LoGo! Europe: Tanja Schulz berichtet aus Amsterdam

In der Abteilung Ordnung, Umwelt, Straßen und Grünflächen des Bezirksamts ist Tanja Schulz mit Haushaltsfragen betraut. Um die diesbezügliche Verwaltungspraxis zu vergleichen, hospitierte sie im September 2022 für drei Wochen in der Verwaltung der Hauptstadt der Niederlande. Hier ihr Bericht:

• Prolog
• Erste Woche
• Zweite Woche
• Dritte Woche
• Fazit/Learnings

Prolog

Meiner Zeit in Amsterdam blickte ich mit großer Freude entgegen. Im Vorfeld hatte ich schon ein wenig mit meiner Betreuerin vor Ort Kontakt. Als ich sie dann traf, erfuhr ich, dass sie ein Faible für Berlin hat, hier einen kleinen Freundeskreis besitzt und öfter mal die Stadt besucht. So hatten wir von Anfang an einen guten Draht zueinander. Wir tauschten uns bei unserem ersten Treffen bei einem Kaffee über alles aus, aber dazu später mehr.

Die Stadt Amsterdam hatte ich vor meinem dreiwöchigen Aufenthalt nur einmal besucht, und zwar an Silvester 2017. Im Nachhinein kann ich nur jedem/r davon abraten – die Innenstadt war sehr voll und man konnte sich um Mitternacht kaum fortbewegen. Amsterdam am Wochenende ist immer noch ähnlich voll; die Innenstadt ist einfach zu klein für die ganzen Touristen, die dann in die Stadt strömen. Allerdings war ich diesmal auch wochentags dort, und dann machte es richtig Spaß, in meiner Mittagspause oder auch nach der Arbeit durch die Straßen zu schlendern, Museen zu besuchen oder einfach einen leckeren Kaffee an einer der Grachten zu schlürfen.

Erste Woche

Eingangsbereich

Mein erster Tag begann mit einer herzlichen Begrüßung der Koordinatorin meines Aufenthalts, Netty Vonk, in der “Stopera” – so nennt man das Gebäude, weil es zur Hälfte “Stadthuis” und zur Hälfte Oper/Stadtballett ist. Sie zeigte mir die Räumlichkeiten, stellte mich einigen Kolleginnen und Kollegen vor und wir unterhielten uns über die Geschichte des Viertels.

Kurz darauf kam auch schon mein Hauptansprechpartner für die erste Woche. Erik arbeitet seit 40 Jahren in der Amsterdamer Stadtverwaltung und so ging es gleich in die Materie. Er ist überwiegend für die Kosten-Leistungsrechnung zuständig, hat aber dank seiner Erfahrung ein umfassendes Wissen über die Finanzverwaltung. Zunächst gab er mir einen groben Überblick über Einnahmen und Ausgaben der Amsterdamer Stadtverwaltung. Es gibt einen eindrucksvollen Jahresreport (“Jahresverslag”), in dem alles detailliert für die Bürgerinnen und Bürger niedergeschrieben ist.

Gemeinschaftsraum/Café

Außerdem zeigte er mir das Rechnungssystem – im Vergleich zu Berlin ist hier schon deutlich mehr digitalisiert. So kann man auf alle Rechnungen und Vorgänge digital zugreifen. Aktenschränke waren nicht zu sehen. Außerdem gibt es keine festen Arbeitsplätze. Mensch kann sich jeden Tag einen neuen Arbeitsplatz aussuchen. Darüber hinaus runden viele Meetingräume und grüne Pflanzen das Bild der modernen Büroräume ab. Meinen zweiten Tag habe ich damit verbracht, den Jahresreport und das “Amsterdam Accounting Manual” im Homeoffice detaillierter anzuschauen.

Generell wird in der Amsterdamer Verwaltung seit der Pandemie vermehrt im Homeoffice gearbeitet. Die meisten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kommen pro Woche nur einmal, maximal zweimal ins Büro.

An meinem dritten Tag ging es wieder in die “Stopera”. Ich habe die, so nenne ich sie, “Big Three” kennengelernt. In der Amsterdamer Finanzverwaltung gibt es drei Einheiten, in denen bzw. mit Hilfe derer der finanzielle Status quo gemessen wird. Das sind einmal die Aufgabenfelder (53 an der Zahl), die wirtschaftlichen Kategorien und die Bilanz.

