Um sicherzustellen, dass alle Ideen und Vorstellungen zu den Teilprojekten Eingang in die Erarbeitung der Ergebnisse finden, wurden in einer ersten Beteiligungsphase auf verschiedenen Wegen Vorschläge zu allen Schritten des Zuwendungsprozesses gesammelt.
Auswertungen von vergangenen Reformvorschlägen
Über die Jahre wurden in verschiedenen Positionspapieren, Stellungnahmen und Broschüren von Trägern diverse Reformvorschläge veröffentlicht. Diese wurden ausgewertet und konkrete Vorschläge identifiziert.
Beteiligungsprojekt auf mein.berlin.de
Auf der Online-Beteiligungsplattform des Landes Berlin (mein.berlin.de) bestand im Zeitraum vom 18. Dezember 2023 – 2. Februar 2024 die Möglichkeit, Änderungsvorschläge einzureichen, zu kommentieren und zu priorisieren. Die Einladung mit der Bitte um Teilnahme (so-wohl am Online-Prozess als auch an den Präsenzveranstaltungen) wurde über die Bewilligungsstellen und den nachgeordneten Behörden an die Zuwendungsempfangenden verschickt.
Auf mein.Berlin.de wurden schließlich rund 180 Ideen zur Optimierung des Zuwendungs-rechts eingereicht, darunter rund 20 Einträge, die die SenASGIVA aufgrund der Auswertung vergangener Reformvorschläge zum Start veröffentlicht hat. Zu den 180 Ideen wurden knapp 300 Kommentare erstellt. Insgesamt gab es zu den 180 Hinweisen etwa 1.830 positive Bewertungen („Likes“); zu den Kommentaren knapp 470.
Beteiligungsveranstaltungen in Präsenz
Anfang 2024 fanden vier halbtägige Veranstaltungen mit Zuwendungsempfangenden statt (am 15., 18. und 31. Januar sowie am 2. Februar 2024).
In den vier Präsenzveranstaltungen in der SenASGIVA wurde jeweils ausführlich über den Projektaufbau und -ablauf informiert; im Anschluss erfolgte in vier Arbeitsgruppen eine gemeinsame Themensammlung und Priorisierung (in Form eines Word-Cafés). Die über 250 Teilnehmenden haben rd. 800 Vorschläge (einschl. Dopplungen) erarbeitet.
Die vier Arbeitsgruppen wurden zu folgenden Schwerpunkten gebildet:Jede teilnehmende Person konnte an zwei Arbeitsgruppen teilnehmen, Handlungserfordernisse einbringen und priorisieren.
Insgesamt wurden über alle Wege 822 Vorschläge gesammelt. Die hier abrufbare Übersicht zeigt alle Vorschläge nach Datum und Arbeitsgruppe sortiert, so dass alle Teilnehmenden nach Ihrem Vorschlag suchen können. Alle Vorschläge sind durch das Projektteam einem Teilprojekt für die weitere Bearbeitung zugeordnet und ähnliche Vorschläge in „Clustern“ zusammengefasst worden. Bezog sich der Vorschlag auf eine fachliche Anforderung außerhalb des Projektziels, wurde der Vorschlag an fachlich zuständige Stelle weitergeleitet. Alle Vorschläge (auch inhaltlich sehr ähnliche) sind in einer separaten Zeile er-fasst, um allen Teilnehmenden zu ermöglichen die eigenen Vorschläge wiederzufinden.
Zu allen Vorschlägen haben die jeweiligen Teilprojektleitungen eine Rückmeldung vermerkt. Diese läuft in den meisten Fällen darauf hinaus, dass der Vorschlag im Rahmen des Projekts weiterbearbeitet wird. Inwiefern der Vorschlag umgesetzt wird, hängt vom weiteren Projektverlauf ab. Manchmal haben die Teilprojektleitungen außerdem weitere inhaltliche Rückmeldungen ergänzt, sofern eine Beurteilung bereits möglich war.
Zu diesen fünf Themen wird es gesonderte und ausführliche Vorschläge zur weiteren Bearbeitung geben, die in der zweiten Phase dem „Sounding Board“ (siehe weiter unten) zur Diskussion übermittelt werden.
Auch gab es über alle Veranstaltungen hinweg sehr ähnliche Vorstellungen zur Ausgestaltung eines IT-Fachverfahrens. Dieses sollte, unter anderem, folgende Anforderungen erfüllen:Es wurde auch – zu verschiedenen Themen – gewünscht, dass Informationen zugänglich gemacht werden, Schulungen angeboten werden und insgesamt über einheitliche Entscheidungsgrundlagen auch einheitlich informiert wird.
Diese Anforderungen werden bei der Entwicklung des IT-Fachverfahrens berücksichtigt.
Des Weiteren wurde verschiedentlich auf die teilweise langen Fristen bzw. Bearbeitungszeiten innerhalb der Verwaltung hingewiesen. Diese würden unter Umständen dazu führen, dass abschließende Bescheide erst spät im Projektjahr erteilt würden und somit die Zuwendungs-empfangenden große Risiken (als Arbeitgeber*innen und Projekt durchführende Organisationen) eingehen müssten. In diesem Zusammenhang wurde auch betont, wie wichtig Transparenz, Vertrauen und Einheitlichkeit in der Zusammenarbeit sind.
Die Unzufriedenheit mit den langen Bearbeitungsprozessen und späten Bescheid Erteilungen wird durch die Projektleitung geteilt und ist auch Auslöser für die Durchführung des Projekts. Nach Umsetzung der Reformvorhaben und der Einführung eines IT-Fachverfahrens wird da-von ausgegangen, dass insgesamt der Prozess schneller und rechtzeitig abgeschlossen wer-den kann.
