Auszug - Erfahrungsbericht über 2 Jahre Facility Management im Bezirk  

Herr Buschkowsky erinnert einleitend daran, dass die Implementierung des bezirklichen Facility Management (SE FM) zum einen eine Konsolidierungsmaßnahme und zum anderen ein Kompromiss zur Verhinderung der Eingliederung der bezirklichen Liegenschaften in die BIM war.

Herr Stein erläutert, dass vor Bildung der SE FM eine Vielzahl von Dienststellen mit der Bewirtschaftung von Gebäuden und Liegenschaften befasst waren, so

-     die SE Inneres mit dem Fachbereich Verwaltung, der die Dienstgebäude der Abt. Finanzen und Wirtschaft verwaltete und die infrastrukturellen Leistungen wie Postversorgung, Vervielfältigungen und Transporte zentral für das Haus sicherstellte,

-     die SE Finanzen für Grundstücksgeschäfte,

-     der Steuerungsdienst mit der IT- Stelle,

-     die SE Hochbau für die bauliche Unterhaltung und die investiven Baumaßnahmen des Bezirkes sowie

-     5 weitere Fachabteilungen für die jeweilige Verwaltung, Bewirtschaftung und zum Teil eigenständige infrastrukturelle Versorgung ihrer eigenen Dienstgebäude- und Liegenschaften.

Über alle Bereiche des Bezirksamtes waren mit diesen Aufgaben insgesamt rd. 126 Mitarbeiter befasst.

Ende 2006 hat das Bezirksamt eine Projektgruppe installiert, die entsprechend den Ergebnissen einer überbezirklichen Vorgabe die Möglichkeiten und Rahmenbedingungen eines zentralen bezirklichen Facility Managements für Neukölln überprüfen und erarbeiten sollte. Hauptzielsetzungen waren die Schaffung einer zentralen Bewirtschaftung, Verwaltung und Unterhaltung  aller bezirklichen Liegenschaften und Dienstgebäude sowohl in wirtschaftlicher als auch in technischer Hinsicht sowie als elementarer Ansatz die Konsolidierung der bezirklichen Sach- und Personalkosten.

Im Ergebnis hat die SE FM ihre Arbeit zum 01.07.2007 mit den folgenden 3 Bereichen aufgenommen.

1.         Objektmanagement

Dieser Bereich ist nunmehr der zentrale Anlaufpunkt für die Verwaltung der rund 170 bezirklichen Liegenschaften mit zahlreichen Dienstgebäuden. Der Aufgabenbereich umfasst eine Spannbreite vom Rathaus Neukölln bis zum Kiosk auf dem Friedhof Lilienthal, von der Vermietung des Saalbaus bis zur Entscheidung über die Reinigung in Schulen und Horten. Im Rahmen der In­frastruktur werden sämtliche Postverteilungen intern gesteuert, Transporte organisiert, Hausmeister-, Pförtner- und Bewachungsleistungen inhaltlich geplant und formal vergeben sowie nicht zuletzt die Umzugsplanungen des gesamten Hauses organisiert und realisiert. Alle An- und Vermietungen (an Dritte, aber auch für eigene Interessen) werden hier nunmehr einheitlich gehandhabt sowie An- und Verkäufe bezirklicher Liegenschaften veranlasst.

Sämtliche Maßnahmen der technischen Bauunterhaltung der Dienstgebäude laufen jetzt grundsätzlich zentral über das Objektmanagement, das diese dann nach Prüfung der fachlichen Erforderlichkeit an den Fachbereich Hochbau zur Realisierung weiterleitet.

2.         Fachbereich Hochbau

Das ehemalige Hochbauamt hat weiterhin als zentrale Aufgabenschwerpunkte die technische Bauunterhaltung der bezirklichen Dienstgebäude und Liegenschaften, die Durchführung von investiven Bauvorhaben und die Umsetzung der im Volumen zwischenzeitlich nicht mehr zu unterschätzenden diversen Sonderprogramme.

