Dienstvereinbarung zum Einsatz von Projekt-Management-Software

Zwischen

der Senatsverwaltung für Inneres

und dem

Hauptpersonalrat für die Behörden, Gerichte und nichtrechtsfähigen Anstalten des Landes Berlin

wird auf der Grundlage von

• § 74 Abs. 1, Abs. 2 Satz 4 des Berliner Personalvertretungsgesetzes (PersVG) in der Fassung vom 14. Juli 1994 (GVBl. S. 337, 1995 S. 24), zuletzt geändert durch Artikel II des Gesetzes vom 25. Februar 2004 (GVBl. S. 95) und
• § 13 Abs. 2 des Tarifvertrages über die Arbeitsbedingungen von Arbeitnehmern auf Arbeitsplätzen mit Geräten der Informationstechnik vom 23. März 1989 (TV Infotechnik), zuletzt geändert durch den zweiten Änderungstarifvertrag vom 18. Oktober 1996 und
• der Rahmendienstvereinbarung über die Personaldatenverarbeitung vom 8. August 1991, DBl. I vom 14.10.1991, S. 300, zuletzt geändert am 13. August 1996

folgende Dienstvereinbarung geschlossen:

§ 1 Gegenstand und Geltungsbereich

(1) Diese Vereinbarung regelt den Einsatz von Projekt-Management-Software in der Berliner Verwaltung. Einschlägige Software-Produkte und ihr Funktionsumfang sind in Anlage 1 beschrieben.

(2) Die Vereinbarung gilt für alle Dienstkräfte des Landes Berlin, die an ihrem Arbeitsplatz Projekt-Management-Software einsetzen und bei der Wahrnehmung ihrer Tätigkeit von Dienstvereinbarungen gemäß § 74 Abs. 2 S. 4 Personalvertretungsgesetz erfasst werden.

(3) Unberührt bleiben Regelungen zur Art und Weise der Durchführung und Steuerung von Projekten ¹ in der Berliner Verwaltung wie die GGO ².

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¹ Ein Projekt ist – nach der Definition in DIN 69901 – ein temporäres Vorhaben zur Entwicklung neuer oder Umstellung bestehender Systeme. Damit hat ein Projekt eine klar eingeschränkte Aufgabenstellung zur Erreichung eines klar definierten Zieles. Ein Projekt zeichnet sich danach durch folgende Eigenschaften aus:

• Klar definierte Zielsetzung im Sinne einer gewünschten Ergebnisqualität
• Klar definierte, einmalige Aufgabenstellung
• Geplante Aufwendungen und Ressourcenbedürfnisse
• Geplante Anfangs- und Endtermine (abgeleitet aus den Aufwendungen)
• Eindeutige Strukturen für Leitung, fachliche Abstimmung und Entscheidung im Rahmen einer Projektorganisation.

² Aktueller Stand der GGO I im Intranet Berlin unter http://www.seninn.verwalt-berlin.de/LAZ/abti/ggoI/ggo1.html ^{(Die angegebene Internetseite wurde geändert, die Verlinkung führt auf die inzwischen aktuelle interne Internetseite.)}

§ 2 Grundsätze für den Software-Einsatz

(1) Projektmanagement-Software wird in der Berliner Verwaltung nach folgen-den Leitlinien angewendet, wobei örtliche Abweichungen ergänzend festgelegt oder vereinbart werden können.

(2) Prinzip der Selbststeuerung
Die Planungs- und Steuerungsfunktionen der Software dienen in erster Linie der Unterstützung von Selbststeuerungsprozessen in Projektgruppen. Der Einsatz der Software soll Projektleiter und Mitarbeiter befähigen, die Arbeitsaufgaben besser zu strukturieren, Zeiten und Ressourcenverbrauch realistisch zu planen, Abläufe genauer zu steuern sowie mit der Arbeit anderer Projektgruppen zu koordinieren.

(3) Transparenz der Abläufe
Die Software soll so eingesetzt und insbesondere Zugriffsrechte sollen so vergeben werden, daß die Mitarbeiter an jedem Ort die zur Durchführung ihrer Arbeit erforderlichen oder nützlichen Informationen in leicht verständlicher Form zur Verfügung haben. Initiative und Zusammenarbeit sollen nicht durch Knappheit oder Zerstückelung von Informationen behindert, sondern ausdrücklich gefördert werden.

