Vorstellung des Zentralen Bewerbungsbüros

Der demografische Wandel trifft Behörden wie unser Bezirksamt besonders hart: In den nächsten Jahren geht ein großer Anteil der Beschäftigten planmäßig in den Ruhestand. Hinzu kommt die ungeplante Fluktuation von Mitarbeiter*innen, die zu einem anderen Arbeitgeber wechseln. Die Fluktuationsquote ist in den letzten drei Jahren von sechs auf über zehn Prozent gestiegen.

Zudem scheiden bis 2030 mehr als 400 Beschäftigte planmäßig aus, weil sie in Rente oder Pension gehen. Das sind durchschnittlich 70 Personen pro Jahr. Für die Büroleitungen, die im Bezirksamt bislang neben den regulären Personal- und Haushaltsaufgaben auch die Ausschreibungen und Einstellungen übernommen haben, bedeutet dies eine massive Mehrbelastung.

Daher wird im Personalbereich des Bezirksamtes seit August 2023 das Zentrale Bewerbungsbüro (ZBB) aufgebaut. Cindy März startete als kommissarische Leiterin des Teams. Lisa Kaiser und Jana-Viktoria Schwager kamen als Sachbearbeiterinnen nach und nach dazu. Seit ihrer Rückkehr aus der Elternzeit im März hat nun Isabell Worschech die Leitung der neuen Einheit übernommen.

Teamleiterin Isabell Worschech ist seit 2020 im Bezirksamt beschäftigt, wo sie bis 2022 Anwendungssystembetreuerin für die Personalsoftware Rexx und Personalsachbearbeiterin war. Nach ihrem Bachelor-Studium Wirtschaft und Recht mit dem Schwerpunkt Mediation und Projektmanagement war sie erst bei der Schlichtungsstelle für den öffentlichen Personenverkehr und dann bei einer Personalberatung für Großkunden beschäftigt, bevor sie in den öffentlichen Dienst wechselte.

Cindy März hat als gelernte Fachfrau für Systemgastronomie bei McDonald’s als Restaurant-Managerin festgestellt, dass das Einstellen und Führen von neuem Personal besonders viel Freude bereitet, sodass sie 2014 im Bezirksamt eine Ausbildung als Personaldienstleistungskauffrau im Bezirksamt Friedrichshain-Kreuzberg draufsetzte. Nach Beendigung der Ausbildung 2017 wurde sie zunächst als Sachbearbeiterin im Internen Service des Jugendamts eingesetzt. Parallel zu ihrer Tätigkeit absolvierte sie den Verwaltungslehrgang II und legte die Prüfung zur geprüften Verwaltungsfachwirtin ab.

Lisa Kaiser ist seit 2021 im Bezirksamt beschäftigt. Vorher hielt die Absolventin des Bachelor-Studiengangs Sprache und Kommunikation und des Master-Studiums Mediation Stellen im HR-Bereich bei Start-ups inne. Bevor sie ins ZBB wechselte, arbeitete sie in der Personalbetreuung des Bezirksamtes, sodass sie mit den Aufgaben und Abläufen in diesem Bereich sehr vertraut ist.

Jana-Viktoria Schwager hat 2013 ihre Ausbildung zur Fachangestellten für Marktforschung und Sozialforschung im Wahlamt des Bezirksamtes abgeschlossen und war danach in der Personalwirtschaft beschäftigt. Nach ihrer Elternzeit wechselte sie dann in die Privatwirtschaft, wo sie im Bereich Medien & Marketing rund um die Themen Babyzeit und Kindheit tätig war. Auf der Suche nach einer neuen Herausforderung, erfuhr sie über einen Kollegen aus dem Bezirksamt von der neuen Struktur des Zentralen Bewerbungsbüros und bewarb sich auf die Stelle dort. „Ich bin also eine Rückkehrerin – einerseits kenne ich das Bezirksamt, andererseits bringe ich neue Eindrücke und einen Blick von außen mit.“

Aktuell betreuen die vier Kolleginnen im Pilotbetrieb das Büro der Bezirksbürgermeisterin, die Serviceeinheit Personal, das Rechtsamt, die Wirtschaftsförderung und die Serviceeinheit Finanzen/Steuerungsdienst. Für diese Bereiche betreut das ZBB derzeit 17 Verfahren und hat für die verschiedenen Bereiche insgesamt 378 Bewerbungen gesichtet.

Bis Anfang des nächsten Jahres sollen im Team fünf weitere Sachbearbeitungsstellen besetzt werden, sodass die Zuständigkeit auf weitere Amtsbereiche ausgeweitet werden kann.

Das Bezirksamt Neukölln war beim Zentralen Bewerbungsbüro Vorreiter. Dort ist die Struktur schon seit einigen Jahren etabliert. Danach folgten anderen Bezirke. Auch Friedrichshain-Kreuzberg entschied sich, diesen Weg zu gehen, um zentral Personal zu rekrutieren. Hintergrund war auch die Vorgabe des Senats an die Bezirksämter, die Stellenbesetzungsprozesse zu optimieren, da diese vielfach sehr lange dauerten. Die Verfahren in den unterschiedlichen Behörden sollten vereinheitlicht werden.

Bevor das Zentrale Bewerbungsbüro in Friedrichshain-Kreuzberg seine Arbeit aufnahm, wurde im Personalbereich in einer Projektgruppe das Konzept hierfür erarbeitet. Dabei orientierten sich die Kolleg*innen an den Prozessen der Behörden, die bereits weiter waren, wie zum Beispiel Neukölln. Ziel ist es, den gesamten Rekrutierungsprozess zu beschleunigen und zu vereinheitlichen, indem Rekrutierungsmaßnahmen verbessert und Strukturen und Prozesse optimiert werden.

Auch die Attraktivität des Bezirksamtes als Arbeitgeber und der Ausschreibungen soll erhöht werden. Denn viel mehr als früher sollen nun auch Bewerber*innen außerhalb des öffentlichen Dienstes erreicht werden. Hierfür überarbeitet das Team die Ausschreibungstexte, gestaltet sie – vor allem für Menschen ohne Behördenvorerfahrung – verständlicher und passt sie an die jeweiligen Zielgruppen an.

Ein wichtiger Aspekt der Arbeit ist auch die Ansprechbarkeit und hohe Verbindlichkeit für die Bewerber*innen. „Wir wollen die Kommunikation verbessern und transparenter gestalten.“ Das ZBB habe über das gesamte Verfahren hinweg kontinuierlich Kontakt zu den Bewerber*innen, viel mehr, als das früher häufig der Fall gewesen sei. „Wir sind die Spezialistinnen für Rekrutierung, da wir uns ausschließlich mit Stellenbesetzungsverfahren befassen.“, erklärt Isabell Worschech die Rolle ihres Teams.
Die Grundfrage sei hierbei auch, wie das Bezirksamt potenzielle Bewerber*innen erreichen kann. Das Bewerbungsbüro sei ein Dienstleister, der die Fachbereiche unterstütze.

Von den Fachbereichen, die das ZBB betreut, und den Bewerber*innen haben die Kolleginnen in den vergangenen Monaten positives Feedback zu ihrer Arbeit, beispielsweise zu den optimierten Ausschreibungstexten, erhalten. „Selbst eine Person aus einem Bewerbungsverfahren, die wir nicht eingestellt haben, hat sich bei uns für die gute Betreuung und die stetige Kommunikation bedankt!“