Claudia Boguth berichtet aus Dublin

Bericht vom 16.10.2024

In meinem letzten Bericht möchte ich zunächst über „Oracle“, das Äquivalent zur Berliner Profiskal Buchungssoftware, berichten. In Dublin werden die Rechnungen für den Zahlungsvorgang ausschließlich digital verwaltet. Für den Erwerb einer Leistung oder Ware wendet sich bspw. die Werkstatt der DFB an das Accounting Team. Mittels Excel Übersicht mit den Kerninformationen und dem Angebot (Quote) wird ein Purchase Order Request (POR) mit einer temporary POR ID im System erstellt. Diese wird an den Vorgesetzten (Budget holder) mit der Bitte um Bestätigung gesendet. Im Anschluss an die Beschaffung mit vorliegender Rechnung (Invoice) vergleicht das Civic Procurement die POR mit der Rechnung bezüglich Abweichungen. Neu Prozessschritte werden per Email mitgeteilt. Die digitale und teilweise zentrale Rechnungsprüfung hätte in Zeiten von Aufgabenverdichtung aufgrund von Personalmangel durch Fluktuation, Rekrutierungsproblemen und hohem Krankenstand durchaus Vorteile für Berlin. Verzögerungen im Zahlungsvorgang sollten mit Blick auf die Liquidität der Auftragnehmer vermieden werden, auch zur Stärkung unserer Reputation. Die digitale Verwaltung von Rechnungen verhindert das Suchen von Rechnungen auf den Tischen von abwesenden Kolleginnen und Kollegen. Die Freigabe von Rechnungen kann im Falle von Abwesenheit an eine andere Person weitergeleitet werden, um einen Backlog vorzubeugen. Alle Unterlagen und Daten sind im System abrufbar. Natürlich ist hier ein sehr gutes Management der Zahlungen essentiell. Im Bereich des Accounting und Procurement findet zurzeit ein Umbruch in Richtung Contract Management statt. Es bestehen viele Rückfragen zur Vervollständigung der Vertragsdatenbank und diese Klärungen sind sehr zeitaufwendig. Kurzgefasst werden solche Rechnungen schnell und zentral freigegeben (!), welche auch einen Vertrag und ein Vertragsbudget vorweisen. Andere Auftragnehmer müssen ein umfangreiches Genehmigungsverfahren durchlaufen. Ziel ist neben der Standardisierung auch die Sicherung von günstigen Konditionen über mehrere Jahre. Das vereinfachte Verfahren für Aufträge unterhalb der 12.500 Euro Grenze soll zudem kleinere Unternehmen zur Beteiligung bei der Angebotsabgabe befördern. Im Bereich des DFB ist Schnelligkeit gefragt, weshalb die Begleichung von Rechnungen auch sehr schnell ausgelöst werden müssen. Die Funktion der Priorisierung gibt es hier jedoch nicht. Man muss direkt bei der Support Hotline anrufen.

Dublin war in den Jahren 2009-2012 drastischen Einsparungen unterworfen worden. Insbesondere im Bereich der Personalausgaben durch das Einfrieren der Gehälter und einem Beförderungsstopp. Es wurden zusätzliche emergency taxes eingeführt, welche teilweise bis heute noch greifen. Nach diversen Rücksprachen kristallisiert sich auch hier heraus, dass ein massives Problem bei der Personalgewinnung in diversen Verwaltungszweigen besteht. Die Personalzugänge vermögen nicht, wie auch in Berlin, den natürlichen und ungeplanten Personalabgang zu kompensieren. Insbesondere die Fluktuation von der lokalen in die höheren Verwaltungsebenen stellen ein hohes Risiko dar, nachdem die Einarbeitung auf lokaler Ebene viele Kapazitäten verschlungen hat. Die daraus resultierende Arbeitsverdichtung führt auch hier zu Überstunden, Fluktuation und Frust. Es ist der Beginn einer gefährlichen Abwärtsspirale. Schlimmer noch ist der Verlust von Fachexpertise ausgehend des Personalabgangs. Die Dokumentation von Wissen und Wissenstransfer ist ein mitunter ungeliebter aber wichtiger Bestandteil der täglichen Arbeit. Die BA Xhain OE DigiOrg testet derzeit eine Art digitales Wiki Webinterface, welches zur Dokumentation künftig verwendet werden könnte.

