Informationen zu BigBlueButton

• Die virtuellen Kursräume in der vhs.cloud sind unter dem Menüpunkt “Konferenz” direkt mit BigBlueButton verknüpft. Sie betreten den Konferenzraum über den Link “BigBlueButton starten” oder “BigBlueButton in neuem Fenster starten”.

Benötigt wird ein Browser, der HTML5/ WebRTC unterstützt. Die folgenden Browser in ihren aktuellen Versionen unterstützen den vollen Funktionsumfang der Konferenz:

• Chrome (Windows, macOS, Linux)
• Firefox (Windows, macOS, Linux)
• Edge auf Chromium-Basis (Windows 10, macOS)
• Safari (macOS bei aktuellem Betriebssystem)

Mit den folgenden Browsern ist die Teilnahme an der Konferenz nicht oder nur eingeschränkt möglich:

• Internet Explorer

Auf mobilen Endgeräten kann die volle Funktionsfähigkeit leider nicht garantiert werden. Verwenden Sie auf Android-Geräten die Browser Firefox oder Chrome für die optimale Unterstützung und unter iOS (nutzbar ab iOS 12.2) Safari – die Screensharing-Funktion ist allerdings nicht verfügbar. Bitte testen Sie mit Ihrem Gerät, inwieweit es die Nutzung der Konferenz ermöglicht.

Innerhalb der Konferenz gibt es Moderator*innen und Teilnehmende. Diese Aufteilung wird zunächst automatisch über die Mitgliedsrechte in der Administration des Raumes (z.B. Klasse/ Kurs, Gruppe) gesteuert:

• Sie benötigen mindestens Schreibrechte, um einer Konferenz beitreten zu können. Haben Sie nur Aktivrechte für die Funktion dieses Raumes, wird ihnen der Link “BigBlueButton” nicht angezeigt. Mitglieder mit Schreibrechten werden zu Teilnehmer_innen.
• Mitglieder eines Raumes, die Adminrechte für die Funktion Konferenz haben, werden beim Betreten der Konferenz automatisch zu Moderator*innen. Die erste Moderatorin/ der erste Moderator, die/ der die Konferenz betritt, wird gleichzeitig Präsentator*in, kann den Präsentatorenstatus aber jederzeit weitergeben.

Wenn die Konferenz z.B. in einer Klasse oder einer Gruppe zur Verfügung steht, können Sie Dateien aus der Dateiablage desselben Raumes für die Konferenz freigeben. Möglich ist dies mit PDF-Dateien sowie mit Dateien im Format der gängigen Office-Programme, welche dann zur Verwendung in der Konferenz ins PDF-Format ungewandelt werden. Bitte beachten Sie, dass nur Dateien mit einer maximalen Größe von 50 MB freigegeben werden können. Außerdem sollten Sie nur so viele Dokumente freigeben, wie Sie auch wirklich benötigen. Wenn sehr viele Dateien für die Konferenz freigegeben sind und der Konferenzraum nicht gestartet werden kann, reduzieren Sie bitte die Zahl der für die Konferenz freigegebenen Dokumente!

• Klicken Sie auf den Dateinamen, um das Pop-over mit den Informationen zur Datei aufzurufen.
• Klicken Sie im Pop-over den Reiter Eigenschaften an.
• Setzen Sie ein Häkchen in der Checkbox Datei für Konferenz freigeben und klicken Sie auf Änderungen speichern.

Alle freigegebenen Dateien werden unter dem Menüpukt Konferenz aufgelistet und stehen Ihnen als PDF-Datei in der Konferenz zur Verfügung, sobald in der Spalte Status OK angezeigt wird. Soll eine Datei nicht mehr in der Konferenz zur Verfügung stehen, entfernen Sie diese durch Klick auf das Papierkorb-Icon aus dieser Liste.

Als Präsentator_in finden Sie die freigegebenen Dateien innerhalb der Konferenz über das Plus-Icon unten links > Präsentation hochladen. Hier können Sie auch weitere Dateien unabhängig von der Dateiablage hochladen: die Dateien einfach in das dafür vorgesehene Feld ziehen. Im Anschluss mit dem Hochladen-Button bestätigen.

Damit eine Telefon-Einwahl möglich ist, muss mindestens eine Person per Browser teilnehmen und mit aktiviertem Mikrofon im Konferenzraum anwesend sein. Nur eine begrenzte Anzahl an Personen kann sich per Telefon einwählen. Nutzen Sie die Funktion daher bitte ausschließlich, um einzelne Teilnehmer*innen ohne Internetanbindung zuzuschalten oder um bei technischen Problemen im Notfall die Teilnahme zu ermöglichen.

Teilnehmer*innen wählen die angegebene Telefonnummer und geben nach der Aufforderung die PIN über ihr Ziffernblatt ein. So können sie ohne Internetzugang per Audio an der Konferenz teilnehmen. Mit der “0” auf dem Telefon können sich Teilnehmer*innen stummschalten. Drücken sie erneut die Taste “0”, aktivieren sie ihr Mikrofon wieder.

Die Telefon-Einwahldaten finden Sie innerhalb des Konferenzraums im öffentlichen Chat.

Ja, Moderator*innen können jederzeit bis zu 16 Gruppenräume erstellen. Wählen Sie das Icon “Teilnehmer verwalten” an der Teilnehmerliste und dort den Punkt “Gruppenräume erstellen”. Im sich öffnenden Fenster nehmen Sie die nötigen Einstellungen vor. Eine ausführliche Anleitung finden Sie im Handout (Download unten).

Sie beenden die Konferenz über die drei Punkte oben rechts > “Konferenz beenden”. Erst wenn Sie die Konferenz beenden, wird die Verbindung zum Raum für alle Teilnehmende getrennt.

Treten Verzögerungen/Störungen bei der Übertragung von Bild und/oder Ton auf, sind diese meist auf zu geringe oder schwankende Bandbreiten zurückzuführen. In diesen Fällen sollte die Moderation die Übertragung der Kameras deaktivieren (Klick auf das Zahnrad-Icon „Teilnehmer verwalten“ > „Teilnehmerrechte einschränken“ > „Webcam freigeben“ sperren). Fordern Sie ggf. Teilnehmende auf, ihr Mikrofon stumm zu schalten, solange diese sich nicht aktiv beteiligen müssen oder unterbinden Sie die Mikrofonfreigabe ebenfalls über die Teilnehmerverwaltung. Ist die Freigabe der Kamera nötig, reicht in der Regel die Auswahl „Low quality“ im sich öffnenden Pop-up-Fenster.

Um das eigene Datenvolumen zu schonen, kann außerdem jede_r Teilnehmer*in für sich selbst über das Icon “Verbindungsstatus” die Webcams und/oder die Bildschirmfreigabe deaktivieren. Das bedeutet, dass diese Person die Webcams anderer in der eigenen Übersicht ausblendet und den freigegebenen Bildschirm nicht mitverfolgen kann. Diese Einstellungen wirken sich nicht auf andere Teilnehmende aus.

Der Dialog zeigt auch ein aktuelles Protokoll der Konnektivitätsänderungen an. So kann nachverfolgt werden, zu welchem Zeitpunkt Verbindungsprobleme bestanden haben.

Wenn Probleme mit der Konferenz auftreten, kann dies verschiedene Ursachen haben. Meist sind Fehlkonfigurationen in Browsern bzw. nicht erlaubte Cookies und gesperrte Geräte (Mikrofon/Lautsprecher/Kopfhörer) die Ursache. Bitte prüfen Sie in Ihrem Browser die dort hinterlegten Einstellungen.
Haben Sie versehentlich das falsche Mikrofon freigegeben oder Tonprobleme, klicken Sie auf das Icon “Audio beenden” und starten das Audio über das nun geänderte Icon neu. Wenn Sie den Echotest mit “Nein” beantworten, können Sie im Anschluss den gewünschten Mikrofoneingang und Lautsprecherausgang (neu) wählen.

Sollten weiterhin Probleme auftauchen, installieren Sie ggf. einmal einen anderen Browser und probieren, ob die Konferenz damit funktioniert. Prüfen Sie bitte auch, ob Sie Sicherheitssoftware (Virenscanner, Firewalls, usw.) installiert haben und ob diese gewisse Funktionen möglicherweise unterbindet.

Wenn Sie Windows 10 nutzen, kontrollieren Sie auch die Datenschutzeinstellungen (Klickweg auf Ihrem Windows 10-Gerät: Start > Einstellungen > Datenschutz > Kamera/ Mikrofon). Sie müssen erst genehmigen, dass Programme und Apps auf die Kamera bzw. das Mikrofon zugreifen dürfen. Entsprechende Hinweise finden Sie unter support.microsoft.com.

Es sind Videokonferenzen mit maximal 150 Personen möglich.
Falls Sie eine Konferenz mit mehr als 150 Personen durchführen möchten, nutzen Sie bitte das Buchungsformular.

Wählen Sie den Link “BigBlueButton starten” – wenn Sie die Konferenz in neuem Fenster öffnen, haben Sie keinen Zugriff auf das entsprechende Icon. Innerhalb des Konferenzraums können vhs-Mitarbeiter*innen und Kursleitende über das Personen*+-Icon* im oberen Fensterrand Freigabelinks für externe Teilnehmende erstellen. So können auch Personen, die keinen Zugang zur Plattform haben, über den Link an einer Konferenz teilnehmen.

• zur PDF-Anleitung

Die Freigabe gilt ab dem Erstellungsdatum. Wählen Sie unbedingt einen möglichst kurzen Freigabe-Zeitraum, da externe Teilnehmende über den gültigen Link jederzeit den betreffenden Konferenzraum betreten können. Sie können auch mehrere Einladungslinks mit unterschiedlichen Endzeitpunkten erstellen und erstellte Einladungslinks jederzeit wieder löschen.

Für die Teilnahme an einer Konferenz ist die Eingabe eines Namens erforderlich. Bitte weisen Sie die Teilnehmende bereits in der Einladung darauf hin. Dateien, die für die Konferenz freigegeben und in der Konferenz präsentiert werden, werden selbstverständlich auch von externen Teilnehmende gesehen. Achten Sie auch hier auf den Datenschutz und darauf, nicht unberechtigt personenbezogene Daten zu präsentieren.

Ja, Sie können unter Chrome, Edge (auf Chromium-Basis) und Firefox den Hintergrund Ihres Kamerabildes unscharf rechnen (Auswahl „Blur“) oder durch ein Motiv ersetzen lassen.

Safari und alle Browser unter iOS unterstützen diese Funktion leider nicht.

Bitte beachten Sie, dass ein virtueller Hintergrund relativ viel Rechenleistung beansprucht. Auch sollten Sie währen der Nutzung keine anderen Browser-Tabs in den Vordergrund holen, da dies die Darstellung stoppen könnte, so dass Teilnehmende nur noch ein Standbild von Ihnen sehen.

Leider ist es aktuell nicht möglich, Konferenzen mit BigBlueButton in der vhs.cloud aufzuzeichnen. Wir arbeiten an einer Lösung für die vhs.cloud.

Die Community hat im Forum und der Dateiablage der Netzwerkgruppe „Web conferencing“ Ideen für eine alternative Aufzeichnungslösung gesammelt und teilt dort Erfahrungen.