Rahmendienstvereinbarung "Virtuelle Poststelle"

Zwischen

der Senatsverwaltung für Inneres und Sport

und

dem Erweiterten Hauptpersonalrat für die Behörden, Gerichte und nicht rechtsfähigen Anstalten des Landes Berlin

wird auf der Grundlage von

§ 74 Abs. 1 und Abs. 2 Satz 4, § 84 Abs. 2 Nrn. 9, 10 des Personalvertretungsgesetzes Berlin (PersVG Berlin) in der Fassung vom 14. Juli 1994 (GVBl. S. 337, 1995 S. 24), zuletzt geändert durch Artikel I des Gesetzes vom 17. Juli 2008 (GVBl. S. 206) folgende

Rahmendienstvereinbarung zur landesweiten Einführung der “Virtuelle Poststelle (VPS)”, (elektronisches Behördenpostfach – eBPF) unter Einsatz des Programms “Governikus” (RDV-VPS)

geschlossen:

§ 1 Geltungsbereich, allgemeine Zweckbestimmung

Die Dienstvereinbarung ist zwischen der für Inneres zuständigen Senatsverwaltung als zuständige oberste Dienstbehörde und dem Hauptpersonalrat der Behörden, Gerichte und nicht rechtsfähigen Anstalten des Landes Berlin gemäß § 74 Personalvertretungsgesetzes Berlin geschlossen.
Sie gilt für alle Dienststellen des Landes Berlin, die gehen vom Informationstechnik-Dienstleistungszentrum Berlin (ITDZ) bereitgestellten informationstechnischen Dienst “Virtuelle Poststelle” (VPS) ¹ nutzen.

Die VPS dient dem sicheren, Ende-zu-Ende-verschlüsselten Dokumenten- und Nachrichtenversand zwischen Benutzerkonten, die einzelnen Dienstkräften zugeordnet sind. Sie dient ferner dazu, verbindlich den Absender zu dokumentieren und/oder sicherzustellen, dass Nachrichten und Dokumente authentisch sind, also nicht nach Versand verändert wurden. Dazu können sowohl fortgeschrittene als auch qualifizierte Signaturen im Sinne des Signaturgesetzes verwandt werden.

Im Zusammenhang mit dem Einsatz und der Nutzung der VPS werden die Dienstkräfte keiner Verhaltens- oder Leistungskontrolle unterzogen. Aus zwingenden dienstlichen Gründen notwendige Verhaltenskontrolle werden nur dann den in dieser Dienstvereinbarung beschriebenen Regeln und Vereinbarungen vorgenommen.

Die VPS darf grundsätzlich nur dienstlich genutzt werden.
Andere Dienste für dieselbe Zweckbestimmungen dürfen von den Berliner Landesbehörden nun nach Beteiligung und Zustimmung des Hauptpersonalrat das eingesetzt werden.

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¹ VPS unter Einsatz des Programms GOVERNIKUS, wie im Betriebsführungskonzept des ITDZ Version 0.1.0 vom Juni 2007 beschrieben.

§ 2 Personenbezogene Benutzerkonten

Dienstkräfte, die die VPS nutzen, erhalten einen persönliches, nur ihnen zugängliches Benutzerkonto sowie ein persönliches Postfach zugeteilt. Andere Personen haben keinen Zugriff auf Daten, die im persönlichen Postfach gespeichert werden, das gilt ausdrücklich auch für alle mit den gespeicherten Inhaltsdaten verbundenen Metadaten, wie zum Beispiel Laufzettel, Zertifikate und Visitenkarten.

Die Regelungen zum Recovery-System bleiben unberührt.

§ 3 Organisationsbezogene Postfächer

Neben den personenbezogenen Postfächern können organisationsbezogene Postfächer eingerichtet werden. Auf diese organisationsbezogenen Postfächer werden individuelle Zugriffsberechtigungen im Rahmen eines Berechtigungskonzepts vergeben. Die dort zu den Nachrichten und Dokumenten gespeicherten Metadaten, wie zum Beispiel Laufzettel, Zertifikate und Visitenkarten dürfen zusammen mit den Dokumenten und Nachrichten, auf die sie sich beziehen, von den Zugriffsberechtigten Dienstkräften innerhalb der VPS weitergeleitet werden.

