Am 25. Februar 2016 stellte der o.g. Studiengang in Potsdam seine Projektergebnisse zum Thema „Verwaltungsbibliothek der Landeshauptstadt Potsdam – strategische Dienstleistungsoptimierung für ein zukunftsorientiertes Informations- und Wissensmanagement“ vor. Auftraggeber war die Landeshauptstadt Potsdam, vertreten durch den Fachbereichsleiter Verwaltungsmanagement, Herrn Dr. Pokorny.
Die Verwaltungsbibliothek befindet sich in historischen Räumen des Stadthauses Potsdam. Sie stellt ihren Bücherbestand sowohl den Verwaltungsbeschäftigten als auch den Bürgerinnen und Bürgern der Stadt zur Verfügung.
Die Studiengruppe (16 Projektmitglieder aus Kommunal- und Landesbehörden der Länder Brandenburg und Berlin) erarbeitete über ca. 8 Monate für die Verwaltungsbibliothek einen Leistungskatalog, beschrieb die Soll-Prozesse, ermittelte den Personalbedarf für die Leistungserbringung, entwarf eine Dienstanweisung und Benutzerordnung, erstellte ein Kennzahlen- und Verrechnungsmodell, bereitete eine Kooperationsvereinbarung mit der Stadt- und Landesbibliothek Potsdam zur Nutzung der dort verwendeten Datenbank und Integration der Datenbestände der Verwaltungsbibliothek vor und sprach Empfehlungen für den Intranet-Auftritt der Verwaltungsbibliothek aus.
Darüber hinaus reflektierte die Gruppe ihre Lernerfahrungen im Projektmanagement und die Lernprozesse in einer heterogenen Gruppe, die über Distanzen an einem gemeinsamen Projektziel arbeitet.
Die sehr engagierte Präsentation der Ergebnisse erfolgte symbolisch begleitet durch die Fertigstellung eines Puzzles, das im Ganzen zu einem „Startknopf“ wurde. Ein Startknopf verbarg sich zusätzlich als Element hinter dem Puzzle, den Herr Dr. Pokorny und die Leiterin der Verwaltungsbibliothek, Frau Metzger, zum Start der Umsetzung der Ergebnisse drückten. Der Auftraggeber würdigte die geleistete Arbeit der Projektgruppe und dankte höchst zufrieden für die erzielten Ergebnisse. Er versicherte, ein Anschluss-Projekt zur Umsetzung der Ergebnisse zu starten.
