Auszug - "Papierloses Arbeiten" in der BVV-Geschäftsordnung  

Grundsätzlich geht die Geschäftsordnung von Arbeiten auf Papier aus - erkennbar bspw. bei Änderungen von Anträgen (auch wenn die aktuelle tatsächliche Handhabung eine andere ist - hier wird der geänderte Antrag in der Praxis nur vorgelesen). Dennoch sollten die Bezirksverordneten das Recht haben, sich hier auch den genauen Wortlaut eines geänderten Antrages in der Sitzung geben zu lassen. Der Ausschuss diskutiert u.a. darüber ob das Abbilden des Wortlautes eines geänderten Antrages per Beamer auf die Leinwand im BVV-Saal möglich und ausreichend. Auf Wunsch sollte jedoch auch der genaue Wortlaut eines Antrages schriftlich vorgelegt werden. Kontrovers diskutiert wird die Frage, ob schriftlich auch unbedingt ausgedruckt und nicht bspw. elektronisch heißt (bspw. über Etherpads und/oder eine Alarmfunktionen bei Änderungen oder einer solchen Funktion im Allris). Hierbei müssen die unterschiedlichen persönlichen Arbeitsweisen der Bezirksverordneten berücksichtigt werden.

Dringliche Drucksachen müssen bisher immer schriftlich bis zur Eröffnung der Sitzung bei der Vorsteherin eingereicht werden. Es wird ein Vorschlag zur Nutzung einer Leinwand mit den aktuellen Drucksachentexten als Service für die Besucher der BVV vorgebracht. Einigkeit herrscht offenbar in der Frage, dass Vorlagen zur Kenntnisnahme nicht in Papierform verteilt werden müssen (Mails oder die Abrufbarkeit über Allris reichen).

Diskussion um die Realisierung, bspw. durch 1. gepackte Archivdateien, 2. eine große Datei die allen Vorlagen zur Kenntnisnahme beinhaltet und die auch individuell erstellbar sein sollte oder 3. einzelnes Abrufen von Vorlagen zur Kenntnisnahme.

Mit Hilfe einer Protokollnotiz soll im jeweiligen Ausschuss festgehalten werden, welches "schriftlich" in der Geschäftsordnung als "schriftlich" oder "elektronisch" ausgelegt werden. Schriftlich sollte auch weiterhin erfolgen bei Änderungsanträgen während der Tagung und Dringlichkeiten (§ 30). 

Einladungen sollen als zugestellt gelten, wenn die Einladung mit entsprechender Frist im Allris hochgeladen ist.

Frage nach den erweiterten Funktionalitäten von Allris - evtl. sollte hier mal bei anderen Kommunen und deren Funktionsumfang bei Allris nachgefragt und beraten werden.

Vorschläge zum weiteres Verfahren bzgl. der Formulierungen "schriftlich" in der Geschäftsordnung: Zuständigkeit liegt beim zeitweiligen Ausschuss für technische Arbeitsabläufe und die Fraktionsmitglieder sollten die Vorschläge dann ihre Fraktionen tragen. Weiterer Vorschlag: Einberufung einer gemeinsamen Arbeitsgruppe die festlegt welches "schriftlich" in der Geschäftsordnung wie ausgelegt werden soll (bspw. bei § 30 Dringlichkeit).