernen – Wissen und Erfahrungen mit den dortigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern austauschen.
Wie arbeitet Wien im Umgang mit wertvollem Erfahrungswissen?

Mich interessieren besonders die Hintergründe der Initiative. Welche Strategien der Umsetzung gibt es? Wie wurde Transparenz und Sensibilität bei allen Beteiligten geschaffen? Welche Wissensziele wurden und werden verfolgt? Wie ist der Umgang mit Fehlern? Wie findet der Wissensaustausch auf der Führungsebene statt? Welche Schlussfolgerungen wurden gezogen und wie ist die aktuelle Situation, auch aufgrund der pandemischen Entwicklung und der notwenigen Digitalisierung?

Ich freue mich, durch die Teilnahme am Programm LoGo! Europe neue Anregungen und Ideen zu gewinnen sowie von den erprobten Methoden aus erster Hand zu erfahren.

1. Woche
2. Woche
3. Woche
4. Woche

Schloss Schönbrunn

Für die Zeit der Hospitation habe ich mir ein Apartment im 15. Bezirk gemietet. Es war nicht ganz einfach, ein Objekt zu finden, das auch finanziell noch im Rahmen des LoGo!-Europe-Programms lag.
Im Laufe der ersten Tage habe ich erfahren, dass der 15. Bezirk von den Einheimischen als Brennpunktbezirk bezeichnet wird. Bisher musste ich zum Glück keine negativen Erfahrungen machen und fühle mich wohl in meinem kleinen Wiener Zuhause. Der Wohnbezirk gleicht eher normalen Berliner Verhältnissen – recht bürgerlich und sozial. Die Magistratsdirektion ist sehr gut angebunden, innerhalb von 30 Minuten bin ich vor Ort. Der 15. Bezirk liegt in der Nähe vom Schloss Schönbrunn und ich bin in wenigen Minuten in einer der “grünen Lungen” von Wien, dem Park Schönbrunn.

Dienststelle

An meinem ersten Arbeitstag in Wien wurde ich im Referat der Gruppe Personalorganisation und -entwicklung sehr freundlich empfangen. Für die vier Wochen der Hospitation wurde für mich ein spezielles Programm entwickelt. Dies bekam ich gleich zu Beginn vorgestellt. Es gibt mir genug Spielraum, jederzeit Anpassungen entsprechend meiner Interessen vorzunehmen. Ich kann meine Wünsche und vor allem auch meine Erfahrungen sehr gut einbringen.

Arbeitsplatz

Für die nächsten Wochen wurde mir ein Arbeitsplatz eingerichtet, und auf dem Türschild steht mein Name. Hiervon war ich positiv beeindruckt. Man begegnet mir mit sehr viel Vertrauen, denn es ist selbstverständlich, dass ich mit dem ersten Tag einen Schlüssel erhielt (der gleichzeitig ein Transponder ist). Um ihn in Empfang zu nehmen, wurde ich gleich durch einen Hausrundgang mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und den Gepflogenheiten bekanntgemacht.
Mein Arbeitsplatz hat zwei Bildschirme, mit Laptop und Dockingstation. Im gesamten Gebäude steht W-LAN zur Verfügung. Arbeiten im Homeoffice bzw. mobiles Arbeiten ist ebenfalls möglich. Gemeinsam mit der IT wurde schnell die Benutzerkennung freigeschalten, und schon war ich mit Wien vernetzt. Alles problemlos. Ein Outlook-Postfach war bereits eingerichtet, und die erste E-Mail mit einer Einladung zur Veranstaltung Newcomer*innen ist auch schon eingegangen.

Innenhof des Wiener Rathauses

Eine kleine Stadtführung habe ich auf den Weg zur Wien-Akademie bekommen und konnte einen Blick in das beeindruckende Rathaus werfen. In einer Sache fühlte ich mich wie zu Hause – überall gibt es Baustellen.

