Berliner Standards für PDF - Barrierefreies PDF-Dokument erstellen

PDF-Dokumente wurden ursprünglich für den Druck verwendet. Anders als bei Word- und anderen Dokumentenformaten ist es für assistive Technologien nicht möglich, direkt auf die Informationen innerhalb des PDF-Dokumentes zuzugreifen. Damit PDF-Dokumente zugänglich sind und z. B. auch von Screenreadern gelesen werden können, müssen sie entsprechend barrierefrei gestaltet werden.

ISO-Standard „ISO 32000-1:2008“ basierend auf PDF 1.7 ist der aktuelle Standard. PDF/UA baut darauf auf und ist als ergänzender Standard gedacht, der in Kombination mit der ISO-Norm verwendet wird.
Die ISO-Norm 14289-1 ist der technische Standard für barrierefreie PDF-Dokumente, auch bekannt als PDF/UA-Standard. Diese orientiert sich, wie die EN 301 549 grundlegend an den WCAG. In Deutschland ist PDF/UA der technische Standard für die Barrierefreiheit von PDF-Dokumenten.
Daher ist der PDF/UA-Standard einzuhalten (Veröffentlichung im August 2012 als ISO-Norm ISO 14289-1: 2016-12).

Jeder Inhalt im Dokument erhält einen sogenannten „Tag“, also ein Struktur-Element, mit dem die Art des Inhalts erkannt werden kann. Ein barrierefreies PDF-Dokument kann nur ohne viel Aufwand erstellt werden, wenn als Grundlage das Word-Dokument barrierefrei gestaltet wurde.
Natürlich gelten diese Regeln auch bei anderen Dokumenten, die Text enthalten und die mit anderer Software erstellt wurden.

Die aktuelle Version der verbindlichen Kriterien zur Gewährleistung von Barrierefreiheit sind auf der Internetseite der Kompetenzstelle für digitale Barrierefreiheit veröffentlicht und sind zu beachten:
Berliner Standards

Folgendes muss bei der Erstellung eines PDF-Dokumentes beachtet werden.

Anforderungen an die Gestaltung

Folgende Punkte müssen Sie bei der Gestaltung beachten:

