Drucksache - 1067/XIX-17
Sachverhalt:
Text siehe Anlage Bezirksamt Reinickendorf von Berlin 24.11.2015 Abteilung Wirtschaft, Gesundheit und Bürgerdienste
An die Bezirksverordnetenversammlung Drucksache Nr. 1067-17 von Berlin-Reinickendorf XIX. WP
Vorlage zur Kenntnisnahme für die Bezirksverordnetenversammlung
„Entwurf des Haushaltsplans Reinickendorf für die Haushaltsjahre 2016 und 2017 (Doppelhaushalt) Bearbeitungszeiten für Geburts- und Sterbeurkunden verkürzen“
Wir bitten zur Kenntnis zu nehmen:
In der Erledigung des Beschlusses der Bezirksverordnetenversammlung vom 16.09.2015 – Drucksache-Nr. 1067/XIX-17:
„Das Bezirksamt wird ersucht, Vorschläge geeigneter Maßnahmen zu erarbeiten, mit denen die Bearbeitungszeiten von Anträgen auf Urkunden im Bereich des Standesamtes deutlich verkürzt werden können und diese der BVV bis zum 31.12.2015 zur Beratung vorzulegen.“
wird gemäß § 13 BezVG berichtet:
Im Standesamt Reinickendorf sind erhebliche Anstrengungen unternommen worden, um auf der Basis der KLR-Ergebnisse die Organisation zu optimieren und die angespannte Budget- und Haushaltssituation zu verbessern. Es wurden seit dem Haushaltsjahr 2011/2012 bisher 3,75 Stellen (VZÄ) von Mitarbeiterinnen im Standesamt und 1,5 Stellen (VZÄ) von Standesbeamtinnen und Standesbeamten eingespart. Dies war wegen der zum Teil hohen Budget-Verluste in diesem Bereich erforderlich geworden: jeweils vor Normierung über 200.000 € in den Jahren 2011/2012 und nun in 2014 rund 100.000 € Defizit. Insgesamt muss mit Abschluss 2014 für alle Berliner Standesämter festgestellt werden, dass nur noch 4 Bezirke ein Budget-Plus erreichen konnten und einige Bezirke zwischen 200.000 € bis über 500.000 € Defizit hatten. Zur KLR-Situation im Standesamt ist erschwerend festzuhalten, dass Mengensteigerungen nicht beliebig generiert werden können, die Infrastrukturkosten und amtsbezogenen Umlagen hoch sind sowie ein kleiner Personalkörper in besonderem Maße abhängig ist von Anwesenheitszeiten und höhere Krankheitsstände die Arbeits- und Servicesituation erheblich belasten. Dies kann im Ergebnis kaum gesteuert und beeinflusst werden. Die aktuelle Personalsituation mit derzeit 5,175 VZÄ Standesbeamtinnen und Standesbeamten sowie 3,00 VZÄ Mitarbeiterinnen im Standesamt erschwert angesichts des relativ kleinen Personalkörpers natürlich ein flexibles Handeln entsprechend der aktuellen Bedarfe in den einzelnen Registern, da die übrigen Aufgaben in den anderen Arbeitsfeldern nicht vernachlässigt werden dürfen. Es handelt sich ausschließlich um Pflichtaufgaben. Erschwerend kommt hinzu, dass seit Monaten eine Standesbeamtin krankheitsbedingt fehlt (also nur 4,175 Standesbeamten maximal anwesend sind) und somit in der Leistungserfüllung ausfällt, aber leider mit den Personalkosten die KLR belastet. Insofern wird die BVV-Initiative (Drucksache-Nr. 1067-30) begrüßt, dass längerfristig erkrankte Beamtinnen/Beamte aus der KLR herausgenommen werden.
Längerfristige bzw. öfter wiederkehrende Erkrankungsfälle haben erheblich nachteilige Folgen.
Im Standesamt sind bisher folgende Maßnahmen ergriffen worden:
• Ausbildung der Standesbeamtinnen und Standesbeamten, um allzuständig (also in allen Registern) tätig werden zu können. Insbesondere in einem personell kleineren Bereich ist es wichtig, dass alle Standesbeamten in allen fachlichen Gebieten eingesetzt werden und flexibel handeln können. • Einrichtung einer Urkundenstelle zur Bündelung und möglichst Beschleunigung der Aufgabe. • Anpassung von Sprechzeiten: beispielsweise erhalten Bestattungsunternehmen feste Zeiten, so dass die Beurkundungszeiten optimiert werden können. • Amtsinterne Ausbildung einer Reserve-Standesbeamtin, die dann bedarfsgerecht eingesetzt werden kann. Da die Reserve-Standesbeamtin aus dem Bereich „Staatsangehörigkeitsangelegenheiten und Einbürgerungen“ kommt, muss der Einsatz im Standesamt allerdings stets im Hinblick auf die KLR-Auswirkung auch in diesem Arbeitsgebiet sorgsam abgewogen werden. • Zeitweiser Einsatz von guten und bereits fachlich angeleiteten Auszubildenden in vorbereitenden Arbeiten zu Beurkundungen, um den Standesbeamten zuzuarbeiten und diese für Beurkundungstätigkeiten „freizuhalten“.
