Auszug - Büroflächenmanagement - Sachstand strategischer Überlegungen BE: Herr Spallek  

Herr Spallek führt aus, dass dieser Themenbereich letztendlich darüber entscheidet, inwieweit es dem Bezirksamt und der BVV gemeinsam gelingen wird, den bezirklichen Haushalt zu konsolidieren. Das Bezirksamt hat beschlossen, dass sog. Mieter-Vermieter-Modell nicht nur erarbeiten zu lassen, sondern auch anzuwenden. Zielsetzung war u.a. eine langfristige Reduzierung und Entlastung des Haushaltes zu erreichen und auch einen effizienten Umgang mit Flächen. In der ursprünglichen Form sah das M-V-M vor, dass über ein Budgetierungsverfahren den einzelnen LuV und SE Mietbudgets zur Verfügung gestellt werden, um Räume intern anzumieten. Dies ist auch im Konsolidierungskonzept erwähnt. Durch den damit verbundenen reduzierten Flächenverbrauch kann ein Betrag bis zu 4 Mio. € eingespart werden. Allerdings ergibt sich eine tatsächliche Kostenentlastung erst, wenn tatsächlich auch Gebäude und/oder Flächen abgegeben werden. Herr Spallek möchte jetzt schon dafür werben, dass man hier gemeinsam an einem Strang zieht, und zwar in die gleiche Richtung. In der AllA Raum (allgemeine Anweisung Raum des Landes Berlin) wird für ein Standardeinzelbüroarbeitsplatz eine Fläche zwischen 8 qm und 11 qm plus 15 % für Sonderbedarfsflächen (Archiv, Besprechungsraum etc.) empfohlen. Zurzeit hat im Bezirksamt Mitte jeder Beschäftigte 18,40 qm zur Verfügung. Somit hat das Bezirksamt einen Flächenverbrauch, der deutlich über den Vorgaben der AllA Raum liegt. Unter der Maßgabe, dass man an anderen im Bestand verbleibenden Bürodienstgebäuden Flächen schafft, um einen Umzug abzugebender Gebäude (Seestr.300.000 €, Rathenower Str. 650.000 €, Alt-Moabit 400.000 €, Grüntaler Str. 257.000 €) zu ermöglichen, könnte man rd. 1,6 Mio. € jährlich strukturell einsparen. Das Bezirksamt Mitte lebt flächenmäßig über seine Verhältnisse. Und eine Entlastung entsteht nur bei Abgabe von Gebäuden und/oder Flächen. Im Rathaus Tiergarten könnten durch die Verdichtung von rd. 21 qm auf 12,95 qm (10,99 reiner Arbeitsplatz nach AllA Raum + 15 %) zusätzlich 230 Büroarbeitsplatzkapazitäten geschaffen werden, im Rathaus Mitte 209 und im Rathaus Wedding (Altbau/Neubau) 188, was eine Summe von 627 Büroarbeitsplatzkapazitäten ergibt. Wenn man nun die Rathenower Str., Seestr. und Alt-Moabit auf die anderen Bürodienstgebäude verteilt, bleiben noch immer 472 Büroarbeitsplatzkapazitäten. Das führt dann zur Schlussfolgerung, dass die Umzüge der Seestr., Rathenower Str., Grüntaler Str. auf jeden Fall weiter verfolgt werden sollen, um Ende 2010 die Abgabe der drei Liegenschaften anzustreben und auch eine weitere konsequente Nutzung der Kostensenkungspotentiale anzustreben und weitere Ideen zu entwickeln. Bei zukünftigen Visionen muss man sich fragen, ob es noch sinnvoll ist, an eigenem Eigentum von Bürodienstgebäuden festzuhalten. Das Rathaus Mitte (16,00 €/qm) ist z.B. kostengünstiger als das Rathaus Tiergarten (20,00 €/qm). Weiterhin muss man sich die Frage stellen, ob eine Konzentration auf die drei Standorte der Rathäuser und das Neue Stadthaus ausreichend ist. Vielleicht könnten Freiflächen auch vermietet werden. Das sind jedoch Fragen, die noch weiter vertieft werden müssen, um eine klare Antwort zu erhalten. Aber wenn man nun nach der Erkenntnis, dass man in der Endstufe der Verdichtung noch 472 Büroarbeitsplatzkapazitäten übrig hat, warum hält man dann noch an den fünf großen Standorten fest. Wie könnte es z.B. aussehen, wenn man den Rathaus Neubau (Wedding) zusätzlich aufgibt (z.B. vermieten, Abgabe an BIM, abreißen). Dann wären noch immer 221 Büroarbeitsplatzkapazitäten übrig. Wenn man nun auch noch überlegt, das Neue Stadthaus ebenfalls abzugeben, reichen die freien Flächen auch dafür aus. Das Neue Stadthaus kostet ca. 900.000 € im Jahr. Ebenfalls muss die Frage gestellt werden, wie intensiv die Fraktionsräume und Sitzungsräume durch die BVV genutzt werden. Vielleicht gibt es auch dort ein Optimierungspotential. Es könnten durch Abgabe des Neuen Stadthauses und des Neubaus Rathaus Wedding pro Jahr ca. 2,7 Mio. € an Infrastrukturkosten eingespart werden.