Meine erste Arbeitswoche beinhaltete u. a.:

1. Wien-Akademie – _Organisation der Wiener Stadtverwaltung und einige Hintergründe kennengerlernt_
2. Besprechung zum Lehrgang Projektmanagement Professionals – _Modulplanung – Was lief beim 1. Lehrgang gut? Was wird verändert?_
3. Online Café – _jede Woche für Teammitglieder möglich_
4. Online-Meeting zur Website wmw – _Neugestaltung (inhaltlich und Layout)_
5. Online-Meetings zur Moderationsvorbereitung der Veranstaltung wmw Preview – _Skripte und Informationen z. B. für Stadtrat, Magistratsdirektion, Gastreden zusammengestellt_
6. Online-Seminar: Wie Führungskräfte Wissenstransfer unterstützen können? (Teil 1) – _aktive Teilnahme und Erfahrungsaustausch mit allen Beteiligten_
7. Informationen zu den Programmen: Dienstausbildung, Jobs Plus Ausbildung, Newcomer*innen-Programm

Die Pandemie wurde natürlich auch im Wiener Magistrat zur besonderen Herausforderung. Ich habe den Eindruck, dass die Wiener Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter es verstanden haben, aus der Situation auch positive Schlussfolgerungen zu ziehen. Es wird inzwischen sehr viel mehr auf digitalem Weg erfolgreich gearbeitet. Es finden vermehrt Videokonferenzen statt, i. d. R. über Webex. Kolleginnen und Kollegen arbeiten zeitweise im Homeoffice, und digitale Meetings werden effektiv genutzt. Die digitale Akte (ELAK) wird hier bereits gelebt.

Jede Woche treffen sich die Teamglieder ganz informell im virtuellen Raum und plaudern 20 Minuten. Dieses Format stammt noch aus Pandemiezeiten und hat sich seither gut bewährt.
Hier gab es bei mir erst eine kleine technische Barriere, diese wurde sehr zügig direkt durch die IT behoben.
In der Wiener Stadtverwaltung wird sich häufiger mit “Du” angesprochen. Auch mir wurde es teilweise sehr schnell angeboten. Dies schafft ein entspanntes Miteinander und ich empfinde es als angenehm.

Am 27. September findet eine Veranstaltung des Topmanagements der Wiener Stadtverwaltung statt – wien.mags.wissen (wmw) Preview. Von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wird die Zeit jetzt als heiße Phase bezeichnet, und ich wurde damit begrüßt, dass ich gerade passend gekommen bin, um einen tiefen Einblick zu erhalten und gleichzeitig das Team zu unterstützen. Ein sehr angenehmes Gefühl! Der Wissensaustausch Wien und Berlin erfolgt in beide Richtungen, wir lernen mit- und voneinander und praktizieren aktiv selbst Wissensmanagement.

Für die bevorstehende Veranstaltung finden zahlreiche Vorbereitungen und Meetings statt. Ich wurde live oder digital mitgenommen und bin in vielen Terminen involviert. Ich konnte einen guten Einblick über die Abläufe, Planung und Zeitschiene erhalten.
Die Veranstaltung wird von wmw organisiert und geleitet, vom Catering bis zur tatsächlichen Durchführung. Mindestens 60 Führungskräfte haben ihre Teilnahme zugesagt. Die eigenen Moderationsskripts und die unterstützenden Skripts z. B. für den Stadtrat oder die Magistratsdirektion werden vorbereitet sowie Inhalte zugeliefert für einen externen Gastredner. Kurzum ein umfassender Regieplan wird ausgearbeitet, wo ich mich in den Terminen aktiv beteilige. Am Veranstaltungstag kommt das Kernteam von wien.mags.wissen zusammen. Hierzu werde ich demnächst mehr erfahren. Wissensmanagement lebt vom Miteinander und baut auf die Erfahrungen auf. Dokumentenmanagement ist wie bei uns immer sehr hilfreich, um von den vorherigen Veranstaltungen zu lernen. Sehr viele vorhandene Dokumente werden an die aktuellen Bedürfnisse angepasst.

Passend zur Veranstaltung wird die Webseite neu aufgerollt. Kolleginnen und Kollegen einer anderen Dienststelle unterstützen intensiv den Neuaufbau und gestalten diese trotz der straffen Zeitschiene mit sehr viel Elan und Kreativität.
Hier wurde ebenfalls aus den Besonderheiten der Pandemie gelernt, daher sind die Meetings online. Die Bildschirmfreigabe wird ausgiebig genutzt und gemeinsam an Dokumenten gearbeitet.
Netzwerken und Zusammenarbeiten im virtuellen Raum innerhalb der Behörde wird aktiv gelebt. Die Webseite soll den Austausch fördern und Interesse wecken.

