Auszug - Bericht aus der Verwaltung  

0.

Jugendamt

1. 0.1

Rückblick 2015 – Ausblick 2016 des Bereichs Organisationsentwicklung des Jugendamtes Steglitz-Zehlendorf (Auszug)

Was hatten wir uns 2015 vorgenommen?

Auf der Planung für dieses Jahr standen für die Organisationsentwicklung neben den kontinuierlich im Tagesgeschäft zu bearbeitenden Aufgaben u.a. folgende Schwer­punkte auf der Agenda:

    Weiterentwicklung der Regionalen Dienste und der AV/KB

    Überarbeitung und Anpassung des QMS an die strukturellen Veränderungen der Aufbauorganisation

    Vorbereitung und Durchführung einer Qualifizierung zur bzw. zum Qualitätsbe­auftragten für Fachdienstleitungen und Nachwuchsführungs­kräfte

    Erstellung eines Personalentwicklungskonzeptes und Maßnahmenkonzeptes zur Rotation

    Planung und Durchführung einer Fachveranstaltung zum Thema Kinder­schutz für die Abteilungen Schule und Jugend

    Erstellung einer Arbeitshilfe zur vertraulichen Geburt für den Sozialdienst der Regionen

Sowie die Weiterarbeit an bereits begonnenen Projekten.

Was haben wir 2015 erreicht?

Auch in diesem Jahr wurden wir von Ereignissen überrascht, die Anlass waren, Pla­nungen zu ändern oder deren Realisierung zu verschieben. 2015 war geprägt von weiteren Umstrukturierungsmaßnahmen, die erforderlich wurden, um den Dienstbe­trieb des Jugendamtes bei allen Einschränkungen durch die vorhandenen Rahmen­bedingungen aufrechtzuerhalten. Diese weiteren Schritte wurden und werden von unserer Koordinierungsstelle konzeptionell begleitet und unterstützt.

Neben den planmäßig zu erledigenden Aufgaben, wurden durch die Organisations­entwicklung Unterstützungsleistungen in erheblichem Umfang für andere Bereiche geleistet. So sind an dieser Stelle beispielhaft das Landesprojekt gute gesunde Kita (LggK) zu nennen, das in einem erheblichen Stellenumfang (ca. 25 %) von der Kin­deschutzkoordination intensiv begleitet wurde; aber auch die Unterstützung bei der Durchführung von Auswahlverfahren und die Einarbeitung einer neuen Kollegin im Bereich der Zentralen Dienste.

Weiterentwicklung der Regionalen Dienste und der AV/KB

Auslöser für die Weiterentwicklung des bereits begonnenen Umstrukturierungspro­zesses waren deutlich hohe Krankenstände, Überlastungsanzeigen und desolate qualitätsbezogene Verluste in der AV/KB durch die zwar strukturell beschlossene, aber aufgrund des Mangels eines gemeinsamen Standorts noch nicht räumlich er­folgte Zentralisierung dieses Fachreferates. Bisherige Entlastungsstrategien durch Notprogramme in den Regionen griffen nicht mehr.

In einer UAG wurde in 6 Terminen ein Maßnahmenplan mit dem Ziel der Aufrechter­haltung eines störungsfreien Dienstbetriebes ausgearbeitet, der nach Abstimmung mit dem Steuerungsdienst des Bezirksamtes und den Beschäftigten- und Gremien­vertretungen sukzessive umgesetzt wurde. Nach 5 Terminen war die Reduktion auf drei Regionen beschlossen und die Aufbauorganisation wurde angepasst. Anfang Juni 2015 wurde diese Struktur in einer Veranstaltung vorgestellt. Alle Mitarbeiterin­nen und Mitarbeiter waren dazu eingeladen. Dieser Prozess wurde von der Organi­sationsentwicklung moderiert und intensiv begleitet.

Wegen der notwendigen Umzüge und der aufgrund der Haushaltssperre nicht zur Verfügung stehenden Ressourcen verzögerte sich die Umsetzung immer wieder. Im Dezember erfolgten schließlich die letzten Umzüge.

Überarbeitung und Anpassung des QMS an die strukturellen Veränderungen der Aufbauorganisation

Die Änderungen in der Aufbaustruktur wurden in einer aktualisierten Auflage unseres Qualitätsmanagementhandbuches dargestellt. Die notwendigen Veränderungen in den Abläufen wurden nach und nach vorbereitet, mit den Prozesseigner_inne_n be­sprochen und nach Freigabe durch die Jugendamtsleitung im JugPortal für alle Mit­arbeitenden zur Verfügung gestellt.

Vorbereitung und Durchführung einer Qualifizierung als Qualitätsbeauftragte für Fachdienstleitungen und Führungsnachwuchskräfte

Die Qualifizierung dient zur Unterstützung und Weiterentwicklung der Kompetenzen und des Organisationsverstehens von Führungskräften vorrangig der 3. Leitungs­ebene im Jugendamt. Langfristige Erkrankungen, Weggang von Leitungskräften so­wie Umstrukturierungen im Jugendamt haben kommissarische Besetzungen von Po­sitionen erforderlich gemacht. Die Führungsnachwuchskräfte benötigen eine Konso­lidierung und eine Vernetzung, um das Gesamtsystem Jugendamt in Zukunft zu sta­bilisieren. Der begonnene Organisationsumbau im Jugendamt sowie steigende HzE-Zahlen verdeutlichen die Notwendigkeit, die Aufmerksamkeit auf das Prozessma­nagement zu verstärken und auf die vom Jugendamt steuerbaren  Parameter (z.B. Interne Kommunikation, Umgang mit Risiken und Chancen, Führungskultur und -Verantwortung, Analyse und Bewertung von Ergebnissen, usw.) zu legen. Die Quali­fizierung begann im Oktober, beinhaltet verpflichtend 10 Tage und wird im April 2016 mit einem Zertifikat abgeschlossen sein, sofern die Teilnehmenden an allen Qualifi­zierungsbausteinen teilgenommen haben. Sie wird mit einem externen Ausbildungs­träger durchgeführt, der in Zusammenarbeit mit der Organisationsentwicklung eine auf Bedürfnisse dieses spezifischen Jugendamtes ausgerichtete passgenaue In­house-Schulung für soziale Bereiche konzipiert hat.

Erstellung eines Personalentwicklungskonzeptes und Maßnahmenkonzeptes zur Rotation

Als Ergebnis der Leitungsklausur 2014 „Stärkung unserer Führungskompetenzen“ wurden Aufgabenwechsel, Hospitation und Einarbeitung die im April 2015 von der Leitungsrunde beschlossenen Maßnahmen zur Entlastung der Fachkräfte. Unter­schiedliche Belastungen und Anforderungen in den Regionalen Diensten sowie das Angleichen der Fachlichkeit sollen zu einer Stabilisierung beitragen. Ein Leitfaden zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter_innen ist inzwischen erstellt. Ein Verfahren zur Einarbeitung vereinbart und mit prozessunterstützenden Dokumenten zur Nutzung im JugPortal eingestellt.

Planung und Durchführung einer Fachveranstaltung zum Thema Kinderschutz für die Abteilungen Jugend und Schule

Die Fachveranstaltung zum Thema „Kinderschutz macht Schule“ fand im November 2015 statt und richtete sich an Grund- und Oberschulen. Fachkräfte aus den Kri­senteams, Kontaktlehrer_innen und weitere Interessierte waren eingeladen, sich zu informieren und auszutauschen, wie Kinderschutz an Schulen funktionieren kann. Inputs zu rechtlichen und fachlichen Standards, aber auch zur Zusammenarbeit in sozialräumlichen Strukturen waren wesentliche Inhalte sowie detaillierte Absprachen hinsichtlich der Verfahrenswege im Kinderschutz. An dieser Veranstaltung nahmen 85 Personen teil. Die Auswertung zeigte eine sehr hohe Zufriedenheit mit der Veran­staltung – insbesondere bei den Lehrkräften und anderen Schulbediensteten.