Nach der Überwindung der Corona Pandemie trat auch in Dublin ein massives Sicherheitsproblem in den Bibliotheken und Behörden auf, weshalb zusätzliche Ausgaben für Wachpersonal aufgewendet werden müssen, wie in Berlin. Der Wohnungsmarkt ist sehr stark übernachgefragt. Obdachlosigkeit ist ein großes Thema und bindet hohe finanzielle Zuweisungen im HPL. Die Investitionsplanung 2024-26 weist den Großteil des Budgets für Wohnungsbaumaßnahmen aus. Es bestehen aber auch in Dublin diverse Probleme im Bausektor. Geplante Bauprojekte im Speckgürtel von Dublin auf dem sogenannten green field verfügen über sehr gute Verkehrsanbindungen, soziale Infrastruktur, riesige Parkanlagen und viele Spielplätze. Die 15 Minuten City: Menschen mit dem Alltäglichen des Lebens zu versorgen und somit u.a. die Schadstoffbelastung durch kürzere (Fuß)-Wege zu reduzieren, sind auch hier ein Thema. Leider sind die vielen meist Reihenhäuser für ein Dubliner Durchschnittsgehalt eine enorme Herausforderung. Viele Kolleginnen und Kollegen aus den „älteren“ Bezirken und Wohngebieten müssen weite Anfahrtswege zum nächsten Bahnhof in Kauf nehmen und sind teilweise bis zu 1.5 Stunden oneway unterwegs zur Arbeit. Das persönliche Carsharing zwischen den Mitarbeitenden wird beworben. Ein gut ausgebautes Carsharing Netzwerk, wie in Berlin, gibt es hier nicht. Parkraumausweitung und Erhöhung von Parking fees sind künftig geplant. Die Gegenfinanzierung der Mehrausgaben für Strom, Gas und Fernwärme werden durch das DCC derzeit geprüft. Nach Rücksprache mit dem Personal der DFB würden Absenkungen der Büroraumkerntemperatur auf 19 Grad und kaltes Wasser in den Handwaschbecken definitiv zu einem Streik führen.

Was mir in Dublin besonders gut gefällt aber auch in anderen Städten wie Kilkenny, Galway und Cork ist die absolute Sauberkeit auf den Straßen. Brennpunkte ausgenommen. Das DCC erhöhte in 2024 die Mittelzuweisung für Straßenreinigung und die ersten positiven Entwicklungen sind selbst auf der Party Meile der Temple Bar erkennbar. Dublins Häuser zieren viele sehr farbenfrohe und große Wandgemälde, welche das Straßenbild optisch aufwerten und frisch erscheinen lassen. Die Züge des Regional- und Nahverkehrs sind an manchen Stellen veraltet, aber sauber und es gibt keine verkratzten Fensterscheiben. Im Zug von Dublin (DART) nach Howth wird das Ablegen der Schuhe auf der Sitzbank mit 50 Euro abgestraft. Die Dieselbelastung ausgehen der Züge ist in der Innenstadt immens. Es ist eine sukzessive Umstellung des Zugverkehrs auf elektronische Fahrzeuge in Planung.

Am vergangenen Freitag hatte ich die Ehre die Corporate Project Support Group (CPSO) persönlich treffen zu dürfen. Wir hatten einen sehr offenen Austausch über den derzeitigen Bausektor aber auch über die Verfahren in der Investitionsplanung und Projektausführung. Die CPSO ist die vermittelnde Stelle zwischen der bewilligenden Behörde und den beantragenden Abteilungen, insbesondere dem Projektmanagement. Der Public Spending Code wurde 2019 zur Vereinfachung von Prozessen überarbeitet. Es sind daraus viele Guidelines entstanden, welche von den PMs oft als sehr umfangreich empfunden werden. Das CPSO unterstützt und berät in diesem Falle. Die vierteljährlichen Progress Reviews monitorieren den Verlauf der vielzähligen Projekte und in diesem Austausch können auch weitere Mittel freigegeben werden. Es sind in der gesamten Projektphase insgesamt 6 Gates zu passieren und mit jedem weiteren Schritt können Gelder bewilligt werden. Es gibt keine gesperrten Ansätze. Ausgehend des Ex-post Review Prozesses hat sich eine Übersicht etabliert, welche die Lessons Learned Analyse aufgreift und fortschreibt. Es gibt zudem einen Workshop für das Projektmanagement zum Wissensaustausch und um neuen Mitarbeitenden das Thema näher zu bringen. Bei der Priorisierung von Projekten seitens des CPSO spielt natürlich auch die Vorgabe „Climate Neutral Dublin 2030“ eine bedeutende Rolle. Die Priorisierung wird über ein Excel basiertes Tool per Kriterien Analyse vorgenommen und die Ergebnisse werden in eine Matrix nach Wichtigkeit und Dringlichkeit überführt und visualisiert. Kriterien sind Kosten, Strategie, Zeit, Ressourcen, gesetzliche Bestimmungen, politischer Wille etc. Interessanterweise werden die Einreichungen per MS Teams im Kalender gespeichert und per Bearbeitungsstatus und Deadlines organisiert. Klingt komisch, sah aber sehr übersichtlich aus.