Herr Lehmann merkt an, dass es nicht nur Kosten für die Umzüge geben wird, sondern sicherlich auch bauliche Kosten, um aus dem 20 qm-Raum eine Fläche für mindestens zwei MitarbeiterInnen zu machen. Er fragt nach, ob es diesbezüglich schon Überlegungen gibt, wie hoch diese Kosten ausfallen werden.

Herr Spallek teilt mit, dass diese Maßnahmen schnell und kostengünstig umgesetzt werden müssen. Es wird keine Grundsanierung erfolgen. Weiterhin gibt es die Zielstellung, keine baulichen Maßnahmen vorzunehmen. Sicherlich wird man bei spezifischen Fachnutzungen nicht umher kommen, bauliche Maßnahmen vornehmen zu müssen. Eine Größenordnung dieser Einmalzahlung liegt aber noch nicht vor, da noch nicht bekannt ist, wer evtl. wo hinzieht. Es gibt u.a. die Überlegung, evtl. thematische Rathäuser zu bilden, z.B. technisches Rathaus, ein Kundenrathaus etc. Bisher ging es für Herrn Spallek nur darum, den technischen Beweis anzutreten, dass es flächenseitig geht. Nun müssen alle anderen beweisen, warum es möglicherweise nicht geht.

Herr Pawlowski begrüßt den hier vorgestellten Ansatz außerordentlich. Weiterhin fragt er sich, warum erst jetzt darüber diskutiert wird, wo die Situation schon seit Jahren so dramatisch ist. Sicherlich wird die Umsetzung des Vorgestellten nicht einfach sein. Für ihn ergibt sich die politische Konsequenz daraus, dass man demnächst durch einen Beschluss der BVV dem Bezirksamt den Auftrag erteilen sollte/müsste, den vorgestellten Plan auszuarbeiten. Ebenso plädiert Herr Pawlowski persönlich für die radikale Lösung mit der Aufgabe des Neuen Stadthauses, der Aufgabe des Rathauses Wedding Neubau und der anderen vorgestellten Standorte.

Herr Spallek führt aus, dass die BVV in weiser Voraussicht einen solchen Beschluss (Drs.-Nr. 1434/III – GDM auf Konsolidierungskurs bringen) schon gefasst hat. Weiterhin ist dies auch Bestandteil des Konsolidierungskonzeptes.

Herr Reschke fragt nach, ob Herr Spallek den ersten Prüfauftrag einstimmig vom Bezirksamt erhalten hat.

Herr Spallek bejaht die Frage.

Herr Reschke fragt weiterhin nach, ob der Auftrag betreffend der Aufgabe Neues Stadthaus und Neubau Wedding ebenfalls einstimmig vom Bezirksamt erfolgte.

Herr Spallek bejaht auch diese Frage.

Herr Reschke ergänzt, dass es ihm hier darum geht, schon mal vorbeugend deutlich zu machen, im Falle einer politischen Diskussion, dass es hier nicht einen Schuldigen gibt, sondern das Bezirksamt in einem Boot sitzt.

