Auszug - Vorstellung zur IKT-Digitalisierung im Bezirksamt (30min)   

Einführung durch BM: Grundlegendes zum Thema, Feld bereiten

Input durch Herrn Ibsen: Leiter IT

- Fachbereich Teil der Serviceeinheit FM; Aufgaben: Bereitstellung und Betrieb der Infrastruktur, Serverressourcen und Datensicherung

- Dienstleister für BA, Betreuung von ca. 2500 PC-Arbeitsplätzen, Telefoniesystem, Lizenzmanagement, Zuständigkeit für Kopierer (2021 75 Geräte in Verwaltungseinheiten eingefügt und vernetzt, 27 Geräte kamen dazu aus anderem Bereich)

- Personell: 23 Personen, 18 Mitarbeitende (MA) technischer Bereich (1 Frau), 5 nicht-technische MA (1 Frau) (Beschaffung, Digitalisierungsmanagement, Assistentin, Rechnungsbearbeitung), 2 duale Studenten der Informatik, 1 Schülerpraktikant jeweils 3 Tage die Woche, regelmäßig Praktikanten, auch Bildungsträger aus der Berufsrehabilitation; MA haben Urlaub, sind krank oder gehen zu Fortbildungen (fristgebundenes wird vertreten, anderes bleibt liegen) an jedem Arbeitstag fehlten 19,44 % (fast 4) MA

- Erwartungshaltung der Verwaltung, dass IT immer verfügbar ist bei personeller Unterausstattung und hoher Belastung der MA

- Corona: mehr als 1400 Notebooks sind dazu gekommen, ein MA hat am Wochenende Dienst übernommen für Kontaktpersonennachverfolgung, Sim-Karten müssen beschafft werden etc.; eigenes Videokonferenzsystem wird verwaltet und betreut (relativ unflexibel – es wird daran gearbeitet, das flexibler zu machen), Telefonkonferenzsysteme beschafft und eingerichtet

- Herausforderung unterschiedlicher Systeme

- Kommende Herausforderungen: Umsetzung der Mobile-Device Landesstrategie zu Dockingstationen und Notebooks (keine festen Rechner mehr, MA können im Home Office arbeiten), Realisierung des Zugangs zu Hause noch unklar; Herausforderung personell für IT Abteilung

- Es gab gerade ein erfolgreiches Update der Telefonanlage; ein Rechenzentrum muss umziehen; Planung für Einrichtung/Umbau Fröbelstraße 15

- Einführung neues Verfahren zur Abwicklung von Zahlungsverfahren, Pankow ist Pilotbezirk; erhebliche Verzögerungen durch Programmhersteller hat Start von 2019 verzögert, müsste aber im Sommer kommen

- Planung der Einführung der E-Akte dann für 2023, da nicht 2 Großprojekte im Jahr gleichzeitig durchgeführt werden können, Migration von Windows 10 zu 11 steht an

- Umsetzung des E-Government Gesetzes: Stellenzuweisung 2018/19, 2 Stellen für Digitalisierung und Geschäftsprozessmanagement, BA hat auf 4 Stellen verdoppelt – 2 zu Steuerungsdienst und 2 für Digitalisierung IT

- elektronische Behördenpost für Kommunikation mit Gerichten, Postfächer wurden eingerichtet; 15 oder 16 Postfächer, mehr Postfächer notwendig als gedacht für große Pankower Verwaltung

- Nachfrage zu Frauen: zu wenig Bewerbungen von qualifizierten Frauen, noch keine spezifischen Anpassungen der Ausschreibungen

- Nachfrage zu Beschaffung von Notebooks: Schwierigkeiten mit Bürokratie etc., Notebooks müssen auch eingerichtet werden (sicherheitsrelevant, Datenschutz – MA Engpass)

- Nachfrage zu E-Akte: wird erhebliche Schwierigkeit mit System geben, Mitte macht das gerade, System funktioniert nicht gut für große Verwaltungen