Ukraine: vom Bezirksamt Pankow, vom Land Berlin und vom Bund
Energie sparen: Informationen des Senates, Informationen in Leichter Sprache und Energieportal in Deutscher Gebärdensprache
Drucksache - VI-0613
Siehe Anlage
Vorlage zur Kenntnisnahme |
| 2015 | 2014 | |
Anzahl der Dienstkräfte, mit einer ununterbrochenen oder wiederholten Arbeitsunfähigkeit von länger als sechs Wochen innerhalb von 12 Monaten | 680 | 756 | |
davon | Anzahl der Ablehnungen zum BEM | 583 | 628 |
| Anzahl der Zustimmungen zum BEM | 85 | 115 |
Anzahl der bereits abgeschlossenen Einzelfälle (Stand: 31.12.2015) | 37 | 52 | |
Zum 01.09.2015 wurde die Betriebliche Sozialberatung der Fa. Corrente AG eingeführt. Dieser externe Beratungsdienst steht allen Beschäftigten des Bezirksamtes Pankow kostenlos zur Verfügung. Die betriebliche Sozialberatung bietet vertrauliche Beratung, Hilfe und Unterstützung bei Problemen im familiären oder beruflichen Umfeld an. Weitere Bestandteile des Leistungsangebots sind die Führungskräfteberatung und die Beratung in Teamentwicklungsprozessen. Die erste Bekanntmachung erfolgte mit einem Schreiben an alle Beschäftigten und wurde auf der Startseite des Intranets veröffentlicht. Zudem wurden Flyer an die Beschäftigten aller Abteilungen und Bereiche verteilt. Zusätzlich stellten die Vertreter/-innen der Fa. Corrente und die Mitarbeiter/-innen des Gesundheitsmanagements die Möglichkeit dieses Leistungsangebot den anwesenden Beschäftigten auf der Personalversammlung vor. Zur weiteren Bekanntmachung der betrieblichen Sozialberatung einschließlich der themenspezifischen Angebote sind Fortbildungsangebote und Informationsveranstaltungen in Kooperation mit der Fa. Corrente für die Beschäftigten geplant.
Das Betriebliche Gesundheitsmanagement im Bezirksamt Pankow wird durch Veranstaltungen der Betrieblichen Gesundheitsförderung unterstützt. In Kooperation mit der Volkshochschule (VHS) Pankow sollen für die Beschäftigten des Bezirksamtes vielfältige Kurse im Bereich der Betrieblichen Gesundheitsförderung angeboten werden. Im Jahr 2015 konnte die VHS Pankow aus organisatorischen Gründen keine Kurse im Rahmen des Kooperationsvertrages für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Bezirksamtes anbieten. Das Gesundheitsmanagement beabsichtigt im Jahr 2016 wieder Gesundheitskurse in Kooperation mit der Volkshochschule anzubieten, da sich diesbezüglich in den vergangen Jahren ein überdurchschnittlich hohes Interesse der Mitarbeiter/-innen zeigte.
Das Bezirksamt Pankow bietet auf Selbstkostenbasis ein Massageangebot für Beschäftigte des Bezirksamtes in vier Dienstgebäuden je nach Bedarf im wöchentlichen, zwei-wöchentlichen oder vier-wöchentlichen Rhythmus an. Für die Durchführung der Massage stellt das Bezirksamt Pankow die erforderlichen Räume zur Verfügung.
Das Bezirksamt Pankow ist an der Schaffung guter Arbeitsbedingungen für die Beschäftigten und die Gewährleistung der erforderlichen Arbeitssicherheit in Bezug auf Arbeitsgestaltung und Ergonomie interessiert. Regelmäßig finden Arbeitsplatzbegehungen durch die Ergonomiebeauftragte und den Sicherheitsingenieur statt.
Auch im Jahr 2015 wurden behindertengerechte Arbeitsplatzausstattungen beim Integrationsamt beantragt und bewilligt. Des Weiteren wurden finanzielle Unterstützungsleistungen beim Integrationsamt beantragt, die zum Großteil auch bewilligt wurden. Es handelt sich um Anträge für den Minderleistungsausgleich und Anträge für personelle Unterstützung. Arbeitsplätze nicht schwerbehinderter Beschäftigter wurden leidensgerecht ausgestattet.
Die Zahl der Übergriffe von Bürger/-innen auf Beschäftigte des Bezirksamtes Pankow in den besonders publikumswirksamen Bereichen hat stark zugenommen. Es ist daher beabsichtigt zunächst in den Verwaltungsbereichen eine Alarmsoftware einzuführen, die eine bessere Alarmierung im Gefährdungsfall der Beschäftigten untereinander ermöglichen soll.
Konfliktmanagement
Für den Bereich des verwaltungsinternen Konfliktmanagements existiert eine Dienstvereinbarung über den partnerschaftlichen Umgang und die Konfliktbewältigung am Arbeitsplatz, die am 30.10.2008 abgeschlossen wurde. Die Erfahrungen mit der Dienstvereinbarung wurden 2015 über eine Befragung der Amts- und SE-Leitungen evaluiert.
Ergänzend steht den Beschäftigten des Bezirksamtes seit 01.09.2015 kostenfrei die betriebliche Sozialberatung der Fa. Corrente AG zur Verfügung. Das Angebot umfasst unter anderem die Beratung bei Konflikten im beruflichen sowie privaten Umfeld.
Ausbildung
In den Haushaltsjahren 2015 und 2016/2017 werden Ausbildungsplätze bedarfsgerecht vorgehalten.
Die Möglichkeiten der befristeten und unbefristeten Weiterbeschäftigung von Ausbildungsabsolventen/-innen wurden voll ausgeschöpft. So wurden 2015 insgesamt 32 unbefristete Übernahmen realisiert und lediglich 4 befristete Anschlussverträge mit einer Vertragsdauer von 12 Monaten abgeschlossen.
