BA berichtet zum Hausbesuch CityLAB Roadshow – siehe digitale Unterlagen.
- Angebote und Formate des CityLAB müssen bekannter werden; BA entwickelt Stammtische; Austausch im BA findet statt, Projekte werden ausprobiert
Herr Witt, Servicedesigner vom CityLAB, berichtet
- Pankow Termin war Auftakt für die Roadshow; Ziel: Austausch, Verständnis für Herausforderungen in Digitalisierung und Verwaltung
- Termin in Pankow war Erfolg, um Ansatzpunkte zu identifizieren
- Ziel des CityLAB: Ermutigung zu Projekten und Begleitung bei den ersten Schritten; Bekanntmachung des CityLAB und der Arbeitsweise
- Herausforderung: Zeitdruck beim Termin
- Austausch beim Termin hat sehr gut funktioniert; Plattform für erste Kontakte und Vernetzung innerhalb der Verwaltung
- Smart City Strategie Angebot: Ideen einreichen für Projekte, die in Pankow realisiert werden sollen
Frage nach Studien und Datengrundlage
- Ziel ist eigentlich die Entwicklung von Prototypen, die dann weiterentwickelt und umgesetzt werden können; Bsp. Prototypenwerkstatt mit Analyse von Kleinstfachverfahren; gibt die Möglichkeiten auf Berliner Ressourcen zurückzugreifen (Betriebe, Start-UPs, Zivilgesellschaft)
- Finanzierung erfolgt primär über Zuwendungsbescheid der Senatskanzlei; einzelne Projekte brauchen externe Ressourcen und Finanzierung
- Angebot große Bandbreite an Handlungsempfehlungen, Prototypen, Train-the-Trainer, Studien
Nachfrage nach Tagebuchstudie
- ergebnisoffenes Projekt in Friedrichshain Kreuzberg; Bürgeramt fit machen für die Zukunft; im Ausbildungsbürgeramt führten Azubis, Praktikant*innen und Ausbilder*innen haben über Zeitraum von 6 Wochen Tagebuch mit 8 Fragen (ideal jeden Tag) zu persönlichen Eindrücken Auswertung führte zu Themenfeldern, Erkenntnisse wurden gegengeprüft mit Beobachtung der Mitarbeiter*innen und Befragung der Kund*innen – Gegenprüfung mit Tagebuchinhalten und Filterung der Ergebnisse
- nach Gesprächen hat sich herausgestellt, dass die identifizierten Probleme ähnlich sind wie in anderen Ämtern und auch in anderen Bezirken; Ausbildungsbürgeramt in der Schlesischen Straße ist ein Prototyp (zwanglos und unkonventionell); im Rahmen von „Sprints“ – 2 bis 4 Wochen Testläufe mit flexibler Anpassung wurden Änderungen messbar gemacht und Rückschlüsse für Bürgerämter allgemein könnten gezogen werden
Nachfrage nach Online-Formularen für Bürgerfreundlichkeit
- sog. Digitalwerkstatt Verwaltung, gemeinsam Formulare getestet mit Bürger*innen auf Nutzbarkeit, Verständlichkeit, Navigierbarkeit – sehr erkenntnisreich; vor 3 Wochen abschließende Aktion in Charlottenburg – verbessertes Formular vorgestellt und durch Bürger*innen bewertet, um vorher nachher Vergleich zu haben; Zusicherung Nutzung der Erkenntnisse
Nachfrage Veröffentlichung Projekte: sind öffentlich
Nachfrage nach Zugriffen auf Daten und Abläufe: im Ausbildungsbürgeramt gab es vollen Zugriff und Zugang in den laufenden Regelbetrieb
Nachfrage nach Nutzbarmachung in Pankow
- Austausch mit anderen Verwaltungen; Frage nach Umsetzbarkeit – Pankow in vieler Hinsicht anders als andere Bezirke; ITDZ ist zentraler IT Dienstleister von Berlin; durch Fehlen zentraler Steuerung sind in der Vergangenheit Insellösungen in den Bezirken entstanden – Versuch das langsam aufzulösen; Geschäftsprozessmanagement zur Digitalisierung war sehr bürokratisch;
- CityLAB ist Inkubator, Implementierung und Umsetzung obliegt dann der Senatsebene; Beispiel der Straßenbegehung mit Papier und Stift – Möglichkeit CityLAB zu nutzen ging nicht, da Senatsverwaltung nicht dran gehen wollte
- CityLAB entwickelt nur mit dem Bezirksamt und nicht für das Bezirksamt – dafür muss noch Bewusstsein geschaffen werden (Hausbesuch CityLAB war Auftakt), Idee digitaler Stammtisch ämterübergreifend; Zeitaufwand ist eine große Hürde für die Kolleg*innen im BA, da alle sowieso schon so beschäftigt sind; Herausforderung für Verwaltung auch von Kultur und Daseinszweck einer Verwaltung her
- Zusammenarbeit CityLAB viel mit Bezirken und kleinen Teams
Herausforderung der Zuständigkeiten und Einbindung der Senatsebene: grundsätzlich eher gute Erfahrungen; Überblick verschafft wer eingebunden und mitgenommen werden muss; grundsätzlich Arbeit mit jeder Hierarchieebene, aber Leitungsebene muss auch überzeugt werden, um Ressourcen freizumachen
Nachfrage nach Projekten mit großer Hebelwirkung
- keine Pauschalisierung möglich – Frage ist was dahinter steckt; Ziel ist die Ursache zu verändern
Anmerkung auf Ordnungsamt Online App
Funktion Foto hochladen mit GPS Koordinaten – würde das nicht für Straßenbegehung auch funktionieren? Nein, da Straßenbegeher*innen auch Verkehrssicherungspflichten haben und dafür eine andere Art professioneller Plattform haben (auch für Bearbeitungsmanagement)
Nachfrage nach Rücklauf von Abfrage im BA nach Bedarf der Digitalisierung
- digitale Akte, digitale Signatur, medienbruchfreie Fachanwendungen Ergebnisse der Bedarfe im BA aus City Lab Termin; liegt nicht im Bereich dessen was mit dem CityLab lösbar ist
- Fachanwendungen in Berlin ca. 400; in Pankow werden ca. 100 angewendet; Pankow ist Pilotbezirk für Projekt Mach – schon 2 Jahre verzögert, wird vermutlich ins nächste Jahr verschoben; andere Fachanwendung im Jugendamt, die teilweise durch 4 verschiedene Anbieter durchgeführt werden; Sozialamt z.B. Wohngeldverfahren
Nachfrage nach Perspektive für CityLAB
- Roadshow wird ab Sep. fortgeführt
- anschließend Strategie Smart City bis Ende Oktober ausgearbeitet – Maßnahmen werden sukzessive ab Herbst umgesetzt (Ziel jeweils eine Maßnahme pro Bezirk umsetzen); Testrunde im Ausbildungsbürgeramt steht an; diverse kleinere Projekte
Einladung zum Sommerfest am 30.06. ganztägig – Anmeldung über CityLAB Website
Vorschlag Vorsitzender: Ausschussmitglieder könnten sich Gedanken machen über Ideen, die man einreichen kann für Pankow
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