Dienstvereinbarung über die Einführung des IT-Verfahrens ProFiskal P3 für das Berliner Rechnungswesen (NBR)

Dienstvereinbarung
über die Einführung des IT-Verfahrens ProFiskal P3 für das Neue Berliner Rechnungswesen (NBR)
(DV NBR)

Zwischen der Senatsverwaltung für Inneres

- im Einvernehmen mit der Senatsverwaltung für Finanzen –

und dem Hauptpersonalrat für die Behörden, Gerichte und nichtrechtsfähigen Anstalten des Landes Berlin

wird in Fortführung der Dienstvereinbarung vom 27. Oktober 1995 – Einführung der Neukonzeption des Automatisierten Haushaltswesen/AHW und der Kosten- und Leistungsrechnung/KLR – nunmehr zusammengefaßt unter dem Begriff NBR –

auf der Grundlage von § 74 Abs. 1 und Abs. 2 Satz 4 des Personalvertretungsgesetzes (PersVG) in der Fassung vom 14.Juli 1994 (GVBl. S. 337, 1995 S. 24), zuletzt geändert durch Artikel I des Gesetzes vom 26. Februar 2003 (GVBl. S. 118) sowie nach § 13 Abs. 2 des Tarifvertrages über die Arbeitsbedingungen von Arbeitnehmern auf Arbeitsplätzen mit Geräten der Informationstechnik vom 23. März 1989 (TV Infotechnik) in der Fassung des ÄTV Nr. 2 vom 18. Oktober 1996 entsprechend Nr. 10 der Rahmendienstvereinbarung über die Personaldatenverarbeitung vom 8. August.1991 (DBl. I/1991 S. 300)
die folgende Dienstvereinbarung ¹ abgeschlossen:

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¹ Druckfassung. Im Internet unter: http://www.berlin.de/HPR/dv.html Federführung bei SenInn – Q C S – , H.W. Schramm, DVNBR.doc, 0910/102, 30.04.2003; Tel. [phone]; bei SenFin – II F – , P. Büchler, Tel. [phone]

1 Geltungsbereich

Diese Vereinbarung gilt für alle Dienstkräfte des Landes Berlin, die

(1) an ihrem Arbeitsplatz ProFiskal P3 für das Neue Berliner Rechnungswesens (NBR) einsetzen und
(2) bei der Wahrnehmung ihrer Tätigkeit von Dienstvereinbarungen gemäß § 74 Abs. 2 S. 3 Personalvertretungsgesetz erfaßt werden.

2 Gegenstand der Vereinbarung

2.1

Diese Dienstvereinbarung betrifft

(1) die Planung, die Einführung und den Betrieb der Standard-Software Pro-Fiskal P3 ² als der Applikations-Software für das NBR sowie
(2) die Rechte der Dienstkräfte und des Hauptpersonalrats beim Einsatz von Pro-Fiskal P3.

2.2

Dem Hauptpersonalrat und den jeweiligen örtlichen Personalvertretungen wird die Möglichkeit verschafft, sich konstruktiv am Einführungsprozeß von ProFiskal P3 zu beteiligen. ³

__________________________________

² ProFiskal P3 stellt die sogenannte „Produktlinie P“ dar – die technologische Weiterentwicklung der gegenwärtig genutzten „Produktlinie V“. ProFiskal P3 ist gegenüber der V-Linie im Funktionsumfang unverändert, in der Funktionalität verbesserten Arbeitsabläufen angepaßt und in der Ergonomie vollständig – soweit technisch und rechtlich möglich – auf den Style-Guide von Microsoft Windows abgestellt. ³ Im Rahmen dieses Prozesses können betroffene Dienstkräfte in zweckentsprechender Weise beteiligt werden. Zur besseren Bewältigung organisatorischer oder ergonomischer Probleme bei den Arbeitsabläufen können bei den einführenden Dienststellen Arbeitsgruppen gebildet werden, in denen neben den Mitgliedern der Personalvertretung und den verantwortlichen Leitern der Verwaltung auch betroffene Dienstkräfte die Möglichkeit haben, kontinuierlich Erfahrungen mit der Nutzung des Verfahrens zu erörtern und Optimierungen unter Rückkopplung mit dem Verfahrensverantwortlichen vorzuschlagen.