Die Thematik der „wachsenden Stadt“ und zudem des „demografischen Wandels“ ist auch im Standesamt von Bedeutung. Die Fallzahlen steigen; das macht sich einerseits in zunehmenden Geburtenzahlen z.B. auch aus dem Personenkreis der Flüchtlinge bemerkbar und bedeutet einen wesentlichen Mehraufwand an Bearbeitung/Beurkundung. Andererseits steigen leider auch die angezeigten Sterbefälle; stellten rund 10 tägliche Anzeigen den „Normalfall“ dar, so verzeichnet das Standesamt derzeit täglich bis zu 30 Sterbeanzeigen. Die Umstellung der Bearbeitungssoftware im Standesamt und leider auch zum Teil tageweise IT-Ausfälle belaste(te)n die Arbeitssituation zusätzlich und führten zu Rückständen, da das Standesamt nur noch mit der unverzichtbaren IT arbeits- und handlungsfähig ist. Bei der geschilderten Situation handelt es sich um eine berlinweite Problemlage. Dies wurde deutlich durch Pressemitteilungen und -berichte anderer Bezirke, die ebenfalls Sprechzeiten und Angebote einschränken bzw. über längere Bearbeitungszeiten informieren mussten.
Es ist das Ziel des Bezirksamtes, sowohl die Urkundenbearbeitung zu beschleunigen als auch zeitnahe Termine für die übrigen Leistungen des Amtes anbieten zu können. Durch das folgende Maßnahmenbündel sollen die Bearbeitungszeiten bei Urkunden auf 10 bis 15 Arbeitstage reduziert werden. Angesichts der beschriebenen Ausgangslage, notwendig begrenzter Personalausstattung und der Rahmenbedingungen der KLR sind folgende Maßnahmen erarbeitet worden, die zu einer deutlichen Verkürzung der Bearbeitungszeiten führen sollen:
• Die Reserve-Standesbeamtin wird - entsprechend der Bedarfe im Standesamt und im Bereich der Staatsangehörigkeitsangelegenheiten/Einbürgerungen – im Standesamt für Beurkundungen und Eheschließungen zeitlich begrenzt und unter Beachtung der KLR-Auswirkungen in beiden Bereichen eingesetzt. • Beibehalten der derzeitigen Sprechzeiten und der Urkundenstelle, da sich diese Organisation bewährt hat. • Im Rahmen der personellen Ressourcen Einsatz aller Standesbeamtinnen und Standesbeamten bedarfsgerecht in allen fachlichen Bereichen (Registern)
• Obwohl bereits seit Jahren aus dem dargestellten Kostendruck organisatorische Anpassungen im Standesamt umgesetzt wurden und werden, wird in 2016 der Fachbereich POE hinsichtlich weiterer Überlegungen zur Geschäftsprozessoptimierung im Standesamt eingeschaltet.
• Als wesentliche Maßnahme zur Verkürzung der Bearbeitungszeiten von Anträgen wird das Standesamt gezielt zunächst befristet personell verstärkt. Als eine wichtige Maßnahme wird ein Honorarvertrag mit einem Auftragnehmer (Standesbeamter im Ruhestand) abgeschlossen, der gezielt in der Bearbeitung von Anträgen auf Urkunden eingesetzt wird, um die Bearbeitung zu beschleunigen. Darüber hinaus konnte erfolgreich Kontakt zu einer sich im Sonderurlaub befindlichen Standesbeamtin mit dem Ziel aufgenommen werden, das Standesamt zunächst befristet personell zu verstärken. Dieser gezielte – zusätzliche - Einsatz von ausgebildeten Standesbeamten ist gegenüber dem Einsatz von Auszubildenden, die stets fachliche und persönliche Anleitung benötigen, zur Verkürzung der Bearbeitungszeiten effektiver.
Mit diesen zusätzlichen Ressourcen werden die Bearbeitungszeiten verkürzt und die Serviceleistung erhöht. Die Kalkulation des Honorarvertrages wird so gestaltet, dass die angespannte Kosten- und Budgetsituation im Standesamt nicht belastet, sondern verbessert wird.
Wir bitten, die Drucksache Nr. 1067/XIX-17 damit als erledigt zu betrachten.
Frank Balzer Uwe Brockhausen Bezirksbürgermeister Bezirksstadtrat |
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