Weiterhin hätte Herr Reschke gerne gewusst, ob hier die AllA Raum (10,99 + 15 %) für alle MitarbeiterInnen einheitlich angewendet wird oder ob zwischen Häuptling und Indianer unterschieden wird.

Herr Spallek führt aus, dass sich die GDM nicht anmaßt, die Flächenverwendung in den einzelnen OE vorzugeben. Für die Beurteilung, wie viel Fläche einem LuV, einer OE zugewiesen wird, bemisst sich alleine anhand der Büroarbeitsplätze. Egal, ob es sich um einen Arbeitsplatz des Stadtrates handelt oder eines Sachbearbeiters. Wenn z.B. dann der Stadtrat Spallek der Meinung ist, er braucht ein Büro mit 40 qm. Dann muss er sehen, wo er diesen Flächenmehrverbrauch von 27 qm herbekommt (z.B. könnten seine MitarbeiterInnen dann nur noch auf rd. 12 qm anstatt 13 qm sitzen). Das muss jedes LuV für sich selbst arrangieren. Für die Flächen insgesamt gibt es keine Unterscheidung der einzelnen MitarbeiterInnen. Sicherlich muss es jedoch eine Unterscheidung geben, ob es sich um einen reinen Büroarbeitsplatz handelt oder um einen Arbeitsplatz mit intensivem Kundenverkehr und/oder entsprechendem Klientel. Dies wird im Rahmen einer Arbeitsgruppe, die es schon zum M-V-M gab, eruiert.

Herr Reschke möchte gerne wissen, wie nun der weitere Gang der Dinge wäre. Für die Abgabe eines Gebäudes ist sicherlich nicht ein BVV-Beschluss notwendig. Aber wer muss z.B. beteiligt werden.

Herr Spallek merkt an, dass auf jeden Fall das Bezirksamtskollegium dabei sein muss. Er möchte hier die Möglichkeit nutzen und darauf hinweisen, dass er sich gefreut hat, dass das Bezirksamtskollegium mit großem Einvernehmen und auch aus Überzeugung gesagt hat, dass es sich um einen Weg handelt, den wir gehen müssen. Wie dieser Weg weiter ausgestaltet wird, muss noch diskutiert werden. Am Ende muss man in die Lage versetzt werden, komplette Bürodienstgebäude abzugeben und Kosten einzusparen. Zurzeit ist man dabei, die von den LuV u. SE gemeldeten Zahlen zu validieren, zu verifizieren. Gemeinsam mit der Personalwirtschaftsstelle muss geschaut werden, wie viele MitarbeiterInnen (u.a.Azubi, Praktikanten, ZeP-Einsatz) gibt es. Nach der Validierung wird sich das Bezirksamt damit auseinander setzen müssen, wie man z.B. mit den thematischen Rathäusern umgeht, wer an welchen Standort sitzen kann/soll, was Sinn macht oder nicht. Anschließend wird sich das Bezirksamt gegen Mitte/Ende April in einer Klausurtagung mit den LuV-Leitern/SE-Leitern austauschen. Sollte dann noch immer keine Entscheidung getroffen sein, werden rechtzeitig und umfassend im Rahmen der gesetzlichen Notwendigkeiten die Beschäftigtenvertretungen eingebunden. Da gibt es unterschiedliche Auffassungen, ob die reine Arbeitsplatzverlagerung mitbestimmungspflichtig ist oder nicht. In der Vergangenheit ist dies schon vorgekommen und der Personalrat hat dazu keinen Pieps gesagt. Auf jeden Fall ist es für Herrn Spallek Zielsetzung, hier im größtmöglichen Einvernehmen den Lösungsvorschlag umzusetzen. Um den 01.06.2010 herum, soll dann im Bezirksamt eine Beschlussfassung erfolgen, damit die Maßnahmen zeitlich gesehen vorgenommen werden können, da die ersten Effekte (z.B. Seestr., Rathenower Str., Grüntaler Str.) schon Ende 2010 erreicht werden sollen. Die anderen Umzüge (z.B.Neues Stadthaus, Rathaus Neubau), sollte man sich dazu entschließen, könnten dann sicherlich erst in 2011 angegangen werden. Auch müssen dann noch mit der Senatsverwaltung, mit dem Abgeordnetenhaus, der BIM/SILB und dem Liegenschaftsfond Gespräche geführt werden. Wobei es hier bestimmte Verfahren gibt, wenn wir Gebäude aus der Fachnutzung in das Finanzvermögen entlassen, muss es im ersten Schritt dem Liegenschaftsfond oder BIM/SILB angeboten werden.