Erstellung einer Arbeitshilfe zur Vertraulichen Geburt für den Sozialdienst der Regio­nen

Für die Mitarbeiter_innen der regionalen Dienste wurde basierend auf den Erfahrun­gen in anderen Bezirken und dazu getroffenen Absprachen eine Arbeitshilfe zu Um­gang und Verfahren bei Vertraulicher Geburt erstellt und nach Mitzeichnung durch die Jugendamtsleitung allen Mitarbeiter_innen zur Verfügung gestellt. Die Aktualisie­rung der Absprachen zwischen den beteiligten Behörden und Institutionen bei ano­nymer Geburt, Abgabe eines Kindes in der Babywiege oder Vertraulicher Geburt im Krankenhaus Waldfriede war aufgrund der gesetzlichen Vorschriften vom 1.05.2014 bereits am 3.11.2014 erfolgt.

Wie geht es weiter? – Unsere Arbeitsplanung für 2016

Die begonnenen Arbeiten abzuschließen, sie in unser Qualitätsmanagementsystem zu implementieren, aufrechtzuerhalten und weiterzuentwickeln, bleibt auch im Jahr 2016  unser Ziel. Bereits jetzt stehen folgende Schwerpunkte auf der Agenda, die im Rahmen der Leitungsklausur beschlossen bzw. von der Jugendamtsleitung beauf­tragt wurden:

      Teamcoaching für den Fachdienst für minderjährige unbegleitete Flüchtlinge

      Konzeptionierung und Initiierung eines regelmäßigen Austausches zur qualitäts­relevanten Themen

      Audits zum Themengebiet „Kinderschutz und AV/KB“

      Unterstützung der Organisationseinheit ZS bei der Stellenbesetzung

      Unterstützung der Leitungskräfte bei der Einarbeitung von neuen Mitarbeiterin­nen und Mitarbeitern

      Erarbeitung und Vereinbarung von Standards für Hilfen im Bereich des SGB XII

      Erstellung eines PE- und Maßnahmenkonzept zur Rotation

      Ausbau der JugPortal-Konzipierung zum Aufbau einer Wissensdatenbank

      Erstellung eines Handlungsleitfadens zum Umgang bei Drogenkonsum von PSB

      Initiierung einer Kooperation mit der Kinderschutzambulanz

      Überarbeitung der Kooperationsvereinbarung in Zusammenarbeit mit Ges

1.

Regionaler Dienst Nord

1.1

Eine Kollegin im RSD ging in den verdienten Ruhestand. Dafür wird ein Jahresprak­tikant eingearbeitet. Die seit geraumer Zeit freie Stelle einer Kollegin kann in nächs­ter Zeit ebenfalls besetzt werden. Für den Weggang zweier weiterer Kolleg_inn_en finden in absehbarer Zeit Vorstellungsgespräche statt.

1.2

Am 27.01.2016 tagte erstmalig die AG 78 für die Region Nord mit den Ortsteilen Steglitz und Dahlem in der Gail-S.-Halvorsen-Schule (9. ISS Steglitz-Zehlendorf) mit dem Schwerpunktthema Flüchtlinge. Am 06.04.2016 wird ein Trägerbasar stattfin­den. Im Juni erfolgen die Neuwahlen für die Sprecher_innen.

2.

Regionaler Dienst Südost

2.1

In der Region Südost werden in den nächsten Wochen und Monaten mehrere neue Mitarbeiter_innen ihren Dienst aufnehmen, sodass zu erwarten ist, dass voraussicht­lich nach den Osterferien wieder der normale Dienstbetrieb gewährleistet werden kann.

3.

Regionaler Dienst Südwest

3.1

Eine langjährig erfahrene RSD-Kollegin hat zur Unterstützung der Region Südost die Region verlassen. Für sie wird ein Jahrespraktikant eingearbeitet.