An meinem vorletzten Tag fand die erste offizielle Beratung und Verhandlung zwischen dem Chief Executive der DFB Dennis K. und dem Head of Finance Team im Dublin City Council statt. Die Ausgaben und Einnahmen wurden detailliert besprochen als auch höhere Ansätze im Detail geprüft und hinterfragt. Dieser Termin ist eine Mischung aus unseren Abteilungs- und Chefgesprächen. Die Budgeteinreichungen aller Departments wurden seit dem 09.10.2024 verhandelt und werden in einem einzigen Haushaltsplanvorschlag für die Stadt Dublin zusammengeführt. Parallel laufen noch Rücksprachen auf höherer Ebene über die letzten finanziellen Knackpunkte. Am 25. November wird die Budget Draft offiziell durch den Bürgermeister vorgestellt und nach Zustimmung der Corporate Policy Group und Group Leader verabschiedet.

Meine abschließende Einschätzung: mir gefiel ausdrücklich die strategische Darstellung im Haushaltsplan per Objectives, der Qualitäts- und Review Prozess in der Investitionsplanung und die digitale Rechnungslegung. Darüber hinaus sollte die Einführung eines digitalen Zeiterfassungs- und Urlaubsantragssystems forciert werden. Im Bereich der Investitionen und Bauvorhaben: Das Verfahren des Monitorings im Rahmen eines vierteljährlichen Reviews und Beratungen zum Prozessfortgang als auch die diversen Handreichungen im komplexen Baubereich sollten hierzulande aufgegriffen werden und eine *Flexibilisierung und verbesserte Umsetzbarkei*t der Baumaßnahmen forcieren. Generell sind die starren Vorgaben im Investitionsbereich an die praktischen und technischen Herausforderungen im Bausektor anzupassen, um am Markt konkurrenzfähig zu bleiben. Aber auch Qualitätsmanagement sowie Effizienz und Effektivität müssen stärker in den Fokus rücken!

Ich möchte mich an dieser Stelle ausdrücklich für die Möglichkeit bedanken, Einblicke in die Denkweise und Arbeitsprozesse des „Celtic Tigers“ gewinnen zu dürfen. Ich kann an dieser Stelle Jede und Jeden mit einer Projektidee ermutigen, eine Bewerbung für LoGo einzureichen.

Oft gesagt und doch so wahr: Das Lernen ist ein lebenslanger Prozess!

Bericht vom 09.10.2024

In dieser Woche habe ich mit John J. zusammengesessen und mir mit Verweis auf meine Ausführungen zur digitalen Zeiterfassung das Zeiterfassungsprogramm „Optimum“ vorführen lassen. Die Zeiterfassung und Urlaubsplanung erfolgt ausschließlich digital. Urlaubsanträge und andere Formen von Abwesenheit werden über die Software beantragt. Es wird ein digitaler Workflow automatisiert in Gang gesetzt, wodurch die Informations- und Genehmigungskette an die nächsten Instanzen startet. Eine Mitteilung über eine geplante Abwesenheit (Request) wird per Email an die Vorgesetzten versandt. Die Email enthält drei direkte Antwortmöglichkeiten und einen Link, welcher automatisch in das System überleitet, um einen Antrag direkt zu bescheiden (Zustimmung, Rückfragen oder Ablehnungen). Die Bearbeitung von Anträgen ist somit sehr schnell und einfach, da analoge Postwege entfallen. Regelungen im Vertretungsfall sind ebenfalls einstellbar. Aufgrund der digitalen Administration können diverse tagesaktuelle Übersichten/Reports generiert werden. Eine manuell geführte Anwesenheitsliste kann per Report jederzeit und aktuell gezogen werden. Mögliche Korrekturen bei Fehlbuchungen können per Request korrigiert werden. Die Verwaltung der Anwesenheit erfolgt papierlos und top aktuell.