Das Bezirksamt Pankow bildete im Jahr 2015 Auszubildende in folgenden neun Ausbildungsberufen aus:
- Verwaltungsfachangestellte/r
- Kaufmann/-frau für Bürokommunikation
- Fachangestellte/r für Medien- und Informationsdienste
- Medizinische Fachangestellte/r
- Gärtner/in
- KFZ-Mechatroniker/in
- Fachinformatiker/in für Systemintegration
- Gesundheitsaufseher/in
- Lebensmittelkontrollsekretärsanwärter/-innen
Im Haushaltsjahr 2015 wurden insgesamt 85 Ausbildungsplätze und im Haushaltsjahr 2016 insgesamt 89 Ausbildungsplätze veranschlagt. Im Jahr 2015 standen unter Berücksichtigung der Abgänge im Juli/August 2015 und der Zugänge im September 2015 insgesamt 60 junge Menschen beim Bezirksamt Pankow in einer Berufsausbildung. Zum 01.09./.10./.12.2015 wurden in fünf der genannten Berufsrichtungen insgesamt 23 Auszubildende bzw. Lebensmittelkontrollsekretäranwärter neu eingestellt. Darunter wurden 15 Auszubildende im Ausbildungsberuf Verwaltungsfachangestellte/r, 3 Auszubildende im Ausbildungsberuf Fachangestellte/r für Medien- und Informationsdienste, zwei Auszubildende im Ausbildungsberuf KFZ-Mechatroniker/in, eine Auszubildende zur Gesundheitsaufseherin und zwei Lebensmittelkontrollsekretäranwärter eingestellt.
Die Bewerberzahl von 674 im Jahr 2015 ist in etwa vergleichbar mit der Bewerberzahl des Vorjahres von 584 Bewerbungen. Die Quote der Ablehnungen im Ergebnis der Vorauswahl lag bei ca. 30%. Hier entsprachen die persönlichen Voraussetzungen nicht den Anforderungen der Bewerbervorauswahl unter Berücksichtigung der Ausschreibungskriterien. Das Nichtbestehen des Eignungstestes war im weiteren Verfahren das Kriterium einer vorzeitigen Absage. Hier schieden nochmals ca. 40% der Bewerber/-innen aus. Zu einem Bewerbergespräch konnten ca. 200 junge Menschen eingeladen werden, wobei ca. 171 Gespräche geführt wurden.
Im Jahr 2015 waren 50 Dienstkräfte als Praxisanleiter/innen für den nichttechnischen Verwaltungsdienst der Aus- und Fortbildungsleitung benannt. Nach wie vor ist festzustellen, dass alle Beschäftigten, die als Praxisanleiter/innen fungieren, mit viel Engagement dieser Aufgabe nachkommen. Dennoch müssen weitere Beschäftigte für die Praxisanleitung gewonnen werden. Entsprechende Aufrufe wurden wiederholt sowohl im Rahmen des jährlich stattfindenden Praxisanleitertreffens als auch auf Büroleitersitzungen an alle Beschäftigten gerichtet. Infolge von Dienstaustritten älterer Praxisanleiter/innen, der Versetzung in den Ruhestand bzw. Gewährung von Altersteilzeit oder die Inanspruchnahme von Elternzeit ist ein entsprechender Ausgleich erforderlich.
Das Bezirksamt Pankow erhält auf Antrag von der Senatsverwaltung für Inneres und Sport Regierungsinspektor/-innen auf Probe für einen befristeten Einsatz im gehobenen nichttechnischen Verwaltungsdienst. Diese Nachwuchskräfte werden von der zuständigen Senatsverwaltung zentral eingestellt und nach dem Rotationsprinzip zu den Dienststellen des Landes Berlin jeweils für neun Monate abgeordnet. Im Rahmen der Probezeit erfolgt ihr Einsatz auf verschiedenen Organisationsebenen u.a. auch in den Berliner Bezirksverwaltungen verschiedener Tätigkeitsbereiche (Dienstleistungs-, Eingriffs- oder steuernde/ planende Verwaltung).
Seit dem 01.08.2008 konnten im Bezirksamt Pankow 33 Regierungsinspektor/innen auf Probe in allen Abteilungen eingesetzt werden und sich bewähren.
Davon wurden im Jahr 2015 11 Regierungsinspektoren/-innen in den Bereichen Jugendamt, Amt für Schule und Sport, Ordnungsamt, Personalservice, Standesamt, Straßen- und Grünflächenamt, Amt für Umwelt- und Naturschutz und Amt für Soziales ausgebildet und betreut.
Das Bezirksamt Pankow erfreute sich auch im Jahr 2015 starker Beliebtheit bei externen Auszubildenden/Umschüler/-innen, Schüler/-innen und Student/-innen, die sich für ein Praktikum sowohl in der technischen als auch nichttechnischen Verwaltung beworben haben. Der Bedarf kann aufgrund fehlender Praxisplätze bzw. Praxisanleiter/innen hier weiterhin nicht gedeckt werden. Es ist eine Abnahme von 193 im Vorjahr auf 175 Abschlüsse von Praktikantenverträgen in 2015 zu verzeichnen. Bei der Zuweisung von Praxisstellen haben gemäß Berufsbildungsgesetz grundsätzlich die Auszubildenden des Bezirksamtes Pankow den Vorrang. Von den externen Praktikanten befanden sich 36 im Studium, 7 im Studiumseinstieg, 26 in einer Ausbildung, 1 im Ausbildungseinstieg, 4 in Weiterbildung, 20 von Bildungsträgern, 43 noch in der Schulzeit, sowie 38 Weitere, die nicht zugeordnet werden konnten.
Neu- und Außeneinstellungsmöglichkeiten
Die Personalsituation im Land Berlin und speziell in den Bezirken war aufgrund der stetig steigenden Anforderungen ein zentrales Thema vieler politischer Debatten. Es sei nur beispielweise an die zahlreichen Presseberichte zu den Wartezeiten in den Bürgerämtern erinnert. Als Resultat wurde parallel zu dem Festhalten an der Personalreduktion im Rahmen des vereinbarten Personalzielzahlkonzeptes (VZÄ-Konzept) erstmals seit Jahren wieder ein deutlicher Stellenaufwuchs ermöglicht. Der Stellenaufwuchs wurde dabei auf die Bereiche mit einem besonders gestiegenen Arbeitsanfall konzentriert, so dass vor allem das Stadtentwicklungs-, Jugend-, Bürger- und Sozialamt profitieren. Damit wurde der zentralen Forderung der Bezirke nach einer deutlichen Korrektur der bestehenden Personalzielzahlen sukzessiv nachgekommen.
