Dienstvereinbarung über die e-Signatur BePersReg

Dienstvereinbarung
über die mit dem Betrieb des Berliner elektronisches Personenstandsregister (BePersReg) verbundenen Nutzung der elektronischen Signatur und den Umgang mit persönlichen Signaturkarten
(DV-eSignatur BePersReg)

Zwischen

der Senatsverwaltung für Inneres und Sport

und

dem Hauptpersonalrat für die Behörden, Gerichte und nichtrechtsfähigen Anstalten des Landes Berlin

wird aufgrund

- § 74 Abs. 1 und Abs. 2 Satz 2 Personalvertretungsgesetz (PersVG)
in der Fassung vom 21. Juni 2011 (GVBl. S. 284) und
- § 13 Abs. 2 Tarifvertrag über die Arbeitsbedingungen von Arbeitnehmern auf Arbeitsplätzen mit Geräten der Informationstechnik (TV Infotechnik) vom 23. März 1989 (DBI. 1 S. 42)

folgende Dienstvereinbarung (DV) geschlossen:

Diese Dienstvereinbarung regelt die mit der Einführung des Berliner elektronischen Personenstandsregister (BePersReg) verbundene Nutzung der elektronischen Signatur und den Umgang mit persönlichen Signaturkarten (DV- eSignatur BePersReg).

Das Personenstandsgesetz (PStG) vom 19. Februar 2007 schreibt ab dem 1. Januar 2014 eine elektronische Registerführung rechtlich verbindlich vor. Die Einzelheiten zur Einrichtung eines zentralen elektronischen Personenstandsregisters regelt die Verordnung zur Ausführung des Personenstandsgesetzes im Land Berlin (PStVO) vom 2. November 2010. Nach § 6 Abs. 1 der PSTVO richtet das Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten (LABO) das zentrale elektronische Personenstands- und Sicherungsregister ein. Die bezirklichen Standesämter und das Standesamt I in Berlin sind verpflichtet ihre Personenstandsregister und Sicherungsregister im zentralen elektronischen Personenstands- und Sicherungsregister zu führen. Eine rechtskonforme Speicherung der Registereinträge ist gemäß § 9 Abs. 2 der (Bundes-) Personenstandsverordnung (PStV) vom 22. November 2008 nur mit einer dauerhaft überprüfbaren qualifizierten elektronischen Signatur der beurkundenden Standesbeamtin und des beurkundenden Standesbeamten möglich.

§ 2 Geltungsbereich

Diese Dienstvereinbarung gilt für die Dienstkräfte im Standesamt I in Berlin sowie in den bezirklichen Standesämtern, die im Rahmen des Verfahrens BePersReg elektronische Signaturen vorzunehmen haben.

§ 3 Begriffsbestimmung

Die qualifizierte elektronische Signatur beinhaltet eine digitale Kennzeichnung elektronischer Dokumente, mit der sich deren Authentizität und Unverfälschtheit (Integrität) prüfen lässt. Sie erfüllt die Anforderungen an die elektronische Form, die die gesetzlich vorgegebene Schriftform ersetzen kann.

§ 4 Rollendefinition

Nachfolgend werden die für die Nutzung der elektronischen Signatur erforderlichen Rollen und Rahmenbedingungen im Standesamt I in Berlin sowie den bezirklichen Standesämtern auszugsweise beschrieben.

• Zentrale Verfahrensverantwortung:

  Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten, Abt II

• Produktverantwortung:

  Beschäftigungsdienststelle

• Anwenderinnen und Anwender:

  Standesbeamtinnen und Standesbeamte des Standesamt I in Berlin und der bezirklichen Standesämtern

• Externe Dienstleister:

  ITDZ , Zertifikatsanbieter

§ 5 Organisatorische Vorgaben

(1) Die Dienstkräfte verfügen in eigener Verantwortung im Rahmen der ihnen übertragenen Aufgaben über die ihnen zur Verfügung gestellten Zertifikate und Signaturkarten. Die jeweils gültige Zeichnungsregelung der Standesämter gilt auch für die Anwendung qualifizierter elektronischer Signaturen.