Der Dubliner Haushaltsplan ist in die Abteilungen A bis H (Divisions) unterteilt und es wird mit einem kurzen zahlenmäßigen Abriss zu bestehenden Kernthemen und Problemfeldern im Rahmen eines Vorwortes referenziert. Diese detaillierte und strategische Betrachtung wird ermöglich, da es sich um ein jährliches Haushaltsplanungsverfahren handelt. Haushaltsrechtliche Spielregeln wie im derzeit gültigen Haushaltsplan des BA Xhain sind nicht zu finden. Ein Stellenplan ist auch nicht enthalten. Das Konzept des Doppelhaushalts wird in Berlin seit dem Jahr 2002 praktiziert und wurde unter der Prämisse der langfristigen Planungssicherheit insbesondere für investive Maßnahmen, aber auch zur Schonung von administrativen und politischen Personalkapazitäten mit dem Ziel der Steigerung von Effizienz und Effektivität eingeführt. Zudem ist Berlin in ein zweistufiges Verwaltungssystem bestehend aus Senats- und Hauptverwaltung untergliedert und weist somit zusätzliche Kontroll- und Prüfinstanzen aus. Ein jährlicher Haushaltsplanungszyklus mit den bestehenden aufwendigen Berechnungsverfahren und den umfangreichen Auswertungen und Plausibilitätsprüfungen der errechneten Teilbudgets bspw. Leitlinien, T+Z Teil, A-Teil Ausgaben und Personalausgaben als auch der vielschichtigen Beteiligungs- und Genehmigungsstufen der politischen Gremien nicht umsetzbar. Allein der Haushaltsplan des BA Xhain in 2024/25 umfasst rund 430 Seiten, während der Haushaltsplan von ganz Dublin für das Haushaltsjahr 2024 lediglich 89 Seiten umfasst. Dies ist im Vergleich zu unserem HPL auch dem Umstand geschuldet, dass Anlagen zum produktorientierten Haushalt, Überlassung unter Wert, Wirtschaftsplänen, Gruppen- und Funktionsübersichten als auch Aussagen zum Gender Budgeting nicht übermittelt werden. Auf der anderen Seite liefert der Dubliner Haushaltsplan sehr gute zahlenmäßige Übersichten. Einerseits den Vergleich zwischen Ausgaben und Einnahmen und dessen Entwicklung mit Vergleich zum Vorjahr und der erforderlichen staatlichen Zuweisung an die jeweiligen Abteilungen in Table A. Zum anderen werden die Einnahmen und die Ausgaben mit einem Vorjahresvergleich etwas detaillierter in Obergruppen (E11 Operations of Fire Prevention) in Table B ausgewiesen. Anschließend folgt die Betrachtung der einzelnen Abteilungen im Detail mit der Vorstellung der Gesamtausgaben und einem Diagramm mit den dazugehörigen Finanzierungsquellen. Daneben werden Kerngrößen aufgelistet wie Anrufe bei der Feuerwehr, Anzahl Mitarbeitender bei der Feuerwehr. Ähnlich unseren Titeln werden hier Codes definiert (bspw. E1202 Fire Preventions und Education). Im Verhältnis stehen in Dublin je Aufgabenfeld maximal 5 bis 6 Codes bis zu 50 Titeln je Kapitel in unserem HPL gegenüber. Die detaillierte Budgetausweisung in Berlin gegossen in ausdifferenzierte Titel hat den Vorteil, dass das Budget für eine bestimmte Ausgabe formal zur Verfügung gestellt werden muss, während ein Code für Service und Education neben Sachausgaben auch Personalausgaben enthalten würde. In einer tabellarischen Übersicht werden die geschätzten Kosten, den genehmigten Ansätzen sowie dem Vergleich zum Vorjahr dargestellt. Abschließend folgt der detaillierte Erläuterungstext mit den Zielsetzungen (Objectives) der jeweiligen Bereiche. Der Berliner Haushaltsplan erhält eine sehr detaillierte und äußerst transparente Übersicht zu den Staatsausgaben für die interessierte Bürgerin und Bürgers bereit. Mir gefällt aber auch die Denkweise der Dubliner die Ausgaben und Einnahmen übersichtlich darzustellen. Der Fokus ist hier sehr strategisch motiviert, indem Zielsetzungen und Zielerreichungskriterien per Objective definiert werden. Die Zahlen im Dubliner Haushaltsplan werden nicht gerundet, da es hier kein System wie das Berliner DAV Modul in Profiskal gibt, welches ab einem Merkansatz von 1.000 Euro startet.