Wien hat ein Format zur Unterstützung seiner Führungskräfte. Es wird in drei Teilen für jeweils drei Stunden online angeboten – “Wie Führungskräfte Wissenstransfer unterstützen können?”. Am ersten Seminar habe ich teilgenommen und konnte meine Expertise einbringen, auch zu unserem Bezirksamtsformat “Wissensmanagement auf anderen Wegen”. Ich fand den Erfahrungsaustausch sowohl mit den Führungskräften wie auch dem Team und der externen Trainerin sehr anregend. In den nächsten Wochenmeldungen werde ich weiter darüber berichten.

Ein großes Thema in sämtlichen Sitzungen ist der Fachkräftemangel. Er wird jetzt noch bewusster wahrgenommen.
Im Rahmen des Onboardings gibt es ein umfassendes Newcomer*innen-Programm. In meiner zweiten Woche in Wien werde ich an dieser Reihe selbst teilnehmen und freue mich auf die Impulse.
Bereits in der ersten Woche waren viele Gespräche zur Entwicklung des Wissensmanagements, der Personalentwicklung oder zum Recruiting möglich – Homeoffice einiger Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter war dabei kein Hindernis, da die Online-Kommunikation bereits zur Selbstverständlichkeit geworden ist und überwiegend problemlos läuft. Ich freue mich auf die weitere Zeit, in der wir uns noch ausführlicher austauschen werden und auf Wienerisch “plaudern”.

Ich hatte in Wien eine spannende erste Arbeitswoche und die Arbeit macht echt Spaß. Ich wurde vom ersten Tag an in die Welt der Wiener Stadtverwaltung vollumfänglich aufgenommen und werde geachtet.

_*Mein Fazit der ersten Arbeitswoche in Wien:*_
Ein wunderbarer und herzlicher Empfang. Ich werde gleichberechtigt in vorhandene Projekte und Arbeiten integriert und kann sehr gut eigene Erfahrungen aus unserem Bezirk einbringen – darüber freuen sich auch meine Wiener Kolleginnen und Kollegen.

Nach einem wunderbaren Wochenende in den Bergen von Niederösterreich (übrigens wirkt sich die deutsche BahnCard vergünstigt auf die Zugtickets aus) begann die neue Woche an einem anderen Standort, der Wien-Akademie. Der Start in den Tag auf dem Weg zur Akademie wurde sonnig begleitet.

Meine zweite Arbeitswoche beinhaltete u. a.:
1. Zwei Tage Newcomer*innen-Programm – _Teilnahme und Erfahrungsaustausch mit Newcomern und Newcomerinnen_
2. Online-Kernteamtreffen wmw (während des Newomer*innen-Programms) – _Absprachen zur Preview am 27. September 2022, der Präsentation und des Ablaufes. *An diesem Tag kommt das gesamte Kernteam zusammen.*_
3. Jour fixe (innerhalb der Gruppe) – _findet alle zwei Wochen in Präsenz statt, Kurzprotokoll mit wesentlichen Inhalten wird während der Sitzung am Laptop geschrieben_
4. E-Learning – _Informationen und Studioführung_
5. Internationales Jour fixe im Rathaus _(Einladung der Referatsgruppe Europa und Internationales)_
- Internationalisierungsstrategie enterEurope – Bildungsdirektion Wien
- Sechs Monate Ukraine-Krieg – Update: Hilfsmaßnahmen der Stadt Wien für Ukraine-Geflüchtete und Ukraine-Hilfsmaßnahmen im Ausland
6. Online-Seminar: Wie Führungskräfte Wissenstransfer unterstützen können? (Teil 2) – _aktive Teilnahme und Erfahrungsaustausch mit allen Beteiligten_
7. Online-Meeting zur Webseite wmw (Anschlusstermin aus der vorherigen Woche) – _Abschluss der Neugestaltung (inhaltlich und Layout) mit letzten Abstimmungen zur Endfassung [Veröffentlichung zum 27. September]_
8. Online-Meeting zur Initiative wmw – _Start und Hintergründe sowie kleiner Erfahrungsaustausch Wien und Berlin (intensiver nach der Preview-Veranstaltung möglich)_

