Die Personaldatenverarbeitung hat zu beachten:
a) einerseits das von der Rechtsprechung (BVerfGE 65, 1) anerkannte Persönlichkeitsrecht und Recht auf informationelle Selbstbestimmung der Dienstkraft; dies gebietet unter anderem, nicht tiefer in die Persönlichkeitssphäre der Dienstkraft einzudringen, als es im Rahmen der Zweckbestimmung des Dienst /Arbeitsverhältnisses erforderlich und verhältnismäßig ist;
ferner die von jeder EDV-gestützten Personaldatenverarbeitung ausgehende Gefahr, daß unbegrenzte Speicherung und Ver knüpfungsmöglichkeiten von Daten in nicht transparenter Weise entstehen, das Informationspotential entscheidend vergrößert wird und durch falsche oder durch den Zwang zur Formalisierung ihres individuellen Bezugs beraubte Daten Fehlbeurteilungen
und -entscheidungen zustande kommen können;
b) andererseits das berechtigte Interesse der Verwaltung, Personaldatenverarbeitung in wirtschaftlich sinnvoller Weise im Rahmen
der technischen Möglichkeiten durchführen zu können.
4.1 Datenkatalog und Geräteverzeichnis
Für automatisierte Verfahren zur Personaldatenverarbeitung ist von der Verwaltung ein Datenkatalog zu erstellen, aus dem die
Ein- und Ausgabedaten, die verarbeitet werden, deren Strukturen und Formate, die Programme einschließlich Benutzerhandbuch bzw. Beschreibung sowie die mit den Verknüpfungsmöglichkeiten verfolgten Zwecke abschließend ersichtlich sind.
4.2 Datenerhebung, -speicherung und -verarbeitung
(1) Das Erheben, Speichern und Verarbeiten personenbezogener Daten durch automatisierte personaldatenverarbeitende Systeme
wird im Rahmen des § 9 BlnDSG nur vorgenommen, soweit
1. eine besondere Rechtsvorschrift dies zulässt
oder
2. der Betroffene eingewilligt hat (§ 6 BlnDSG)
oder
3. bis zum Vorliegen einer gesetzlichen Regelung sie für Zwecke der Personalwirtschaft oder Personalverwaltung zur Begründung, Durchführung, Beendigung und Abwicklung von Dienst-/Arbeitsverhältnissen erhoben werden oder soweit dies auf dienst- bzw. arbeitsrechtlichen Entscheidungen beruht.
(2) Dienst- und arbeitsrechtliche Beurteilungen sowie medizinische und psychologische Befunde des Beschäftigten dürfen nicht automatisiert verarbeitet werden. Automatisierte personaldatenverarbeitende Systeme dürfen nicht zu dem Zweck eingesetzt werden, personenbezogene Daten auf Vorrat, das heißt für einen noch nicht bestimmten oder bestimmbaren Zweck zu erheben, zu speichern, zu verarbeiten oder auszuwerten.
(3) Die automatisierte Personaldatenverarbeitung hat sich auf Hilfs- und Unterstützungsfunktionen zu beschränken und darf nicht ausschließlich Grundlage von Personalentscheidungen sein.
(4) Personenbezogene Daten über den in Nr. 1 Abs. 1 dieser Vereinbarung genannten Personenkreis, die für Zwecke des Verwaltungsvollzugs (z.B. Planung und Steuerung im Bereich der Finanz-, Personal- und Sachmittel) in Geschäfts- oder Arbeitsstatistiken erfaßt werden, dürfen nur in aggregierter oder anonymisierter Form in automatisierten Verwaltungsregistern oder Dateien gespeichert bzw. verarbeitet werden (Registerstatistiken).
4.3 Datensicherung
(1) Die Verwaltung ist verpflichtet, ihre Aufbau- und Ablauforganisation unter Beachtung des § 5 Abs. 1 sowie Abs. 3 BlnDSG einzurichten. Danach können insbesondere ausschließlich zu datenschutzrechtlichen Zugriffs- oder Benutzerkontrollzwecken nach dem BlnDSG berechtigte und unberechtigte Zugriffe auf automatisierte Dateien mit personenbezogenen Daten (Benutzerdaten) und Übermittlungsvorgänge protokolliert werden. Einzelheiten sind in Datensicherungskonzepten zu regeln.
(2) In den Datensicherungskonzepten nach Abs. 1 sind Maßnahmen wie klare Funktionszuordnung der eingesetzten Bearbeiter, Übersichten über die automatisierten Dateien und die Art ihrer Verarbeitung, Richtlinien zur Zugangs- und Zugriffsberechtigung, über die Behandlung von automatisierten Dateien mit hohem Schutzbedürfnis, über Inventuren im DV-Bereich, zur Programmüberwachung, zur Verpflichtung der Mitarbeiter zur Geheimhaltung usw. vorzusehen.
4.4 Auswertungen
(1) Art und Umfang von Auswertungen automatisierter Personaldaten, die in der Regel nur für Zwecke der Personalwirtschaft bzw. der Personalverwaltung zulässig sind, werden im Ausgabenkatalog abschließend angegeben.
(2) Auswertungen der nach Nr. 4.3 Abs. 1 Satz 2 protokollierten Benutzerdaten sind ausschließlich nach den Bestimmungen das TV luK vom 23.03.1989 zu datenschutzrechtlichen Zugriffs- oder Benutzerkontrollzwecken nach dem § 11 BlnDSG durchzuführen.
4.5 Übermittlung
(1) Automatisiert verarbeitete personenbezogene Daten können nur für Zwecke der Personalwirtschaft bzw. Personalverwaltung mit dem Einverständnis der Dienstkraft an Dritte übermittelt werden, sofern keine Rechtsvorschrift entgegensteht. Bei Vorliegen eines Einverständnisses der Dienstkraft hat die Verwaltung entsprechend § 12 BlnDSG zu prüfen, ob die Datenübermittlung “erforderlich ist” also die datenempfangende Stelle ohne die Kenntnis dieser Daten ihre Aufgaben nicht oder nur mit unverhältnismäßigen Aufwand erfüllen könnte. Von der Datenübermittlung ausgenommen sind personenbezogene Daten, die einen Berufs- oder Amtsgeheimnis unterliegen.
(2) Dem Berliner Datenschutzbeauftragten können nach Maßgabe der Unterstützungspflicht gemäß § 28 Abs. 1 Nrn. 1 und 2 BlnDSG anlassbezogen Auswertungen von Benutzerdaten (Protokollierungen nach Nr. 4.4 Abs. 2 dieser Vereinbarung) übermittelt werden.
(3) Ein automatisierter Datenabruf von personenbezogenen Dateien durch Dritte im Sinne des Punktes 3.6 dieser Rahmendienstvereinbarung ist ohne besondere Rechtsgrundlage unzulässig.
(4) Die Verwaltung verpflichtet sich, Empfänger von personenbezogenen Daten in automatisierten Dateien, den Inhalt, Zeitpunkt und die Form der Übermittlung sowie die hierzu eventuell eingesetzten Übermittlungsprogramme zu dokumentieren.
(5) Der Kreis der Datenempfänger soll so klein wie möglich gehalten werden; die Verwaltung verpflichtet sich, innerhalb regelmäßiger Zeitabstände eine kritische Analyse der Notwendigkeit des Zugangs Dritter zu automatisierten Personaldateien unter dem Aspekt der jeweiligen Zuständigkeit vorzunehmen.
4.6 Verknüpfung
(1) Die Verknüpfung von Datenfeldern innerhalb einer automatisierten Datei ist nur zum Zwecke der Personalwirtschaft bzw. Personalverwaltung zulässig und wird im Datenkatalog abschließend angegeben.
(2) Automatisierte Personaldateien, die Untereinander verknüpft werden, sind in der Regel technisch und organisatorisch voneinander zu trennen (abzuschotten). Die Verwaltung verpflichtet sich, bei einer erforderlichen Zusammenführung bislang technisch und organisatorisch getrennter automatisierter Verfahren zur Personalverwaltung und Personalwirtschaft Vorkehrungen zu treffen, um Leistungs- und Verhaltenskontrollen im Sinne des § 85 Abs. 1 Nr. 13 PersVG technisch auszuschließen.
(3) Eine automatisierte Verknüpfung von Daten der Dienstkräfte zum Zweck der Einführung von Kontrollsystemen für das Verhalten oder die Leistung einzelner Dienstkräfte oder der Erstellung von Persönlichkeitsprofilen findet nicht statt.
4.7 Überprüfung, Berichtigung, Sperrung, Löschung
(1) Als unrichtig festgestellte Daten in automatisierten Dateien sind mit Zustimmung der Dienstkraft zu berichtigen, zu ergänzen oder zu löschen (§ 17 BlnDSG). In diesem Fall sind alle Personen und Stellen einschließlich Dritter, an die ein unrichtiges Datum weitergegeben wurde, zu informieren und zur Berichtigung oder Löschung aufzufordern.
(2) Personaldaten in automatisierten Dateien dürfen nicht länger als für Zwecke der Personalwirtschaft bzw. Personalverwaltung erforderlich auf maschinell lesbaren Datenträgern gespeichert und genutzt werden. Die erforderlichen Festlegungen zur Aufbewahrung der automatisierten Daten werden von der Verwaltung unter Berücksichtigung rechtlicher Vorgaben, betrieblicher Erfordernisse, Nachweispflichten gegenüber der einzelnen Dienstkraft sowie der verfügbaren alternativen (konventionellen) Form der Datenspeicherung vorgenommen. Automatisierte Dateien mit personenbezogenen Daten dürfen keinesfalls länger als bis zum Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen für die konventionelle Personaldatenverarbeitung betrieben werden.
(3) Protokollierungen nach Nr. 4. 3 Abs. 1 sowie Auswertungen nach Nr. 4.4 Abs. 2 dieser Vereinbarung sind längstens für drei Jahre aufzubewahren und dann zu vernichten oder zu löschen.
(4) Die Verwaltung verpflichtet sich zu prüfen, ob nach langjähriger Speicherung automatisierter Personaldaten Speicherungsformen konventioneller Art ausreichend sind und zur Anwendung kommen können.
4.8 Datensicherung/Datenschutz
(1) Die Sicherung von Lese- und Aufzeichnungsgeräte für externe Datenträger gegen einen unbefugten Datengebrauch (z.B. unzulässiges Kopieren) ist in den Regelungen zu den einzelnen Verfahren festzulegen (z.B. durch Maßnahmen für eine nachvollziehende Kontrolle).
(2) Jede Dienstkraft, die mit personenbezogenen Daten in automatisierten Anwendungen arbeitet, ist vollständig über die Regelungen des BlnDSG und über die Rahmendienstvereinbarung sowie ergänzender Einzeldienstvereinbarungen oder Regelungen zu informieren.