Die jährliche Haushaltsplanung in Irland beginnt im Frühling mit den Eckpfeilern ausgehend der Veröffentlichungen der EU Politik per Minister Speech mit einem Ausblick auf die geplanten Ziele und Ausgaben im folgenden Jahr. Das wird flankiert von einem Mid-Year Budget Report ähnlich unserem Status Report zum Juni und September. Am 01. Oktober wird am sogenannten Budget Day der Landeshaushalt verabschiedet. Die Einreichung der Haushaltsplanungs Draft für Dublin findet zum 15. Oktober statt. Mitte November wird die Vorlage des HPL zur Abstimmung vorgelegt und die Verkündung erfolgt Anfang Dezember. In Berlin verfolgen wir einen 18-monatigen Budgetkreislauf. Die Anpassung an die wirtschaftliche Lage und Bedarfe im Land Berlin in Form von technischen Korrekturen für das zweite Haushaltsjahr werden mit der technischen Fortschreibung korrigiert.

Was mir nachwievor fehlt und bisher nicht geklärt werden konnte, ist der Einfluss der Kosten-Leistungs-Rechnung auf die Budgetplanung. Es werden Account Cost und Cost Center einschließlich Beschreibung erfasst. Aber in der Budgetplanung werden zunächst nur die Ausgaben bis einschließlich August 2024 mit den Bedarfen für 2025 fortgeschrieben. Die Verhandlung am 15.10. mit der Finance Unit der Dublin City Council wird hierzu verhandeln.

In dieser Woche könnte ich einen Ausflug nach Cork oder in das Dubliner MoLi empfehlen. Am meisten hat mit jedoch der Cliffwalk in Howth beeindruckt.

Bericht vom 02.10.2024

In meiner zweiten Woche war einer der Milestones die Einreichungen der Anmeldungen für das Dubliner Capital Programm 2025-2027 am vergangenen Freitag. Die Anmeldungen der Dublin Fire Brigade (DFB) sind ein Bestandteil der mittelfristigen Finanzplanung von Dublin für die nächsten drei Jahre. Die Einreichungen geben einen Überblick bezüglich der Gesamtkosten, der bereits finanzierten Ausgaben bis einschließlich Aug 2024 für laufende Projekte, den geplanten Mittelabflüsse für die Haushaltsjahre 2025-2027 sowie die Angaben über die Finanzierungsquellen und administrative Informationen. Die geplante Rücksprache mit dem verantwortlichen Projektmanager Andrew K. und Una J., Senior Executive Office, erfolgte krankheitsbedingt per Email. Interessanterweise gab es zur Vervollständigung der Übersicht eine Guideline mit einer Anleitung zur Vervollständigung der einzelnen Spalten. Es bestehen diverse Vorgaben für die Finanzplanung wie auch bei uns in Berlin. In Irland wurden diese Vorgaben in den Public Spending Code und die Dublin City Council Capital Project Governance and Appraisal Guidelines gegossen. Der Public Spending Code wurde in 2019 dahingehend überarbeitet, die Prozesse zu vereinfachen, weitere Handreichungen zu verlinken und die einzureichenden Unterlagen ohne externe Beratungsfirmen vervollständigen zu können. Diesen nutzerfreundlichen und kostensparenden Ansatz sollten wir auch in Berlin weiterverfolgt werden.

Die von der DFB angemeldeten Projekte werden nun zur vertieften Prüfung an die Leitende Geschäftestelle der Finance Unit weitergeleitet. Oberste Priorität haben jene Projekt, die am ehesten an den Start gehen können.

Mit Blick auf die derzeit gültige Finanzplanung für die Haushaltsjahre 2024-2026 liegt der Fokus der Dubliner im Bereich des Wohnungsbaus und Bauwesens mit einem Budgetanteil von 66.1%, für den Straßenbau und das Transportwesen mit 16.3% als auch für Kultur- und Freizeiteinrichtungen mit 10.2%. Instandhaltung, kleinere Projekte unter 500T Euro sowie Notfallmaßnahmen werden nicht als klassische Investitionen definiert. Die Finanzierung der Baumaßnahmen erfolgt aus unterschiedlichen Ressourcen wie hauptsächlich durch staatliche Zuweisungen, aber auch Krediten und Einnahmen aus Einkommenssteuer und anderen Abgaben.

