Bezirksamt Pankow von Berlin | .01.2023 |
An die Bezirksverordnetenversammlung | Drucksache-Nr.: |
Vorlage zur Kenntnisnahme
für die Bezirksverordnetenversammlung gemäß § 15 BezVG
Betr.: Einrichtung einer zentralen Vergabestelle im Geschäftsbereich I.
Wir bitten zur Kenntnis zu nehmen:
Gemäß § 15 Bezirksverwaltungsgesetz (BezVG) wird berichtet:
Das Bezirksamt hat in seiner Sitzung am 10.01.2023 folgende Beschlüsse gefasst:
- Für den Bezirk Pankow wird mit Wirkung zum 01.02.23 eine zentrale Vergabestelle (ZVS) im Geschäftsbereich I. eingerichtet[1]. Die Zentrale Vergabestelle führt Vergaben von Bau- und Planungsleistungen, Vergaben von Gutachten, sowie Vergaben von Dienst- und Lieferleistungen für die Ämter und Serviceeinheiten des Bezirksamtes Pankow durch.
- Die zentrale Vergabestelle wird im Geschäftsbereich 1 und hier zunächst organisatorisch in der SE Facility Management angesiedelt.
- Die zentrale Vergabestelle wird mit den zur Zentralisierung notwendigen VZÄ ausgestattet. Eine Evaluation anhand des Arbeitsanfalls und des Zentralisierungsgrades soll zu gegebener Zeit erfolgen.
- Die Aufgaben und Zuständigkeiten im Verhältnis der Ämter zu der zentralen Vergabestelle werden durch eine Dienstanweisung geregelt. Sowohl bei den Aufgaben als auch bei der Ausstattung mit Personal wird es Übergangsregeln geben.
Es ist geplant die ZVS zunächst mit einer Grundausstattung von 6 Dienstkräften (5 VZÄ) einzusetzen. Voraussetzung hierfür sind neben Personal, auch die Verfügbarkeit von Räum-lichkeiten [ggf. auch durch Anmietung] und der technischen Ausstattung. Die ggf. noch notwendigen ca. 9 zusätzlichen VZÄ müssen im Rahmen des weiteren Aufbaus bereitgestellt oder durch Umschichtung, auch von Stellenanteilen, aus anderen vergebenden Ämtern in der Vergabestelle verankert werden. Im ersten Schritt kann die Vergabestelle daher nur Teilbereiche (Vergaben der SE FM/Hochbau, offene/öffentliche Ausschreibungen [VOB] des SGA sowie die Ausschreibung von Rahmenverträgen für andere Fachbereiche und OE) übernehmen.
Dabei ist es zwingend notwendig, die Stelle der Leitung der Vergabestelle zeitnah zu besetzen.
Begründung
Die Einrichtung einer zentralen Vergabestelle (ZVS) für den Bezirk Pankow ist aufgrund der Anlage zu § 37 Absatz 1 Satz 1 BezVG notwendig, wobei die gesetzlichen Regelungen zur elektronischen Vergabe im Land Berlin und die aktuellen Änderungen des Bezirksverwaltungsgesetzes als die wichtigsten Vorgaben zu nennen sind.
Mit dem Rundschreiben der Senatsverwaltung für Finanzen vom 14.02.2020 wurde das Inkrafttreten der Änderung der Ausführungsvorschriften zu § 55 Landeshaushaltsordnung (AV § 55 LHO) verkündet. Damit wurde die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) anstelle der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen – Teil A (VOL/A) – Abschnitt 1 als maßgebliche Verfahrensordnung für die Vergabe von Lieferungen und Dienstleistungen unterhalb der EU-Schellenwerte eingeführt.
In Fällen, in denen der geschätzte Auftragswert 25.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) erreicht, ist grundsätzlich eine elektronische Auftragsvergabe durchzuführen (Nr. 8.1 und Nr. 8.2 AV zu § 55 LHO). Die elektronische Vergabe hat über die Bekanntmachungs- und Vergabeplattform des Landes Berlin zu erfolgen.
Zentrale Vergabestelle; aktuelle Situation Vergaben, Organisation, Mandanten, Stellen
Es gibt im Bezirksamt Pankow z. Zt. formal keine zentrale Vergabestelle. Vergaben werden durch verschiedene Ämter in eigener Verantwortung durchgeführt. In den einzelnen Ämtern und Serviceeinheiten des Bezirks Pankow bestehen große Unterschiede sowohl in der Anzahl als auch dem Auftragswert der Vergaben. Zu unterscheiden ist zwischen Bau- und Planungsleistungen und Liefer- und Dienstleistungen sowie Gutachten. Ebenso ist der jeweilige Schwellenwert von Bedeutung, da über den Schwellenwert die Art der Vergabe bestimmt wird. Insbesondere die Oberschwellenvergaben erfordern einen höheren Aufwand bei der Konzeption, wie ein Vergabekonzept einschließlich juristischer Begleitung zur Durchführung der jeweiligen Vergabe und der dazugehörigen Leistungsbeschreibungen und Planungen.
