Auszug - Büroflächenmanagement - Sachstand BE: Herr Spallek  

Herr Neuhaus entschuldigt sich für die verspätete Einladung. Er macht den Vorschlag, dass der TOP 3.1 (neu TOP 1.1) und der TOP 3.5 (neu TOP 1.2) vorgezogen werden. Die restlichen Tagesordnungspunkte verschieben sich entsprechend.

Herr Spallek teilt mit, dass das Bezirksamt heute nicht in der Lage war, eine Beschlussfassung herbeizuführen. Es gibt nicht mal einen Entwurf einer BA-Vorlage. Das liegt u.a. daran, dass nicht alle Arbeitsaufträge allumfassend und auch nicht fristgerecht von allen erledigt wurde. Auch das vom Bezirksamt vorgegebene Ziel der Verdichtung auf 12,95 qm pro Arbeitsplatz scheint aufgrund von fachlichen Anforderungen unterschiedlich erreichbar zu sein. Es gibt einige Organisationseinheiten, die dieses Ziel glatt erreicht haben. Andere Organisationseinheiten sind wohl davon ausgegangen zu schauen, was hatten wir, was brauchen wir, was wollen wir. Und dann ist dabei eine Größe von 15,xx qm herausgekommen und darunter geht auch gar nichts, weil dem fachliche Erfordernisse entgegenstehen. Dem Bezirksamt ist noch nicht klar, wie man mit den unterschiedlichen Ergebnissen umgehen soll, da es auch für die Akzeptanz der Mitarbeiter über alle Organisationseinheiten hinweg wichtig ist, wie mit der vorgegebenen Maßgabe der Verdichtung umgegangen wird. Herr Spallek hatte vor drei Monaten hier im Ausschuss berichtet, dass nur bei einer Verdichtung die Abgabe von Liegenschaften erreicht werden kann. Gegebenenfalls muss es eine politische Entscheidung geben. Das Bezirksamt hat sich die neue Zielstellung gesetzt, am 22.06. über die Gesamtthematik zu beraten in der Hoffung, dass dann die Zuarbeiten so vorliegen, dass das Bezirksamt in der Lage ist, sich ein Gesamtbild zu machen. Ob dies dann zu einer abschließenden Beschlussfassung im Bezirksamt führen wird oder weitere Fragen zu klären wären, bleibt abzuwarten. Er möchte jedoch an dieser Stelle erwähnen, dass die BVV in diesem Konzept noch nicht fixiert ist. Nach Auffassung von Herrn Spallek hat der Vorsteher gegenüber dem Bezirksamt geäußert, dass er es nicht als geeignet ansieht, die BVV im Rathaus Wedding Altbau unterzubringen. Diesbezüglich gab es zur letzten Ältestenratsitzung eine Begehung der Räume in der Karl-Marx-Allee. Allerdings sehen die bisherigen Einpassungsplanungen der Standortbeauftragten der Karl-Marx-Allee derzeit eine andere Verwendung der ehemaligen Bücherei vor, so dass es derzeit Überlegungen gibt, wie die BVV am Standort Mathilde-Jacob-Platz eine ausreichende und angemessene Heimstätte finden könnte. Weiterhin steht das Bezirksamt derzeit in intensiven Gesprächen mit der BIM, was die Abgabe von Gebäuden bzw. Teilabgabe betrifft. Eine abschließende Stellungnahme der BIM zu einer Paketlösung (Parochialstr. und Müllerstr. Neubau) liegt noch nicht vor.

Frau Sander bezieht sich auf die Organisationseinheiten, die noch nicht bzw. noch nicht abschließend geliefert haben und fragt nach, um welche Standorte es sich handelt.

Herr Spallek führt aus, dass dies alle Standorte betrifft. Wobei es Standorte gibt, die strukturell schon sehr weit sind und andere Standorte, wo noch nicht klar ist, ob z.B. die BVV dort überhaupt Platz hätte. Insofern gibt es einen unterschiedlichen Status mit unterschiedlichen Qualitäten. Nach Einschätzung von Herrn Spallek ist man teilweise auf einem guten Weg und teilweise nicht, so dass es noch unterschiedlich starken Nachsteuerungsbedarf gibt.