2007, im Gründungsjahr der SE FM, belief sich das bezirkliche Gesamtbauvolumen auf 20,5 Mio. €, 2008 auf 19,5 Mio. € und für 2009      wird von einem Bauvolumen von rd. 39 Mio. € ausgegangen. Anders als die Bauvolumina hat sich der Personalbestand jedoch nicht erhöht. Während in 2007 € 37 Mitarbeiter im Fachbereich Hochbau mit diesen Aufgaben befasst waren, stehen derzeit in 2009 hierfür noch 30 Mitarbeiter zur Verfügung.

Insoweit kann der Fachbereich Hochbau Sonderprogramme wie das Konjunkturpaket II aus eigenen Kräften unmöglich umsetzten. Das Bezirksamt wird daher von der Ermächtigung der Außeneinstellungen Gebrauch machen und einige auf zwei Jahre befristete Zeitverträge abschließen.

3.         Fachbereich IT

Dieser Bereich ist im Grunde der „stille Bruder“ jedes bezirklichen Mitarbeiters. Er wird öffentlich kaum wahrgenommen, aber sofern die Abläufe nicht optimal funktionieren, ist die Bezirksverwaltung schnell stillgelegt.

Der Fachbereich betreut 1.550 Nutzer mit ca. 1.400 PCs für rd. 250 verschiedene Anwendungen. Die Haushaltsvolumina haben sich kaum verändert, sie umfassten 2007 2 Mio.  € und in 2009 sind es 1,8 Mio. €. Der Personalbestand des Fachbereichs IT hat sich in diesem Zeitraum um ein Drittel von 15 auf 10 Mitarbeiter verringert.

Ein sowohl Effektivitätsgesichtspunkten als auch aus der Korruptionsprävention geschuldetes entscheidendes Strukturmerkmal der SE FM ist die Herauslösung des Haushalts- und des Kostenrechnungsbereiches aus den operativen Arbeitsabläufen der jeweiligen Fachbereiche. Auch war die Installation einer gesonderten Einkaufs- und Vergabestelle für Neukölln Neuland, aber im Sinne des angestrebten Prinzips der Bildung und Bündelung von Fachkompetenzen/ Expertenwissen unumgänglich. Der Ansatz der Bildung von gesonderten Stabsstellen war 2007 mit der in Einzelfällen durchaus schmerzhaften Herauslösung von Personal aus den einzelnen Fachbereichen verbunden, gleichwohl hat die sich daraus ergebene Spezialisierung und die Bildung von Expertenwissen zu erheblichen Zugewinnen in der Effektivität, der Effizienz und der Qualität der Arbeitsabläufe geführt. Aus dem Stand heraus wurden in 2007 rd. 540 Vergabeverfahren mit einem Volumen von 3,8 Mio. € realisiert, in 2008 waren es bereits 1.450 Vergaben mit einem Volumen von 21 Mio. €.

Den Konsolidierungsvorgaben konnte die SE FM ebenfalls Rechnung tragen. Der Personalbestand von ursprünglich 126 Mitarbeitern wurde auf 91 zurückgeführt. Daraus ergibt sich eine Personalkostenkonsolidierung von jährlich 1,5 Mio. €. Im Sachmittelbereich hat die SE FM bereits zum Zeitpunkt ihrer Gründung in 2007 eine Minderung des etatlichen Rahmens um fortgeschriebene 1,4 Mio. € realisieren müssen. Größter Problempunkt angesichts der enorm gestiegenen Preise für Strom, Gas und Wasser sind hierbei die Bewirtschaftungskosten.

Im Ergebnis steht dem Bezirksamt seit Mitte 2007 ein funktionsfähiges und effektives Facility Management zur Verfügung. Es gab faktisch keine gravierenden Einführungsproblematiken und die Aspekte der Haushaltskonsolidierung wurden ohne Einschränkungen erfüllt.