Für das Personalmanagement resultieren aus dieser erfreulichen Entwicklung deutlich erhöhte Anforderungen in den Bereichen der Abwicklung von Personalauswahlverfahren, der Sicherung des relevanten Wissens ausscheidender Beschäftigter, der Eingliederung und Qualifizierung neuer Beschäftigter sowie die Bindung von qualifizierten Beschäftigten. Bei der Personalgewinnung wurde dabei zunehmend deutlich, dass zukünftig die Bereitstellung von Ausbildungsplätzen im bisherigen Umfang allein nicht ausreichen wird, um die notwendige Anzahl qualifizierter neuer Beschäftigter zu gewinnen.
Trotz aller genannten Herausforderungen konnten im Jahr 2015 insgesamt Einstellungen im Umfang von 111,2 VZÄ realisiert werden. Der Anteil von Außeneinstellungen lag dabei mit 103,2 VZÄ bei 92,8 %, wovon wiederum 62,1 VZÄ bzw. 60,2 % unbefristet eingestellt werden konnten.
Im Vorgriff auf die sich abzeichnenden Entwicklungen wurde im Oktober 2014 die AG Personalgewinnung durch Beschluss des Bezirksamtes eingesetzt. Die AG bekam den Auftrag, Handlungsempfehlungen als Reaktion auf die sich abzeichnenden Veränderungen auszusprechen. Ein erstes Maßnahmenpaket wurde von der AG bereits im April 2015 vorgelegt und in einem gemeinsamen Workshop der Amts-/ SE-Leitungen mit den Mitgliedern des Bezirksamtes diskutiert. Anschließend wurden u.a. folgende Maßnahmen festgelegt und beschlossen:
- Aufbau einer systematischen Übersicht aller altersbedingt Ausscheidenden
- frühzeitiger Start der für Ausschreibungen notwendigen Vorarbeiten
- konsequente Nutzung der Möglichkeiten des Wissenstransfers
- Fortführung des Führungskräftenachwuchsprogramms K+
- Entwicklung eines Starterpakets für neue Führungskräfte
- Ausarbeitung von weiteren Handlungsempfehlungen zu den Themen attraktiver Arbeitgeber und Willkommenskultur durch die AG Personalgewinnung
Zur Steigerung der Arbeitgeberattraktivität und Entwicklung einer Willkommenskultur wurden im Rahmen der erneut eingesetzten AG Personalgewinnung weitere Handlungsempfehlungen entwickelt. Diese wurden im November 2015 in einem weiteren gemeinsamen Workshops der Amts-/ SE-Leitungen und den Mitgliedern des Bezirksamtes diskutiert und zur weiteren Umsetzung zurück in die AG Personalgewinnung gegeben. Aktuell befindet sich zu den neuen Maßnahmen eine abschließende Beschlussvorlage für das Bezirksamt in der Abstimmung.
Fort- und Weiterbildung, Qualifikation und Motivation
Am 15.05.2012 wurde eine Dienstvereinbarung zwischen dem Bezirksamt Pankow und dem Personalrat beim Bezirksamt Pankow zur dienstlichen Fort- und Weiterbildung von Dienstkräften des Bezirksamtes Pankow abgeschlossen. Auf der Grundlage der oben genannten Dienstvereinbarung erfolgte auch die Anmeldung des Fortbildungsbedarfes für das Jahr 2015.
Die Verwaltungsakademie Berlin wurde auch im Jahr 2015 als primärer Fortbildungsträger von den Beschäftigten des Bezirksamtes Pankow genutzt. Das hier vorliegende Fortbildungsangebot wurde von ihr überwiegend entgeltfrei zur Verfügung gestellt. Das VAK-Angebot an Inhouse-Veranstaltungen wurde sowohl von den einzelnen Geschäftsbereichen bzw. geschäftsbereichsübergreifend genutzt.
Insgesamt nahmen im Jahr 2015 523 Beschäftigte des Bezirksamtes Pankow an Fortbildungsveranstaltungen der Verwaltungsakademie Berlin teil. Dies entspricht ca. 22,74 % aller Beschäftigten des Bezirksamtes im Jahr 2015. An Führungskräftequalifizierungen haben im Jahr 2015 insgesamt 78 Beschäftigte teilgenommen.
Schwerpunktveranstaltungen der VAK 2015, mit einer Teilnehmerzahl ab 10 Beschäftigte des Bezirksamtes Pankow waren:
Titel der Veranstaltung | TN | Bereiche |
Potentiale nutzen für den wachsenden Bezirk | 32 | alle |
AOD Erfahrungsaustausch | 21 | VKUB |
Aufgaben der Büroleitungen im Rahmen des Beurteilungswesens | 10 | alle |
Die Beurteilung als Wertschätzung, Feedback- und Entwicklungsinstrument | 54 | alle |
Einführung in das Allgemeine Verwaltungsrecht | 12 | alle |
Einführung in OPEN/PROSOZ | 18 | Jug/ FM; SGS |
Einweisungskurs Brandschutzobleute in Kitas und Schulen | 14 | SGS |
Erstellen von Anordnungen im Ausgabenbereich und Zusatzkontierung | 30 | alle |
Führungsinstrumente im Überblick Baustein 1+2 | 10 | alle |
GGO und Verfügungstechniken | 56 | Jug/ FM |
Grundlagen des Haushaltswesens | 13 | alle |
Imperia 9 (Aufbau, Grundlagen, Modul Simple Search) | 22 | alle |
Inhouse Workshop: Erarbeitung eines Maßnahmeplans zur Verbesserung der Zusammenarbeit | 23 | VKUB
|
Interkulturelle Kompetenz und Kommunikation | 24 | VKUB |
IPV Kurs | 13 | alle |
MS Excel/ Word 2010 | 38 | alle |
PRK Erfahrungsaustausch | 24 | VKUB |
Schlagfertigkeit statt Sprachlosigkeit | 22 | alle |
Selbstverteidigung –PRK und SBK | 24 | VKUB |
Sicheres Auftreten vor Gericht | 99 | VKUB |
Spezialgesetze | 23 | VKUB |
Straßenverkehrsordnung | 31 | VKUB |
Umgang mit Stress und Belastung im Berufs- und Privatleben | 23 | alle |
Umgang mit Konflikten und Gefahrensituationen/ Deeskalation | 39 | VKUB |
Polizei- und Ordnungsrecht | 52 | VKUB |
Ausübung von Ermessen –Grundkurs | 21 | alle |
Erstellen von Anordnungen im Ausgabebereich und Zusatzkontierungen | 41 | alle |
Personalauswahl rechtssicher gestalten | 39 | alle |
Selbstmanagement | 24 | alle |
Nach einer internen Erhebung nahmen im Jahr 2015 ca. 10 % der Beschäftigten an Qualifizierungsmaßnahmen außerhalb der VAK teil.