Das Newcomer*innen-Programm richtet sich an neue Mitarbeitende der Wiener Verwaltung. Dieses Format findet i. d. R. jeden Monat statt. Das Programm ging über zwei Tage mit verschiedenen Arten der Gestaltung. Neue Mitarbeitende werden begrüßt. Ihre Rechte und Pflichten werden erklärt. Arbeiten für Wien – welche Möglichkeiten gibt es? Wir hören Vorträge, aber auch ein Sketch ist dabei und kurze Geschichten werden erzählt, um etwas aufzulockern und Interesse zu wecken. Es gibt Gruppenarbeit zum Kennenlernen untereinander. Aktuelle Themen wie _Umwelt- und Klimaschutz_ fließen mit ein – Klimastrategie und Umweltprogramme in Wien (z. B. PUMA, ÖkoBusiness Wien).

Es werden die Vielfalt und Leistungen der Wiener Stadtverwaltung transparent dargestellt. Welche Dienststellen begegnen uns auf dem Weg durch Wien? Ziel ist es ebenso, ein eigenes Netzwerk aufzubauen. Das ganze Programm basiert auf _Blended Learning_ – der Kombination von E-Learning und Präsenz.
In einem Begrüßungsvideo zum Onboarding stellt sich die Bereichsdirektorin für Personal vor. Newcomer*innen werden dazu ermuntert, sich aktiv einzubringen. Sie sollen ihren Platz finden, wo sie sich wohlfühlen und am besten entfalten können in der Wiener Familie. Es wird betont, dass jede und jeder Einzelne gebraucht wird.

Immer wieder habe ich erfahren, dass sich in den letzten Jahren viel in der Kultur der Wiener Stadtverwaltung verändert hat. Es gibt vorantreibende Innovationen, zahlreiche Rahmenbedingungen haben sich in der Arbeitswelt geändert und erfordern ständig Anpassungen im täglichen Arbeitsleben. Die Herausforderungen wachsen stetig. Ein Schlüssel für den Erfolg ist die enge Zusammenarbeit innerhalb der gesamten Wiener Stadtverwaltung und das engagierte Streben nach Weiterentwicklung.
In diesem Zusammenhang möchte ich besonders E-Learning und den dazugehörigen Newcomer*innen-Programmpunkt _Verwaltung heute und morgen_ hervorheben. An dieser Stelle wird nicht mit Vorträgen gearbeitet. Wir starten mit einem auflockernden Sketch der beiden Dozierenden, wie es früher mal war – natürlich überspitzt. Sie berichten von ihren Erfahrungen und erzählen kurze Geschichten. Die Hausstrategie wird vorgestellt.
Die Strategie des Hauses fußt auf den drei Säulen: KundInnenorientierung, Effizienzsteigerung und MitarbeiterInnenorientierung. Serviceleistungen werden regelmäßig evaluiert und an Bedürfnisse der Kundinnen und Kunden angepasst (intern und extern). Der Kulturwandel im Haus war ein langer Prozess und befindet sich in stetiger Entwicklung.
Beispielsweise wurde mit dem Beginn der Pandemie Homeoffice mehr eingeführt und damit die Digitalisierung enorm vorangetrieben.

Tonstudio

Ich konnte einen Blick hinter die Kulissen werfen, E-Learning im Magistrat. Der größte Teil der E-Learning-Sammlung wird eigens durch das Referat Digitales Lehren und Lernen angefertigt. 2002 wurde damit begonnen. Mittlerweile gibt es ca. 130 Lerninhalte – teilweise als reine Audiodatei oder komplett verfilmte Lerninhalte. Das inhaltliche Storyboard liefert die jeweilige Dienststelle. Es fließen auch aktuelle Themen ein, z. B. “Wie bereite ich mich auf einen europaweiten Stromausfall (Blackout) vor?”. Dies wurde von extern hergestellt. Der grundsätzliche Vorteil, im eigenen Haus zu produzieren, liegt auf der Hand. Es kann selbst angepasst werden, ist kostengünstiger und kann durch die Fachkräfte selbst betreut werden.