3 Zusammenarbeit mit der Personalvertretung

3.1

Vor Beginn und während der Einführung von ProFiskal P3 wird der Hauptpersonalrat rechtzeitig über die Zeit- und Ablaufplanung für die Einführung der einzelnen Module und fortlaufend über wesentliche Veränderungen informiert. Ebenso rechtzeitig werden dem Hauptpersonalrat die einzelnen Module zur Zustimmung im Rahmen des § 85 PersVG vorgelegt.

3.2

Die Personalvertretungen der einführenden Dienststellen werden über die in ihrem Zuständigkeitsbereich geplanten Einführungsmaßnahmen – mindestens 4 Wochen vor dem beabsichtigten Beginn des Echtbetriebes – von der jeweiligen Dienststelle informiert und gegebenenfalls beteiligt.

4 Systembeschreibung und Technikkonzept

4.1

Beschreibung der Anwendung NBR

4.1.1

Für das NBR wird die Standard-Software ProFiskal P3 in der jeweils abgenommenen und freigegebenen aktuellen Version eingesetzt. Vor dem Ersteinsatz wird der Hauptpersonalrat über die Freigabe der einsatzbereiten Module informiert.

4.1.2

Die Anwendung besteht aus folgenden Modulen:

(1) DAS – Anwendungssteuerung
(2) DAV – Planaufstellung
(3) DHB – Mittelbewirtschaftung
(4) DKW – Kassenwesen
(5) DMV – Mahnung und Vollstreckung
(6) DHR – Haushaltsrechnung
(7) DKR – Kosten- und Leistungsrechnung
(8) DLE – Leistungserfassung
(9) DPK – Produktkatalog
(10) DPV – Produktverrechnung
(11) DAB – Anlagenbuchhaltung
(12) DRS – Reportsystem

4.1.3

Die Senatsverwaltung für Finanzen ist als verfahrensverantwortliche Stelle (s. Nr. 5.2 der IT-Organisationsrichtlinie vom 19.12.2000) zuständig für Planung, Weiterentwicklung, Einführung sowie den Betrieb des NBR, soweit er nicht durch Servicevereinbarung oder Vertrag ganz oder teilweise Dritten übertragen ist. ⁴

4.1.4

Das NBR ist ein Querschnittsverfahren (s. Nr. 3.4 der IT-Organisationsrichtlinie), das dezentral im Dialog genutzt wird und bei dem die Daten- und Applikationshaltung durch eine Servicevereinbarung bei dem Landesbetrieb für Informationstechnik (LIT) konzentriert ist. Nach Nr. 5.3.2 der IT-Organisationsrichtlinie nimmt der LIT die Rolle des zentralen IT-Infrastrukturbetreibers wahr.

4.1.5

Für den Dialogbetrieb mit ProFiskal P3 sollen Arbeitsplatzrechner (PC-Hardware) eingesetzt werden, die für eine ausreichende Leistung konfiguriert sind. Die empfohlenen Leistungsparameter sind in der Anlage 1 beschrieben.

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⁴ Gegenwärtig sind wesentliche Teile der Betriebsdurchführung aufgrund einer Servicevereinbarung vom 10.05.1999 an den Landesbetrieb für Informationstechnik LIT übertragen.

4.2

Dokumentation

4.2.1

Die Software ProFiskal P3 wird hinsichtlich Konzeption und Handhabung durch folgende Dokumente beschrieben:

(1) Handbücher (DV-technische Beschreibung der Software)
(2) Betriebskonzept (Einsatzszenarien, Rollenverteilung)
(3) Sicherheitskonzept (Datenschutz- und Datensicherheitskonzept, Risikoanalyse,

Zugriffsregelungen für ausgewählte Rollen, insbesondere für Sachbearbeiter Kostenrechnung, Kostenstellenleiter und Controller)

4.2.2

Die Dokumentation unterliegt der laufenden Weiterentwicklung entsprechend dem jeweiligen technologischen Fortschritt, so er denn im Interesse verbesserter Ergonomie, einer Optimierung der Arbeitsabläufe, erhöhter Betriebssicherheit oder verbesserten Datenschutzes sofort umgesetzt wird. Dem Hauptpersonalrat wird der Zugang zur Dokumentation ermöglicht.