(2) Zur Erfüllung der Aufgaben gemaß PStV werden den Standesbeamtinnen und Standesabeamten von der zentralen Verfahrensverantwortung (LABO) die erforderlichen Signaturkarten zur Verfügung gestellt. Die Finanzierung der Signaturkomponenten erfolgt durch den Dienstherrn.

(3) Die Nutzung der Signaturkarten ist ausschließlich auf die dienstlichen Zwecke im Rahmen der übertragenen Aufgaben im Personenstandswesen beschränkt. Eine anderweitige Nutzung ist nicht zulässig.

(4) Die Signaturkarte inklusive der darauf gespeicherten PIN darf nur in der Verfügungsgewalt der Dienstkraft verbleiben.

(5) Die Signaturkarte ist personengebunden und darf ausschließlich von der jeweiligen Standesbeamtin bzw. Standesbeamten eingesetzt werden. Eine Weitergabe an Dritte ist nicht zulässig.

(6) Die Signaturkarte ist von der Standesbeamtin bzw. dem Standesbeamten sorgfältig und verschlossen am Arbeitsplatz aufzubewahren und vor dem Zugriff von Dritten zu schützen. Die Dienststelle trifft hierfür geeignete Sicherheitsvorkehrungen.

(7) Die zugehörige PIN ist geheim zu halten und darf nicht mit der Signaturkarte zusammen aufbewahrt werden. Die Weitergabe der PIN ist –insbesondere auch im innerdienstlichen Verkehr- untersagt.

(8) Die PUK ist aus Sicherheitsgründen aufzuschreiben und im verschlossenen Um-schlag der Leitung des Standesamtes ausschließlich zur Aufbewahrung zu übergeben ¹.
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¹ Protokollnotiz: Wird die persönliche PIN vom Anwender bzw. von der Anwenderin 3 x falsch eingegeben, wird die Signaturkarte automatisch gesperrt. Mit Hilfe des ihr zugewiesenen PUK kann die Dienstkraft den Zähler für die Falscheingaben durch die hierzu berechtigte Person zurücksetzen lassen. Eine Änderung der bestehenden PIN ist durch die Eingabe nicht möglich. Die erstmalig vergebene PIN muss richtig eingegeben werden, sonst kann die Karte nicht wieder aktiviert werden und eine kosten-pflichtige Ersatzkarte muss beantragt werden.

§ 6 Änderung der persönlichen Daten

(1) Scheidet die Standesbeamtin / der Standesbeamte aus oder wird die Bestellung widerrufen, so wird die Sperrung der Signaturkarte unverzüglich durch die Leitung des Standesamtes beim LABO beauftragt. Die Dienstkraft vernichtet selbst im Beisein der Leitung des Standesamtes die Signaturkarte. Die Leitung des Standesamtes sendet dem LABO eine Bestätigung über die Vernichtung der Signaturkarte. Entsprechendes gilt bei Änderungen persönlicher Daten der Dienstkraft, die eine Neuausstellung der Signaturkarte erfordern.
Die einzelnen Beantragungsprozesse sind in der Anlage 1 informatorisch aufgeführt.

(2) Sperrungen von Signaturkarten und/oder die Ausstellung neuer Signaturkarten erfolgen zu Lasten des Dienstherrn.

§ 7 Haftungs- und Sicherheitsbestimmungen

(1) Die zentrale Verfahrensverantwortung (LABO) stellt den Standesbeamtinnen und Standesbeamten die Signaturkarten zur Verfügung. Hierzu beauftragt das LABO als Auftraggeber einen externen Dienstleister als Auftragnehmer. Alle Rechte und Pflichten bestehen nur zwischen den Vertragsparteien.
Die Dienstkräfte, die bei dem Zertifizierungsdiensteanbieter die qualifizierte elektronische Signatur beantragen, sind von jeder Haftung aus dem mit diesem Zertifizierungsdiensteanbieter geschlossenen Vertrag freigestellt.

