Unter die Lupe genommen: Keine Warteschleifen mehr mit Aaron.ai

Der Alltag einer Arztpraxis ist vielfältig. Vor allem wenn es darum geht, viele Termine zu vereinbaren und Rezepte zu verschreiben. Aaron.ai hat eine KI-Lösung entwickelt, um das Prozessmanagement in Arztpraxen besser zu koordinieren.

Jeder kennt das: Man möchte nur kurz bei seiner Ärztin oder seinem Arzt anrufen, um einen Termin auszumachen. Aber man kommt mit dem Telefon einfach nicht durch. Ständig ist besetzt oder man ruft ausgerechnet außerhalb der Sprechzeiten an. Was wäre nun aber, wenn man auch in solchen Momenten sein Anliegen einer KI mitteilen könnte und zu einem späteren Zeitpunkt eine konkrete Antwort darauf bekäme? Das Berliner Startup Aaron.ai hat hierfür mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz eine Lösung geschaffen.

Der smarte Telefonassistent nimmt Anrufe an, sobald Mitarbeiter*innen nicht verfügbar sind. Die KI erkennt das Anliegen der Anrufer*in und kann notwendige Informationen erfragen, wie etwa das Anfragen einer Terminvereinbarung.
Die Anliegen werden in einer webbasierten Applikation gespeichert, in der das Praxispersonal diese zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten und direkt per SMS oder Rückruf beantworten kann.

Das Personal hat also mehr Zeit für Patient*innen, die vor Ort sind und muss gleichzeitig nicht permanent andere Patient*innen am Telefon abweisen. Dadurch kann der Praxisalltag allgemein effizienter gestaltet werden und das Praxisteam wird nachhaltig entlastet. Aaron.ai selbst spricht von 1,5 Stunden Telefonzeit, die durch die Anwendung pro Tag gespart werden. Dies resultiert in einer größeren Zufriedenheit der Patient*innen und des Praxispersonals.

Warteschleifen-Management
Dem Gründerteam von Aaron.ai kam die Idee zum Produkt aufgrund von eigenen Erfahrungen aus Warteschleifen. „Haben Sie sich schon einmal darüber geärgert, in einer Warteschleife festzustecken, sich im Telefonmenü acht Optionen anhören zu müssen, oder beim Anruf bei Ihrem Arzt stets das „Besetztzeichen“ zu hören?“, fragte sich Tobias Wagenführer, Geschäftsführer von Aaron.ai. „Wenn ja, geht es Ihnen wie uns: Die Gründer Richard, Iwan und ich haben sich über das Studium und das berufliche Netzwerk zusammengefunden, um dieses Problem gerade für kleinere Unternehmen zu lösen. Das inzwischen fast 25-köpfige Team teilt diese Leidenschaft und besteht sowohl aus Mitarbeiter*innen, die uns schon lange begleiten, als auch einigen Neuzugängen aus dem letzten Jahr. Dabei kooperieren wir seit unserem EXIST-Stipendium laufend mit externen Forschungspartner*innen wie der Humboldt-Universität“, erzählt Wagenführer weiter. Mit dieser Leidenschaft und vor allem der Expertise im Bereich KI und Machine Learning werden das Unternehmen und das Produkt stetig vorangetrieben.

Die KI erkennt Gesprächssituationen
Inzwischen profitieren nicht nur Arztpraxen, sondern auch andere Firmen und Geschäftsmodelle von Aaron.ai: Über die Enterprise-Plattform können sowohl Mitarbeiter*innen als auch Kund*innen Geschäftsprozesse mit Sprache steuern. Das Ganze funktioniert via Webanwendung, App, Sprachassistent und Telefon. Nutzer*innen werden mit Hilfe eines intelligenten Sprachdialogs automatisch durch den gewünschten Geschäftsprozess geführt. Bei der Integration der Software ist höchste Präzision gefragt: „Wir entwickeln branchenspezifische Software-as-a-Service aus gutem Grund: Unsere Produkte erhalten ihre hohe Präzision durch die kontinuierliche Analyse und Optimierung von Erfolgsquoten innerhalb von homogenen Branchen“, berichtet Wagenführer. „Dank unserer Machine-Learning-Algorithmen, die wir mit Forschungspartner*innen laufend weiterentwickeln, können wir das Verständnis für unterschiedliche Dialogsituationen perfektionieren, die KI ohne viel Aufwand trainieren und auch Kund*innen in diesen Prozess einbeziehen.“

Zeitersparnis und höchste Effizienz dank KI
Die Algorithmen sind so justiert, dass sie genau den richtigen Anwendungsfall erkennen. Dadurch kann nicht nur Zeit gespart, sondern auch effizienter gearbeitet werden. Jegliche Anliegen können somit gezielt abgespeichert und im Anschluss bearbeitet werden.

Ein weiterer Vorteil von Aaron.ai: „Der smarte Telefonassistent funktioniert mit nahezu jeder Telefonanlage und kann unbegrenzt viele Anrufe gleichzeitig annehmen“, erläutert der CEO. „Unsere Onboarding-Experten beraten Kund*innen zur optimalen Einbindung in das Praxissetup, stellen passende Anleitungen zur Verfügung oder führen die Anbindung per Fernwartung direkt aus. Unsere KI selbst kann über eine Middleware an jede webbasierte Schnittstelle angebunden werden; wir arbeiten zudem mit branchenspezifischen Partnern – z. B. Praxisverwaltungssystemen –, zu denen wir eine Anbindung künftig out of the box mitbringen.“

Das Beispiel Aaron.ai zeigt, wie vielfältig Künstliche Intelligenz inzwischen einsetzbar ist. Mit Genauigkeit und der richtigen Software kann somit nicht nur Anwender*innen geholfen werden, auch Geschäfts- und Arbeitsalltage werden deutlich optimiert. Es bleibt spannend, für welche Anwendungsbereiche nicht nur Aaron.ai, sondern auch andere Künstliche Intelligenzen künftig eingesetzt werden.