4.3

Zugriffskonzeption (nutzungsberechtigte Stellen, Nutzungsrechte)

4.3.1

Berechtigt zur Nutzung von ProFiskal P3 sind unter anderen

(1) Dienstkräfte in den Kassen und Zahlstellen
(2) Dienstkräfte in den mittelbewirtschaftenden Dienststellen
(3) Dienstkräfte in den Serviceeinheiten Finanzen der Bezirke (oder vergleichbarer Organisationseinheiten)
(4) Dienstkräfte in den Serviceeinheiten Haushalt der Hauptverwaltung (oder vergleichbarer Organisationseinheiten)
(5) Controller in den Steuerungsdiensten
(6) Sachbearbeiter Kostenrechnung
(7) Dienstkräfte der Haushaltsabteilung der Senatsverwaltung für Finanzen.

4.3.2

Innerhalb jeder nutzungsberechtigten Stelle werden die Nutzungsrechte entsprechend den zugewiesenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten vergeben. Die Berechtigung des Zugriffs wird vom System geprüft.

4.3.3

Die Zugriffsrechte auf Bewegungsdaten aus dem Modul DLE werden ausschließlich auf die Sachbearbeitung Kostenrechnung beschränkt. Der für Controlling und Kostenstellenleitung vorgesehene Maskenzugriff wird entsprechend eingeschränkt.

4.3.4

Die Zuordnung von Personen zu den Zugriffs- und Nutzungsschlüsseln kann von der zuständigen Personalvertretung vor Ort eingesehen werden.

4.4

Verarbeitung personenbezogener Daten

4.4.1

Aus dem Modul DLE dürfen personenbezogene Daten nur verdichtet und anonymisiert für Zwecke der Auswertung, Bearbeitung und Verarbeitung in anderen Modulen oder Verfahren weitergegeben werden.

4.4.2

Verbindungen und Verknüpfungen der mit dem Modul DPV erfaßten Mengendaten mit personenbezogenen Daten aus ProFiskal sind unzulässig, wenn sie sich zur Erstellung von individuellen Leistungs- und/oder Persönlichkeitsprofilen eigenen.

4.4.3

Diese Grundsätze werden auch bei den Auswertungen mit dem Reportsystem DRS eingehalten.

5 Einführungs- und Migrationkonzept

5.1

Methodische Vorgehensweise

5.1.1

Der Hauptpersonalrat erhält zur Durchführung seiner Aufgaben alle Regelungen, die die verfahrensverantwortliche Stelle zu wichtigen Einführungsschritten erläßt, insbesondere über

(1) Zeitplanung der Einführung,
(2) Qualifizierung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen,
(3) hard- und softwaretechnische Voraussetzungen,
(4) personellen Ressourcenbedarf,
(5) finanzielle Auswirkungen sowie
(6) die Freigabebescheinigungen (Nr. 4.1.1).

5.1.2

Die einzelnen Module von ProFiskal P3 werden schrittweise bei den Behörden eingeführt. Der Parallelbetrieb von V- und P-Linie von ProFiskal für gleiche Module soll nach Möglichkeit vermieden werden, andernfalls bleiben die Rechte des zuständigen Personalrats unberührt.

5.2

Zeitliche Reihenfolge
Die zeitliche Reihenfolge bei der Einführung der einzelnen Module von ProFiskal P3 und der Einbeziehung der Behörden bestimmt sich vorrangig nach der Dauer der jeweiligen Test- und Abnahmeverfahren bei der Senatsverwaltung für Finanzen. Die Senatsverwaltung für Finanzen wird die einzelnen Einführungsmaßnahmen so rechtzeitig mit den betroffenen Dienststellen abstimmen, daß sowohl ein angemessener Zeitraum für die Beteiligung der örtlichen Personalvertretungen (Nr. 3.2) als auch für die rechtzeitige Unterweisung von Instruktoren verbleibt.

