Auszug - Dienstanweisung für Hausmeister (bereits per E-Mail verschickt worden)  

Herr Zander: Sie war auch heute schon Diskussionsgegenstand und wir haben gehört, dass vielmals keine Mängelanzeigen vorliegen. Wir kennen das auch aus der vergangenen Legislaturperiode bereits aus dem Schulausschuss, wenn das Schulamt die FM-Abteilung befragt hat. Alle wussten von den Mängeln, die von den Kindern in den Schulen berichtet wurden, nichts. So dass sich mir hier die Frage stellt, wie es dazu kommen kann, zum Beispiel bei dem Vorgang, wo der halbe Schulhof überflutet ist – mehrfach – und dass sich niemand darum kümmert oder der Vorgang irgendwo versackt ist. Das finde ich sehr auffällig, dass das immer wieder passiert. Und ich habe mir auch die Formulierungen in der Anweisung angeschaut und finde es befremdlich, wie die formuliert sind mit „müsste ggf.“ „beziehungsweise“ „ zuständige Stellen“. Offensichtlich kommt das nicht da an, wo es hingehört, oder wird gar nicht erst ausgeführt, da die Regelung nicht präzise genug ist.

Herr StR Oltmann: Ich finde es eine gute Grundlage, um deutlich zu machen, wie die Rollenverteilung ist. Ich will mal 3 Punkte ansprechen, die in §5 Dienstpflichten der Schulhausmeister angeführt sind. Unter 3. heißt es: „Schulhausmeister tragen die Verantwortung für die ordnungsgemäße Reinigung und Pflege der Schulgebäude sowie der zur Schule gehörenden Freiflächen (Verkehrssicherungspflicht).“ Unter 5. Heißt es „Wartungs- und Instandhaltungsaufgaben, Reparaturen und Ausbesserungsarbeiten bei Kleinstschäden haben Schulhausmeister mit dem zur Verfügung gestellten Handwerkszeug und Material selber auszuführen. Sofern sie keine handwerklichen Fähigkeiten haben, können Sie das natürlich weiter geben.“ 6. Macht nochmal deutlich „aufgetretene bzw. offensichtliche oder bei planmäßigen Kontrollen erkannte Schäden am Schulgebäude haben Schulhausmeister unverzüglich und unaufgefordert der Schulleitung, Schul- und Sportamt und dem FM zu melden.“ Also das ist eigentlich klar und deutlich verteilt. Wir nehmen das jetzt zum Anlass und machen mit dem Kollegen Schworck eine gemeinsame Dienstbesprechung mit den Schulhausmeistern am 14. Juni mit der Zielsetzung, dieses nochmal ganz gezielt anzusprechen und die Rollenverteilung deutlich zu machen. Und werden nochmal deutlich machen, dass wir ohne Meldung nicht tätig werden können. Wir prüfen, ob wir eine Emailadresse schaffen, die wir auf allen Schulseiten möglichst zentral platzieren, damit Eltern in die Lage versetzt sind, ihre Meldungen per E-Mail abzugeben. Und diese Emailadresse möglichst markant auf der Homepage sozusagen klar zu erkennen ist. Das alles kann aber nur ein ergänzendes Instrumentarium sein, dass die Mängelmeldung selber auch vom Schulhausmeister weitergegeben werden müssen. Das werden wir deutlich machen. Wir werden aber andererseits auch sagen, dass die Schulhausmeister die neuralgischen Punkte sind in ihren Schulen. Warum wir denn in der Kommunikation solche Probleme haben. Kann ja auch sein, dass es auf unserer Seite strukturellen Anpassungsbedarf gibt. Das soll also keine Einbahnstraße sein an dieser Stelle. Wir werden hier im Ausschuss dann berichten.

Herr Olschewski schlägt vor, dass man sich einmal im Jahr mit den Schulhausmeistern zu einer Dienstbesprechung treffen sollte. Wo man auch mal Dinge auf den Tisch legen oder wo man Erwartungshaltungen deutlich machen kann. Das ist vermutlich wirklich ein Kommunikationsproblem. Weshalb keine Mängelmeldungen vorliegen, darüber kann man nur philosophieren. Ich finde, der Weg ist genau der richtige, Dienstbesprechungen durchzuführen und wenn sich das als positiv erweist, würde ich empfehlen, dass regelmäßig einmal im Jahr durchzuführen. Ich glaube, damit tun sich alle einen Gefallen.

Herr Seltz: Es gibt ja darüber noch das kleine Damokles-Schwert, Überschrift Verkehrssicherungspflicht, Betreiberhaftpflicht und dergleichen mehr. Gibt es denn Regelbegehungen oder wenigstens Checklisten für die Hauswarte, dass die dann einmal im Quartal rumgehen und schauen, ob alle Neonröhren auch noch da sind und funktionieren und ähnliche Sachen;oder ist das ein Zurufprinzip? Und vor allem, wer garantiert denn die Betreiberverantwortung, wenn offenkundige Mängel lange Zeit „unendeckt“ bleiben? Da macht man sich ja Sorgen.