Die Vereinbarung zwischen der Leitung des Personalservice und der Leitung des Amtes für Weiterbildung und Kultur zu Betrieblichen Fortbildungsmaßnahmen für die Mitarbeiter/innen des Bezirksamtes Pankow vom 12.08.2010 wurde auch im Jahr 2015 fortgeführt. Somit stellte die Volkshochschule Pankow auch weiterhin als wichtiger Vertragspartner den Beschäftigten ein entsprechendes Angebot an Kursen und Veranstaltungen im Rahmen der Betrieblichen Fortbildung bis zum 31.12.2015 zur Verfügung. Der inhaltliche Schwerpunkt lag dabei auf der IuK-Technik. Im Jahr 2015 nahmen in diesem Zusammenhang 528 Mitarbeiter/-innen an den Umstiegsschulungen zu Windows 7/ Office 2010 teil.
Beim externen Fortbildungsträger vhw – Bundesverband für Wohnen und Stadtentwicklung e.V. wurde aufgrund des steigendenden Bedarfs dienstlicher Fortbildung für die Mitarbeiter/-innen die Mitgliedschaft beantragt. So können die Beschäftigten des Bezirksamtes Pankow ab dem Jahr 2016 zu ermäßigten Gebühren die Fortbildungsveranstaltungen des Vereins in Anspruch nehmen.
Weiterhin stand den Führungskräfte und Mitarbeiter/-innen das Angebot der persönlichen Beratung zu Fragen der Personal- und Organisationsentwicklung durch die Personalentwicklungsberatung zur Verfügung.
Förderung der Geschlechtergerechtigkeit und Chancengleichheit
Der durch das Bezirksamt beschlossene Frauenförderplan (2010- 2015) ist durch alle Organisationseinheiten umzusetzen. Die erste Anpassung des Frauenförderplans erfolgte mit der 1. Fortschreibung im November 2013. Weitere Änderungen erfolgten nach einer umfassenden Neuauswertung der Datengrundlage mit dem Stichtag 30.06.2014. Sich daraus ergebende Änderungen wurden in der 2. Fortschreibung des Frauenförderplanes, der Ende 2014 fertig gestellt wurde, berücksichtigt.
Für das Bezirksamt Pankow gewinnt die familienfreundliche Gestaltung des Arbeitsalltages eine zunehmende Bedeutung. Auch um die Attraktivität als Arbeitgeber zu erhöhen, stellt das Bezirksamt Pankow seit 2013 ein Informationsportal für Beschäftigte im Internet zur Verfügung, welches sich folgenden Themen widmet:
- Arbeitszeit und Arbeitsplatz
- Beschäftigte mit Kindern
- Ansprechpartner/innen aus den Abteilungen
- Mutterschutz
- Pflege von Angehörigen
- Kontakthalten und Wiedereinstieg
Aktuell wird dieses Informationsportal über eine Onlinebefragung evaluiert, die direkt über das Informationsportal zu erreichen ist.
In allen Bereichen des Bezirksamtes wird im Rahmen der jeweiligen Möglichkeiten auf Geschlechtergerechtigkeit und Chancengleichheit hingewirkt. Das Thema ist integraler Bestandteil der Führungsarbeit sowie bei der Auswahl neuer Mitarbeiter/innen. Im Jahr 2015 konnten mehrere vakante Führungspositionen mit Frauen nachbesetzt werden.
Förderung der Diversity- und interkulturellen Kompetenz
Das Bezirksamt beteiligte sich am Diversity-Projekt „Vielfalt in der Verwaltung“. Das Projekt endete am 30.4.2015. Das Vorhaben war eine Kooperation zwischen der Landesstelle für Gleichbehandlung – gegen Diskriminierung (LADS) bei der Senatsverwaltung für Arbeit, Integration und Frauen und den Bezirksverwaltungen Tempelhof – Schöneberg, Lichtenberg und Pankow. In einer Abschlusspublikation wurden alle Projektaktivitäten in den drei Bezirken und übergeordnete Handlungsfelder dargestellt. Dazu gehören insbesondere Diversity in der Sprache sowie Diversity im Öffentlichen Raum.
Während der Projektlaufzeit von zwei Jahren wurden zahlreiche Maßnahmen entwickelt, die auch nach Projektabschluss ihre Gültigkeit behalten. Dazu zählen insbesondere:
- „Empfehlungen für Maßnahmen zum gelungenen Umgang mit der Vielfalt der Bürgerinnen und Bürger in Pankow“
- sowie ein Leitfaden „Vielfalt zum Ausdruck bringen. Diversity in Sprache und Bildern“ für Internetredakteure/innen und Mitarbeiter/innen des Bezirksamtes.
Zudem wurden im Rahmen des Projektes alle Mitarbeiter/innen des Bürgeramtes in einer eintägigen Diversity-Schulung zum Thema Willkommenskultur in Pankow fortgebildet.
Zur Stärkung der Europafähigkeit sowie der interkulturellen Kompetenz wurde der Europäische Verwaltungsmitarbeiteraustausch im Jahr 2015 fortgeführt. So konnten über das Projekt „LoGo! Europe 2015“ zwei Beschäftigte im Herbst für jeweils vier Wochen in Verwaltungen Großbritanniens hospitieren. Die weitere Fortführung des Austauschprogramms ist geplant und bis einschließlich 2017 ist die Finanzierung bereits gesichert. Weiterhin ist eine systematische Weitergabe der gewonnenen Erfahrungen der Hospitanten an die übrigen Beschäftigten geplant.