§ 4 Metadaten

Sollen Metadaten dienstlich weiterverwendet oder verarbeitet werden, zum Beispiel in IT-Verfahren, Akten oder Dokumentenmanagementsystemen, ist zuvor mit der zuständigen Personalvertretungen eine Dienstvereinbarung zu schließen, die mindestens regelt, welche dieser Daten zu welchen Zwecken weiterverarbeitet werden und wie sie gegebenenfalls ausgewertet werden dürfen. In diesen Zusammenhängen ist bei einer Weiterverarbeitung in besonderem Maße auf das Aufrechterhalten der Zweckbindung zu achten.

Soweit diese Daten bezüglich der Dienstkräfte personenbeziehbar sind, dürfen sie jedenfalls nur gemäß den Regelungen des § 9 Abs. 2 TV-Infotechnik ² ausgewertet werden; das gilt auch für Gruppen von Dienstkräften. Die Regelungen der Rahmendienstvereinbarung zur Personaldatenvereinbarung in der zuletzt gültigen Fassung finden entsprechende Anwendung.

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² § 9 Abs. 2 TV-Infotechnik: Personenbezogene Daten, die ausschließlich zur Datenschutzkontrolle, zur Datensicherung oder zur Sicherstellung des ordnungsgemäßen Betriebs einer Datenverarbeitungsanlagen mit Hilfe von Geräten der Informationstechnik gespeichert werden, dürfen nicht zur individuellen Leistungskontrolle der Bedienungskräfte und zur Kontrolle ihres Verhaltens nur insoweit verwendet werden, als dies zur Datenschutzkontrolle, zur Datensicherung oder zur Sicherung des ordnungsgemäßen Betriebs einer Datenverarbeitungsanlagen erforderlich ist.

§ 5 Backupsystem, Recoverysystem

Um Daten, die aus technischen oder anderen Gründen verloren gegangen sind, wiederherzustellen herstellen zu können, wird ein geeignetes automatisches Backup-System für die VPS betrieben. Das Backup-System ist so zu verschlüsseln und vor Zugriffen zu schützen das nur gemäß der Zweckbestimmung als Backup-System darauf zugegriffen werden kann. Jede andere Verarbeitung der Daten der VPS im Backup-System ist unzulässig. Zugriffe auf das Backup-System werden dokumentiert und automatisch protokolliert.

Die einsetzende Dienststelle ist verpflichtet, ausschließlich Zertifikate und PINS zu verwenden, die bei Verlust, Zerstörung und aus dringenden dienstlichen Interesse jederzeit wiederherstellbar sind. Vor Zugriff aus dringendem dienstlichen Interesse auf die Daten im Recovery-System wird die zuständige Personalvertretung informiert.

Die zuständige Personalvertretung kann die Dokumentation jederzeit einsehen.

§ 6 Verbindungsdaten, Laufzettel

Verbindungsdaten sind Daten, die außerhalb der Benutzerkonten/Postfächer aufgezeichnet und gespeichert werden, um den Transport der Nachrichten und Dokumente zu dokumentieren. Verbindungsdaten dürfen nur gemäß der zwingenden Regelungen des Telekommunikationsgesetzes ³ gespeichert und verarbeitet werden und sind nach Ablauf gesetzlich zwingend vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen unverzüglich zu löschen. Verbindungsdaten dürfen über die gesetzlich vorgeschriebenen Auswertungen hinaus nicht verarbeitet werden.

Laufzettel dürfen nur im Zusammenhang mit der eigentlichen Nachricht eingesehen und die zugehörigen Dateien nur im Kontext dieser individuellen Betrachtungsweise ausgewertet werden. Die gemeinschaftliche Auswertung von Daten mehrerer Laufzettel, beispielsweise einer Gruppe oder Abteilung ist nicht zulässig.

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³ In Ausfüllung des Artikel 10 GG.