Frau Sander hätte gerne gewusst, wie der grob geschätzte Prozentsatz des Rücklaufs lautet.

Herr Spallek teilt mit, dass grundsätzlich alle Abteilungen eine Meldung abgegeben haben. Die Standortbeauftragten müssen nun gucken, was sind diese Meldungen wert bzw. wie sollen sie mit dieser Meldung umgehen, wenn z.B. die Zielvorstellungen nicht eingehalten werden.

Frau Scheffler stellt sich hier die Frage, warum nicht doch intensiver isolierte Verdichtungen einzelner Organisationseinheiten betrachtet werden. Dies kann doch am jetzigen Standort, wo sie sich derzeit befinden, geschehen. Und die Flächen, die dann frei stehen, werden denjenigen, die sich nicht bewegen wollen, übergeholfen. Die KLR bietet da ja bekanntermaßen wunderschöne Möglichkeiten der Umlagen. Insofern wird dann über kurz oder lang der Druck auf die Uneinsichtigen auch steigen. Das wäre ein Weg, um dort ein bisschen Bewegung hinein zu bringen. Sie findet es unmöglich, bloß weil wieder irgendwo in diesem Bezirksamt irgendwelche Bedenkenträger sitzen, der ganze Prozess weiter aufgehalten wird. Und dem Bezirksamt werden weiter Millionen Verluste übergeholfen, die dann an anderer Stelle wieder fehlen. Das ist nicht einsichtig. Deshalb hätte sie gerne gewusst, ob eine isolierte Vorabverdichtung ins Auge gefasst wurde. Und wenn nein, warum nicht.

Herr Spallek führt aus, dass sich die Vorgabe für jede einzelne Organisationseinheit an den 12,95 qm ausrichten lässt, um eine Einpassungsplanung vorzuschlagen, die diese Umsetzung ermöglicht. Auch künftig werden die entsprechenden Kosten auf die Produkte umgelegt. Dennoch macht es aus der Sicht des Bezirksamt keinen Sinn, heute an einem Standort eine Abteilung zu verdichten, wo dann aber in der übergeordneten Planung diese Abteilung eigentlich am Standort B angesiedelt werden sollte. Das wäre nicht Ziel führend. Und das Zielbild liegt vor. Die Einpassungsplanung so hinzubekommen, dass dieses Zielbild umgesetzt werden kann. Es gibt letztlich nur die Möglichkeit 4 Mio. € strukturell zu erreichen, wenn eine bestimmte Anzahl von Liegenschaften abgegeben wird. Rathaus Müllerstr. Neubau, Rathenower Str. 16, Parochialstr., Alt-Moabit 82. Das ist das Zielbild. Das geht aber nur auf, wenn die anderen Puzzlesteine in diesen Rahmen (12,95 qm) eingefügt werden können. Und das funktioniert nicht, wenn mehr Flächen gebraucht werden. Das Bezirksamt hat ein Zielbild vorgegeben, das bislang bzw. bis heute nicht erreichbar ist, weil die bisherigen Bemühungen der Amtsleiter das Bezirksamt nicht in die Lage versetzen, die entsprechenden Gebäude in Abgang zu bringen. Betreffend der Kostenleistungsrechnung teilt Herr Spallek mit, dass es auch nicht Ziel führend ist, wenn nicht alle die 12,95 qm bringen, da die Kosten den bezirklichen Haushalt weiter belasten und nicht die eine Abteilung, die sich nicht weiter verdichtet. Diese Kosten können nicht verursachergerecht umgelegt werden.

