Siehe Anlage

Bezirksamt Pankow von Berlin                                                                                …..06.2007

An die

Bezirksverordnetenversammlung                                                    Drucksache-Nr:

Vorlage zur Kenntnisnahme

für die Bezirksverordnetenversammlung gemäß § 15 BezVG

Organisationsuntersuchung in der SE Immobilien

Wir bitten zur Kenntnis zu nehmen:

Gemäß § 15 Bezirksverwaltungsgesetz (BezVG) wird berichtet:

Das Bezirksamt hat in seiner Sitzung am 26.06.2007 folgenden Beschluss gefasst:

Die in der Anlage dargestellte Auftragsbeschreibung zur Organisationsunter-

suchung in der SE Immobilien wird beschlossen und ist bis zum 31.12.2007       durchzuführen.

Begründung

Mit dem o. g. Beschluss wird der Beschlusspunkt 3 des BA-Beschlusses Nr. V-1419/

2006 - „Der Steuerungsdienst wird beauftragt, eine Organisationsuntersuchung mit dem Ziel einer optimierten Struktur der neuen SE Immobilien entsprechend dem RdB-Beschluss bis zum 30.06.2007 zu erstellen. Der Auftrag zur Organisationsunter-suchung ist im Bezirksamt zu beschließen.“ - erledigt.

Die Bezirksverordnetenversammlung wurde gemäß § 15 Bez VG am 28.06.2006 (Drs.-Nr. V- 1301) über o. g. Beschluss informiert.

Durch veränderte Schwerpunktsetzung und dadurch entstandene Verzögerung bei anderen Aufträgen des Bereiches Organisation kann erst jetzt mit der Organisations-untersuchung begonnen werden.

Haushaltsmäßige Auswirkungen

keine

Gleichstellungs- und gleichbehandlungsrelevante Auswirkungen

keine

Auswirkungen auf die nachhaltige Entwicklung

keine

Kinder- und Familienverträglichkeit

entfällt

Matthias Köhne                                                                     Christine Keil

Bezirksbürgermeister                                                           Bezirksstadträtin für

                                                                                                                                                                                                                                            Jugend und Immobilien

Anlage

Auftragsbeschreibung zur

Organisationsuntersuchung in der SE Immobilien

Das Bezirksamt Pankow von Berlin beauftragt den Steuerungsdienst, Bereich Orga­nisation, mit einer Organisationsuntersuchung in der Serviceeinheit Immobilien.

Die Einzelheiten werden nachfolgend beschrieben:

1.      Untersuchungsbasis

Das Bezirksamt hat im Beschluss V-1419/2006 die Umsetzung des RdB-Be­schlusses 963/06 - Implementierung eines bezirklichen Facility Management - festgelegt.

2.      Untersuchungsziel

Der Bereich Organisation untersucht die durch die Fusion der Serviceeinheiten Immobilien und Innere Dienste erfolgten Strukturveränderungen. Dabei ist insbesondere zu betrachten, ob die Struktur hinsichtlich Zweckmäßigkeit und Effi­zienz für ein Facility Management im Sinne des o. g. RdB-Beschlusses geeignet ist und inwieweit derzeit noch dezentral wahrgenommene FM-Aufgaben der SE-Immobilien zuzuordnen sind. Ggf. werden Optimierungsvorschläge unterbreitet.

Schwerpunkte in diesem Zusammenhang sind:

·        Auswirkungen der Fusion in der neuen SE Immobilien

·        Analyse und ggf. Optimierung der Strukturen der SE bzgl. Facility Management

·        Aufgabenbeschreibung für die Facility-Sachbearbeiter und Abgleich mit der aktuellen Geschäftsverteilung

·        Mögliche Synergieeffekte durch eine optimierte Struktur und einen veränderten Aufgabenkatalog für Mitarbeiter

·        Auswirkungen einer Verlagerung bisher im Bezirksamt dezentral wahrgenom-mener Facility Management-Aufgaben

3.      Beteiligte / Befugnisse und Kompetenzen

Die Mitarbeiter des Bereichs Organisation führen die Untersuchung in Abstim­mung mit dem Amtsleiter der SE Immobilen durch. Dazu sind benötigte Unterlagen bereitzustellen, wie beispielsweise GVPl, Feinorganigramme, Informationen zu organisatorischen Regelungen im Arbeitsablauf sowie jegliche Unterstützung zu gewähren. Gleiches gilt für die übrigen Organisationseinheiten des Bezirksamtes, in denen Facility Management-Aufgaben wahrgenommen werden. Erforderlichenfalls ist der Bereich Organisa-tion befugt, vor Ort Gespräche mit Dienstkräften zur Erhebung weiterer Informationen zu führen.

Der Personalrat wird durch den Bereich Organisation beteiligt.

4.      Zeitrahmen / Termine

Die Untersuchung beginnt mit dem (Beschlusstag) über diese Auftragsbeschrei­bung und dem Vorliegen der vom Bereich Organisation angeforderten Unterla­gen. Er endet, solange nichts anderes vereinbart wird, nach Ablauf von 6 Mona­ten.

5.      Ergebnisdokumentation

Die Ergebnisse der Untersuchung werden dem Auftraggeber in Form eines Be­richtes übergeben. Bei Bedarf wird eine Präsentation der Ergebnisse durchge­führt.