Der zweite Teil zum Online-Seminar “Wie Führungskräfte Wissenstransfer unterstützen können?” beschäftigte sich mit den praktischen Erfahrungen der teilnehmenden Personen. Die Führungskräfte werden hier aufgefordert, von ihren Erlebnissen und Erkenntnissen zu berichten und praktizieren, wie im Wissensmanagement üblich, aktiv _Lessons Learned_.
In Wien und bei uns in Berlin wird in Break-Out-Rooms gearbeitet. Seit ca. einem Jahr verwendet Wien Webex für Videokonferenzen. Meine Wiener Kolleginnen und Kollegen finden die Software nicht ideal, da Moderationsrechte nicht übertragen werden können und die Erstellung der Räume öfter Schwierigkeiten bereitet.
Eine grundsätzliche Herausforderung solcher Veranstaltungen kennen wir in Berlin auch – nicht immer nehmen sich alle Teilnehmenden die komplette Veranstaltung über Zeit und fehlen streckenweise, weil andere Termine anstehen. Ebenso wie bei uns wird deshalb im Anschluss eine kurze Zusammenfassung an alle Teilnehmenden verschickt.

Die Absicht der Break-Out-Rooms war der Erfahrungsaustausch zu den Lösungsstrategien der Führungskräfte. Was hat sich bewährt? In Vorbereitung darauf fand am ersten Seminartag eine Online-Abfrage über Mentimeter zu den dringenden Themen (mehrere Auswahlmöglichkeiten) statt.
Ich konnte mich wunderbar einbringen und austauschen. Und habe ähnliche Erfahrungen aus den eigenen Seminaren. Wichtig ist, die Motivation in den Gruppengesprächen zu wecken und durch gezielte Fragen den Austausch zu fördern.
Interessante Anregungen von Führungskräften nehme ich mit. Eine Person initiierte die Erstellung von eigenen E-Learning-Formaten für ihren Bereich vor allem wegen teilweise fehlender Nachfolge. Einige Bereiche setzen auf Wissensdatenbanken. Hier stehen unsere Wiener Kolleginnen und Kollegen jedoch, wie auch wir, vor den besonderen Herausforderungen der technischen Bewältigung und vor allem der notwendigen Aktualisierungen. Daher wird ebenso auf weitere Herangehensweisen Wert gelegt – z. B. Changemanagement. Dies wurde besonders von einer Person in Sachen Umorganisation hervorgehoben. Eine Aussage an diesem Bespiel: “Es wurde unterschätzt, dass es sehr menschelt.” Nicht jede Methode wird von jedem Mitarbeitenden akzeptiert oder ist geeignet, deswegen ist ein breites Spektrum zielführender.

Nach meiner Erfahrung und denen meiner Wiener Kolleginnen und Kollegen liegt der grundlegende Kern in der Zusammenarbeit und der Kommunikation (digital und in Präsenz).

Ich habe mehr zur Vorprojektphase erfahren und wie sich daraus das Strategieprojekt entwickelt hat, bis hin zur Umsetzung der Initiative wien.mags.wissen unter dem Aspekt “Das richtige Wissen, zum richtigen Zeitpunkt”. Es ist ein dienststellen- und hierarchieübergreifendes Wissensnetzwerk entstanden, hieraus hat sich das Kernteam gebildet. Der wesentliche Erfolg ist diese Wissensstrategie. Die Dienststellen werden dabei vom zentralen Personalmanagement und einer Community of Practice begleitet. Wie in dem Online-Seminar für Führungskräfte sehr anschaulich vermittelt wurde – voneinander lernen, gemeinsame Lösungen finden sowie (Weiter-)Entwicklung. Nach langer Pausenzeit durch die Pandemie findet nächste Woche eine Veranstaltung im großen Stil in Präsenz statt.

Es war wieder eine gut ausgefüllte und sehr anregende Arbeitswoche. Vernetzung erzeugt Synergieeffekte. Dies sollte innerhalb unserer Behörden genutzt werden und erfolgt gerade innerhalb von Wien und Berlin. Und wo ich schon mal in Wien bin, nehme ich noch ein Angebot des Gesundheitsmanagements war: gruppendynamische Übungen mit Fokus auf Bewegung, um die Teamfähigkeit zu stärken. Was verbirgt sich dahinter?