1. Lesefreundliche Schrift
   Benutzen Sie die serifenlose Schrift Berlin Type Office in der Schriftgröße 12. Ersatzweise können Calibri 12, Arial 12 oder Verdana 11 verwendet werden.
   Für Dokumente von Trägern und Kooperationspartnern der Berliner Verwaltung:
   Verwenden Sie ebenfalls möglichst Berlin Type Office, Calibri oder Arial in der Schriftgröße 12 Pt oder Verdana in der Schriftgröße 11 Pt.
   Alternativ ist auch eine gut lesbare, serifenlose Schrift in 12 Pt mit einer großzügigen Laufweite oder eine Schrift nach DIN 1450 möglich. Das „I“ (wie Ingelheim) und „l“ (wie lesen) sowie das „O“ (wie Offenbach) und die „0“ (Null) sollen sich voneinander unterscheiden.
   Alle Schriften müssen eingebettet sein.
2. Keine Sonderformatierungen im Fließtext
   Sonderformatierungen sollen nicht benutzt werden. Kursiv-Stellung, Versalien (GROSSBUCHSTABEN – außer für einzelne Wörter), Unterstreichung und Schmuckschriftarten verschlechtern die Lesbarkeit.
3. Spracheinstellung und Abkürzungen
   Fremdsprachige Textpassagen und Abkürzungen müssen entsprechend ausgezeichnet sein mit Ausnahme bekannter Akronyme (wie ZDF oder AIDS oder gängigen englischen Worten).
4. Erweiterungstext für Abkürzungen und Sonderzeichen
   Erweiterungstext für Abkürzungen und Sonderzeichen einfügen, sofern sie nicht allgemein üblich sind. Für folgende Sonder- und Satzzeichen sind bspw. keine Erweiterungstexte notwendig:
   ! „ “ § $ % & / { } ( ) [ ] ß ? \ @ € + * ~ # ‘ , . _ – µ
5. Linksbündiger Text
   Setzen Sie den Text linksbündig, einzeilig und benutzen Sie Flattersatz (keinen Blocksatz).
6. 1,15 Zeilenabstand
   Wählen Sie mindestens den 1,15 Zeilenabstand. Besser wären 1,25 Zeilenabstand oder 18 Pt.
7. Absätze und Abstände
   Verwenden Sie keine leeren Absätze für die Absatzeinstellung.
8. Guter Kontrast
   Wählen Sie eine schwarze oder andere dunkle Textfarbe auf einem hellen Hintergrund. Das Kontrast-Verhältnis zwischen Text und Hintergrund muss mindestens 4,5: 1 betragen.
   Eine Rot-Grün-Farbkombination sollte wegen der Rot-Grün-Schwäche vieler Menschen vermieden werden. Dies gilt auch für Komplementärfarben (Blau-Orange, Gelb-Violett), da diese zu Flimmereffekten führen.
   Bei farbigen Hintergründen sollte der Kontrast möglichst hoch sein.
9. Keine Trennstriche
   Vermeiden Sie eine Silbentrennung.
10. Keine Informationen nur durch Farbe vermitteln
    Wenn Sie Information durch unterschiedliche Farben vermitteln wollen, müssen Sie die Informationen noch durch eine andere Art kennzeichnen.
11. Optische Elemente brauchen alternativen Text
    Grafiken, Bilder und Diagramme müssen einen kurzen, prägnanten Alternativtext haben (ca. 120 Zeichen). Dieser sollte in das Beschreibungsfeld geschrieben werden.
    Längere Erklärungen, inhaltsschwere Fotos, Grafiken, SmartArts, Diagramme sowie Gruppierungen von grafischen Elementen sind außerdem im Fließtext ausführlich zu beschreiben.
    Bei grafischen Elementen wie Strichen und Kästen sowie dekorativen Elementen sollte kein alternativer Text vergeben werden. Diese sind als dekorativ zu kennzeichnen.
12. Wenig optische Elemente einsetzen
    Vermeiden Sie zusätzliche Bildelemente, die nicht im Zusammenhang mit dem Text stehen, wie zum Beispiel eine Auflistung von mehreren Logos.
13. Optische Elemente müssen richtig positioniert sein
    Grafiken befinden sich wegen der Lesereihenfolge an entsprechender Stelle.
14. Nicht-störende Inhalte verwenden
    Flackernde, blinkende oder blitzende Inhalte dürfen nicht vorkommen.