Bei den Bauleistungen[2] haben der FB Hochbau der SE FM und das Straßen- und Grünflächenamt (SGA) eine große Anzahl von Vergaben im Unterschwellenbereich. Diese müssen aufgrund ihrer Wertgrenze zwingend über die Plattform vergeben werden. Der FB Hochbau der SE FM hat zusätzlich eine große Anzahl von Vergaben im Oberschwellenbereich. Dies betrifft Bau- und Planungsleistungen sowie teilweise Gutachten.
Bei den Liefer- und Dienstleistungen einschl. Gutachten haben das Amt für Weiterbildung und Kultur, das Amt für Soziales, das SGA, das Gesundheitsamt und das Amt für Stadtentwicklung eine größere Anzahl von Vergaben im Bereich zwischen 25.000 € und 214.000 €. Hier müssen die Vergaben über die Plattform durchgeführt werden. Ebenso die wenigen, aber komplexen Vergaben der Wirtschaftsförderung.[3]
Bei den Liefer- und Dienstleistungen einschl. Gutachten im Oberschwellenbereich haben das Schul- und Sportamt, der FB Immobilien der SE FM, das Amt für Weiterbildung und Kultur, und das Amt für Stadtentwicklung wenige, aber große Vergaben.[4]
Bei den Vergaben unterhalb der Wertgrenze von 25.000 € netto haben das Gesundheitsamt, das Amt für Soziales, das Amt für Weiterbildung und Kultur sowie das SGA und das Amt für Stadtentwicklung eine größere Anzahl von Vergaben. Diese Vergaben können ohne die Plattform durchgeführt werden. Sollten die Wertgrenzen durch eine innerbezirkliche Festlegung auf einen geringeren Wert festgelegt werden, sind auch Vergaben unterhalb dieser Wertgrenze über die Vergabeplattform auszuschreiben.
Vergaben ab einem Auftragswert von 25.000 € netto werden grundsätzlich über die elektronische Vergabeplattform durchgeführt. [5]
Der Bezirk Pankow verfügt aus der Historie über 2 Mandanten für diese Plattform. Mandanten sind einem Account mit weitgehenden Administrationsrechten vergleichbar. Über die Mandanten können weitere Zugänge mit abgestuften Rechten und Rollen eingerichtet werden. Diese Mandanten werden für die zentrale Vergabestelle zusammengeführt. Der Mandant, derzeitig im SGA, wird geschlossen und alle Vergaben dieses Mandanten dauerhaft gespeichert. Als alleiniger Mandant soll der derzeitige Mandant der SE FM weiterhin verwendet werden. Von hier erfolgt die Zuweisung von Rollen und Rechten an die Bearbeitung sowohl interner als auch externer Nutzerinnen und Nutzer.[6] [7]
Organisatorisch verfügen aktuell nur die SE FM und das SGA über Personal, welches Vergaben über die elektronische Vergabeplattform, durchführt. Das SGA und die SE FM sind teilweise bereits in Amtshilfe für die anderen Ämter tätig und unterstützen und beraten die Ämter in Vergabefragen, wie es künftig auch die ZVS übernehmen soll.
Im Fachbereich Hochbau der SE FM sind derzeitig 2,5 VZÄ für Vergaben im VOB-Bereich und 1,5 VZÄ für Vergaben von Planungsleistungen beschäftigt. Im Fachbereich Immobilienverwaltung der SE FM ist 1 VZÄ mit der Vergabe im Bereich Liefer- und Dienstleistungen befasst. Damit können im ersten Schritt, bei bestehender Bereitschaft der Kolleginnen und Kollegen, insgesamt 5 VZÄ zur Umsetzung in eine zentrale Vergabestelle verlagert werden. Da bei einer dieser VZÄ bereits bei der Einstellung eine Zuordnung zur zentralen Vergabestelle festgelegt wurde, wird diese VZÄ ohne Ausgleich in die zentrale Vergabestelle überführt. Im Rahmen der Stellenzuweisung für die Haushaltsjahre 2022/23 werden in der SE FM weiterhin 4 VZÄ in den abgebenden Fachbereichen der SE FM nachbesetzt, da die für die Versetzung vorgesehenen Kolleginnen und Kollegen neben den Aufgaben der Vergaben auch weitere umfangreiche Aufgaben wahrgenommen haben.
Die geplante Stelle der Leiterin/des Leiters der ZVS ist noch unbesetzt und wird zeitnah ausgeschrieben. Darüber hinaus ist eine weitere für die ZVS bestimmte Stelle (1 VZÄ) noch nicht besetzt.
Dies bedeutet, dass die zentrale Vergabestelle zum Start am 01.02.23 mit voraussichtlich 7 VZÄ ausgestattet sein wird (6 Dienstkräfte mit 5 VZÄ und die derzeitig unbesetzte Stelle der Leitung der Vergabestelle).