Die Project Appraisal Form, eine Art Bewertungsformular, muss für alle Investitionsprojekte mit einem geschätzten Gesamtvolumen von über 500T€ ausgefüllt werden, um über die Corporate Project Support Office (CPSO) die Genehmigung beim Corporate Project Governance Board (CPGB) zu beantragen. Erst mit der Genehmigung des CPGB dürfen die Projektverantwortlichen die Planungsphase forcieren. Es gibt auch hierfür eine Guideline, welche die einzelnen Felder im Bewertungsformular näher beschreibt. Zusätzliche Berichte und Abfragen ähnlich unseren Verfahrensweisen können zudem vom Corporate Project Support Office angefordert werden. Alle Projekte über 10 Millionen Euro müssen einen vorläufigen Business Case und einen Strategic Assessment Report vorlegen, bevor sie in die Planungs- und Vertragsverhandlungsphase eintreten dürfen. Projekte mit einem Gesamtvolumen von mehr als 100 Mio. Euro müssen den Strategic Assessment Report vor der Entscheidung des CPGB dem Department of Public Expenditure and Reform (DPER) für eine technische Prüfung vorlegen. Dieses Gremium hat einen Überblick über alle Baumaßnahmen und prüft vor allem bezüglich der Effektivität und der Effizienz. Projekte unterhalb der 500.000 Euro Grenze obliegen der Fach- und Ressourcenverantwortung des jeweiligen Departments.

Mir gefällt hier besonders der Ansatz ein Bauprojekt in einem Project Life Cycle zu betrachten. Das Bauvorhaben wird durch die gesamte Projektphase genauestens monitoriert und es sind vierteljährliche Progress Reports seitens der Projektmanager(-innen) einzureichen. Am Ende wird ein Project Review und Completion Report für eine abschließende Betrachtung der Baumaßnahme im Rahmen des Qualitätmanagements erhoben und evaluiert, um die Umsetzung der Zielerreichung zu garantieren und einen zielgerichteten Output ausgehend der eingesetzten Mittel zu ermöglichen. Es wird ein jährlicher Qualitätsbericht veröffentlich.

Mit Blick auf den zweiten Milestone, der Budget Draft für das Haushaltsjahr 2025, fand am Freitag der wöchentliche Review der derzeitigen Ausgaben mit Enda C., Acting Head of Finance in Accounting, per MS Teams statt. Das Hauptproblem sind die massiven Überstunden im Bereich der Firefighter, aufgrund von Krankheit, Trainings und Fortbildungen sowie ungeplanten Elternzeiten etc. Es muss ein Grundstock an Personal in jeder Schicht gewährt werden. Die Budgetplanungen für die Haushaltsberatungen am 15.10.2024 im Dublin City Council sind derzeit noch im Prüfungsprozess. In unserer gestrigen Beratung zwischen der Accounting Unit, Enda C. und Una J. wurde die dritte Version der Budgetplanung genauer hinterfragt. Es ist insgesamt eine Steigerung der Gesamtausgaben von 6.76% nachweislich. Detailfragen müssen im Verlauf dieser Woche geklärt werden.

Nach den gestrigen Mitteilungen zum Berliner Haushaltsbudget für das Haushaltsjahr 2025 mit einer Einsparvorgabe von 3 Mrd. Euro sind Begriffe wie Haushaltssperre hier nicht geläufig. Am 01. Oktober wurde auch in Irland der Haushaltsplan für das Haushaltsjahr 2025 verkündet und vorgestellt. Schwerpunkte sind u.a. der Soziale Wohnungsbau sowie Budgeterhöhungen für Dienstleistungen, welche Obdachlosigkeit vermeiden sollen, Personalaufstockung von 1000 Polizistinnen und Polizisten, Digitale Infrastruktur und vieles mehr.

Mein persönliches Highlight in dieser Woche war die Demonstration des neusten Feuerwehr Vehikels mit einer 40 Meter Drehleiter im Rahmen von Wartungsarbeiten. An einem außergewöhnlich sonnigen Dienstagvormittag durfte ich mit Fire Fighter Collin und meiner Kollegin Mag einen atemberaubenden Rundblick über Dublin genießen, den ich wohl niemals vergessen werde. Der Weg zurück zur Erde wurde verzögert, da zwischendrin diverse Einsätze der Kolleginnen und Kollegen gefahren werden mussten und die Einsatzfahrzeuge durften durch unseren Korb nicht behindern werden. An dieser Stelle meine absolute Hochachtung an die Kolleginnen und Kollegen der DFB für ihre ehrenwerten und verantwortungsvollen Dienste und Leistungen tagtäglich.

