Auszug - Entscheidung der Bezirksaufsicht zur Akteneinsicht (Gast Bezirksbürgermeister Matthias Köhne)  

Herr Zarbock begrüßt das Bezirksamt

Herr Köhne bemerkt, dass auf Seite 3 und 4 die wesentlichen Tatsachen zu finden sind. Einen ausdrücklichen Anspruch gibt es nicht. Daraus folgt nicht das Kopien verweigert werden können. Das ist eine Ermessensentscheidung, Kopien können nur gemacht werde, wenn Akteneinsichtsrecht besteht. Diese Einschränkung ist hier aber nicht relevant.

Der Anspruch auf Kopien kann entstehen, aber muss begründet werden. Es reicht nicht, dass mit den Kopien die Arbeit des Ausschuss erleichtert wird, sondern muss bezogen sein auf den Inhalt der Unterlagen. Akteneinsicht kann in einer Ausschusssitzung passieren, dann muss das Bezirkamt die Akten mitbringen, oder außerhalb Ausschusssitzung in den jeweiligen Fachämtern. Akteneinsicht ist sinnvoll, um festzustellen, welche konkreten Akten kopiert werden sollen, das haben einige Ausschussmitglieder getan. Diese angeforderten Kopien erhalten sie dann auch. Es gibt Einschränkungen. Einige Dinge sind zum Schutz Dritter geschwärzt, jedoch besteht die Möglichkeit in den Originalakten nach zu lesen, was geschwärzt wurde.

Herr Kempe geht davon aus, dass die bestellten Akten allen Ausschussmitgliedern zur Verfügung gestellt werden.

Herr Köhne ist der Ansicht, dass sei Angelegenheit des Ausschusses.

Herr Kempe: Das war eine Zusage des Bezirkamtes, denn das Verfahren entspricht Ihrer Interpretation des Schreibens der Bezirksaufsicht.

Herr Kirchner: Heute sind nur die bestellten Kopien für die jeweiligen Ausschussmitglied vorhanden, die bestellt haben. Weiteres Verfahren wird geklärt.

Herr Schrecker ist irritiert über die geschwärzten Stellen und fragt, was die Bezirksverordneten nicht erfahren dürfen.

Herr Köhne: Das trifft hier nicht zu. Es gibt einen Unterscheid zwischen Akteneinsicht und Anfertigung von Kopien. Schwärzung sind nur in Kopien, damit verhindert wird, dass Informationen in Umlauf kommen zu Lasten Dritter. Da die Bezirksverordneten in einer Akteneinsicht alle Informationen kriegen können, bleibt ihnen nichts vorenthalten.

Herr Zarbock: Wie wollen sie mit der Forderung des Ausschuss nach Handakten umgehen, die allen zur Verfügung stehen und nicht nur einzelnen? Verabredet war, dass jedes Ausschussmitglied die Kopien bekommen wird.

Herr Köhne: Es besteht die Möglichkeit Akten zu bekommen. Voraussetzung ist Akteneinsicht. Die Bestellung aller Akten ist keine Aussage die besteht. Es muss konkret nicht pauschal bestellt werden.

Herr Kirchner: Auf Kopien für alle wurde erstmal verzichtet wegen der Ressourcen und um zu fragen ob es andere Möglichkeiten gibt.

Herr Kraft: hat das BA oder hat es nicht zugesagt, dass es die Kopien für alle geben wird?

Es hat im Vorfeld der Beschlussfassung der Aufhebung um die es hier geht eine Akteneinsicht stattgefunden. Da eine Akteneinsicht stattgefunden hat, kann ich nun Akten bestellen.

Herr Köhne: nein, die Bestellung muss konkret sein

Herr Kirchner: ist es nötig alles 10x zu kopieren? da sich die Aktenwünsche auch überschneiden, sollte man zuerst sichten. Wir sind jetzt an dem Punkt, wo die Akten jetzt hier liegen. Das Bezirksamt wollte nicht alles kopieren, um Dopplungen zu vermeiden.

Herr Kempe: nach dem IFG wären mir alle Akten in Kopie auszuhändigen ohne jede Schwärzung. Im Protokoll steht, was das Bezirksamt zugesagt hat und was nicht. Ich kann verstehen, dass die Kopien viel Papier sind. Deshalb hat der Ausschuss Vorschläge gemacht, um das zu umgehen. Wir wollten das selber kopieren in einem Raum mit den Akten. Das wollten sie nicht. Jetzt macht das eben Arbeit, und jetzt beschweren sie sich.

Der Kollege Kraft ist bei seiner Akteneinsicht zu dem  Schluss gekommen, dass er alle Akten kopiert haben möchte. Der Kollege Kraft oder ich müssen uns also nun die Mühe machen, den Band und die Seite rauszusuchen, um die Kopie zu bekommen. Das können sie haben.

