Frau Röhrbein legt dar, dass der Ausschuss über ein Jahr ein Konzept für technische Arbeitsabläufe erarbeiten soll. Sie hat hierzu die Grundlagen für die Arbeitsweise von Ausschüssen zusammengestellt und diese in einen Arbeitsplan sortiert und auf Papier verteilt.
Dann kommt sie zur Terminplanung. Für die Zusammenarbeit mit anderen Ausschüssen müssen gemeinsame Sitzungen geplant werden. Dies betrifft u.a. den Ausschuss für - Finanzen, Personal und Immobilien sowie den Ausschuss für Bürgerbeteiligung, Bürgerdienste, Wohnen und Geschäftsordnung für Änderungen in der Geschäftsordnung.
Thema der nächsten Ausschussitzung am 18.06. werden Live-Stream und WLAN-Ausstattung sein. Die Grünen hatten hierzu schon in der Vergangenheit entsprechende Anträge gestellt. Es folgt Diskussion über vorhandene Leitungen und Funkfrequenzen mit dem Ergebnis, dass hier die Haustechnik bzw. das Bezirksamt zu fragen ist. Jan Schrecker schlägt vor, die Bürgerinitiative Freifunk mit einzubeziehen, damit ein WLAN im Bezirksamt auch der Öffentlichkeit zur Verfügung steht. Der 18.06. ist wegen der Senioren-BVV ein schwieriger Termin. Sabine Röhrbein schlägt vor, auf den 11.06. auszuweichen, was abgelehnt wird.
Herr Kijora fehlen Punkte im Arbeitsplan, wie papierloses Arbeiten in der BVV ohne große technische Hürden umgesetzt werden könnten. Diskussion ergibt, dass die Daten vom Bezirksamt zur Verfügung gestellt werden, aber unklar ist, wie an deren Systeme angedockt werden könnte.
Thema der Sitzung am 03.09.:Verschlüsselte Dokumente und elektronische Signaturen. Hierzu soll ein externe Experte eingeladen werden. Die Diskussion darüber, wer das sein könnte, verlief ergebislos.
Herr Schrecker moniert, dass Drucksachen als Word-Dokument geschickt und nicht als PDF verschickt werden, was auf vielen Endgeräten Probleme bereitet. Matthias Zarbock möchte das auf Barrierefreiheit allgmein ausweiten. Diskussion ergibt, dass dieser Punkt inhaltlich besser zum Thema "Transparenz" in der Sitzung vom 12.11. passt. Jan Schrecker möchte in dieser Sitzung auch eine API thematisieren, mit der die BVV von Allris unabhängiger werden und Daten auch in anderer Form zur Verfügung stellen könnte. Es folgt eine Diskussion über die Sicherheit nicht öffentlicher Dokumente und wie diese in einem Dokumentationssystem technisch sicher und juristisch einwandfrei hergestellt werden kann. Jan Schrecker regt an, dass hier externe Juristen hinzugezogen werden könnten, zum Beispiel beim CCC.
Frau Röhrbein wünscht sich vom Bezirksamt die Bereitstellung folgender Informationen: Bearbeitungsstand von Rechtssachen, kleinen Anfragen usw. sowie Online-Verfügbarkeit von Dokumenten. Es folgt eine Diskussion darüber, in welchen Zeiträumen das Bezirksamt dies leisten könnte, ob es nicht sinnvoll wäre, die derzeitigen Arbeitsabläufe insgesamt auf Zweckmäßigkeit zu überprüfen und wie der Ältenstenrat einzubeziehen sei. Weiterhin wird über technische Möglichkeiten und Lösungen diskutiert und die Zuordnung der einzelnen Aspekte zu den Themen der nächsten Ausschusstermine. Sabine Röhrbein schlägt vor, am 12.11. den Hersteller von Allris einladen und bis dahin zu erarbeiten, welche Dokumente überhaupt wie verfügbar sein müssen aus Gründen der Nachvollziehbarkeit und Transparenz. Das Thema ist so umfangreich, dass sie eine zusätzliche Sitzung am 28.01. vorschlägt. Der Termin könnte auch genutzt werden, um offene Fragen zu klären und Empfehlungen zu formulieren.
Kurze Diskussion darüber, wie die Ausschusmitglieder überhaupt untereinander kommunizieren wollen. Cornelius Bechtler schlägt vor, sich auf Konventionen für E-Mail-Betreffs und Dateinamen zu einigen.
Jan Schrecker ist unzufrieden, wie Inhalte auf Webseiten des Bezirksamtes dargestellt werden und wünsch sich eine bessere Struktur und übersichtliche Gestaltung. Es folgt eine kurze Diskussion, wer dort angesprochen werden könnte. Die Webseiten anderer Bezirksämter seien oft noch unübersichtlicher und die Möglichkeiten werden durch das CMS limitiert.
Es folgt eine Diskussion, wie die Zusammenarbeit mit anderen Ausschüssen gestaltet werden soll, speziell auch, ob es gemeinsame Termine geben soll oder nur die Ausschussvorsitzenden eingeladen werden. Derzeit liegen noch zu wenig Inhalte für konkrete Einladungen vor. Sabine Röhrbein schlägt eine gemeinsame Sitzung am 25.02. vor. Sie weist darauf hin, dass die Anträge, die der Ausschuss erarbeitet, die Haushaltsverhandlungen tangieren wird, wenn zusätzliche Kosten entstehen.
Michael van der Mehr weist darauf hin, dass das Thema Nachvollziehbarkeit mit dem Ausschuss für Bürgerbeteiligung besprochen werden sollte, was laut Sabine Röhrbein am 08./09.07. ginge.
Leichte Sprache
