Drucksache - 1227/VI  

V

Vorlage -zur Kenntnisnahme- über

 Bei Veranstaltungen des Bezirks nicht die BVV vergessen!

Wir bitten zur Kenntnis zu nehmen:

Die Bezirksverordnetenversammlung hat in ihrer Sitzung am 14.12.2023 folgendes Ersuchen an das Bezirksamt beschlossen (Drucksache Nr. 1227/VI)

Das Bezirksamt wird ersucht,

ab sofort keine Veranstaltungen – wie beispielsweise den Runden Tisch Leopoldplatz -mehr

auf Termine zu legen, an denen die BVV-Sitzungen und üblicherweise Fraktionssitzungen

(die zwei Montageabende vor den BVV-Sitzungen) stattfinden

Das Bezirksamt hat am 09.04.2024 beschlossen, der Bezirksverordnetenversammlung dazu Nachfolgendes als Schlussbericht zur Kenntnis zu bringen:

Die Bezirksbürgermeisterin und ihr Büro bitten regelmäßig alle Mitglieder des Bezirksamts sowie die Büros aller Geschäftsbereiche darum, bei der Findung und Planung einschlägiger Termine und Veranstaltungen stets die Sitzungstermine der BVV, ihrer Ausschüsse sowie auch die Sitzungstermine der in der BVV vertretenen Fraktionen zu berücksichtigen und Überschneidungen zu vermeiden.  Diese Bitte wird dann auch an die entsprechenden Arbeitsbereiche weitergereicht. Dieses Verfahren ist gemeinhin im Bezirksamt Mitte die Regel, die von allen handelnden Akteurinnen und Akteure beachtet und befolgt wird und deren Einhaltung insofern keiner besonderen Aufforderung bedarf.
 

Dennoch kann es bedauerlicherweise vorkommen, dass Termine und Veranstaltungen auf relevante Termine der BVV und ihrer Ausschüsse oder Termine der Fraktionen fallen – dies ist erfahrungsgemäß dann der Fall, wenn externe Akteur*innen, Vereine, Institutionen oder sonstige Institutionen zu beteiligen sind, die ebenfalls verschiedenen zu beachtenden Zeitvorgaben unterliegen. Des Weiteren müssen die üblichen Dienstzeiten der Beschäftigten des Bezirksamts Mitte beachtet werden: Sofern sie daran mitwirken, sollten diese Termine nicht in den späten Nachmittag- oder Abendstunden liegen. In solchen Fällen muss abgewogen werden, entweder auf „freie“ Termine auszuweichen oder aber auf einzelne Akteur*innen oder Standorte zu verzichten, die nicht mit den terminlichen Erfordernissen der BVV zu vereinbaren sind.  Dennoch lassen sich bedauerlicherweise nicht immer alle Terminzwänge und –wünsche miteinander in Einklang bringen, so dass es in Ausnahmefällen zu Überschneidungen mit den relevanten BVV-Terminen kommen kann.

A)    Rechtsgrundlage: