Drucksache - 0176/XIX  

Sachverhalt:

Text siehe Anlage

Bezirksamt Reinickendorf von Berlin                                                          15.07.2014

Abteilung Finanzen, Liegenschaften und Personal

     An die

Bezirksverordnetenversammlung                                           Drucksache Nr. 0176

von Berlin-Reinickendorf                                                                    XIX. WP

Vorlage zur Kenntnisnahme für die

Bezirksverordnetenversammlung

Anonymisierte Bewerbungen

Ich bitte zur Kenntnis zu nehmen:

In der Erledigung des Beschlusses der Bezirksverordnetenversammlung vom 08.08.2012 - Drucksache Nr. 0176/XIX - :

„Das Bezirksamt wird ersucht, anhand einiger Verfahren zu prüfen, ob künftig bei Stellenbesetzungen und der Vergabe von Ausbildungsplätzen grund-sätzlich anonymisierte Bewerbungsverfahren durchgeführt werden sollten.

Der BVV ist über die Erfahrungen nach Abschluss der Beispielverfahren zu berichten.“

wird gemäß § 13 BezVG berichtet:

Über die Fortentwicklung des Verfahrens „Anonymisierte Bewerbung“ wurde die Bezirks­verordnetenversammlung bereits durch drei Zwischenberichte informiert. Dieser Abschlussbericht baut inhaltlich auf diesen Zwischenberichten auf und gibt eine Ein­schätzung zur Praktikabilität des anonymisierten Bewerbungsverfahrens.

Die BVV Reinickendorf hat mit Beschluss vom 08.08.2012 zur Drucksache Nr. 0176/XIX das Bezirksamt ersucht, anhand einiger Verfahren zu prüfen, ob künftig bei Stellenbesetzungen und der Vergabe von Ausbildungsplätzen grundsätzlich anony­misierte Bewerbungsverfahren durchgeführt werden sollten. Mit Zwischenbericht vom 12.11.2013 wurde der BVV die Entscheidung mitgeteilt, dass das anonymisierte Stellenbesetzungsverfahren unter anderem anhand der Stellenausschreibung „Sach­bearbeitung im Personalservice“ auf seine Eignung geprüft wird.

In der Abteilung Finanzen, Liegenschaften und Personal war zum 01.02.2014 eine Planstelle „Stadtoberinspektor/in Besoldungsgruppe A 10“ mit dem Aufgabengebiet „Sachbearbeitung im Personalservice“ frei geworden.

Die Planstelle wurde intern, im ÖD-Portal und im Amtsblatt für Berlin Nr. 2 vom 10.01.2014 unter der Kennzahl 932 aus­geschrieben. Die Stellenausschreibung des o.g. Aufgabengebietes richtete sich sowohl an verbeamtete Dienstkräfte (BesGr.      A 10 und A 9) als auch an Tarif­beschäftigte (EGr. 9, Fgr. 1 TV-L). Die freie Stelle wurde der Senatsverwaltung für Finanzen gemeldet. 

Bei dieser Stellenausschreibung erfolgte erstmalig für das Bezirksamt Reinickendorf von Berlin die Durchführung eines sogenannten „Anonymisierten Bewerberauswahl­verfahrens“, das aufgrund des Berichtsauftrages der Bezirksverordnetenver­samm­lung an das Bezirksamt im Rahmen einer Evaluation nunmehr auf seine Praxistaug­lichkeit abschließend zu bewerten ist.

Die Beschäftigtenvertretungen wurden bereits weit im Vorfeld dieser konkreten Stellenausschreibung über das grundsätzliche Verfahren und die Abweichungen zum bisherigen Bewerbungsverfahren ausführlich informiert. Seitens der Beschäftigten­vertretungen bestand eine hohe Akzeptanz und die Bereitschaft dieses anony­misierte Bewerberauswahlverfahren aktiv zu begleiten.

Im Stellenausschreibungstext wurde explizit auf das anonymisierte Verfahren hingewiesen, ebenso auf das in diesem Zusammenhang anzuwendende Verfahren bzgl. der Einreichung von Unterlagen (Kontaktformular, Bewerbungsbogen sowie die „üblichen“ Bewerbungs­unterlagen im Falle einer weiteren Berücksichtigung bzw. Einladung zu einem Auswahl­gespräch).

Die Besonderheit dieses Verfahrens lag darin, dass die Zugangsmöglichkeit zu den Auswahlgesprächen durch eine Anonymisierung der Bewerbungsunterlagen über ein standardisiertes „neutrales“ Bewerbungsformular erfolgt. Die Kontaktdaten waren ausschließlich den Kolleginnen und Kollegen im Bereich Personalmanagement bekannt. Der Bereich Personalmanagement fungierte somit als die „neutrale Stelle“. Zur Dokumentation dieses Verfahrens sind beide Formulare als Anlage 1 und 2 bei­ge­fügt.

Auf Grundlage der vorgelegten anonymisierten Bewerbungs­formulare und einer Übersichts­tabelle wurde die Entscheidung getroffen, wer von den geschlechtsneutral ausgewiesenen Personen aufgrund der Erfüllung der formalen Voraussetzungen einzuladen war. Diejenigen Dienstkräfte, die seitens der Beschäftigungsdienststelle mit der Auswahl für die Auswahlgespräche betraut waren (Auswahlgremium), haben einvernehmlich festgestellt, dass sich die Herangehensweise nach Prüfung des Erfüllens der formalen Voraussetzungen nicht vom bisherigen Verfahren unter­scheidet. Der Verzicht auf persönliche Angaben (z.B. Geschlecht, Alter oder Foto) wurde nicht als erschwerend erachtet. Eine objektiv ausgerichtete Auswahl der Teilnehmer/innen für die Auswahlgespräche konnte ordnungsgemäß und ohne verfahrenstechnische Ein­schränkungen erfolgen. Vielmehr war festzustellen, dass durch die gezielten Fragen im anonymisierten Bewerbungsformular aussage­kräftigere Bewerbungsunterlagen vorlagen. Es konnte ein qualitativ besserer und strukturierterer Abgleich der geforderten Voraussetzungen erreicht werden. Dies führte wiederum zu einer zeitlich und inhaltlich optimierten Auswertungsweise.

Die „neutrale Stelle“ der Bereich Personalmanagement wurde anschließend gebeten, von den 28 Bewerber/innen 16 Personen ein­zu­­laden, die die geforderten Voraus­setzungen erfüllten. Der Bereich Personalmanagement hat die für das Auswahl­gespräch Einzuladenden angeschrieben und um die Übersendung der persönlichen „normalen“ Bewerbungsunterlagen (z. B. Bewerbungsanschreiben, Lebenslauf, Foto­kopien von Zeugnissen und/oder Dienstlichen Beurteilungen) gebeten.

Im Moment der Terminierung der Auswahlgespräche wurde die Anonymisierung ordnungsgemäß aufgehoben. Das Auswahlgremium wurde über die Namen der Eingeladenen anschließend informiert. Danach hat sich das Auswahlverfahren völlig „normal“ gestaltet.

Im Ergebnis kann festgehalten werden, dass sich der nur gering wesentlich höhere Arbeitsaufwand bei der Erstellung eines anonymisierten Bewerbungsformulars spätestens bei der qualitativ besseren und schnelleren Auswertbarkeit der Angaben auszahlt. Die ausschreibende und auswählende Beschäftigungsdienststelle ist dahin­gehend gefordert, sich vertieft Gedanken darüber zu machen, zu welchen formalen und fachlichen Voraussetzungen welche konkreten Angaben benötigt werden. Aussagen zu den außerfachlichen Kompetenzen können ebenso gezielt vor dem Auswahl­gespräch hinterfragt werden. Das gesamte Auswahlverfahren wird ab dem Zeitpunkt der Erstellung der Stellenausschreibung niedrigschwellig abgestimmt und optimiert.

Die Verwendung von Bewerbungsformularen bietet sich auch für zukünftige Verfahren über ein Online-Portal an. Das Ausfüllen erfolgt durch die  Bewerber/innen selbst. Falschangaben, die im Rahmen des Auswahlverfahrens festgestellt werden sollten, führen automatisch zum sofortigen Ausschluss vom Verfahren.

Die Bewerber/innen haben das Verfahren als positiv hervorgehoben, da sie anerkannt haben, dass das Bezirksamt mit einem hohen Qualitätsanspruch ein diskriminierungsfreies Auswahlverfahren durchgeführt hat. Das bedeutet nicht, dass es bisher berechtigte Beanstandungen wegen Diskriminierungen gab. Vielmehr soll nach außen an die potentiellen Bewerber/innen vermittelt werden, dass das Bezirksamt dieses anonymisierte Bewerbungsverfahren nutzt, um im Vorauswahl­verfahren sicherzustellen, dass objektiv geeignete Bewerber/innen eingeladen werden. Insofern ist das Durchführen anonymisierter Bewerbungsverfahren vielmehr ein „Statement“ in der Außendarstellung als eine tatsächliche Verbesserung von  bereits qualitativ hochwertigen Auswahlverfahren.

Das Durchführen von anonymisierten Bewerbungsverfahren bietet sich insbesondere in den Fällen an, in denen in Spezialistenbereichen (z. B. Baubereich, ärztliche Bereiche) auf Außenbewerbungen ein starker Fokus zu richten ist. Das generelle Durchführen von anonymisierten Bewerbungsverfahren wird aus den vorgenannten Gründen für nicht erforderlich gehalten.

In Abstimmung mit einer Fachabteilung soll in nächster Zeit das zweite anonymisierte Bewerbungs­verfahren begonnen werden. Die Bezirksverordnetenversammlung wird seitens des Bezirksamtes unaufge­fordert darüber informiert.

Das Bezirksamt Reinickendorf von Berlin ist durch den Leiter des Fachbereiches Personal in der Projektsteuerungsrunde Anonymisierte Bewerbungs­verfahren der Landesstelle für Gleich­behandlung - gegen Diskrimi­nierung (LADS) bei der Senatsverwaltung für Arbeit, Integration und Frauen vertreten und kann aus den Erfahrungen berichten. Die LADS wird die Rahmenbedingungen für das Durchführen von zukünftigen anonymisierten Bewerbungs­verfahren für die Verwaltung des Landes Berlin festlegen. Diese werden keinen verpflichteten Charakter haben, sie sind als Empfehlung zu verstehen.

Andere Bezirksämter befinden sich bereits im regen Informationsaustausch mit dem Fachbereich Personal zu den Fragen der praktischen Umsetzung.

Es hat sich im Ergebnis als erkenntnisreich erwiesen, ein solches anonymisiertes Bewerbungsverfahren durchzuführen.

Ich bitte die Beantwortung der Drucksache Nr. 0176/XIX als erledigt zu betrachten.

Frank Balzer

Bezirksbürgermeister