3.2

Die AG 78 für die Region Südwest hat am 17.02.2016 getagt und die neuen Spre­cher_innen gewählt.

4.

Fachreferat Planung und Steuerung der Jugendarbeit und der Hilfen zur Erziehung

4.1.

Die AG Suchtprävention Jugendhilfe plant parallel zur Steglitzer Festwoche im Zeit­raum vom 27. Mai bis 12. Juni Aktionen im Rahmen der Suchtpräventionswoche Steglitz- Zehlendorf. Die Aktionen werden unter anderem in JFE

, stattfinden in Ab-sprache mit den jeweiligen Verbünden der Regionen. Eine Infor­mation erfolgt recht-zeitig.

5.

Fachreferat Familienförderung und frühe Bildung

5.1.

Die schwierige Raumsituation unter dem Dach im Gebäudeteil A belastet die Mitar­beiter_innen des Fachdienstes Inkasso sehr. Der im letzten Jahr entstandene Was­serschaden konnte zwar behoben werden, aber die Räume weisen so große Mängel auf, dass sie als Arbeitsplatz völlig in Frage gestellt werden müssen. Eine Zusam­menstellung der Beeinträchtigungen liegt vor und Bemühungen zur Veränderung der Situation laufen bereits.

5.2.

Die Bundesinitiative Frühe Hilfen konnte Berlin weit den Projektzeitraum von 3 Jah­ren abschließen und hat sich in den jeweiligen Bezirken etabliert. Die Finanzierung wird vorerst für zwei Jahre so weiter geführt und soll dann in eine Stiftung umgewandelt werden. Der Bezirk Steglitz-Zehlendorf gehört zu den wenigen Bezirken, der eine sehr gut kooperierende Steuerung der Frühen Hilfen vom Ge­sundheits- und Jugendamt hat.

6.

Fachreferat Psychosoziale Dienste

6.1

Die Therapieanfragen bzgl. §§27 und 35a SGB VIII werden als Unterstützungsmaß­nahme für den personell unterbesetzten RSD zurzeit vom EFBZ übernommen.

7.

Fachreferat Kindschaftsrechtliche Beratung und Vertretung

7.1.

Bis zum Redaktionsschluss lag keine Berichterstattung vor. Bei Bedarf wird mündlich im JHA berichtet.

8.

Jugendausbildungszentrum am Standort Lissabonallee 6

8.1

Das Jugendamt Steglitz-Zehlendorf veranstaltet am Samstag, dem 27. Februar 2016, von 10.00 bis 16.00 Uhr, die Reisebörse für Kinder, Jugendliche und Familien.

Im Bürgersaal im Rathaus Zehlendorf, Teltower Damm 18 in 14163 Berlin können sich interessierte Kinder, Jugendliche, Eltern und Pädagogen über Reiseangebote für die Schulferien oder auch Klassenfahrten informieren. Über 30 Vereine und Or­ganisationen, aus dem „non Profit“ Bereich werden ihre bundesweiten und internati­onalen Ferienprogramme für Kinder, Jugendliche, Familien und Schulklassen vor­stellen. Neben reinen Erholungsangeboten werden auch Projekt- und Themenreisen, Sprach- und Computerferien sowie Sport- und Abenteuercamps mit Hunderten von Zielen im In- und Ausland Schwerpunkt der diesjährigen Reisebörse sein. Für eine ausführliche Beratung und Reservierung stehen den Besucher_inne_n und vor allem den Kindern und Jugendlichen über 60 Mitarbeiter_innen der Reiseveranstalter zur Verfügung. Für die kleinen Gäste gibt es wieder viele Mitmach-Aktionen und tolle Preise.

Der Eintritt ist frei.

9.

Zusammenarbeit „Jugendhilfe / Schule“

9.1

In der Anlage befindet sich der Jahresrückblick 2015 zu den Aktivitäten des Bündnis­ses für Bildung.