Der aktuelle Zeitplan für die Einführung der Module ist der Dienstvereinbarung als Anlage 2 beigefügt.

6 Arbeitsplatzgestaltung / Software-Ergonomie

- ProFiskal P3-Oberfläche

6.1

Die Dienststellen übermitteln der zuständigen Personalvertretung den Ablaufplan der Arbeitsplatzbeurteilung nach § 3 BildscharbV.

6.2

Die Senatsverwaltung für Finanzen wird die Einhaltung der ergonomischen Grundsätze sicherstellen und – falls erforderlich – durch einen externen Sachverständigen begutachten lassen. Der HPR wird regelmäßig über den Sachstand informiert.

7 Schulungskonzept

Das Qualifikations- und Schulungs- bzw. Unterweisungskonzept wird dem HPR überreicht.

8 Berichtswesen

8.1

Das Reportsystem DRS löst die bisher für Datenauswertungen und Datenausgaben verwendete Software Business Objects (BO) ab.

8.2

Architektur von DRS

8.2.1

Für jedes ProFiskal-Modul wird mit der Einführung von DRS (DOGRO Report System) ein eigener Datenbankausschnitt (Universum) ausgeliefert, der nur einen Teilbereich der gespeicherten Informationen abbildet. Dabei werden die Informationseinheiten zu Grunde gelegt, die dem Anwender aus den ProFiskal-Masken geläufig sind.

8.2.2

Die in den ProFiskal-Modulen hinterlegten Zugriffseinschränkungen greifen auch in DRS.

8.3

Auswertungen, Berichte
Auswertungen aus der Datenbank werden mit der Einführung von ProFiskal P3 sukzessive auf das integrierte Modul DRS verlagert. Dabei werden drei Funktionalitätsbereiche unterschieden:

(1) Auswertungen, die fest in die ProFiskal-Menüleiste integriert sind (s. Nr. 8.3.1, Menüberichte),
(2) Auswertungen, die über standardisierte und von der Senatsverwaltung für Finanzen autorisierte Berichte aus der Anwendung DRS heraus angestoßen werden (s. Nr. 8.3.2, Standardberichte) und
(3) Auswertungen, die individuell in den Verwaltungen mit DRS erstellt werden (s. Nr. 8.3.3, Individuelle Berichte).

8.3.1

Menüberichte
Die von der Senatsverwaltung für Finanzen freigegebenen Auswertungen werden langfristig in die Menüliste der ProFiskal-Module integriert. Maßstab ist die Funktionalität der bisherigen V-Version, ein Aufrufen des DRS als separate Anwendung ist nicht erforderlich. Dabei greifen die restriktiven Zugriffseinschränkungen, die in der Anwendung ProFiskal hinterlegt sind, so daß jeder Nutzer nur den Datenbestand auswerten kann, der ihm im Rahmen seiner Aufgabenwahrnehmung zugeordnet wurde.

8.3.2

Standardberichte
Die Standardberichte werden von der Senatsverwaltung für Finanzen erstellt und an die Verwaltungen weitergegeben. Die bisherigen Berichte werden technisch in die Funktionalitäten des DRS integriert.

8.3.3

Individuelle Berichte
Die im bisherigen Verfahren erforderlichen individuellen Datenbankausschnitte für Aufgaben des dezentralen Controlling (Controller-Universen) sollen künftig nach Möglichkeit entfallen. An ihre Stelle treten Standardberichte mit entsprechend konfigurierten Zugriffsrechten.

8.3.4

Information
Der Hauptpersonalrat erhält eine Auflistung der Standardberichte und eine Übersicht über die freigegebenen Menüberichte. Die örtlichen Personalvertretungen werden von der jeweiligen Dienststelle über die für ihren Bereich erstellten Standardberichte informiert.