Herr StR Oltmann: Ich will das mal stadtratsunabhängig sagen: Es gibt den Bereich Schule, der dafür zuständig ist und der müsste seine Schulhausmeister dazu anhalten, grundlegende Dinge zu tun, damit uns die Eckpfeiler einer ordentlichen Bewirtschaftung nicht wegbrechen. Diesen Eindruck kann man gewinnen, wenn man immer wieder neue Meldungen bekommt, warum bestimmte Dinge nicht funktionieren. Die Dienstanweisung ist an der Stelle eindeutig. Es haben auch regelmäßige Begehungen durch die Schulhausmeister stattzufinden und die haben im Rahmen der Verkehrssicherungspflicht alles dafür zu tun, dass diese gewährleistet ist. Und selbst Hand anzulegen oder eben selbst die Meldung zu machen. Wir brauchen ein strukturiertes gemeinsames Verfahren. Ich will nicht zu viel durchregeln. Mir geht darum, dass die grundlegende Punkte geklärt sind und dazu gehören natürlich die haustechnischen Anlagen. Dazu gehört, dass man die Gewerke von außen und von innen in Augenschein nimmt. Dazu gehört aber eben auch eine regelmäßige Feststellung der Maßnahmen, die notwendig sind, um eine sogenannte Winterfestmachung zu erreichen. Denn dazu sind  spezielle Dinge notwendig, wie z. B. Regenrinnen reinigen und der Dinge mehr. Wenn wir diese Punkte erreicht haben und wir die Systematik reinbekommen, dass sich das jedes Jahr wiederholt, dann können wir viel erreichen. Ich will auch nicht alle Schulhausmeister über einen Kamm scheren. Es gibt durchaus Schulhausmeister, die sehr gut sind und auch proaktiv sozusagen aktiv werden. Aber auch die stellen fest, dass die Kommunikation noch nicht reibungslos funktioniert.

Herr Zander: Ich frage mich immer, warum die Hausmeister immer das Schul- und Sportamt und die SE FM benachrichtigt müssen. Denn es kann ja immer nur eine konkrete Stelle jeweils zuständig sein. Wenn ich jetzt hier sehe, dass man hier schreibt, bei unsachgemäß erbrachten Leistungen heißt es das Schul- und Sportamt bzw. FM. ist zu informieren und in der Anlage heißt es dann, bei Schäden baulicher Art auch im sanitären Bereich das Schul- und Sportamt und ggf. das FM benachrichtigt werden muss. Wieso so oft ggf.? Es gibt hier immer unterschiedlichen Abstufungen die vielleicht gar nicht gewollt sind?! Wo man sich ja auch fragt, wenn man da Schul- und Sportamt und ggf, FM schreibt, dann sagt sich der Hausmeister, dann sage ich eben nur einem Bescheid. Die werden die anderen ja irgendwie informieren. Ich meine, dadurch dass es nicht ganz klar formuliert ist, dürfte es auch zu diesen Schwierigkeiten in der Kommunikation kommen. Weshlab ist unter 6. geregelt: „Zur Beauftragung von Firmen sind Schulhausmeister bei nicht erreichen des Schul- und Sportamtes berechtigt. Aber nur in Havariefällen.“ Warum müssen sie das Schul- und Sportamt versuchen zu erreichen, warum nicht die SE FM? Denn normaler Weise müsste ja auch FM die Aufträge rausgeben und nicht das Schul- und Sportamt.

Herr Garske: Das kommt darauf an. Wir haben ja die kleine Bauliche Unterhaltung die ist im Schulamt integriert. Auf diese Fälle bezieht sich das. Wenn man sich die Vorschriften dazu durchliest, Herr Zander, da gebe ich Ihnen recht, da scheint es nicht eindeutig geregelt zu sein. Aber die Hausmeister haben Vordrucke. Die müssen ankreuzen, da steht eine Faxnummer drauf, von Winterdienst bis Reinigungsdienst bis sonstige Mängel. Die Kommunikation zwischen dem FM und den Hausmeistern ist eindeutig formalisiert. Sie haben die Vordrucke, derer sie sich bedienen und die sie auf das Fax legen.

Herr Frede: Meine Frage ist, wer die dienstführende Behörde für die Hausmeister ist? Und wenn es in der Kommunikation hapert, wenn die Dienstbesprechungen durchgeführt sind, dass man dann zu dem Mittel greift, dass man Listen fertigt, die sie ausfüllen müssen und sie darüber zwingt, regelmäßig die Toiletten zu kontrollieren oder andere Gebäudeteile, wo sie sonst ungern hingehen. Also wenn die Dienstbesprechungen nicht fruchten, würde ich doch zu den Listen greifen.