Als mögliche Freizeitvergnügen könnte ich die Cliffs of Moher und das quirlige Latin Quarter von Galway aber auch die Archäologie Ausstellung des National Museums empfehlen. In der größten Kathedrale von Irland – St. Patricks Cathedral – wurde ich zu später Stunde herzlich eingeladen der Abendandacht mit Schülerchor beizuwohnen. Die Atmosphäre ausgehend der Klänge im Zusammenspiel mit diesem ehrwürdigen Gemäuer sind unbeschreiblich eindrücklich, auch für Konfessionslose wie mich.

Bericht vom 24.09.2024

Der Klimawandel macht auch für Irland keine Ausnahmen trotz der besonderen geografischen Lage, ausgesetzt den Urkräften des Wild Altlantic Ocean, der schon die Vikings das Fürchten lehrte. Irland – das an einem Tag mit allen vier Jahreszeiten aufwarten kann. So stand ich eingehüllte in meine dicke regenfeste Herbstjacke sonnengeblendet und schwitzend am Airport von Dublin. Im Nachgang wurde mir berichtet, das drei Tage Dauersonnenschein bei 25 Grad als wesentlicher Anteil am Sommer in Irland definiert wird und dieses Spätsommerphänomen definitiv unüblich ist in Dublin. Das Thema Klimawandel ist auch hier in der morgendlichen 11 Uhr Teepause allgegenwärtig.

Der Officer am Schalter des Immigration Office begrüßte mich freundlich beim Vornamen und wünschte mir einen schönen Aufenthalt in Dublin. In Deutschland hätte man mich für den Zeitverzug ausgehend des freundlichen aber kurzen Gespräches wahrscheinlich gelyncht.

Meine Agenda für das Locals go Europe Hospitationsprogramm enthält diverse Themenschwerpunkte, welche ich mir gern in dem Land anschauen möchte, welches einst als Armenhaus von Europa verschrien, mit einem Rettungspaket von 85 Mio Euro aufgrund einer drohenden Staatspleite unter den Rettungsschirm gestellt werden musste und sich bereits Ende 2013 aus dem Rettungsschirm befreien konnte. Der finanzielle Aufschwung zum „Celtric Tiger“ resultiert aus unterschiedlichen nicht unumstrittenen Gründen wie der äußerst minimalen Körperschaftsteuer von 12.5% für Unternehmen wie PayPal, Google, Apple, TikTok, AirbBnB etc. Mein Fokus liegt insbesondere im Verfahren der Budgetzuweisung im Rahmen der Haushaltsplanung, aber auch in der Investitionsplanung sowie dem Blick auf die Umsetzung der digitalen Verwaltung und dem modernen Arbeiten.

Die Begrüßung am Folgetag im Headquarter der Dublin Fire Brigade in der Townsend Street war sehr herzlich. Georgina übergab mir meine Schlüsselkarte und meinen door access fobs (ACT = Access Controll Technology) sowie viele informelle Tipps für die ersten Tage. Der vom Deutschen Fußball begeisterte Pförtner Jerry war sehr freundlich und stellte gleich die Frage „Union oder Hertha?“.

Der Zugang zum Headquarter wird per Fobs gewährt. Am Eingang befindet sich auch das Endgerät für die digitale Zeiterfassung per Schlüsselbarte. Im Homeoffice wird die Zeiterfassung mit pauschal 7 Stunden automatisiert vorgetragen. Die tägliche Arbeitszeit beträgt max. 7 Stunden und wird als Vollzeit gewertet, plus 15 Minuten Frühstückspause/Teepause und 15 Minuten Mittagspause. Es gibt keine Überstunden an Homeofficetagen, somit entfällt die Nacherfassung der Arbeitszeit am Terminal oder über die Personalabteilung per Email. Flexitime wird auch hier innerhalb der Kernarbeitszeit gewährt. 30 Tage Urlaub werden pro Jahr zugesprochen. Es läuft derzeit der Bewerbungszeitraum für das „Shorter Working Year 2025“. Die Mitarbeitenden können in max. 3 Perioden für bis zu 6 Wochen insgesamt zusätzlichen Urlaub für das Jahr 2025 beantragen. Der Ausgleich erfolgt entweder als reduziertes Gehalt über das Jahr hinweg oder als unbezahlter Urlaub ohne Abzüge für die übrigen Arbeitswochen.