_*Mein Fazit der zweiten Arbeitswoche in Wien:*_
Schon nach zwei Aufenthaltswochen bin ich bepackt mit einer Fülle beruflicher und privater Eindrücke. Das Kultur- und Freizeitangebot ist vielfältig – genau wie die Stadtverwaltung selbst.

Jetzt ist schon die dritte Woche vorbei. Die Zeit vergeht so unheimlich schnell. In dieser Woche kam es zu der lang ersehnten und durch die Pandemie verschobenen Veranstaltung wien.mags.wissen Preview.

Ich nehme euch/Sie mit auf einen Ausflug in das Stadion – nein, nicht auf dem Platz, aber in den VIP-Bereich. Das ist doch was.

VIP-Bereich Ernst-Happel-Stadion außen

Die Veranstaltung ist in dem dortigen Bereich für zwei Stunden am Nachmittag angesetzt. Wir sind bereits mittags vor Ort, um bei den Vorbereitungen zu helfen. Zuvor bekam ich noch den Tipp, mir eine kleine Jause zu besorgen. Im Stadion und in den VIP-Räumlichkeiten kann man sich nämlich nichts zu essen kaufen. Und das Catering war natürlich noch nicht eröffnet.
Viele helfende Hände waren in die Organisation eingespannt, alles durch interne Mitarbeitende. Ausschließlich hinsichtlich der Technik und des Caterings gab es externe Unterstützung.
Der Aufwand insgesamt, der sich dahinter verbirgt – immens, aber nutzbringend und erfolgreich.

Wien.mags.wissen Preview: Was verbirgt sich hinter diesem Titel?
Review … Analyse, was haben wir bereits geschafft?
Preview … Was wollen wir noch erreichen?
Aus diesem Grund wurde der Name Preview gewählt.

Nun fragt man sich gewiss, was war denn nun der Inhalt der Veranstaltung?
Die Moderatorinnen starteten mit Zahlen, Daten, Fakten zum Wiener Wissensmanagement. Ebenso brachte sich jedes Kernteam-Mitglied durch einen Beitrag ein.
Zum richtigen Highlight wurde der Auftritt eines extern Gastredners, der dem Ganzen durch seine Art und Weise einen heftigen Motivationsschub gab.
Mit seinen Geschichten unterstützte er die zuvor getroffenen Aussagen zum Wissensmanagement auflockernd.

Zum Abschluss der Veranstaltung nahmen die Moderatorinnen die teilnehmenden Dienststellenleitungen mit auf eine Reise in die Zukunft – bis in das Jahr 2035. Zur Überbrückung der langen Zeitspanne war nur eine “Flugreise” möglich, worauf sich auch das Catering einstellte. Das Essen wurde jeder teilnehmenden Person wie im Flugzeug serviert.

VIP-Räumlichkeiten Ernst-Happel-Stadion

"Wissensbirne"

Das ursprünglich für zwei Stunden angesetzte Event ging aufgrund des großen Interesses und der anschließenden, lockeren Diskussionen bis in den Abend hinein. Ein tolles Team, was gemeinsam an dieser Initiative arbeitet. Mein Fazit: Es war ein rundum gelungenes Event, erreicht durch Engagement und Tatkräftigkeit aller Beteiligten. Diesen Spirit nehme ich mit.

Meine dritte Arbeitswoche beinhaltete u. a.:
1. Jährliches Vortragendentreffen Newcomer*innen-Programm – _Austausch und neue Wege_
2. Fototermin zum internationalen Wissensaustausch im Rathaus
3. Veranstaltung wien.mags.wissen Preview
4. KGSt: Wissen kompakt um 2 – wien mags wissen – _Vorbesprechung zur Session KGSt in meiner vierten Woche_
5. Online-Meeting zur Maßnahme (Magistrats-)Interner Wissensaustausch – Wie wird es in Wien gelebt?
6. Online-Seminar: Wie Führungskräfte Wissenstransfer unterstützen können? (Teil 3) – _aktive Teilnahme und Erfahrungsaustausch mit allen Beteiligten_
7. Gesundheitskurs – Hier kam es zu einer Programmänderung. Wie in der letzten Woche bereits geschrieben, hätte ich gerne erfahren, was sich hinter dem Titel des ursprünglich geplanten Kurses verbirgt. Leider gab es dafür nicht genügend Anmeldungen. Aber auch die durchgeführte Wirbelsäulengymnastik zeigte Erfolg und machte Spaß.
8. Besprechung – _Koordination und Verteilung Praktikumsplätze (Jobs Plus Ausbildung, Duales Studium)_