Frau Scheffler glaubt, dass sie hier missverstanden wird. Sie beabsichtigt nicht, den Vorschlag zu machen, dass eine willige Organisationseinheit umzieht und dann für immer dort bleiben muss. Natürlich sind dies nur Interimslösungen, die man dann schon mal nutzt, um nicht unnötig Geld auf der Straße liegen zu lassen. Sie meint vielmehr, dass man die Bereitschaft, die existiert, jetzt schon aufgreift und im übrigen dann die Leerstandskosten den anderen Organisationseinheiten anteilig überhilft. Das ist ein einfaches Rechenexempel, wenn vorher die Raumkosten der frei gezogenen Räume eine Organisationseinheit auf bestimmten Produkten getragen hat. Dann verteilt sich das künftig anteilig auch auf alle anderen und somit entsteht für die, die umzugswillig sind, eine Entlastung und für die anderen eine Belastung. Dadurch lohnt es sich schon, umzuziehen. Vielleicht sollte man den Umzugsunwilligen dies klar machen und damit auch den Druck erhöhen.

Herr Spallek führt aus, dass dies bereits geschieht. Das ist nichts Neues. Das gab es auch schon vor der Diskussion. Und das wird es auch künftig geben. Was hier versucht wird, ist in einem höheren Kontext zu sehen.

Herr Bertermann hat den Eindruck, dass er sich hier in London wiederfindet. Das ist hier ein Nebelstochern und es wird um den heißen Brei geredet. Deshalb hat er die Bitte, dass man der BVV nachvollziehbar auflistet, wo denn das eigentliche Problem liegt. Es wird also aufgeschrieben, welche Organisationseinheiten sich an die 12,95 qm halten und welche warum nicht. Dies bekommt die BVV zur Kenntnis. Weiterhin ist ihm auch nicht ganz klar, was der Vorsteher gegenüber dem Bezirksamt geäußert hat, was die BVV für Unterlagen braucht. Es gab eine Ältestenratsitzung (Anmerkung vom BVV-Büro: es war eine Sitzung des BVV-Vorstandes und der Fraktionsvorsitzenden), wo gesagt wurde, dass man für alle drei Standorte eine Übersicht haben möchte, woraus ersichtlich ist, was da ist und was möglich ist. Bekommen haben die Fraktionen bisher drei A3-Blätter für die Karl-Marx-Allee. Von Tiergarten liegt nichts vor. Über den Wedding hört er hier, dass sich der BVV-Vorsteher dies nicht vorstellen kann. Das hat die BVV nie gesagt. Es wurde gesagt, dass alle drei Standorte vorbehaltlos geprüft werden. Und dazu werden Unterlagen von allen drei Standorten gebraucht. Er fragt nach, wann die Fraktionen in der Lage sind, diese Unterlagen zu bekommen, um sich selbst ein Bild zu machen. Abschließend fragt Herr Bertmann nach, wer oder was nun in die ehemalige Bücherei in der Karl-Marx-Allee einziehen soll. Er unterstellt, dass dem Vorsteher suggeriert wurde, dass in der Karl-Marx-Allee alles frei ist und sie soll sich die Räumlichkeiten vor Ort ansehen. Und nun muss er hier hören, dass es eine andere Planung gibt. Da fragt er sich schon, was dieser Spaß sollte, dass sich die BVV die Räumlichkeiten dort angesehen hat.

Herr Spallek führt aus, dass es ihm schwer fällt, konkrete Zahlen vorzulegen. Auch die Darstellung in der Karl-Marx-Allee, was es flächenmäßig bedeutet, liegt ihm selbst auch noch nicht vor. Das soll zum 08.06. der Fall sein. Auch in anderen Abeilungen ist noch Bewegung drin. Deshalb geht Herr Spallek davon aus, wenn er jetzt etwas zur Verfügung stellt, dass dies dann auch schon wieder veraltet ist. Weiterhin entzieht es sich der Kenntnis von Herrn Spallek, was der BVV-Vorsteher abgefordert hat. Bei ihm persönlich wurde diese Anfrage nicht platziert. Da müsste er in seiner Abteilung nachfragen, an wen und wie konkret diese Bitte formuliert wurde. Die derzeitigen Überlegungen der Standortbeauftragten Karl-Marx-Allee gehen dahin, dass das Bürgeramt sich sehr gut vorstellen kann, in die Bibliothek einzuziehen.