Das Team der operativen Finance Unit ist in die Bereiche Procurement (Einkauf), Accounting (Budgetierung und Controlling) sowie Logistics unterteilt. Die drei Teams agieren autark. Die Bürofläche ist wie ein Großraumbüro offen gestaltet ohne Türen und Wände. Die Aufteilung der Fläche ist in Cubes mit jeweils 4 Arbeitsplätzen unterteilt. Die Arbeitsplätze verfolgen ganz klar eine clean desk Strategie und es liegen kaum Unterlagen auf dem Tisch. Mir fiel gleich am ersten Tag auf wie leichtfüßig der Kontakt und Austausch unter den Kolleginnen und Kollegen verlief. Generell ist das Mobilar wahrscheinlich mindestens so alt wie unsere Büromöbel in der hochgeschätzten Eicherustikal Optik. Die Kolleginnen und Kollegen telefonieren häufig, aber jeder spricht leise und man fühlt sich nicht gestört vom Gegenüber. Es wird remotes Arbeiten im Homeoffice an bis zu zwei Tagen gestattet.

Es gibt einen generellen Team Meeting Tag am Mittwoch. An diesem Tag sind alle Kolleginnen und Kollegen im Office. Videocalls werden über Microsoft Teams organisiert. Das System der zentralisierten Druckerlandschaft mit der Zugriffsbeschränkung per Fobs, ähnlich der Ausgestaltung im Bezirk FK seit dem Juli 2024 durch die FA Adler, wurde hier bereits vor knapp 2 Jahren umgesetzt. Vergleichsweise verfügen die Mitarbeitenden über einen PC im Homeoffice sowie einen fest installierten PC am Büroarbeitsplatz. Es werden jeweils zwei Monitore im Buero sowie ein Monitor im Homeoffice zur Verfügung gestellt, welche oftmals nicht unseren Arbeitsplatzsicherheitsbestimmungen entsprechen würden, da die Monitore unterschiedliche Größen und Farben aufweisen. Eine one device Strategie gibt es hier nicht.

Das gemeinsame Mittagessen wird in der ehemaligen Kantine eingenommen. Geruchsbelästigung ausgehend der diversen Essenszubereitungen bleiben somit im Großraumbüro aus. Wie in Xhain zuvor wurde auch hier der Rotstift angesetzt, da die Personal- und Sachausgaben nicht durch entsprechende Einnahmen aus dem Verkauf refinanziert werden konnten. Es gibt demzufolge nunmehr keinen Verpflegungsservice. Jede und jeder sorgt selbst für das leibliche Wohlbefinden. Die Ladies vom Servicedesk wurden mir als Heart&Soul des Stuetzpunktes vorgestellt und mit ihrer Herzlichkeit ziehen sie jeden mit. Es ist insgesamt eine sehr freundliche, kollegiale und aufgeschlossene Arbeitsatmosphäre.

Ähnlich unserer Initiative Stadtradeln im Frühling gibt es hier den „Walktober“. Walktober ist ein jährlicher Wettbewerb der Nationalen Verkehrsbehörde, der darauf abzielt, die tägliche Bewegung und die Anzahl der Schritte der Teilnehmenden zu erhöhen, insbesondere auf dem Arbeitsweg. Er findet dieses Jahr vom 1. bis 31. Oktober statt. Die Teams bestehen aus 3 bis 6 Mitarbeitern, die in den 31 Tagen des Wettbewerbs gemeinsam so viele Schritte wie möglich machen.

Derzeit schaue ich mir die Anmeldungen für das Dubliner Capital Programm 2024-2027 genauer an und vergleiche die Abläufe zur aktuellen Investitionsplanung 2025-2029 mit dem Voting in der AG Planung am kommenden Donnerstag in unserem Bezirk. Parallel dazu prüfe ich die Kalkulation der Personal- und Sachausgaben für den Haushalt 2025, welche auf Basis der Forecast fuer August 2024 ähnlich der Monatsschreibung ermittelt werden. Die Aufbereitung erfolgt in Excel und der Austausch per Email. Die genaueren Informationen und Prozessschritte werde ich mit meiner Hauptkontaktperson Caitriona in den kommenden Wochen aufschlüsseln.

Am Wochenende habe ich die strictly recommended Klosteranlage von Glendalough in den wunderschönen Wicklow Mountains sowie die ehrwürdige Stadt Kilkenny besucht. Das wäre auch meine absolute Empfehlung für Sie/Euch!