Beim Fototermin zum internationalen Wissensaustausch im Rathaus waren duale Studierende aus Deutschland und wir Berlinerinnen aus dem Programm LoGo! Europe dabei. Ziel ist die allgemeine Vernetzung und Werbung für die länderübergreifende Zusammenarbeit.
Während des Fototermins bin ich mit der Personaldirektorin ins Gespräch gekommen. Und Überraschung, sie fuhr noch in dieser Woche zur Personalkonferenz nach Berlin. Na da müssen wir uns unbedingt nochmal austauschen. Wir wollen ein Treffen für nächste Woche vereinbaren. Hoffentlich finden wir einen Termin.

Auch auf das Vortragendentreffen zum Newcommer*innnen-Programm möchte ich kurz eingehen.
Das Programm existiert bereits seit vielen Jahren, jedoch wird es immer wieder auf die aktuellen Bedingungen des Onboardings angepasst. Reflexion und Bewertung der Module sind essentiell und wurden durch Online-Umfragen ausgewertet.

Die Ziele für die Zukunft sind:
- moderner und lockerer gestalten
- weg von reinen Vorträgen, mehr Dynamik der Teilnehmenden
- es braucht weiterhin viel Input, aber ohne Überforderung.

Besonders gefreut habe ich mich darüber, dass damit auch meine Anregungen eingeflossen sind.

Der Plan für das nächste Jahr: Der Bereich Personalentwicklung sowie die Vortragenden der Reihe erarbeiten in einem Workshop gemeinsam eine neue Richtung. Warum erst im nächsten Jahr? Vorher gibt es einfach keine Kapazitäten, wohl ein Problem, das wir auch zu gut kennen. Und ein “Schnellschuss” bringt nicht den gewünschten Erfolg.

Der letzte Seminarteil “Wie Führungskräfte Wissenstransfer unterstützen können?” stand unter dem Motto: Steuerung des Wissenstransfers durch Analyse – Planung – Transfer – Evaluation & Reflexion. Es gibt nicht die eine Lösung.
Der größte Teil der Führungskräfte hat nach diesen drei Seminartagen für sich als Ziel formuliert, die Verantwortung für Wissenstransfer ernster zu nehmen. Toll, Ziel erreicht!

_*Mein Fazit der dritten Arbeitswoche in Wien:*_
Nicht aufgeben, aktiv mitarbeiten und Ideen vorantreiben.
Also, dran bleiben!

Leider ist die letzte Wien-Woche nun auch schon vorbei. Auch nach der großen Veranstaltung wmw Preview, waren die Tage nicht von langer Weile geprägt. Ich freue mich riesig, dass ich diese Woche nutzen konnte, nochmals ganz viele Kontakte mit Mitarbeitenden zu haben und intensive Gespräche zu führen.

Meine vierte Arbeitswoche beinhaltete u. a.:

1. Persönlicher Austausch (verschiedene Termine) – _Erfahrungen Berliner und Wiener Wissensmanagement_
2. Persönliches Treffen Kernteam-Mitglied wmw – _Risikoanalyse und Erfahrungsaustausch_
3. Online-Café – _jede Woche für Teammitglieder möglich_
4. Online-Meeting zu Informationen für Studierende HöV Rheinland-Pfalz: _Praktikum in Wien_
5. Online-Meeting (spontan dabei) – _internationaler Austausch von Wien_
6. Führungskräfteentwicklung (auch Zusammenarbeit mit wmw), _z. B. digitale Kompetenz: Erkenntnisse und Weiterentwicklung während der Pandemie (digitale Kompetenzen Führungsebene geschult)_
7. Jour fixe (innerhalb der Gruppe) – _findet alle zwei Wochen statt_
8. Vorstellung im Rahmen des Bereiches Weiterbildung, Projekt-/Prozess-/Qualitätsmanagement – _z. B. Online Coffee Talks_
9. Feedback-/Abschlussgespräch zum Verwaltungsaustausch

Das geplante Treffen mit der Personaldirektorin musste leider kurzfristig aufgrund ihrer dringenden Termine ausfallen.