Die *Aufgabenfelder* (“Taakvelden”) beschreiben den Verwendungszweck der Ausgaben. Die acht Hauptaufgabenfelder lauten Management, Sicherheit, Verkehr (+ Transport und Wasserstraßen), Wirtschaft, Bildungswesen, Sport (+ Kultur und Erholung), Soziales, Volksgesundheit und sozialer Wohnungsbau.

Die Kategorien zeigen die Art der Einnahme (“Baten”) bzw. Ausgabe (“Lasten”), also z. B. Steuern, Gehälter, Sozialleistungen.

In der Bilanz wird zwischen “Activa”, den Vermögenswerten, und “Passiva”, den Verbindlichkeiten, unterschieden.

Nachdem mir Erik alles genau erklärt und mit anschaulichen Beispielen untermauert hatte, bekam ich zwei Stunden Zeit, um das System der “Gemeente Amsterdam” mit dem in Berlin zu vergleichen.

Büroräume Amsterdam-Nord

Am Donnerstag war ich zum ersten Mal im zweiten Dienstgebäude in Amsterdam-Nord. Hier ist der überwiegende Teil der Finanzverwaltung ansässig.

Die Gegend ist eher ein Industrie- und Bürogebiet. Sie ist nicht so lebendig wie die Straßen um die “Stopera”, und auch sind hier kaum Restaurants und Cafés angesiedelt. Die Büroräume sind wegen der Möglichkeit zur Heimarbeit überwiegend leer. Kaffeemaschinen gibt es hier trotzdem mehr als genug.

Erik erläutert mir, wie das Gesetz BBV (“Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten”) und die Iv3 (“Informatievoorschrift”) mit dem Buchungssystem der Einnahmen und Ausgaben zusammenhängt. Es gibt 14.000 Kostenstellen und über 300 Kostenarten, von denen man in vielen verschiedenen Kombinationen Gebrauch machen kann. Kombiniert man diese beiden, nennt sich das “Boekingskombinatie” (Buchungskombination).

Aussicht Amsterdam-Nord

Erik ist dafür zuständig, einige Kombinationen inaktiv bzw. aktiv zu setzen und den Kolleginnen und Kollegen bei Fragen mit Rat und Tat zur Seite zu stehen. Normalerweise bekommt er über ein System Tickets zugewiesen, die er bearbeiten muss – Postmappen gibt es hier nicht. In den Tickets steht meistens eine Anfrage zur Freischaltung eines Kostenträgers.

Da in zwei Wochen das System auf SAP umgestellt wird, besteht ein Großteil seiner Arbeitszeit momentan aus “Data Clearing”.

Hier in Amsterdam haben die Beamtinnen und Beamten eine 36-Stunden-Woche, die sie auf vier Tage aufteilen. Daher ist Donnerstag mein letzter Arbeitstag. Mit vielen neuen Eindrücken und Informationen gehe ich nun in das wohlverdiente Wochenende.

Zweite Woche

Büroräume Stopera

Die gesamte zweite Woche werde ich in Nord-Amsterdam verbringen. Hier sitzt nämlich die Abteilung “Fiscaliteit”, also die Steuerabteilung.

Miriam und Linda werden in dieser Woche meine Hauptansprechpartnerinnen sein. Sie sind zwei der drei Senior Advisors für die Umsatzsteuer (hier: BTW). Ihre Hauptaufgaben bestehen aus den stichprobenartigen Überprüfungen von Rechnungen der gesamten “Gemeente Amsterdam” auf ihre Richtigkeit der Ausweisung der Umsatzsteuer. Außerdem erstellen sie Reports für die Leitungen der 53 Direktionen und haben jedes Jahr ein Gespräch mit dem jeweiligen internen Finanzberater. Darüber hinaus muss jeder Kostenträger auf seine Umsatzsteuerrelevanz geprüft werden.

Das heißt, dass die Kostenträger hinsichtlich der Aufteilung des Vorsteuerabzugs gekennzeichnet werden müssen. Hier nennt man diesen Vorgang “Labeling”.