Herr StR Oltmann: Das Schulamt ist zuständig.

Frau Wissel: Mich würde interessieren, ist denn ein Hausmeister mehrere Schulen zuständig? Und hat er denn auch eine Vertretung, wenn er  krank wird? Ist ja auch die Frage, schafft das ja vielleicht auch eine Person nicht, wenn der für mehrere Schulen zuständig ist, das alles abzuarbeiten.

Herr Penk: Meine Frage ist, wieso müssen das die Hausmeister per Fax erledigen – das ist doch eine Technik des letzten Jahrhunderts?! Warum ist das nicht möglich, das per Email zu machen? Wenn es da Vordrucke gibt – Email kann ich auch ganz schnell an mehrere Leute schicken. Da kann ich das Schulamt informieren, da kann ich das FM informieren, dass alle den gleichen Sachverhalt bekommen. Also ich glaube schon, dass ein Hausmeister in der Lage sein wird, wenn er ein Fax ausfüllen kann auch ein Kreuz auf einem Formular zu setzen, das im Internet steht. Das traue ich den Hausmeistern schon zu, dass die schreiben und auch mal eine Email schreiben können. Der Vorteil wäre auch, ich könnte auch schnell mal ein Foto machen und das rübersenden, was mit dem Fax unmöglich ist. Und da sollte man auch mal gucken, ob man nicht auch andere Techniken der Kommunikation nutzen kann?! Und dann frage ich mich, wenn es immer noch Kommunikationsprobleme mit der Schulbehörde gibt, wie in der letzten Wahlperiode da freue ich mich, dass das Problem endlich mal angegangen wird, aber anscheinend nicht richtig, sonst hätten wir die Probleme nicht immer noch. Die Frage ist noch, warum das nicht endlich mal angegangen wird und wer dafür zuständig ist. Sie haben gesagt, das Schulamt ist zuständig. Ist denn auch mal daran gedacht, die Dienstanweisung durchzuarbeiten und auf den neusten Stand zu bringen und welche Vorschriften sind denn überhaupt noch zeitgemäß und welche nicht. Und welche müssen dem technischen Fortschritt angepasst werden?

Herr StR Oltmann: Dass wir noch mit dem Telefax kommunizieren, ist ein Entgegenkommen gegenüber den Schulhausmeistern, die sich zum überwiegenden Teil nicht in der Lage sehen, eine Email zu bedienen. Gleichwohl werden wir aber beide Möglichkeiten anbieten. Sie erinnern sich, dass ich zum Anfang gesagt habe, dass wir eine zentrale Emailadresse einrichten?! Die kann natürlich auch von den Hausmeistern bedient werden. So dass wir beide Wege bespielen werden. Und die gemeinsame Dienstbesprechung hat natürlich zum Ergebnis, dass wir das auswerten wollen. Das kann dann natürlich zur Folge haben, dass wir die Dienstanweisung an der einen oder anderen Stelle überarbeiten werden. Für mich ist die Dienstanweisung relativ klar und eindeutig. Dienstherr ist das Schulamt. Es muss durch klare Anweisung sicherstellen, dass die Schulhausmeister ihren Aufgaben auch gerecht werden und dafür sorgen, wenn es nicht klappt, entsprechende dienstrechtliche Schritte zu unternehmen. Wir sind es an der Stelle nicht. Wir haben das Problem, dass wir mit unseren Serviceleistungen im Grunde genommen Dienstleister der Schule sind. Und eigentlich nur dann tätig werden können, wenn wir einen klaren Auftrag formuliert bekommen. Und das ist sozusagen die Schnittstelle, an der wir gemeinsam arbeiten müssen. Finde es aber gut, dass wir mit der Dienstbesprechung in der Lage sind, die Schulhausmeister von sich aus zu hören. Vielleicht ist es ja so, dass sie uns sagen, dass sie uns die Mängelmeldung per Email schicken wollen.

Für größere Standorte ist ein Schulhausmeister  zuständig. Bei kleineren Standorten, die räumlich zusammen liegen, wenn Hausmeister mehrere Standorte bedienen müssen, das kann man so pauschal nicht sagen. Das hängt von der Situation vor Ort ab.

Herr Garske: Die Vertreterregelung ist eindeutig. Also es gibt auch eindeutige schriftliche Mitteilungen, wer vertritt wen in den Ferien. Alle Prozesse und alle Beteiligten sind informiert.

Frau Wissel: Es ist auch immer jemand da?

Herr Garske: Wenn er nicht überraschend krank wird. Die Hausmeister sind auch mobil erreichbar. Es gibt auch selten Wechsel in den Vertretungen, so dass der Vertretungshausmeister seine Vertretungsschule auch immer gut kennt.