Ich habe während meines Aufenthalts in Wien viel Wissen aufgesaugt und konnte ebenfalls reichlich selbst einbringen.
Viele Personen haben sich in mein Austauschprogramm eingetragen, welches mir zu Beginn am 1. Tag übergeben wurde, um mir ihre Erfahrungen zu vermitteln und einen vielfältigen Einblick zu gewähren.
Über Outlook sind zahlreiche Kontakte mit Fotos der Personen hinterlegt, das finde ich als Kollegin (auf Zeit) sehr nützlich und nett.

In der letzten Woche konnte ich auch nochmals Berliner Erfahrungen einbringen. Dabei ging es vor allem darum, welche Innovationen wir in den letzten Jahren und auch durch die Pandemie entwickelt haben.
Von besonderem Interesse waren z. B. folgende Themen: was bedeutet Wissenskultur im Team, welche Seminarangebote gibt es zum Wissensmanagement (mit der Verwaltungsakademie oder allein), Seniorcoaching und andere Teammaßnahmen zum Umgang mit Wissen. Berlin hat gegenüber Wien die Möglichkeit, dass viele Maßnahmen im Rahmen des Wissensmanagements finanziert werden. Meine Wiener Kollegin ist positiv angetan. Jede Stadt hat ihre Vor- und Nachteile und muss entsprechend der eigenen Möglichkeiten die Projekte aufbauen.

Der Europaaustausch geht weiter. Am Ende habe ich meinen Staffelstab an die nächste Kollegin weitergeben, in diesem Fall sogar wieder aus unserem Bezirksamt.
Ich würde allen, die die Möglichkeit zum internationalen Austausch bekommen, empfehlen: Nutze den Tag und bleibe fasziniert!

Der Verwaltungsaustausch ist nicht nur einseitig. Auch wenn ich in Wien war, haben sich sehr viele über meinen Input gefreut und würden ebenso gerne weiter Kontakt halten. Wir bilden eine _community of practice_.

Eine Aussage von einem Kollegen finde ich sehr passend:
Eigentlich fängt jetzt der Austausch erst richtig an. Zuerst wurde der persönliche Kontakt geknüpft und nun sind wir vernetzt.
Es geht um eine gewisse Langlebigkeit. Schließlich sind digitale Treffen heute jederzeit gut möglich und alltäglicher geworden. Und die Wiener Kolleginnen und Kollegen möchten auch gerne weiterhin an unseren Fortschritten teilhaben. Ein digitales Treffen in Sachen Onboarding wollen wir demnächst vereinbaren und ich war erfreut darüber, dass aufgrund der Wiener Erfahrungen eingeschätzt wurde, wir sind mit unserem Vorhaben auf dem richtigen Weg.

Ich nehme ganz wunderbare Eindrücke mit, beruflich und privat – eigentlich war ich nonstop unterwegs.
Ich habe die vielfältigsten Möglichkeiten der kulturellen Angebote Wiens intensiv genutzt. Von kostenlosen Konzerten, über günstige Plätze im Theater bis hin zu für mich persönlich besonders interessanten Veranstaltungen. Insgesamt bin ich begeistert von der Stadt Wien. Ich habe die Gebäudevielfalt und Historie liebgewonnen und die vielen grünen Parks.

So freundlich wie der Start war – so persönlich und herzlich war der Abschied.
In das Team bin ich gut reingewachsen. Wenn einige sich auch nicht persönlich verabschieden konnten, dann gab es eben einen extra Anruf.

_*Mein Fazit der letzten Arbeitswoche in Wien:*_
Vier Wochen vergehen wie im Flug. Es ist eine super tolle Erfahrung.
Die positive Stimmung vom Anfang hat sich durchweg gehalten. Es waren vier erfolgreiche, informative und durch viel Austausch gefüllte herzliche Wochen. Die Wiener Kolleginnen und Kollegen stehen dem länderübergreifenden Austausch sehr aufgeschlossen gegenüber, nehmen bereitwillig Anregungen auf und geben entsprechend bereitwillig auch ihr Wissen weiter.

Ich werde noch einige Wochen brauchen, um die Erlebnisse und den fachlichen Input zu verarbeiten. Sicherlich werden sich einige der Anreize in Berlin wiederfinden.