Es gibt, wie in Deutschland auch, die Möglichkeit, sich die Umsatzsteuer per Umsatzsteuererklärung zurückzuholen (Label “BTW”). Allerdings gibt es in den Niederlanden noch einen Fonds (Label “BCF”), aus dem die Umsatzsteuer unter bestimmten Umständen zurückerstattet wird. Dieser Fonds greift immer dann, wenn die Gemeinde hoheitliche Aufgaben wahrnimmt.

Wenn die Umsatzsteuer weder unter das eine noch unter das andere fällt, wird das Label “KPV” genutzt. Das heißt, dass die Umsatzsteuer kostensteigernd wirkt. Sie wird also nicht erstattet.

Amsterdam-Nord

An meinem zweiten Tag war ich Linda zugeteilt. Sie erklärte mir, dass jeder Senior Advisor bestimmten “Directies” (Direktionen) zugeteilt ist. Insgesamt gibt es 130 Direktionen. Linda ist u. a. für das Labeling der Stadtreinigung zuständig.

Ein Beispiel für einen Kostenträger lautet 5830001 (5|83|0001).

Die erste Stelle beschreibt, wofür die Kosten ausgegeben werden.

1 “Balans” (Bilanz)
5 “Personele apparaatslasten” (Personalkosten)
6 “Vastgoedobjecten” (Eigentumsimmobilien)
7 “Reguliere exploitatie en explitatie projecten” (Tätigkeiten und Projekte)
8 “Investeringsprojecten” (Investitionsprojekte)
9 “Grondexploitaties” (Urbane Entwicklung)

Die zweite und dritte Stelle benennt die Direktion, zu der der Kostenträger gehört. Zum Beispiel steht die 22 für Finanzierung und Einkauf, 79 für Kunst und Kultur, 83 für Abfall und Grundstoffe.

Die letzten vier Stellen sind zufällig gewählt.

Außerdem zeigte mir das für die ausländischen Rechnungen zuständige Team, wie sie die eingehenden Rechnungen prüfen. Es gibt in jeder Direktion Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die die Rechnungen einscannen und den Rechnungen dabei schon einen Kostenträger (“Kostenplaats”) zuordnen. Der “Kostenplaats” ist immer schon gekennzeichnet mit BTW, BCF und/oder KPV. Wird also ein falscher Kostenträger verwendet, wird auch die falsche Umsatzsteuer abgeführt. Hier entstehen die meisten Fehler. Da es bei den ausländischen Rechnungen sehr wichtig ist, überprüft die Steuerabteilung stichprobenartig die Einordnung der Rechnungen auf ihre Richtigkeit. Besonders diejenigen, die mit 0 % Mehrwertsteuer ausgewiesen sind.

Statue des niederländischen Philosophen Baruch de Spinoza

Am dritten Tag bin ich in einem Gebäude in der Innenstadt Amsterdams. Heute zeigt mir Anja, die Dritte im Bunde der Senior Advisors, wie es sich mit der Umsatzsteuer in ihrem Bereich verhält. Sie ist für die Projekte der Stadtentwicklung zuständig. Derzeit gibt es 140 Entwicklungspläne für die “Gemeente Amsterdam”. Sie hat mir die Umsatzbesteuerung dieser Pläne beispielhaft an dem Projekt “Sluisbuurt” erklärt. Hier sollen neue Wohnungen, aber auch Gewerberäume und Grünflächen entstehen. In der Anfangsphase solcher Projekte, wird die anfallende Mehrwertsteuer noch von dem Fonds BCF erstattet. Sobald allerdings Dinge unternommen werden, die z. B. im Zeichen des Wohnungsbaus passieren, geht die Besteuerung auf BTW oder KPV über.

Alle Pläne werden miteinander verrechnet und es entsteht so etwas wie ein Ausgleichsfonds. Der Überschuss, denn bisher gab es immer einen, kommt Projekten zugute, die mehr Mittel benötigen. Anja erzählte mir aber auch, dass es in besonderen Fällen dazu kommen kann, dass die “Gemeente Amsterdam” sich aus dem Topf bedient. In diesem Fall muss das Geld aber Projekten des Gemeinwohls und der Daseinsvorsorge dienen.