Anforderung an die Strukturierung der Inhalte

1. Hierarchische Überschriften
   Verwenden Sie Überschriften in aufsteigender Reihenfolge. Bilden Sie mit den Überschriften die Gliederung des Dokuments ab und überspringen Sie keine Ebene.
   Die Überschriftenebene 1 (H1) darf nur einmal für die Hauptüberschrift des Dokuments verwendet werden. Achten Sie darauf, dass sich die Überschriften untereinander und vom Fließtext optisch (auch hierarchisch in der Größe) unterscheiden.
2. Reguläre Strukturelemente
   Es sind reguläre Strukturelemente (Tags), also semantisch und formal korrekte Tags für Inhaltsverzeichnisse, Absätze, Listen, Fußnoten, Bildunterschriften, Tabellen usw. zu verwenden (nur die in PDF 1.7 definierten Standard-Tags, ansonsten ist über einen Rollenzuordnungs-Eintrag zu hinterlegen, welchem, von moderneren Screenreadern korrekt interpretierten Standard-Tag sie entsprechen).
   Das oberste übergeordnete Tag (Stammelement) sollte “Document” sein. Dieses gibt es nur einmal im Dokument.
3. Verweise, Fuß- und Endnoten
   Verweise (Hyperlinks), Fuß- und Endnoten müssen als solche erstellt sein und entsprechende Referenzen enthalten.
4. Listen
   Listen müssen im Tag-Baum mindestens mit den Tags “L” und “LI” aufgeführt sein, optional auch mit “Lbl” und “LBody”. Benutzen Sie möglichst keine selbsteingefügten Zeichen oder grafischen Aufzählungszeichen. Vermeiden Sie römische Zahlen, da sie als Buchstaben vorgelesen werden würden.
   Durch einen Seitenumbruch darf weder die Liste “L” noch ein Listeneintrag “LI” unterbrochen werden.
   Prüfen Sie, ob die Verschachtelung bei Listen mit mehreren Ebenen korrekt und somit für den Screenreader zugänglich sind.
5. Tabellen
   Nutzen Sie Tabellen nur für Daten, nicht zu Layout-Zwecken.
   Erstellen Sie nur regelmäßige Tabellen. Jede Zeile bzw. Spalte muss eine Überschrift haben.
   Vermeiden Sie umfangreiche und verschachtelte Datentabellen.
   Vermeiden Sie geteilte und zusammengefügte Zellen.
   Vermeiden Sie leere Zellen.
6. Keine wichtigen Inhalte in Kopf- oder Fußzeilen
   Informationen, die im Kontext des Textes wichtig sind, dürfen nicht ausschließlich in Kopf- oder Fußzeile stehen.
7. Inhaltsverzeichnis
   Bei längerem Text immer ein Inhaltsverzeichnis erstellen.
8. Dekorative Bestandteile
   Dekorative Bestandteile (Artefakte) sind lediglich durch eine Markierung als solche auszuweisen.
9. Logische Lesereihenfolge
   Der durch die Strukturelemente eines Dokuments repräsentierte Strukturbaum muss sich in der logischen Lesereihenfolge und in der Inhaltsansicht widerspiegeln.
10. Tab-Reihenfolge
    Die Tab-Reihenfolge ist entsprechend der logischen Dokumentstruktur (entsprechend der Tag-Reihenfolge) einzustellen.
11. Lesezeichen
    Bei mehr als 3 Seiten sind Lesezeichen anzulegen (sofern die Überschriftenstruktur das zulässt).
12. PDF- Standard
    Der PDF/UA-Standard basierend auf PDF-Version 1.7 (Acrobat 8.0 und höher) ist zu gewährleisten (Veröffentlichung im August 2012 als ISO-Norm ISO 14289-1: 2016-12).

Hyperlinks

Hyperlinks müssen sich optisch vom Fließtext unterscheiden. Achten Sie darauf, dass alle Hyperlinks in einer einheitlichen Farbe dargestellt werden. Hyperlinks müssen sich zusätzlich zur Farbe auch durch mindestens ein weiteres visuell erkennbares Merkmal vom Fließtext abheben.
Weltweit etabliert für die Darstellung von Links ist der Linktext in Dunkelblau und unterstrichen. Folgende weitere Kennzeichnungen sind möglich:

• Corporate Design-Rot und unterstrichen
• farbig, unterstrichen und gefettet
• farbig, unterstrichen und mit vorangestelltem Symbol, wenn die richtige Zeichencodierung sichergestellt ist

Es soll nicht die URL als Linktext angegeben werden, da sie komplett vorgelesen wird (Ausnahme: Bezeichnung einer Marke wie www.berlin.de).
Es darf keine Tiny-URL (gekürzte URL) verwendet werden.

Hyperlinks sollten als „sprechende Links“ geschrieben werden, keine Nutzung von „hier”, „mehr”, „weiter” oder Ähnlichem. Die Linktexte sollen aussagekräftig und eindeutig sein (selbsterklärend) und unabhängig vom Rest des Textes verstanden werden.
Gleicher Linktext soll zum gleichen Linkziel führen, unterschiedliche Linktexte sind nur für unterschiedliche Linkziele zu verwenden (Beispiel für eine falsche Umsetzung: Link für einen Antrag mal mit “Antrag” und an anderer Stelle zum gleichen Ziel mit “Formular” beschreiben).
Falls Links nicht auf Webseiten-Seiten verweisen, muss der Link über das Dateiformat des Zieldokuments informieren.

Darstellung in Druck-Versionen

Soll die Datei zusätzlich gedruckt werden, so ist die Link-Adresse nach dem Link einzufügen (als reiner Text in Klammern).

Kurze Links

Link und URL können hintereinander in einer Zeile dargestellt werden.
Einzelne Links können auch durch einen weichen Zeilenumbruch (mit Shift + Enter) vom Fließtext in einer neuen Zeile positioniert werden. Fließtext und einzelner Link sind dabei Elemente eines gemeinsamen Absatzes.

