Auszug - Vorlage - zur Kenntnisnahme - vom 31.07.2008 betr. Ideenkästen im Rathaus und den Bürgerämtern einrichten - überwiesen aus der 20. BVV am 24.09.2008 auf Antrag der Fraktion der SPD  

Bezv. Machulik äußert sich zu dem 1. Zwischenbericht des Bezirksamtes bezüglich des von der Fraktion der SPD eingebrachten Antrages zur Installation von Ideenkästen im Rathaus Spandau und den Bürgerämtern. Der Antrag der SPD wird noch einmal begründet und mit dem im Zwischenbericht dargelegten Entwurf sowie der Kostenaufstellung verglichen. Das Hauptmerkmal war es, mit standardisierten Fragebögen eine relativ schnelle Erfassung durchzuführen, um die Vorschläge der Bürgerinnen und Bürger sammeln zu können. Die Kombination eines Briefkastens mit einer Schautafel war nicht die Grundidee des Antrages. Die Fraktion der SPD ist verwundert darüber, dass die Testphase die SEFM als erste Einheit durchführen soll, da fraglich ist, ob hier Kundenkontakte in dem erwarteten Rahmen überhaupt stattfinden werden.

BzStR'in Kleineidam stellt Herrn Ostrowski-Grießhaber aus der SEFM vor, welcher wie folgt antwortet: Der Vorschlag des BA ist eine Erweiterung der Idee des Antragesstellers, damit die Bürgerinnen und Bürger die Vorgänge in den Abteilungen nachvollziehen können. Die einzelnen Bereiche und die Ansprechpartner sollen vorgestellt werden; dieses soll mit dem Vorschlag der Fraktion der SPD verbunden werden.

Die hohen Kosten resultieren daraus, dass es sich hierbei um eine Sonderanfertigung handelt. Die Anforderung auch aus Gründen des Denkmalschutzes (Denkmalschutzbehörde) bestehen darin, dass nur ein Briefkasten nicht ausreicht. Es wurden vom BA drei Angebote eingeholt, welche ergaben, dass im günstigsten Fall die vorliegenden Kosten entstehen würden (siehe Zwischenbericht).

Die SEFM hat durchaus Kundenkontakt. Die SEFM ist Vermieter von diversen Grundstücken und hat diverse Erbbaurechte zu verwalten. Die SEFM will mit guten Beispiel vorangehen und dem Bürger die Möglichkeit geben, die Verwaltung mit Ideen zu versorgen.

Bgd. Wolke bezweifelt, ob die Bezeichnung SEFM als kundenfreundlich definiert werden kann, da nicht alle Menschen wissen, was SEFM bedeutet. Es sei sinnvoll, verständliche Überschriften für die Schaukästen anzubringen.

Bezv. Schaub erläutert die Situation im Rathaus Spandau in Verbindung mit dem Denkmalschutz und mit den Architektenrechten. Es gab in der Vergangenheit eine lange Phase, um den Wegweiser in der Vorhalle des Rathaus Spandau wieder zu installieren und die Arbeitsbedingungen der Pförtnerdienste zu verbessern. Daraus ist die Kasteneinheit entstanden, wodurch sich die Frage stellt, warum sich die entsprechenden Abteilungen dort nicht vorstellen sollen. Ein Briefkasten an jeder zweiten Tür im Rathaus wäre nicht sinnvoll.

Bezv. Pütz fragt, ob die Umsetzung des Antrages für die gesamte Spandauer Verwaltung gilt, oder nur für eine Dienststelle. Zudem unterstützt Bezv. Pütz den Hinweis, dass viele Menschen mit der Abkürzung SEFM nichts anfangen können und somit Unklarheit darüber besteht, warum dort ein Briefkasten installiert ist.

Bgd. Hänsgen fragt bezüglich des letzten Satzes im Zwischenbericht, welche Alternativen in Frage kämen. Ggf. bietet sich die Alternative an, auf die Ursprüngliche Idee des Antrages zurück zu kommen, nämlich die getrennte Installation von Ideenkasten und Briefkasten, abgestimmt mit der unteren Denkmalschutzbehörde. Diese Variante wäre kostengünstiger als die vom BA vorgestellte Alternative.

Der Ausschussvorsitzende fragt, ob es sinnvoll sei, die kombinierten Ideen organisatorisch auseinander zu ziehen und einen Kasten mit einem Schaukasten zu kombinieren.

Herr Ostrowski-Grießhaber weist darauf hin, dass der Vorschlag einer Briefkasteninstallation nicht genehmigungsfähig sei. Ein standardisierter Kasten ist ebenfalls sehr kostenintensiv (300 \ - 400 \). Die Kästen, die neu ins Rathaus kommen, müssen sich an die Kästen, die sich derzeit im Bürgeramt befinden, anpassen. Andere Installationen werden nicht genehmigt werden (z.B. Briefkästen).

Die Alternative wäre eine Rücksprache mit dem OSZ Spandau zur Herstellung entsprechender Schaukästen.

Das BA hat auch über die Herrichtung von standardisierten Kästen nachgedacht, deren Installation ebenfalls sehr kostenintensiv sein würde. Aktuell kommt also eine Umsetzung des Antrages nicht in Frage, da es zur Aufrechterhaltung der Verwaltung nicht notwendig ist und eine rechtliche Vorgabe dafür nicht besteht.

Bei der Erstellung standardisierter Bögen ergäbe sich das Problem, dass für jede Abteilung ein anderer Bogen erstellt werden müsste. Zudem stellt sich die Frage, ob der Denkmalschutz seine Erlaubnis bekunden würde. Ein weiter Aspekt ist der Brandschutz.

Die SEFM ist ein Fachausdruck, der sich in die deutsche Sprache nicht übersetzt ist. Es ist mehr als eine Gebäudeverwaltung, da FM heißt, dass Möglichkeiten einer Verwaltung bzw. Hausnutzung zur Verfügung gestellt werden. Dazu gehören die T-Stellen dazu und auch die zentralen Dienste. Es gibt ein berlinweites Konzept dafür, in dem die Begrifflichkeit FM genau definiert wird.

Bezv. Machulik betont, welchen Zweck die Umsetzung des Antrages hat. Die Installation der Ideenkästen muss nicht zwangsläufig zu einer bauliche Veränderung der Fassade oder des Innenraumes führen. Für die Fraktion der SPD war es wichtig, dass z.B. im Gegensatz zum FM ein Bürger, der nicht alle Anglizismen und nicht alle Strukturen im Rathaus kennt, einen Befragungszettel bekommt und somit die Möglichkeit einer Bewertung der Serviceleistung gegeben ist. Zudem könnte ein Ideenkasten innerhalb einer Behörde eingerichtet werden, so dass diese Befragungszettel direkt beim Verlassen des Amtes eingeworfen werden können. Es reicht aus, wenn die Möglichkeit einer Bewertung der Serviceleistung mit Hilfe von Befragungszetteln gegeben ist. Dies müsste in der Amtsstube (z.B. als erste Testphase) möglich sein, auch im Sinne des Brandschutzes.

Die Fraktion der SPD schließt sich den klaren Kritikpunkten der Fraktion der CDU an, wonach das Bürgeramt der zunächst interessante Ort ist, da hier die Bürgernähe am größten ist.

Der Ausschussvorsitzende Bezv. Pritzsche fragt, wie eine Umsetzung des Antrages in den neueren Dienstgebäuden (Jugendamt, Sozialamt) erfolgen könnte, da dort der Denkmalschutz keine Rolle spielen würde. Wurden entsprechende Möglichkeiten geprüft?

Herr Ostrowski-Grießhaber verneint.