Am Donnerstag lerne ich Jan kennen, der normalerweise nur im Homeoffice arbeitet. Netterweise ist er extra für mich einen Tag ins Büro gekommen, um mir seinen Aufgabenbereich zu erklären. Er ist für die Umsatzsteuererklärung zuständig. Diese wird immer im Januar für das vergangene Jahr gemacht. Außerdem hat die “Gemeente Amsterdam” als einzige Gemeinde das Recht, noch eine Erklärung im April abzugeben. Diese Erklärung umfasst all die Rechnungen, die nach dem Kassenschluss am 15. Dezember erfasst wurden, allerdings haushalterisch schon ins nächste Jahr zählen. Allerdings müssen diese in der Steuererklärung für das letzte Jahr erfasst werden.

Jan ist außerdem für die sogenannte “Repleetie” zuständig. Im Laufe jedes Jahres fallen den Steuersachbearbeitern oder den Beauftragten für den Haushalt Sachverhalte auf, die in der Berechnung oder Aufteilung des Steuersatzes nicht korrekt sind. Diese gilt es dann in einer Korrekturerklärung zusammenzufassen und dem Fiskus zuzusenden. Hier muss Jan bis maximal fünf Jahre zurückgehen.

Dritte Woche

In der dritten Woche sitze ich wieder bei Erik in der “Stopera”. Heute erklärt er mir die Haushaltsplanaufstellung. In Amsterdam wird der Haushaltsplan, hier “Begroting” genannt, immer für ein Jahr im Voraus aufgestellt. Spätestens am 15. November muss die Haushaltsplanaufstellung für das darauffolgende Jahr abgeschlossen sein. Der Haushaltsplan wird wieder in die 53 Aufgabenfelder gegliedert.

Ich werde nun das Aufgabenfeld “Sicherheit” aus dem Haushaltsplan 2021 zum besseren Verständnis näher beleuchten. Anfangs wird ein Überblick über die Gesamteinnahmen und Ausgaben des Aufgabenfeldes gegeben (siehe Bild 1.1) und ein Vergleich zum Vorjahr aufgeführt. Die Angaben für die Jahre 2023 und 2024 sind lediglich Prognosen und noch nicht rechtssicher. Für das Aufgabenfeld “Sicherheit“ (“Veiligheid”) sind also beispielsweise 19,8 Millionen Euro für das Jahr 2021 an Einnahmen und 225,3 Millionen Euro als Ausgaben beziffert. Die Sicherheit kostet also deutlich mehr als sie einnimmt.

Bild 1.1

Im Nachgang wird eine kurze Zusammenfassung über den Inhalt dieses Aufgabenfeldes gegeben. Zur Sicherheit gehören a) die Feuerwehr und das Krisenmanagement und b) die Öffentliche Ordnung und Sicherheit.

Dann werden pro Unterpunkt die Aktivitäten aufgeschlüsselt, die mit den Geldern finanziert werden – unter Punkt a) zum einen die Finanzierung der regionalen Feuerwehr und die Überwachung der Qualität derselben und zum anderen die Vorbereitungen auf Krisen und Katastrophen aufgeführt. Die Einnahmen kommen größtenteils vom Medizinischen Hilfswerk (GHOR), das auch zum Krisenmanagement gehört.

Man ist auch darum bemüht, den Haushaltsplan mit Bildern und Tabellen ansprechend für die Bürgerinnen und Bürger zu gestalten.

Um es noch anschaulicher zu machen, hat die Regierung die Aufgabenfelder noch einmal in acht Programme zusammengefasst (siehe Bild 1.2).