Herr Bertermann hat die Erinnerung, dass eine Einladung rumgegangen ist, wo es ein Treffen BA inkl. Vorsteher zu dieser Problematik gab (Anmerkung vom BVV-Büro: Sitzung fand am 13.04. im BVV-Saal statt). Und vor dieser Sitzung fand eine Ältestenratsitzung (Anmerkung: siehe oben), wo abgeklärt wurde, was vom Bezirksamt abgefordert werden soll. Herr Bertermann unterstellt, dass Herr Davids auf dieser Sitzung auch mitgeteilt hat, was die BVV besprochen hat. Er zeigt sich verwundert, dass dies beim Bezirksamt nicht angekommen ist.

Herr Spallek führt aus, dass er persönlich nicht an dieser Sitzung teilgenommen hat. Er wird schauen, ob ihn diese Information schriftlich erreicht hat. Er kann jedenfalls keine Auskunft geben, da er an dieser Sitzung nicht teilgenommen hat. Er wird aber selbstverständlich den Fragen nachgehen.

Herr Urchs teilt mit, dass es ihm ähnlich geht und er ein bisschen im Nebel steht. Es geht hier darum, ob man die politische Handlungsfähigkeit des Bezirksamtes aufrecht erhalten möchte oder nicht. Auch die Frage von Frau Sander hat er so verstanden, ob alle Ämter mitziehen. Das wurde hier schon mal im Ausschuss thematisiert. Auch, dass es sich eigentlich um eine „Chefsache“ handelt. Er hat den Eindruck, dass hier nur ein Teil der Verantwortlichen in die gleiche Richtung geht. Der Rest versucht dies auszusitzen. Herr Urchs würde den Leuten knallhart „die Pistole auf die Brust“ setzen und sagen, wenn man hier nicht zu flächenmäßigen Einsparungen kommt, dann muss eben Personal eingespart werden. Auch die jetzige Diskussion macht erst dann Sinn, wenn das Bezirksamt die entsprechenden Unterlagen vorliegen und sich positioniert hat. Herr Urchs hält das Neue Stadthaus für ein sehr repräsentatives Gebäude mit einer sehr repräsentativen Ausstattung. Wenn er es richtig in Erinnerung hat, dann war die Position aller Fraktionen, dass man im Zusammenhang mit der Konsolidierung des Haushaltes und der Handlungsfähigkeit des Bezirkes auch auf das Neue Stadthaus als Sitz der BVV verzichten würde. Herr Urchs hätte wirklich ein Problem damit, wenn der gute Wille der BVV dazu genutzt wird, die BVV letztendlich im Regen stehen zu lassen, nur weil sich gewisse Bereiche der Verwaltung an diesem Prozess nicht beteiligen wollen. Er bezieht sich weiterhin auf das Thema der Abgabe von Gebäuden an die BIM und einer Rückmietung (auch bzgl. der Iranischen Straße) und fragt nach, ob dies geschehen ist. Weiterhin fragt er nach, ob der Auszugstermin Ende Oktober für die Iranische Straße noch steht.

Herr Spallek teilt mit, dass der Umzug der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus der Iranischen Straße 3 zum 31.10.2010 in den Rathaus Altbau ohne Zeitverzögerungen stattfinden kann. Es ist dabei allerdings zu beachten, dass als weitere Voraussetzung auch die Schulstraße 99 betrachtet werden muss, wo die Archivflächen geschaffen werden sollen. Nach heutigem Stand werden zumindest die ersten zwei Etagen für ein Archiv genutzt werden können. Zum 01.04. wurde der Lasten- und Nutzerwechsel der Iranischen Straße vollzogen. Somit ist das Bezirksamt seit 01.04. in diesem Gebäude Gast und zahlt an die BIM eine Nutzungsentschädigung für die in Anspruch genommen Flächen, die geringer ausfallen als die Infrastrukturkosten insgesamt. Weiterhin führt Herr Spallek aus, dass er den Wunsch/die Anregung der BVV, über die Karl-Marx-Allee nachzudenken, aufgenommen hat und wird ihn in der Diskussion auch berücksichtigen. Und wenn hier die Einschätzung besteht, dass das Engagement, das Ziel 13 qm zu erreichen, unterschiedlich stark ausgeprägt sein könnte, dann wird es ihm heute wohl nicht gelingen, diesen Eindruck zu zerstreuen.