(2) Bei Verlust, Beschädigung oder bei unbefugter Benutzung der Signaturkarte ist die Leitung des Standesamtes unverzüglich in Kenntnis zu setzen. Diese beauftragt das LABO mit der Sperrung der Signaturkarte. Parallel ist eine neue Signaturkarte durch die Dienstkraft beim Zertifizierungsdiensteanbieter zu beantragen. Die einzelnen Beantragungsprozesse sind in der Anlage 1 informatorisch aufgeführt.

(3) Grob fahrlässige und vorsätzliche Beschädigungen bzw. Verluste und/oder grob fahrlässiges und vorsätzliches Verhalten, das zur kostenpflichtigen Sperrung und Ausstellung einer neuen Signaturkarte führt, gehen zu Lasten der Dienstkraft. Zur Prüfung der internen Haftung der Dienstkraft gegenüber dem Dienstherrn finden die gesetzlichen Haftungsregelungen nach Tarifvertrag für den Öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) und Beamtenrecht Anwendung.

(4) Der Dienstkraft sind die Nutzungsrisiken sowie Maßnahmen zu deren Reduzierung mündlich und schriftlich zu erläutern.

§ 8 Qualifizierung

(1) Die Anwendung der qualifizierten elektronischen Signatur durch die Standesbeamtinnen und Standesbeamten erfolgt erst nach entsprechender Unterweisung und Schulung durch die Beschäftigungsdienststelle. Gleiches gilt für neu bestellte Standesbeamtinnen und Standesbeamten.

(2) Die Dienststelle stellt sicher, dass den Dienstkräften die zur Bearbeitung der Arbeitsschritte notwendigen Informationen zur Verfügung stehen. Ein Merkblatt zur Nutzung und zum Umgang mit der elektronischen Signatur wird jeder Dienstkraft ausgehändigt .

§ 9 Leistungs- und Verhaltenskontrollen

(1) Individuelle Leistungs- oder Verhaltenskontrollen gegenüber den Dienstkräften finden nicht statt. Ausnahmen bedürfen – in begründeten Einzelfällen – der ausdrücklichen Zustimmung der zuständigen Personalvertretung.

(2) Personenbezogene Daten der Dienstkräfte sind nur solange zu speichern, wie dies zur Erfüllung des Zwecks ihrer Erhebung erforderlich ist.

(3) Arbeits- und/ oder dienstrechtliche Maßnahmen aufgrund unzulässiger Datenauswertungen sind unwirksam.

§ 10 Schlussbestimmungen

(1) Diese Vereinbarung tritt mit dem Tag der Unterzeichnung in Kraft.
(2) Dienstanweisungen der Standesämter für die Nutzung von Signaturkarten werden von der zuständigen Dienststelle gleichzeitig den Bestimmungen dieser DV angepasst.
(3) Änderungen dieser Dienstvereinbarung bedürfen zu ihrer Gültigkeit eines schriftlichen Nachtrags zu dieser Dienstvereinbarung.
(4) Die Dienstvereinbarung kann mit einer Frist von drei Monaten schriftlich gekündigt werden.
(5) Sollte sich aufgrund fachlicher, technischer oder rechtlicher Änderungen ein Anpassungsbedarf ergeben, nehmen die Vertragsparteien Verhandlungen auf, um die Dienstvereinbarung anzupassen.

Anlagen: (siehe Download)

Anlage 1: Prozessbeschreibung Multisignaturkartenmanagement
Anlage 2: Merkblatt zur Nutzung und zum Umgang mit der elektronischen Signatur

Berlin, den 01.07.2014

• Frank Henkel
  Senatsverwaltung für Inneres und Sport

  Klaus Schroeder
  Hauptpersonalrat

DV e-Signatur BePersReg als Download

• 2014-07-01-dv-esignatur-bepersreg

  Dienstvereinbarung über die mit dem Betrieb des Berliner elektronischen Personenstandsregisters (BePersReg) verbundenen Nutzung der elektronischen Signatur und den Umgang mit persönlichen Signatur (DV eSignatur BePersReg)

  PDF-Dokument (289.0 kB) - Stand: 01.07.2014