Bild 1.2

Am nächsten Tag geht Erik mit mir tiefer in das Thema der Personalkosten. Für diese Kosten gibt es ein gesondertes System, zu dem er keinen Zugriff hat. Wenn von dort allerdings ein Gehalt gezahlt wird, kommt die Ausgabe automatisch nach JD Edwards, nämlich auf einen 5-er Kostenträger. Oft kommen Anfragen von Kolleginnen und Kollegen, die die Ausgaben zwischen den 5er-Kostenträgern hin und her schieben wollen. Erik muss den Anfragenden dann allerdings eine Absage erteilen, denn: Was einmal im Personalsystem eingetragen wird, ist gesetzt und darf nicht durch ihn verschoben werden. Er findet es problematisch, dass viele dieses Grundwissen nicht haben. Vor einigen Jahren wurde die Verwaltung so umgestellt, dass viele nur noch einen kleinen Arbeitsbereich haben. Er kritisiert, dass dabei viel Wissen verloren gegangen ist und er durch ein bis zwei solcher Anfragen pro Tag natürlich Mehrarbeit hat.

Die Kosten können höchstens auf einen 7-er Kostenträger verschoben werden. Er versucht oft, die Hintergründe einer Anfrage zu verstehen, und bittet meist um Extra-Unterlagen, damit so was wie oben angeführt nicht passieren kann. Manchmal werden solche Anfragen auch in Ermangelung eines 7er-Kostenträgers gestellt. Es ist nämlich ein langer Prozess, einen Kostenträger zu erstellen und die Genehmigung dafür zu bekommen. Außerdem kann ein Kostenträger erst erstellt werden, wenn man mindestens 100.000 Euro dafür eingeplant hat.

Katharina und ich

Am folgenden Tag muss Erik zu Hause bleiben, weil seine Heizung repariert wird. Zum Glück ist seit Montag noch eine Kollegin aus dem Bezirksamt Charlottenburg-Wilmersdorf in Amsterdam. Auch sie ist mit dem Programm LoGo! Europe hier und ist für vier Wochen in der Abteilung für Wirtschaftsförderung. Da sie am heutigen Tage ebenfalls für Homeoffice eingeteilt ist, treffen wir uns vormittags auf ein Frühstück und zum Co-Worken in einem Café. Wir tauschen uns aus über unsere bisherigen Erfahrungen und die Stadt an sich, und mich interessiert natürlich ihre Projektidee für Amsterdam.

Am Nachmittag bin ich dann nach Hause gefahren. Ich hatte nämlich noch einige Unterlagen zu sortieren und die Mitschriften der letzten Tage nachzubereiten.

Fazit/Learnings

Insgesamt war mein Aufenthalt in Amsterdam eine große Bereicherung. So habe ich die niederländische Mentalität und Arbeitsweise kennengelernt, die Unterschiede zu unserer Berliner Verwaltung feststellen können und bin außerdem in andere Fachverfahren eingeführt worden. Insgesamt kann man sagen, dass die Amsterdamer Verwaltung in einigen Dingen der Berliner Verwaltung um Längen voraus ist: Digitalisierung, Flexibilität der Arbeitszeit und vor allem des Arbeitsortes. Die Kolleginnen und Kollegen schienen dort sehr ausgeglichen zu sein. Wie ich schon erwähnte, sind 36 Stunden/Woche dort eine Vollzeitstelle. Es ist allerdings keinem verwehrt, auch mehr Stunden zu arbeiten. Die Urlaubstage kann man so ansammeln, dass teilweise sogar fünf Wochen Urlaub am Stück möglich sind. Des Weiteren konnte ich, jedenfalls in meiner Abteilung, viele weibliche Führungskräfte feststellen. Inwiefern das repräsentativ für die gesamte Amsterdamer Verwaltung ist, wäre noch herauszufinden. Trotzdem war ich positiv von der doch stark weiblich geprägten Führungsebene überrascht.

Alles in allem war es eine schöne Erfahrung, die ich nicht missen möchte! Ich habe auch etwas mehr über die niederländische Kolonialgeschichte erfahren. Überall in der Stadt gibt es surinamische Restaurants. Suriname ist ein Land im Norden Südamerikas, das lange Zeit eine Kolonie des niederländischen Königreiches war. Hier wurde mithilfe von Sklaverei Landwirtschaft betrieben, unter anderem wurden Zuckerrohr und Kaffee angebaut. Am 1. Juli 1863 wurde die Sklaverei abgeschafft und am 25. November 1975 erlangte Suriname die Unabhängigkeit. Bis heute ist Niederländisch die einzige Amtssprache im Land.