siehe Anlage

Begründung:

Vorlage zur Kenntnisnahme
für die Bezirksverordnetenversammlung gemäß § 15 BezVG

Unterrichtung des Bezirksamts

Wir bitten zur Kenntnis zu nehmen:

Gemäß § 15 Bezirksverwaltungsgesetz (BezVG) wird berichtet:

Das Bezirksamt hat in seiner Sitzung am 15.09.2020 folgenden Beschluss gefasst:

1. Die Abteilungsleitungen werden aufgefordert, sich alle Sachverhalte und Vorgänge, die in ihrem Geschäftsbereich den jeweiligen Fachämtern, Serviceeinheiten, sonstigen Organisationseinheiten oder Beauftragten zur Kenntnis gelangen und die von Gesamtinteresse des Bezirks, von grundsätzlicher oder erheblicher politischer, wirtschaftlicher, planerischer, personeller, finanzieller oder sonstiger Bedeutung für den Bezirk sind oder in absehbarer Zeit werden können, durch die jeweilige Leitung bzw. durch die jeweiligen Beauftragten unverzüglich nach Bekanntwerden vorlegen zu lassen.
2. Die Abteilungsleitungen erarbeiten innerhalb ihres Geschäftsbereiches gemeinsam mit den Organisationseinheiten bzw. den Beauftragten bis zum Ende des Jahres 2020 eindeutige und nachvollziehbare Kriterien, anhand derer Sachverhalte und Vorgänge im Sinne der Ziffer 1 bestimmt werden. Diese Kriterien sind dem Bezirksamt bekannt zu machen.
3. Die Kriterien gemäß Ziffer 2 sind allen Dienstkräften des Bezirksamts jährlich als Arbeitsanweisung nachweisbar zur Kenntnis zu geben sowie fortlaufend zu aktualisieren.
4. Das Bezirksamt ist von den Abteilungsleitungen gemäß der Kriterien gemäß Ziffer 2 über Sachverhalte und Vorgänge zu unterrichten, soweit es nicht von Gesetzes wegen oder im Rahmen der Geschäftsordnung des Bezirksamts darüber zu beschließen hat, vgl. insbesondere §§ 36, 38 Abs. 2 Satz 2 BezVG iVm § 1, 3 Abs. 2, 8 Abs. 8 Satz 1 GO BA.
5. Ungeachtet der getroffenen Festlegungen unterrichten die Abteilungsleitungen das Bezirksamt unverzüglich über Sachverhalte und Vorgänge im Sinne der Ziff. 1, die ihnen selbst zur Kenntnis gelangt sind, im Rahmen der Tagesordnungspunkte „Beratungsgegenstände ohne Beschlussvorlagen“ bzw. „Mitteilungen“.

Begründung

Das Bezirksamt ist eine kollegiale Verwaltungsbehörde. Jedes Bezirksamtsmitglied leitet seinen Geschäftsbereich in eigener Verantwortung, jedoch im Namen des Bezirksamts. Unterhalb der Ebene der Geschäftsbereiche (Abteilungen) gliedert sich das Bezirksamt in Fachämter, Serviceeinheiten, sonstige Organisationseinheiten und Beauftragte, vgl. Anlage zu § 37 Abs. 1 Satz 1 BezVG.

Das Bezirksamt „spricht mit einer Stimme“ und wird von der BVV in der Führung der Geschäfte kontrolliert. Die dem Bezirksamt als Gremium obliegenden Aufgaben sind gesetzlich definiert. Darüber hinaus kann es sich die Erledigung einzelner Geschäfte oder einzelner Gruppen von Geschäften vorbehalten. Davon hat das Bezirksamt durch seine Geschäftsordnung (GO BA) Gebrauch gemacht.

§ 1 GO BA bestimmt, dass das Bezirksamt über Angelegenheiten von grundsätzlicher und erheblicher politischer, wirtschaftlicher und sonstiger Bedeutung beschließt. Darüber hinaus bestimmt § 3 Abs. 2 GO BA, dass die Bezirksamtsmitglieder für eine zweckdienliche Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen und Organisationseinheiten der Bezirksverwaltung sorgen. In Angelegenheiten, die den Geschäftsbereich mehrerer Bezirksamtsmitglieder berühren, hat das federführende Bezirksamtsmitglied die betroffenen Bezirksamtsmitglieder rechtzeitig zu beteiligen. § 8 Abs. 8 Satz 1 GO BA bestimmt, dass die Bezirksamtsmitglieder verpflichtet sind, das Bezirksamt über wichtige Angelegenheiten ihres Geschäftsbereichs, insbesondere in planerischer, personeller und finanzieller Hinsicht zu informieren.

Die Beschlusspunkte dieser Vorlage dienen somit dem Zweck, die Maßgaben der genannten Geschäftsordnungsregelungen zu konkretisieren, denn in der Vergangenheit gab es mehrere Angelegenheiten, über die das Bezirksamt nicht oder nicht rechtzeitig informiert wurde, aber hätte informiert werden müssen. Das Kino Colosseum und das Geschehen um das Heim in der Treseburger Straße sind nur zwei aktuelle Beispielsfälle.

Das Bezirksamt muss seiner Rechenschaftspflicht gegenüber der BVV und seiner gesamtbezirklichen Verantwortung innerhalb des gesetzlichen Rahmens hinreichend nachkommen können.

Um künftig zu vermeiden, dass die Kollegialbehörde für Entwicklungen verantwortlich gemacht wird, über die es nicht ausreichend informiert wurde, bedarf es eindeutiger Kriterien, aufgrund derer das Bezirksamt rechtzeitig und umfassend von Angelegenheiten Kenntnis erlangt, die von Gesamtinteresse des Bezirks, von grundsätzlicher oder erheblicher politischer, wirtschaftlicher, planerischer, personeller, finanzieller oder sonstiger Bedeutung für den Bezirk sind.

Weil trotz der zu entwickelnden Kriterien nicht vollständig ausgeschlossen werden kann, dass das Bezirksamt wegen der nicht erkannten erheblichen Bedeutung von Angelegenheiten von diesen nicht oder zu spät erfährt, bedarf es der fortlaufenden Aktualisierung der Kriterien.

Zudem kommt insoweit den Abteilungsleitungen und den Leitungen der Organisationseinheiten sowie den Beauftragten gegenüber dem Kollegialorgan eine besondere Verantwortung zu, die Bedeutung von Angelegenheiten für das Bezirksamt als kollegiale Verwaltungsbehörde frühzeitig zu erkennen.

Haushaltsmäßige Auswirkungen

keine

Gleichstellungs- und gleichbehandlungsrelevante Auswirkungen

keine

Auswirkungen auf die nachhaltige Entwicklung

keine

Kinder- und Familienverträglichkeit

entfällt

Sören Benn
Bezirksbürgermeister