Linkliste

Eine Linkliste dagegen wird mit einem harten Zeilenumbruch (Enter) vom vorhergehenden Absatz getrennt. Linklisten sind „echte“ Listen, die aus einzelnen Listeneinträgen bestehen.
Innerhalb eines Listeneintrags erfolgt ein weicher Zeilenumbruch (mit Shift + Enter).

Lange Zeichenketten

Für eine bessere Lesbarkeit bei längeren Zeichenketten sind Link und URL untereinander darzustellen und durch einen weichen Zeilenumbruch zu trennen (mit Shift + Enter).

PDF-Formulare

Barrierefreie PDF-Formulare können aus Word- oder Adobe InDesign-Dokumenten erzeugt werden. In beiden Fällen muss das PDF-Formular noch in Adobe Acrobat Pro nachbearbeitet werden.

PDF-Formulare sind geeignet für ausfüllbare Dokumente, die unterschrieben oder elektronisch signiert werden sollen, wie z. B. Verträge oder Anträge.
Generell sind Online-Formulare aber die bessere Wahl, wenn eine Signierung mit Echtheitszertifikat möglich ist, wie z. B. via Bund-ID. Umfragen, Fragen oder Anregungen zu einem Thema sollten immer besser mit Online-Formularen erstellt werden.

Zusätzlich zu den bereits genannten Kriterien ist bei der Platzierung von Formularfeldern Folgendes zu beachten:

• Der logische Aufbau von Text und Formularfeldern ist zu berücksichtigen. Dabei ist es sinnvoll, die Beschriftung von Formularfeldern vor oder über die Formularfelder zu schreiben.
• Für jedes Formularfeld ist *Name und Beschreibung* (“QuickInfo”) einzutragen. Die Beschreibung sollte so formuliert sein, dass das Formularfeld auch ohne umliegenden Text korrekt ausgefüllt werden kann (Screenreader können in den Formularmodus wechseln und nur Formularfelder anspringen, der umliegende Text wird dabei nicht erfasst).
• Die Formularfelder müssen kontrastreich hervorgehoben sein.
• Jedes Formularfeld muss mit einem “Form”-Tag ausgezeichnet sein und sich im Tag-Baum an der korrekten Stelle befinden.
• Die Tab-Reihenfolge muss korrekt gesetzt sein.

Meta-Informationen hinterlegen

In den Dokumenteigenschaften müssen folgende Informationen und Einstellungen vorhanden sein:

1. Beschreibung:
   • Aussagekräftige Angabe zu Dokumenttitel (Titel), Verfasser und Thema (worum geht es in dem Dokument)
   • ggf. wenige Stichworte ohne Doppelungen
2. Dokumenteinschränkung:
   Zugriff für Sprachausgaben und Bildschirmlesehilfen sicherstellen
3. Ansicht beim Öffnen:
   • Navigationsregisterkarte: “Lesezeichenfenster und Seite” (wenn mehr als 3 Seiten)
   • Dokumenttitel ist einzublenden (statt des Dateinamens für den Fenstertitel eines PDF-Programms)
4. Erweitert:
   “Sprache” des Dokuments und “Bund” ist einzustellen

PDF-Dokument auf Barrierefreiheit prüfen

Bitte führen Sie bei jedem Dokument eine Prüfung auf Barrierefreiheit durch.

Beachten Sie dabei, dass ein Prüf-Tool immer nur die automatisch prüfbaren Kriterien der Barrierefreiheit testen kann. Daher ist bspw. ein fehlerfreier Adobe- oder PAC-Bericht nicht ausreichend.
Da die Kriterien zur Gewährleistung der Barrierefreiheit umfassender sind, muss zusätzlich eine manuelle Prüfung durch die prüfende Person stattfinden. Das heißt, dass z. B. die Sinnhaftigkeit von Alternativtexten für Bilder, mögliche Sprachwechsel innerhalb des Textes und getaggte Inhalte auf ihre Richtigkeit überprüft werden müssen.

Weitere Hinweise zur Barrierefreiheitsprüfung von PDF-Dokumenten sind auf unserer Internetseite Testen und Prüfen beschrieben.