§ 3 Umgang mit personenbezogenen Daten

(1) Mit der Software werden Informationen über nähere Umstände der von Menschen geleisteten Arbeit mit Angaben zu Aufwand und Dauer personenbezogen aus papierenen Meldungen, anderen IT-Verfahren oder sonstigen Quellen erfasst. Die Software gestattet dadurch, die vereinbarten Arbeitsziele bezüglich des erreichten Erfolgs zu überprüfen . Sie darf jedoch – außerhalb der Zwecke von § 9 Abs. 2 und 3 TV Infotechnik – nicht zum Zweck der Überwachung von Leistung oder Verhalten einzelner Mitarbeiter eingesetzt werden. Kontrollen beziehen sich deshalb auf die Prüfung erreichter Ergebnisse und den dafür notwendigen Aufwand, nicht aber – solange diese Daten einen Bezug auf die durchführende Person aufweisen – auf den Ablauf ihrer zu den Ergebnissen führenden Arbeit.

(2) Zur Prüfung des Arbeitsfortschritts wird das Meilensteinprinzip genutzt. Die Nutzer melden zu ausgesuchten, vorab festgelegten oder vereinbarten Zeitpunkten den Stand der Arbeiten, nicht aber lückenlos alle einzelnen Arbeitsschritte, so daß eine nachträgliche Überwachung personenbezogener Arbeitsabläufe ausgeschlossen und die Kontrolle auf das Erreichen kritischer Ergebnisse beschränkt wird.

(3) Die minimale Dauer (Zeitraster) von Aufwänden (Datenfeld „Arbeit“) ist bei den Planungs- und Ist-Daten projektbezogen adäquat zu den Bedürfnissen des Projekts festzulegen.

(4) Namen oder sonstige identifizierende Merkmale können in Stammdaten verwendet werden. Der Namensbezug dient ansonsten ausschließlich zur Kenntlichmachung verantwortlicher, anzusprechender oder zuständiger Personen. Namen werden nur in Auswertungen sichtbar gemacht, die sich auf den einzelnen Vorgang oder Gegenstand beziehen.

(5) Die Zulässigkeit der Meldung personenbezogener Daten an Projektleitung und Projekt-Controlling regelt Anlage 2 (Datenkatalog personenbezogener Daten) für jedes Datenfeld im Einzelnen. Die Speicherungsdauer derartiger Daten nach der Projektabnahme ist bezogen auf die Projektbedingungen und rechtliche Notwendigkeiten zu befristen. Wenn diese Daten (durch vollständiges Löschen von Namen und Stellenzeichen) anonymisiert sind, dürfen sie längerfristig gespeichert, archiviert und weiterverarbeitet werden.

(6) Die Zugriffsrechte auf die Daten in der Software sind nach dem Muster von Anlage 3 (Zugriffsrechte) projektbezogen zu regeln.

§ 4 Schulung

(1) Die Dienststellen teilen den örtlich zuständigen Personalvertretungen die gemäß § 7 TV Infotechnik vorgesehenen Schulungsmaßnahmen mit.

(2) Den Benutzern sollen während der Einarbeitungszeit Ansprechpartner ³ benannt werden, an die sie sich bei Fragen und Problemen zum Software-Einsatz wenden können.

§ 5 Zusammenarbeit mit den Personalvertretungen

Ergänzende Regelungen, die durch die Kooperation von Dienststellen in Projekten, durch die technische Weiterentwicklung oder durch Auswirkungen erforderlich werden, die zum Zeitpunkt des Abschlusses dieser Dienstvereinbarung und ihrer Anlagen nicht vorhersehbar waren, können jederzeit vereinbart werden.

§ 6 Schlussbestimmungen

(1) Die Dienstvereinbarung tritt mit ihrer Unterzeichnung in Kraft.

(2) Sie kann mit einer Frist von sechs Monaten zum Jahresende gekündigt werden.

• Berlin, den 14.12.2004
  Dr. Ehrhart Körting
  Senator für Inneres

  Berlin, den 01.12.2004
  Klang & Lemke
  Hauptpersonalrat

DV zum Einsatz von Projekt-Managment-Software als Download

• Dienstvereinbarung zum Einsatz von Projekt-Management-Software

  PDF-Dokument (91.6 kB) - Stand: 04.12.2004

Anlage 1 Software, Funktionsumfang

zur Dienstvereinbarung Projekt-Management-Software
Stand: 23.09.2004

Beschreibung der Software-Produkte und ihres Funktionsumfanges

1. Projekt-Management-Software der Fa. Microsoft
2. Weitere Software-Produkte:

1. Projekt-Management-Software der Fa. Microsoft

1.1 MS Project 2003 – Enterprise Project Management EPM –
Der Funktionsumfang der Software ist beschrieben in einer Hersteller-Dokumentation http://www.microsoft.com/office/project/prodinfo/epm/overview.mspx

1.2 MS Project 2002 –
Der Funktionsumfang der Software – sowohl für die

• Client-Version Standard 2002 als auch für die
• Server-Version Server 2002

ist beschrieben in einer Hersteller-Dokumentation. Die Hersteller-Dokumentation für die Version 2002 liegt beim Hauptpersonalrat zur Einsicht bereit. Informationen sind im Internet verfügbar unter:

http://office.microsoft.com/assistance/topcategory.aspx?TopLevelCat=CH79001810 http://www.microsoft.com/office/previous/project/2002standtour/default.asp

1.3 MS Project 2000 und MS Project Central

Der Funktionsumfang der Software ist beschrieben in einer Hersteller-Dokumentation ⁴. Das netzbasierte Tool MS Project Central dient dabei auch denjenigen Projektmitarbeitern, die nicht über das volle Software-Produkt MS-Project auf ihren Computern verfügen. Die Hersteller-Dokumentation liegt im Internet auf folgender URL:
http://www.microsoft.com/germany/produkte/overview.asp?siteid=10568

______________________________________

⁴ Vgl. auch LIT-Erfahrungsbericht zum MS Project Einsatz vom 05. 10. 2000 von Norbert Stephan und Meike Giese, vereinbart im Rahmen des IT-Insourcing-Projekts ITIS zwischen dem Personalrat der Senatsverwaltung für Inneres und dem LIT.

2. Weitere Software-Produkte:

2.1 Planungsprogramm A-Plan für Windows der Fa. Braintool-Software GmbH. Der Funktionsumfang der Software ist beschrieben in einer Hersteller-Dokumentation, im Internet auf folgender URL: http://www.braintool.com/home/start.php4

2.2 Soweit *andere Software*-Produkte (wie MS-Excel, MS-Access) für Projekt-steuerungsaufgaben genutzt werden, gilt die Dienstvereinbarung in sinngemäßer Anwendung.

Anlage 2 Datenkatalog

zur Dienstvereinbarung Projekt-Management-Software
Stand: 23.09.2004

Datenkatalog personenbezogener Daten

Zulässigkeit der Speicherung von Datenfeldern

• 1. Zulässig

  Name des Mitarbeiters

• 2. Zulässig

  Stellenzeichen des Mitarbeiters

• 3. Zulässig

  E-Mail-Adresse des Mitarbeiters, z.B. in MS-Outlook

• 4. Zulässig

  Art der Tätigkeit

• 5. Zulässig

  Zuordnung (Kostenstelle)

• 6. Zulässig

  Vorgangsname im Sinne der Ressourcenzuordnung
  = Auftragsposition, abgebildet über Elemente des Vorgehensmodells: Phase, Hauptaktivität, Aktivität

• 7. Zulässig

  Beginn und Ende des Vorgangs (im Soll und Ist), Leistungsdatum

• 8. Zulässig

  Dauer des Vorgangs (im Soll und Ist)

• 9. Zulässig

  Aufwände, d.h. Arbeit (im Soll und Ist) im festgelegten Zeitraster

• 10. Zulässig

  Fortschritt (gemessen in prozentualen Anteilen des Aufwands)

• 11. Zulässig

  Arbeitszeiten im Ressourcenkalender

• 12. Zulässig

  Abwesenheitszeiten im Ressourcenkalender
  (ohne Spezifikation von Gründen)

• 13. Zulässig

  Kostensätze der Ressource

• 14. Unzulässig

  Pausenzeiten

• 15. Unzulässig

  Beginn und Ende (Tageszeit) der Leistungserbringung

Anlage 3 Zugriffsrechte

zur Dienstvereinbarung Projekt-Management-Software
Stand: 23.09.2004

Zugriffsrechte

Muster für die projektbezogene Festlegung von Zugriffsrechten

Die Anlage enthält eine mehrspaltige Tabelle, welche eine Übersicht über die Rollen im Projekt und externen Partner mit ihren jeweiligen Lese-, Informations- und Schreiberechtigungen bezüglich diverser Projekt-Phasen.

Siehe „Download der DV Projekt-Management-Software“:#download.