Aktuell wird geprüft, wie der Anteil von Beschäftigten mit Migrationshintergrund im Bezirksamt gesteigert werden kann, um den Anforderungen an eine moderne Verwaltung in einem interkulturell geprägten Bezirk gerecht zu werden. Diesbezüglich wird geplant, interkulturelle Kompetenzen bei der Personalauswahl stärker zu berücksichtigen. Konkrete Umsetzungsvorschläge befinden sich in der Vorbereitung.
Bereits jetzt enthalten alle Stellenausschreibungen und Ausbildungsangebote des Bezirksamts in Umsetzung des Partizipations- und Integrationsgesetzes Berlin (§ 4 (4) den Zusatz, dass Menschen mit Migrationshintergrund als Bewerber/innen erwünscht sind. Daneben werden je nach Aufgabengebiet zunehmend Sprachkenntnisse und/oder Auslandsaufenthalte erwartet.
Stärkung der Führungskompetenz der Führungskräfte
Führungskräften stand zur Erweiterung ihrer Führungskompetenz das umfangreiche Angebot der VAK und auch außerhalb zur Verfügung (z.B .Unfallkasse). Die Angebote wurden in einem ähnlichen Umfang wie 2014 genutzt.
Ergänzend zu dem regulären Programm wurden zwei Inhouse-Schulungen zum Beurteilungswesen angeboten.
Führungskräftenachwuchsplanung
Im Rahmen des Führungskräftenachwuchspools wurden/ werden ausgewählte Beschäftigte durch systematische und gezielte Personalentwicklungsmaßnahmen unterstützt, um sich auf die zukünftige Übernahme von Führungspositionen vorzubereiten. Dazu besuchten diese nach individuellen ziel- und bedarfsorientiert erstellten Fortbildungsplänen Veranstaltungen der Verwaltungsakademie Berlin. Kolleginnen stehen die gesonderten Angebote der VAK für Frauen zur Verfügung.
Das Konzept zum Führungskräftenachwuchspool (KompetenzPlus) wurde fortgeschrieben. Parallel wurde es durch die AG Personalgewinnung evaluiert und Vorschläge für Anpassungen unterbreitet. Die Ergebnisse der AG Personalgewinnung wurden in einem Workshop mit den Amts-, SE-Leitungen sowie den Bezirksamtsmitgliedern erörtert. Im Ergebnis wurde die Fortführung des angepassten Konzeptes am 23.06.2015 durch das Bezirksamt beschlossen. Das Konzept beschreibt nun einen Rahmen und die Zielrichtung des Programms ohne wie zuvor alle Prozessschritte abschließend zu regeln. Es ist somit flexibler in der Handhabung und in der Umsetzung. Der Führungskräftenachwuchspool steht grundsätzlich allen Beschäftigten ab Entgeltgruppe 8 bzw. Besoldungsgruppe 8 bei Vorliegen aller Voraussetzungen offen.
Entlastung von Dienstkräften bei langjährigen spezifischen Belastungssituationen
Aufgrund der eingangs genannten Entwicklungen sind in sehr vielen Bereichen des Bezirksamtes sowohl akute, als auch langjährige Belastungssituationen festzustellen. Diese haben Auswirkungen auf die Quantität und Qualität der Leistungserbringung durch die Verwaltung. Im Folgenden werden neben zentral gesteuerten Maßnahmen auch bereichsspezifische Maßnahmen dargestellt, mit denen versucht wurde, bestehenden Belastungssituationen entgegenzuwirken.
Soweit medizinisch notwendig und möglich, wurde in allen Geschäftsbereichen die leidensgerechte Ausstattung von Arbeitsplätzen für betroffene Beschäftigte mit z.B. höhenverstellbaren Tischen, besonderen Bürostühlen, Aktenhaltern etc. vorgenommen. Allerdings stießen die Möglichkeiten der Entlastung von Beschäftigten durch solch individuelle Maßnahmen an ihre Grenzen und es konnten in der Regel nur Entlastungen in geringem Maße erfolgen. Dies gilt gleichermaßen für Personaleinzelmaßnahmen sowie organisatorische Maßnahmen, wie z.B. die Veränderung der internen Geschäftsverteilung oder eine Optimierung von Ablaufprozessen. Eine ausreichende Entlastung ist bei deutlich steigendem Aufgabenanfall ausschließlich durch einen im gleichen Ausmaß zunehmenden Personalkörper zu erreichen.
Eine doppelte und spezifische Belastungssituation entsteht oftmals durch altersbedingt ausscheidende Beschäftigte für die verbleibenden Kolleginnen und Kollegen. Zum einen sind, sofern die Stelle nachbesetzt wird, zunächst die neuen Beschäftigten einzuarbeiten. Gleichzeitig geht mit den ausscheidenden Beschäftigten ein wertvolles Erfahrungs- und Fachwissen verloren. Diese doppelte Belastung wird seit dem 01.01.2015 zum Teil durch neue Möglichkeiten im Rahmen des landesweiten Projektes „Wissenstransfer“ der Senatsverwaltung für Finanzen entschärft. U.a. konnte über diese neuen Möglichkeiten die Stelle eines Wissensmanagers besetzt werden (vgl. Ausführungen zu Punkt 1).
Geschäftsbereich 1: Finanzen, Personal, Wirtschaftsförderung
Im Rahmen der zunehmenden Aufgaben wurden in 2015 für den Doppelhaushalt 2016/2017 mehrere Stellen zusätzlich eingerichtet, u.a. im Umfang von je 1,0 VZÄ in den Bereichen Sachbearbeitung Stellenbewertung, Personalsachbearbeitung, Gesundheitsmanagement, Personalentwicklungsberatung und juristische Referentinnen/Referenten.