Herr Neuhaus hat die Erinnerung, dass es sich nicht um eine Ältestenratsitzung handelte, sondern nur um eine Sitzung der Fraktionsvorsitzenden. Er hat ebenfalls die Erinnerung, dass es mehre Einpassungsplanungen geben sollte. Auch war es wichtig, dass die Fraktionen nicht im gesamten Gebäude irgendwo wild verstreut werden. Dass Fraktionen in anderen/verschiedenen Gebäuden untergebracht werden, geht gar nicht. Ebenso ging es darum, sollte man nicht umziehen, was es kosten würde, die Räumlichkeiten im Neuen Stadthaus anzumieten. Er fragt nach, wie weit diese Verhandlungen gediegen sind. Abschließend bittet Herr Neuhaus um einen konkreten Termin, bis wann die BVV für alle Standorte eine Einpassungsplanung für sich selbst erwarten kann.

Herr Spallek möchte sich dafür bedanken, dass sich die BVV so intensiv mit dem Thema befasst. Er hat den Eindruck, dass sich die BVV ernsthaft mit dem Thema dahingehend befasst, dem Bezirksamt Rückendeckung zu geben. Das Bezirksamt erwartet die Zuarbeiten zu den Standorten zum 22.06. Betreffend der BIM teilt Herr Spallek mit, dass vor ca. drei Wochen eine Ortsbegehung im Neuen Stadthaus stattgefunden hat. Weiterhin wurde die BIM gebeten, mehrere Szenarien (u.a. Teilabgabe auch für Rathaus Wedding) zu betrachten. Die BIM hat sich dazu noch nicht bei Herrn Spallek gemeldet.

Frau Scheffler fasst zusammen, dass seit ca. vier Jahren diese Debatte geführt wird. Sie wird immer wieder unterschiedlich benannt und nichts genaues weiß man nicht. Es gibt Organisationseinheiten, die etwas liefern und andere liefern etwas, was nicht so schön ist. Dann gibt es welche, die fahren nach der Devise, wenn du nicht überzeugen kannst, dann verwirr sie. Sie kommt sich hier wie in einem falschen Film vor. Ihr scheint es zurzeit außerordentlich kritisch, dass auch nur ein einzelner Umzug durchgeführt wird. Sie möchte nachhaltig dafür werben, diesen Prozess etwas strikter zu betreiben und derartiges Nebelkerzenwerfen nicht weiter zu verfolgen.

Herr Spallek wertet dies nicht als Vorwurf, sondern als Möglichkeit für eine Stellungnahme. Er glaubt, dass seit spätestens Februar diesen Jahres deutlich mehr Zug drin ist als vorher. Wenn hier der Eindruck entstanden ist, dass hier der Eine oder Andere Nebelkerzen wirft und nur bedingt Veränderungsbereitschaft zeigt, dann deckt sich das zum Teil mit seinem eigenen Eindruck. Deshalb bittet er darum, dass die berechtigte Bitte an die zuständigen Adressaten gerichtet wird. Er nimmt dies gerne mit und wird im Bezirksamt darüber berichten in der Hoffnung, dass diese entsprechend zur Kenntnis genommen und umgesetzt werden.

Herr Bertermann möchte nochmals klar stellen, dass er die Bitte geäußert hat, ob es möglich wäre, dass die BVV eine Übersicht erhält, wo aufgelistet ist, welche Organisationseinheit welche Flächen beansprucht.

Herr Spallek teilt mit, dass diese Unterlagen gerne zur Verfügung gestellt werden können. Dennoch kann es sich nur um eine tagesaktuelle Betrachtung handeln.

Herr Urchs macht den Vorschlag, dass dieses Thema zur nächsten Hauptausschusssitzung am 29.06. erneut behandelt wird. Zu diesem Zeitpunkt müssten dann auch die Ergebnisse vom 22.06. vorliegen.

Abschließend hält Herr Neuhaus fest, dass das Thema auf den 29.06. vertagt wird.