Drucksache - 2502/V  

Wir bitten zur Kenntnis zu nehmen:

(Text siehe Rückseite)

Bezirksamt Mitte von Berlin Datum: 03.11.2020

Schule, Sport und Facility Management Tel.: 33900

SE Facility Management

Bezirksverordnetenversammlung Drucksache Nr.: 2502/V

Mitte von Berlin

Vorlage -zur Kenntnisnahme-
über „Digitalisierung der Verwaltung“

Wir bitten zur Kenntnis zu nehmen:

Die Bezirksverordnetenversammlung hat in ihrer Sitzung am 18.06.2020 folgende Anregung an das Bezirksamt beschlossen (Drucksache Nr. 2502/V):
 

Im Zuge der Covid-19-Pandemie hat sich gezeigt, dass eine öffentliche Verwaltung

handlungsfähiger ist, wenn die Digitalisierung der Infrastruktur ausgebaut wird.

Daher sind u.a. folgende Maßnahmen voranzutreiben:

1. Ausstattung mit VPN-Zugängen
Das Bezirksamt Mitte soll in Zusammenarbeit mit dem Senat zügig die nötigen
VPN-Zugänge erhöhen, um ein sicheres Arbeiten im Homeoffice auch in den
jeweiligen Fachverfahren zu ermöglichen. Dabei sollen individuelle VPN-Zugänge
für Schlüsselfunktionen als auch Gruppenzugänge für allgemeine Funktionen kurz bis
mittelfristig eingerichtet werden.

2. technische Ausstattung
Damit die Möglichkeit mobilen Arbeitens in der Bezirksverwaltung zum Standard
wird, ist die Umrüstung der stationären PC-Infrastruktur zu Laptops sukzessive
voranzutreiben. Zudem ist es wichtig dienstliche Mobiltelefone vorzuhalten, um
die Erreichbarkeit bei der Arbeit zu Hause zu gewährleisten.

3. Vereinbarung zum Datenschutz
Die Einführung der E-Akte im Bezirksamt soll effektiv begleitet und vorrangig
eingeführt werden. Somit kann eine Bearbeitung von Vorgängen
datenschutzsicher aus dem Homeoffice gewährleistet werden.

Damit im Homeoffice auch mit klassischen Akten gearbeitet werden kann, muss

Datenschutz bei Mitnahme von dienstlichen Unterlagen im Sinne des Datenschutzes wie

der Haftung in Datenschutzfällen für die Mitarbeiter*innen (Verlust auf dem Arbeitsweg)

abgesichert sein.

Es sollte daher eine kurze einheitliche Handlungsanleitung für alle Ämter zur Verfügung

gestellt werden, die alle notwendigen Regelungen und ggf. auch Vordrucke enthält, damit

eine einheitliche Regelung für das gesamte Bezirksamt angewendet werden kann.

Eventuell ist auch die Einbeziehung des Datenschutzbeauftragten und des Rechtsamtes notwendig, um hier zu einer eindeutigen Regelung zu kommen.

Das Bezirksamt hat am 03.11.2020 beschlossen, der Bezirksverordnetenversammlung dazu Nachfolgendes als Schlussbericht zur Kenntnis zu bringen:

Zu 1)

Die Anzahl der VPN-Zugänge (hier: verschlüsselte Daten-Tunnel für den Zugriff vom Internet auf das Berliner Verwaltungsnetz) wurde seitens des ITDZ bereits von 2.500 auf 12.500 erhöht und stellt keinen beschränkenden Faktor mehr dar. Dennoch musste die Anzahl der Mobil- und Telearbeitsplätze in den letzten Monaten stagnieren, da die Server für die PC-Virtualisierung des BA Mitte im ITDZ überlastet sind.

Hintergrund ist, dass das BA Mitte kaum noch eigene Server betreibt, sondern seit 2013 Serverressourcen und IT-Dienste vom ITDZ bezieht. Der Austausch veralteter Hardware stellt dabei regelmäßig einen Streitpunkt dar – so auch im konkreten Fall. Es erfolgte bereits im Frühjahr 2020 eine „Eskalation“ in dieser Frage an die Staatssekretärin, Frau Smentek, hier in unserem Sinne zu entscheiden. Auf ein erstes Schreiben der Staatssekretärin erfolgte Widerspruch unsererseits. Auf eine Antwort dazu warten wir derzeit.

Ein neuer Ansatz bei der Arbeitsplatzstandardisierung sieht für die Zukunft die sogenannte „One-Device-Strategie“ vor, bei der die drei Einsatzszenarien „Büroarbeitsplatz“, „Mobilarbeit“ und „HomeOffice“ mit einem Notebook als Kerntechnologie (mit Erweiterungen, z.B. Tastatur, Monitor) zur Anwendung kommt. Die Verfolgung dieser Strategie (im Rahmen regulärer Ersatzbeschaffungen) kann jedoch erst beginnen, wenn ausreichende Serverkapazitäten vom ITDZ bereitgestellt werden.

Zu 2)

Dies ist die geplante Vorgehensweise. Siehe Nr. 1.)

Zu 3)

Das Bezirksamt Mitte ist eine der Pilotbehörden für die E-Akte im Land Berlin und bereitet derzeit die organisatorischen Rahmenbedingungen vor. Voraussetzung für die Einführung ist die zentral gesteuerte rechtssichere Auswahl einer entsprechenden Software durch ITDZ/Sen InnDS. Inwiefern die elektronische Akte künftig für das HomeOffice genutzt werden kann, hängt auch davon ab, auf welche Fachverfahren über den VPN-Zugang zugegriffen werden darf und wieweit ein Zugriff auf Bestandsakten erfolgen kann.

Grundsätzlich bestehen im Land Berlin bereits organisatorische und technische Regelungen zur Gewährleistung eines sicheren und rechtskonformen Arbeitens im HomeOffice. Hinsichtlich einer evtl. Mitnahme von Papierakten in das HomeOffice gelten die aus Sicherheitsgründen beschränkenden Regelungen der GGO I sowie der Rahmendienstvereinbarung zur alternierenden Telearbeit im Land Berlin. Hinsichtlich eines evtl. Verlustes mitgeführter Unterlagen gelten die allgemeinen arbeitsrechtlichen Haftungsgrundsätze. Ein evtl. Verlust stellt im Übrigen immer eine an die Aufsichtsbehörde zu meldende „Datenpanne“ dar.

Im Bereich des Bezirksamtes Mitte gelten einheitlich und verbindlich die genannte Rahmen-Dienstvereinbarung zur Telearbeit sowie die Dienstanweisung für die Nutzung von
Online–Diensten. Die Erarbeitung darüberhinausgehender Regelungen wird derzeit nicht für notwendig erachtet.

A)    Rechtsgrundlage

§13 i.V.m. § 36 Bezirksverwaltungsgesetz

B)    Auswirkungen auf den Haushaltsplan und die Finanzplanung 

1. Auswirkungen auf Einnahmen und Ausgaben:

Im Rahmen regelmäßiger Ersatzbeschaffungen und Anpassungen fallen Kosten an, die sich jedoch nicht in Bezug auf die konkreten Anregungen ermitteln lassen.

2. Personalwirtschaftliche Auswirkungen:

Im Rahmen des stetig steigenden Supports für Anwender und Anwenderinnen werden noch nicht genauer zu beziffernde Ausweitungen bei der Technik- und Anwendungsbetreuung notwendig werden.

Berlin, den 03.11.2020

Bezirksbürgermeister von Dassel Bezirksstadtrat Spallek