Geschäftsbereich 2: Stadtentwicklung
Zur Entlastung der Mitarbeiter erfolgten und erfolgen im Straßen- und Grünflächenamt weiterhin Prüfungen zur Arbeitsorganisation und zu Arbeitsabläufen und infolge dessen die Umsetzung struktureller Maßnahmen. Aufgrund der sich stetig ändernden und steigenden Anforderungen ist dies ein ständiger Prozess. Vor dem Hintergrund des enorm hohen Krankenstandes und des eingeschränkten Einsatzes von Mitarbeitern wurden ausgebildeten Gärtnern im Rahmen einer Qualifizierungsmaßnahme Unterstützung bei dem Erwerb des Führerscheines insbesondere der Klasse C 1E gewährt. Ebenso wurde die Beschaffung von notwendigen Arbeitsmitteln geprüft und ggf. veranlasst. Minderleistungsausgleiche wurden erneut beim Integrationsamt beantragt. Es erfolgte eine intensive Zusammenarbeit mit dem Integrationsfachdienst hinsichtlich der Beschaffung von geeigneten Arbeitsmitteln oder Beseitigung von Konfliktsituationen mit besonders beeinträchtigten Mitarbeitern.
Im Stadtentwicklungsamt konnte die Überlastungssituation, insbesondere in der AG Einzelvorhaben/Geltendes Planungsrecht im Fachbereich Stadtplanung, durch personelle Verstärkung der Arbeitsgruppen und Umverteilung von Arbeitsaufgaben abgebaut werden. Die Untere Denkmalschutzbehörde hat im Rahmen ihrer jüngst formal angezeigten Personalüberlastung ein Personaldefizit von 2,77 VZÄ für die technische Hauptsachbearbeitung und 1,0 VZÄ für die Verwaltungssachbearbeitung nachgewiesen. Insgesamt ist der Arbeitsdruck allerdings immer noch in allen Arbeitsgruppen sehr hoch. Der Überhang an noch bestehenden Urlaubsansprüchen (Alturlaub) und angesammelten Mehrarbeitszeiten ist erheblich und beträgt für fast alle Beschäftigten mehrere Tage. Die sehr hohe Belastungssituation spiegelt sich auch im erhöhten Krankenstand wider.
Um weitere Entlastung der Mitarbeiter zu erreichen, ist die Anmeldung der bislang nur als Beschäftigungspositionen geschaffenen Stellen, die zügige Nachbesetzung frei werdender Stellen bei angemessener Bezahlung sowie die Anmeldung eines weiteren Stellenbedarfs geplant.
Geschäftsbereich 3: Jugend und Facility Management
Entlastungen wurden im Jugendamt nach Möglichkeit im Rahmen von Personaleinzelmaßnahmen bearbeitet. Bei auftretenden Überlastungsanzeigen wurde gezielt überprüft, welche Maßnahmen zur Entlastung in den jeweiligen Bereichen umgesetzt werden können (u.a. Aussetzung von öffentlichen Sprechzeiten, Umsetzung notwendiger Umstrukturierungen, Durchführung von teamfördernden Maßnahmen etc.). Im Rahmen von BEM-Verfahren werden zudem gezielte individuelle Maßnahmen und Vereinbarungen mit den Mitarbeiter/innen getroffen.
In 2015 wurde des Weiteren beschlossen, dass Eingangsmanagement im Regionalen Sozialpädagogischen Dienst in Pankow in 2016 aufzulösen und in eine andere Struktur zu übergeben. Hierzu wurde in dem Bereich im Rahmen von Teamklausuren die Struktur entwickelt und besprochen. Ein Ergebnisbericht zum Eingangsmanagement soll im Frühjahr 2016 erfolgen.
Die in 2015 eröffneten Möglichkeiten zur Gestaltung des Wissenstransfers wurden, insbesondere bei ausscheidenden Führungskräften, durch das Jugendamt und die Serviceeinheit Facility Management beantragt und in einigen Fällen bereits realisiert.
Geschäftsbereich 4: Soziales, Gesundheit, Schule und Sport
Generell wurden Anträge von Beschäftigten auf befristete/unbefristete Arbeitszeitverkürzungen, die u.a. auch aus gesundheitlichen oder familiären Gründen gestellt wurden, bewilligt. Die Instrumente des betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM) wurden bei länger bzw. wiederholt erkrankten Beschäftigten dazu genutzt, Rückkehrmöglichkeiten in den Berufsalltag bzw. veränderte Einsatzgebiete zu finden. Wie auch im Vorjahr wurden dazu die BEM-Gespräche und das „Hamburger-Modell“ zur Wiedereingliederung in das Erwerbsleben genutzt.
Im Gesundheitsamt wurden Stellen, die noch im Vorjahr aufgrund des VZÄ-Konzeptes abgebaut werden sollten, in Bereichen mit chronischer Arbeitsüberlastung besetzt und zusätzliche Stellen geschaffen.
Schwerpunkt der Bemühungen im Gesundheitsamt wird in 2016 sein, die vorhandenen Stellen auch zu besetzen. Dies stößt insbesondere bei den Arztstellen auf immer größere Schwierigkeiten. Eine Erhöhung der Attraktivität der Stellen, z. B. durch Anhebung der Vergütung bzw. Besoldung, ist daher anzustreben. Wegen der starken Arbeitsbelastung des Fachbereiches Hygiene und Umweltmedizin durch den starken Flüchtlingszustrom und das Bevölkerungswachstum wird angestrebt, bei der „AG Wachsende Stadt“ eine zusätzliche Gesundheitsaufseherstelle zu beantragen.
Auf Grund des stark gestiegenen Aufgabenanfalls durch die „wachsende Stadt“ und eine daraus resultierende hohe Belastung der Beschäftigten des Schul– und Sportamtes wurden zusätzliche Stellen geschaffen. Diese wurden in erster Linie an den absoluten Brennpunkten, den Bereichen „Schulorganisation und Schülerbetreuung“ sowie „Grundstücke und Gebäude“, eingesetzt. Damit wurden die vorhandenen Dienstkräfte entlastet.
Um der Zunahme der aus dem weiterhin zu erwartenden Fallzahlenanstieg resultierenden Arbeits(über)belastung entgegenzuwirken, werden die zusätzlich für das Amt für Soziales bewilligten Stellen und Beschäftigungspositionen ebenso wie Stellen, die aufgrund der zunehmenden Personalfluktuation frei werden, schnellstmöglich (nach)besetzt. Sobald auch nur abzusehen ist, dass Stellen bzw. Beschäftigungspositionen zukünftig zu besetzen bzw. nachzubesetzen sind, werden unverzüglich vorbereitende Arbeiten zur Besetzung bzw. Nachbesetzung durchgeführt.
Geschäftsbereich 5: Verbraucherschutz, Kultur, Umwelt und Bürgerservice
Im Rahmen der BEM–Verfahren werden die Belastungssituationen regelmäßig ermittelt und bewertet. Es werden alle notwendigen Maßnahmen ergriffen, um die Belastungssituationen zu reduzieren und Erkrankungen vorzubeugen. Allerdings gibt es im Geschäftsbereich oft nur sehr geringe Möglichkeiten „leidensgerechte Arbeitsplätze“ (z.B. ohne Publikumsverkehr oder bei Außendienstunfähigkeit) bereit zu stellen. Zu den eingeleiteten Maßnahmen gehören u.a.:
- Beantragung, Beschaffung und Einrichtung leidensgerechter Arbeitsplätze
- Einsatz von technischen Hilfsmitteln
- organisatorische Veränderungen des Dienstablaufs
- Nutzung von Eingliederungsmaßnahmen im Rahmen des Hamburger Modells
- veränderte Rahmenbedingungen beim Schichtdienst und Einführung einer Gleitzeit
- Anpassung der Arbeitsabläufe
- Unterstützung durch das Integrationsamt (2 x Bürgeramt)
- Jobcoaching ( 1 x Bürgeramt)
In den Bürgerämtern sollte sich durch die Bereitstellung von zusätzlichem Personal (6 unbefristete Stellen sowie 3 befristete Stellen) die Belastungssituation mittelfristig spürbar verringern. Eine tatsächliche Entlastung wird es hier jedoch erst geben, wenn diese Mitarbeiter eingearbeitet und voll einsetzbar sind. Im Rahmen des Wissenstransfers wurden gezielt Maßnahmen beantragt und umgesetzt, um neben dem Erhalt des Erfahrungswissens auch mit der Einarbeitungszeit einhergehende Belastungs- und Stresssituationen zu vermeiden.
Im Amt für Bürgerdienste – Fachbereich Bürgerämter – soll weiterhin konsequent daran gearbeitet werden, die Belastung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu reduzieren. Dazu soll u.a. eine berlinweite Organisationsuntersuchung in den Bürgerämtern durchgeführt werden sowie in einem 6-monatigen Modellversuch in 2 Bürgerämtern (Bürgeramt Prenzlauer Berg und Pankow) ein Schichtbetrieb eingeführt werden.
Gezielter, auch abteilungsübergreifender Einsatz qualifizierten Personals in Bereichen mit hoher politischer und/oder haushalterischer Bedeutung und Förderung von Rotationsinstrumenten
Geschäftsbereich 1: Finanzen, Personal, Wirtschaftsförderung
Ämterübergreifende Rotation im Sinne des § 6 Abs. 2 VGG wurde nicht praktiziert. Allerdings wurden z.B. innerhalb des Rechtsamts durch Veränderungen der Geschäftsverteilung die Aufgabengebiete einzelner Dienstkräfte punktuell gewechselt.
Geschäftsbereich 2: Abteilung Stadtentwicklung
Im Straßen- und Grünflächenamt wurden die angebotenen Fortbildungsmaßnahmen intensiver und insbesondere von den Führungskräften in Anspruch genommen. Ergänzend wurden Inhouseschulungen, Klausurtagungen und Coaching genutzt. Die Gestaltung der Arbeitszeiten zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf wird unterstützt und frei werdende Stellenanteile entsprechend genutzt, um die zusätzliche Belastung auszugleichen. Abteilungsübergreifende Einsätze erfolgten im Rahmen der Erprobung zur dauerhaften Umsetzung aufgrund krankheitsbedingter Einschränkungen.
Geschäftsbereich 3: Jugend und Facility Management
In einigen Fachrichtungen/Berufsgruppen (u.a. Sozialdienst, Bauingenieurwesen) ist die Suche nach qualifiziertem Personal aufgrund der bekannten Mangelsituation mit erheblichen Schwierigkeiten verbunden. Die Wiederholung von Ausschreibungsverfahren aufgrund einer unzureichenden Bewerberlage oder auch kurzfristiger Absagen von Bewerbern/Bewerberinnen waren sowohl im Jugendamt als auch in der SE FM im vergangenen Jahr mit zunehmender Tendenz zu verzeichnen. Zur Verbesserung der Bewerberlage wurden vor diesem Hintergrund Stellenausschreibungen für die SE FM zusätzlich in Fachzeitschriften und besonderen Stellenportalen im Internet durch Verwendung von eigenen Haushaltsmitteln der Serviceeinheit veröffentlicht. Im Jugendamt wurden für Stellenausschreibungen im Bereich des Sozialdienstes ebenfalls zusätzliche Stellenportale im Internet genutzt, um mehr potentielle Bewerber/Bewerberinnen zu erreichen.
Darüber hinaus ist erneut zur Erhöhung der Qualifikation der Mitarbeiter/innen des Jugendamtes besonderer Wert auf die Aus- und Fortbildung gelegt worden. Für kostenpflichtige Fortbildungsangebote wurden im Jahr 2015 insgesamt 17.037,46 € ausgegeben. In diesem Kontext wird auch auf die aktive Förderung der Fortbildung von einzelnen Mitarbeiter/innen im Rahmen der Verwaltungslehrgänge I und II (VL I+II) sowie des Aufstiegslehrganges (AL AVD) hingewirkt. Aktuell absolviert je eine Teilnehmerin den VL I bzw. II und drei Mitarbeiter/innen den AL AVD.