§ 7 Benutzerdaten, Verzeichnisse

Personenbezogene Daten der Dienst Kräfte, die zum ordnungsgemäßen Versand der Nachrichten und Dokumente mit der VPS verarbeitet werden müssen, sind in der Anlage 1 zu dieser Dienstvereinbarung vollständig beschrieben. Dazu gehören insbesondere die Verzeichnisse für die Adressierung der Nachrichten und Dokumente an den Nutzer/innen der VPS.

Aus wichtigem Grund kann jede/r Nutzer/innen in der VPN verlangen, dass seine/ihre Benutzerkennung nicht auf seinen/ihren Namen schließen lässt (Pseudonymisierung).

Benutzerdaten dürfen nur gemäß den Regelungen des § 9 TV-Infotechnik ausgewertet werden; das gilt auch für Gruppen von Dienstkräften und die Regelungen der Rahmendienstvereinbarung zur Personaldatenverarbeitung in der zu letztgültigen Fassung finden entsprechende Anwendung. Zugriffe auf die Benutzerdaten – mit Ausnahme lesender Zugriffe auf die Benutzerverzeichnisse – werden protokolliert.

§ 8 Auftragsdatenverarbeitung

Für die Speicherung beziehungsweise die Verarbeitung von VPS-bezogenen Daten außerhalb der Ressourcen des Landes Berlin ist ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag mit dem/der die notwendigen Arbeiten durchführenden Unternehmen/Organisation gemäß den Regelungen des BDSG 2009 abzuschließen.

Das Unternehmen/die Organisation ist im Rahmen des Vertrags zumindest auf die Einhaltung der in dieser Dienstvereinbarung vereinbarten Bedingungen zu verpflichten.

Der Hauptpersonalrat erhält Einsicht in die Struktur dieser Verträge und wird über den jeweiligen Abschluss informiert.

§ 9 Signaturen, digitale Zertifikate

Jeder Einsatz digitaler Zertifikate in Verbindung mit der VPS ist zuvor gemäß dem personalvertretungsgesetz Berlin der zuständigen Personalvertretung und Form einer Dienstvereinbarung zur Beteiligung vorzulegen ⁴.

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⁴ Insbes. gemäß § 85 Abs. 1 Nrn, 12, 13b sowie Abs. 2 Nrn 8, 9 und 10 PersVG.

§ 10 Wirksamkeit, Kündigung, Fortwirkung

Die Rahmendienstvereinbarung tritt mit Unterzeichnung in Kraft.

Sie kann mit einer Frist von drei Monaten zum Quartalsende gekündigt werden, wirkt jedoch fort, bis eine neue Regelung zum landesweiten Einsatz der VPS im Land Berlin getroffen worden ist. Die Vertragsparteien werden sich bemühen, eine neue Rahmendienstvereinbarung abzuschließen.

Sobald sich die Vertragsparteien nach wirksam gewordener Kündigung nicht auf eine neue Regelung einigen können, kann jede der Vertragsparteien das Einigungsverfahren gemäß §§ 80, 81 PersVG Berlin betreiben; die §§ 83, 81 Abs. 2 PersVG Berlin bleiben unberührt.

Berlin, 15.12.2021

• Senator für Inneres
  gez. Ehrhart Körting

  Hauptpersonalrat
  gez. Hanke, Bräuer

Anlage 1

Folgende personenbezogenen Daten der Dienstkräfte werden gespeichert:

• Anrede ,
• Nachname ,
• Dienststelle und
• Adresse (der Dienststelle).

Optional können eingegeben werden:

• Vorname ,
• Titel ,
• E-Mail ,
• Telefon ,
• Mobiltelefon und
• Fax.

RDV VPS als Download

• 2010-12-15-rdv-virtuelle-poststelle

  Landesweite Einführung der “Virtuellen Poststelle – VPS” (elekronisches Behördenpostfach – eBPF) unter Einsatz des Programms “Governikus” – Rahmendienstvereinbarung der RDV-VPS (IT-Dienst)

  PDF-Dokument (492.7 kB) - Stand: 15.12.2010