Herr Köhne: wir können das auch noch enger auslegen

Herr Kraft zitiert aus der Entscheidung der Bezirksaufsicht „…Anspruch auf Kopien verdichten“. Bedingungen sind 1. zunächst muss ich Einsicht in die Akten nehmen, 2. dann die Akten genau nennen, 3. dann stellen sie mir die Akten zur Verfügung. Ist das richtig?

Herr Köhne stimmt zu und ergänzt, wobei sie das konkret begründen müssen.

Herr Kraft: Herr Kempe und ich müssen also für jede Seite konkret begründen, warum?

Herr Köhne: wir würden die Nennung konkreter Seiten ohne Begründung akzeptieren.

Herr Kraft: wie viele Seiten wären denn möglich?

Herr Köhne: es geht nicht um die Quantität, sondern Qualität. Die Bestellung der Seiten 1-10000 würden wir ablehnen.

Herr Kempe: es sind 16000

Herr Zarbock bittet um Aussagen, ob wir die angebotenen Kopien von Alten annehmen sollen.

Herr Schrecker fragt nach der Art der Begründung für jede einzelne Seite, wie die Begründung sein soll, denn er fühlt sich außerstande das zu leisten.

Herr Köhne: Ich habe bereits gesagt, ich möchte das vermeiden. Wir möchten darauf verzichten wenn sie konkrete Seiten benennen.

Herr Kraft: es sind 16000 Seiten. Ich bitte sie nachzuvollziehen, dass ich als ehrenamtlich Tätiger nicht in der Lage bin in den normalen Bürozeiten zu sichten, zu bewerten und dann erst zu sagen, welche Seiten ich brauche. Da geht es nicht im Bequemlichkeit. Es geht um die Frage, ist es möglich im Rahmen der Aufgaben als Bezirksverordneter das zu leisten. Es geht nicht darum, die Mitarbeiter zu quälen um 16000 Kopien zu machen. Es geht darum in die Lage versetzt zu werden arbeiten zu können. Wenn sie der Ansicht sind das ist Quatsch, was dieser Ausschuss tut, dann können sie das sagen und nicht die Keule schwingen.

Herr Köhne: es ist auch nicht sinnvoll, immer wieder im Kreis zu drehen. Wir haben jetzt ein Schreiben. Es war durchaus möglich für Bezirksverordnete die Akteneinsicht in Anspruch zu nehmen und dann sind die konkreten Forderungen nach Kopien entstanden. Das war also kein Problem. Wenn sie das nicht können, sind Sie also nicht Willens zu arbeiten.

Einige Ausschussmitglieder weisen das entrüstet zurück.

Herr Zarbock: Es war keine Entsolidarisierung der Ausschussmitglieder, dass einzelne Mitglieder Akteneinsicht genommen und Kopien bestellt haben, um einen ersten Eindruck zu kriegen.

Herr Kempe: fürchte die da nahen, wenn sie mit Geschenken kommen.

Herr Schrecker könnte sich eine Lösung vorstellen, dass der Ausschuss an der Forderung der gesamten Akten festhält und die Kopien als ersten Schritt sieht.

Herr Kraft: wenn Kopien erstellt werden dann für alle. Mich erwartet also kein Blatt und ich bekomme deswegen auch keine.

Frau Billig hätte gern die angefertigten Kopien.

Herr Zarbock fasst zusammen: Wir nehmen die Akten an und blieben bei unseren Forderungen.

Herr Kempe: sie haben ein Verfahren vorgeschlagen. Dann kommen sie dem bitte nach!

Herr Köhne: sie haben das doch eben abgelehnt.

Herr Kempe: Einsicht, Bestellung, Einschränkung, aber alle kann er nicht haben, das ist inkonsequent. Es besteht die Notwendigkeit zur Möglichkeit der Arbeit.

Herr Köhne: Das teil das Bezirksamt nicht.

Herr Kirchner: Möchten sie die Kopien jetzt haben?

Ausschuss: Ja

Herr Schrecker: Kann ich die in Vertretung für Herrn Bartsch entgegen nehmen?

Herr Kraft: wenn ich sie richtig verstanden habe, wollen sie die Kopien für die anderen noch machen?

Herr Kirchner: Wenn sie sich verständigen, welche doppelten sie nicht benötigen

Frau Billig: Wir wissen nicht welche doppelt sind?

Herr Kraft führt aus, wie geschickt es gewesen wäre, wenn sie die Kopien wie verabredet gemacht hätten und das Bezirksamt die Dopplungen rausgesucht hätte.

Herr Kirchner übergibt die Kopien