Im Jugendamt erfolgten Mitarbeiterrotationen anlassbezogen bei Veränderungen von Aufgabenzuschnitten und bei der Nach- und Neubesetzung von Stellen. Innerhalb der Serviceeinheit wurde eine Mitarbeiterin vom Jugendamt in die SE FM umgesetzt. Weiterhin konnte für eine Beschäftigte des Fachbereiches Innere Dienste der SE FM eine besondere Personalentwicklungsmaßnahme organisiert werden. Von der Beschäftigten wurde der Wunsch nach einer Hospitation in einem Leistungsbereich geäußert. Diese wurde nach Abstimmung zwischen den beteiligten Leitungskräften in der Gutscheinstelle des Jugendamtes im Zeitraum von Februar bis Dezember 2015 ermöglicht.
Im Rahmen einer Wiedereingliederungsmaßnahme absolvierte ein Beschäftigter aus einem anderen Geschäftsbereich eine Hospitation in der SE FM. Im Anschluss an diesen Einsatz konnte für den Beschäftigten eine neue berufliche Perspektive entwickelt werden.
Geschäftsbereich 4: Soziales, Gesundheit, Schule und Sport
Zur Sicherung der politisch bedeutsamen Aufgaben des Kinder- und Jugendgesundheitsdienstes, der u.a. Einschulungsuntersuchungen durchführt, wurden frei werdende Stellen auch aus anderen Bereichen des Gesundheitsamtes für diesen Aufgabenbereich ausgeschrieben und teilweise besetzt. Durch die erhöhte Anzahl geflüchteter Menschen sind einige Bereiche des Gesundheitsamtes besonders stark gefordert. Für den Sozialpsychiatrischen Dienst und den Kinder- und Jugendgesundheitsdienst wurde daher je eine Sozialarbeiterstelle zusätzlich geschaffen.
Geschäftsbereich 5: Verbraucherschutz, Kultur, Umwelt und Bürgerservice
Im Rahmen der Personalentwicklung wurden verschiedene Maßnahmen zur Förderung der Rotation unter Beachtung der tariflichen Voraussetzungen umgesetzt. Ein Rotationswunsch wurde bei insgesamt drei Beschäftigten im Ordnungsamt bzw. Bürgeramt umgesetzt.
Korruptionsbekämpfung
Die Aufgaben der Korruptionsprävention und -bekämpfung werden im Bezirksamt Pankow durch den Antikorruptionsbeauftragten hauptamtlich mit einem Anteil von rund 25 % der wöchentlichen Arbeitszeit abgedeckt. Außerdem besteht noch die Arbeitsgruppe Antikorruption, die sich neben dem Antikorruptionsbeauftragten aus neun weiteren Mitgliedern zusammensetzt, die aus allen Abteilungen des Bezirksamtes entsandt wurden. Gegenwärtige Schwerpunkte sind die Durchführung von anlassbezogenen Prüfungen und die Beratung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zum Verbot der Annahme von Belohnungen und Geschenken.
zu 5.
Die Ausführungen in den Vorgängerberichten gelten vom Grundsatz her weiter. Zusammenfassend ist festzustellen, dass die allgemeinen arbeitsrechtlichen Gesetze in Verbindung mit den haushalts-, laufbahn- und tarifrechtlichen Rahmenbedingungen umfassende Vorgaben enthalten, die einen kurzfristigen flexiblen Personaleinsatz sehr erschweren bzw. unmöglich machen.
zu 6.
Als Folge der beschriebenen Entwicklungen haben die Aufgaben für die Personalentwicklung stark zugenommen. In diesem Zusammenhang wurde deutlich, dass die Personalentwicklung zukünftig stärker in ein Gesamtkonzept des Personalmanagements eingebunden werden muss. In diesem Konzept müssen alle strategischen und operativen Aufgaben der Personalarbeit und zwar von der Ausbildung bis zum Eintritt in den Ruhestand ganzheitlich betrachtet werden. Eine Zusammenfassung aktuell relevanter Themenfelder bietet die folgende Aufstellung:
- Verbesserung der Prognose zu Zeitpunkt und Umfang von freiwerdenden und wiederzubesetzenden Stellen (Prognose Mitarbeiterfluktuation/ Einstellungsbedarf)
- Entwicklung einer vorausschauenden und systematischen Personalrekrutierung zur Besetzung von (freiwerdenden) Stellen
- Bedarfsgerechte Ausbildung zukünftiger MitarbeiterInnen
- Bewertung aller auszuschreibenden Stellen im Vorfeld, um Ausschreibungen mit Bewertungsvermutung zu vermeiden
- Beschleunigung von Stellenbesetzungsverfahren, u.a. durch flächendeckende Einführung von e-Recruiting
- Entwicklung von innovativen Wegen in der Ausbildung, z.B. durch eigene Einstellung von Probebeamten, die Entwicklung eines Traineeprogramms und das Angebot von Plätzen für duale Studiengänge
- Entwicklung und Einführung von Maßnahmen zur Steigerung der Attraktivität als Arbeitgeber
- Konzeption und Einführung von Maßnahmen zur Entwicklung einer Willkommenskultur sowie zur Bindung der Beschäftigten an das Bezirksamt
- Entwicklung und konsequente Anwendung von Maßnahmen zur Steigerung der Gesundheitsquote
- Konsequente Nutzung der Möglichkeiten des Wissensmanagements um relevantes Wissen, im Bezirksamt zu halten und weitergeben zu können
Der BVV-Beschluss zur Personalentwicklung, der dieser Berichterstattung zugrunde liegt, wurde vor über 7 Jahren vor dem Hintergrund einer damaligen Personalabbaupolitik gefasst. Diese Rahmenbedingungen haben sich mittlerweile vollständig geändert. Das Bezirksamt bittet daher die Drs. VI-613 als erledigt zu betrachten und regt an, dass die BVV einen zeitgemäßen Berichtsauftrag zur Personalentwicklung beschließt.
Haushaltsmäßige Auswirkungen
derzeit nicht bezifferbar
Gleichstellungs- und gleichbehandlungsrelevante Auswirkungen
Der Frauenförderplan ist Bestandteil der Personalentwicklung und enthält Maßnahmen, die der Förderung der Chancengleichheit und Geschlechtergerechtigkeit dienen sollen.
Auswirkungen auf die nachhaltige Entwicklung
keine
Kinder- und Familienverträglichkeit
keine Auswirkungen
Anlagen |
Matthias Köhne |
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