9 Auswirkungen auf andere IT-Verfahren

9.1

Bestehende Konzepte
Die Einführung von ProFiskal P3 erfordert keine Änderungen an bestehenden Konzeptionen (z. B. Zeitstatistik). Soweit aus anderen Gründen konzeptionelle Weiterentwicklungen geboten sind, werden sie durch die Einführung von ProFiskal P3 nicht verhindert.

9.2

Schnittstellen zu anderen Verfahren
ProFiskal P3 ermöglicht über standardisierte Input-/Output-Schnittstellen den Datenaustausch mit anderen IT-Verfahren. Bei sachgemäßer Bedienung und Nutzung dieser Schnittstelle ergeben sich für die Daten liefernden und Daten empfangenden Stellen keine negativen Auswirkungen auf Arbeitsablaufgestaltung oder Ergonomie der dortigen Anwendungen.

Der Dienstvereinbarung ist eine Auflistung bestehender Schnittstellen zu anderen Verfahren als Anlage 3 beigefügt; diese wird laufend aktualisiert.

9.3

Neue Konzepte
ProFiskal P3 bildet den Funktionsumfang der jetzigen V-Version ab, zu deren Ausprägung ein langer Abstimmungsprozeß innerhalb der Berliner Verwaltung geführt hat. Zukünftige konzeptionelle Erweiterungen (z. B. Budgetierung Hauptverwaltung) sind nicht berücksichtigt und werden gegebenenfalls den bestehenden Rahmenbedingungen untergeordnet oder angepaßt.

10 Verbot von automatisierten Leistungs- und Verhaltenskontrollen

10.1

Die Software ProFiskal P3 wird nicht als Hilfsmittel zur individuellen Leistungs- und Verhaltenskontrolle eingesetzt. Zwangsprotokollierungen dürfen nur im Rahmen des Regelungsbereichs von § 9 TV Infotechnik ausgewertet werden; der zuständige Personalrat hat das Recht, diese Protokolle einzusehen. ⁵

10.2

Wertet die Dienststelle Protokolle nach § 9 Nr. 3 TV Infotechnik aus oder besteht auf Grund sonstiger Tatsachen der Verdacht auf mißbräuchliche Nutzung des NBRVerfahrens, wird der zuständige Personalrat über Auswertungen der entsprechenden Protokolldateien und ihre Ergebnisse informiert.

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⁵ Bei der Nutzung des Betriebssystems Windows NT werden die Bedingungen, die der Hauptpersonalrat an die landesweite Einführung von Windows NT geknüpft hat, beachtet. Das Beteiligungsschreiben vom 04.08.1998 ist als Anlage 4 beigefügt.

11 Schlußbestimmungen

11.1

Diese Vereinbarung tritt mit Unterzeichnung in Kraft.

11.2

Zugleich tritt außer Kraft die Dienstvereinbarung vom 27. Oktober 1995 – Einführung der Neukonzeption des Automatisierten Haushaltswesen/AHW.

11.3

Die Einführungsregelungen dieser Vereinbarung enden mit dem erfolgreichen Beginn des Echtbetriebes nach der Einführung des letzten Upgrade Moduls von ProFiskal P3 (voraussichtlich Ende 2003). Die Dienstvereinbarung kann jederzeit mit einer Frist von drei Monaten zum Quartalsende gekündigt werden. Die Kündigung bedarf der Schriftform.

• Berlin, den 22.04.2003

  Dr. Ehrhart Körting
  Senator für Inneres

  Berlin, den 30.04.2003

  Klang, Lehner
  Hauptpersonalrat

DV mit Anlagen zum Download

• Dienstvereinbarung über die Einführung des IT-Verfahrens ProFiskal P3

  PDF-Dokument (41.3 kB) - Stand: 30.04.2003

• Profiskal Anlage 1

  PDF-Dokument (18.7 kB)

• Profiskal Anlage 2

  PDF-Dokument (19.4 kB)

• Profiskal Anlage 3

  PDF-Dokument (18.8 kB)

• Profiskal Anlage 4

  PDF-Dokument (30.3 kB)