Rechtliche Stellung der zentralen Vergabestelle und Implementierung im Bezirk Pankow, einschließlich Übergangsregelungen.
Die zentrale Vergabestelle soll eine unabhängige Stelle zur Organisation und Durchführung von Vergaben gemäß der Anlage zu § 37 Absatz 1 Satz 1 BezVG im Bezirk Pankow werden:
Sie wird zunächst als selbstständiger Teilbereich der SE FM eingerichtet, wobei die Leitung der SE FM keine Entscheidungsbefugnis hinsichtlich des Vergabevorgangs hat. Dieser Schritt ist u.a. notwendig, um in der SE FM vorhandene Kompetenzen zu nutzen und eine Unterbrechung bei notwendigen Vergaben zu vermeiden. Perspektivisch wird die ZVS direkt der Dienststellenleitung unterstellt.
Im ersten Schritt kann die Vergabestelle nur Teilbereiche übernehmen[8] und erst nach einer vollständigen Ausstattung alle Vergaben der SE und Ämter des Bezirkes Pankow übernehmen bzw. begleiten.
Zielstruktur der zentralen Vergabestelle
Eine zentrale Vergabestelle von der Größe des Bezirks Pankow sollte bei einer Zentralisation mit etwa 15 VZÄ ausgestattet sein. Dieser Wert beruht auf der personellen Ausstattung von Vergabestellen anderer Bezirke, die schon über einen längeren Zeitraum eine zentrale Vergabestelle implementiert haben. Hier sind als Beispiele die zentralen Vergabestellen der Bezirke Lichtenberg und Treptow-Köpenick zu nennen. Wobei, bei der Ausstattung der Vergabestellen, die mögliche Anzahl der Vergaben Grundlage ist.[9] Gleichwohl soll die Vergabestelle die Nutzerinnen und Nutzer bei der Erstellung von Vergabeunterlagen beraten und unterstützen, um einen möglichst hohen Synergieeffekt zu erreichen und einheitliche regelkonforme Vergaben durchzuführen. Die 15 VZÄ sind deshalb zunächst als Ziel für die Ausstattung der zentralen Vergabestelle benannt. Diese VZÄ sollen sich bei einer Linienorganisation wie folgt aufteilen:
1 VZÄ Gesamtleitung
1 VZÄ Assistenz
0,5VZÄ technische Administration und die Verwaltung der Rechte und Rollen bei der elektronischen Vergabe an interne und externe Nutzer der Vergabeplattform
1 VZÄ Leitung SG Vergaben von VOB-Leistungen
- 3,5 VZÄ Sachbearbeitung Vergaben von VOB-Leistungen
1 VZÄ Leitung SG Vergaben von Liefer- und Dienstleistungen
- 2,5 VZÄ Sachbearbeitung Vergaben von Liefer- und Dienstleistungen
1 VZÄ Leitung SG Vergaben von Planungsleistungen und Gutachten
- 3,5 VZÄ Sachbearbeitung Vergaben von Planungsleistungen u. Gutachten
Summe: 15 VZÄ
Bei den sich überschneidenden Aufgaben und zeitlich unterschiedlichen Auslastungen sind temporäre Vertretungen notwendig, welche auf Grund der zunehmenden Komplexität fest vereinbart sein sollen.[10] Im Organigramm ist eine Stellenanzahl festgelegt, die nach Implementierung der zentralen Vergabestelle überprüft und ggf. angepasst werden muss.
Organisatorische Lösungsansätze und personelle Ausstattung
Die für den Aufbau einer ZVS erforderlichen 15 VZÄ (Erfahrungswerte aus anderen Bezirken) können - wie oben bereits ausgeführt - nicht allein durch das Umsetzen der vorhandenen Stellen bereitgestellt werden, da auch bei einer Zentralisation der Vergaben Aufgaben in den Ämtern verbleiben.
Die ZVS wird zum 01.02.2023 daher voraussichtlich zunächst mit einer Grundausstattung von 6 Dienstkräften (5 VZÄ) implementiert. Die ggf. noch notwendigen zusätzlichen VZÄ müssen im Rahmen des weiteren Aufbaus bereitgestellt oder durch Umschichtung, auch von Stellenanteilen, aus anderen vergebenden Ämtern in der Vergabestelle verankert werden.
Räumliche Trennung
Die zentrale Vergabestelle soll - sowohl organisatorisch als auch räumlich - von den anderen Ämtern und SE getrennt werden. Um eine räumliche Trennung sicherzustellen, ist die Anmietung zusätzlicher Büroräume für die zentrale Vergabestelle geplant. Die notwendigen Anträge bei der Senatsverwaltung für Finanzen sind in Vorbereitung.
Haushaltsmäßige Auswirkungen
Für die Umsetzung der Maßnahme entstehen zurzeit nicht bezifferbare Kosten.
Gleichstellungs- und gleichbehandlungsrelevante Auswirkungen
keine
Auswirkungen auf die nachhaltige Entwicklung
keine
Kinder- und Familienverträglichkeit
entfällt