Herr Spallek ist sehr erfreut darüber hier gehört zu haben, dass der Vorwurf hier geäußert wurde, dass die BVV noch nicht umgezogen ist. Es wird sicherlich mitberücksichtigt, dass auch die BVV schnellstmöglich umziehen kann.

Herr Neuhaus merkt an, dass sich bisher nur eine Fraktion dazu geäußert hat.

Herr Reschke merkt an, dass man dies sicherlich alles unter fiskalischen Aspekten sehen kann. Dennoch würde er sich wünschen, dass man den gemeinsam Eifer auch in vielen anderen Punkten hätte, wo man Geld in gleichen Größenordnungen sparen könnte, z.B. Krematorium. Aber dennoch hätte Herr Reschke gerne gewusst, wie man sich den Umzug der BVV, aus Sicht des Bezirksamtes, vorstellt. Wie z.B. die Verteilung bei den Fraktionen vonstatten gehen soll. Auch bittet er darum eine Zahl zu erhalten, was ein solcher Umzug pro Mitarbeiter kostet.

Herr Spallek teilt mit, dass er den Eindruck hat, dass die BVV die Notwendigkeit erkannt hat, hier strukturell an Kosteneinsparungen heranzugehen und das Vorhaben des Bezirksamtes unterstützt.

Frau Hänisch ergänzt, dass der Verfahrensvorschlag so aussieht, dass das Bezirksamt mit seinen Amtsleitern Mitte April ein Gesamtpaket diskutieren will. Das setzt den Informationsvorsprung voraus, den alle Amtsleiter auch schon haben. Die BVV hatte das bisher nicht. Deshalb sollte sich die BVV ebenfalls bis Mitte April mit den Standards auseinander setzen und genau formuliert werden, welche Bedarfe z.B. an Besprechungsräumen (auch zeitlich) benötigt werden.

Herr Spallek bezieht sich nochmals auf die Frage von Herrn Reschke und teilt mit, dass es bei den Umzügen nur darum, Kisten einzupacken, umziehen und wieder auszupacken. Es sollen keine Malerarbeiten oder baulichen Maßnahmen durchgeführt werden. Für die bisherigen geplanten Umzüge der Seestraße, Alt-Moabit und Rathenower Straße sind Umzugskosten in Höhe von ca. 68.000 € vorgesehen. Herr Spallek wagt die Prognose, dass alle Umzüge bei einer Summe unter 200.000 € möglich sind.

Herr Jaath begrüßt das ausgesendete politische Signal außerordentlich. Langfristig würde man eh nicht darum herum kommen. Je früher, desto besser.

Herr Urchs bittet darum, dass den Fraktionen die vorgestellte Präsentation übermittelt wird. Weiterhin ist er der Auffassung, wenn man hier fast die komplette Verwaltung umziehen lässt, dass dieses Vorhaben dann auch zur Chefsache erklärt werden muss. Das kann die GDM nicht alleine leisten.

Herr Spallek bedankt sich für die Unterstützungsnote. Er selbst ist zutiefst davon überzeugt, dass es sich um den richtigen Weg handelt. Er erachtet dieses Thema als alternativlos. Es ist auch ein Frage von sozialer Verantwortung, was er auch dem Personalrat gegenüber geäußert hat. Kürzt man Stellen oder kürzt man Steine. Er möchte nicht beim Personal kürzen, sondern bei den Steinen. Betreffend der Chefsache ist der zuversichtlich. Es gibt keinen größeren Chef als das gesamte Bezirksamtskollegium. Bisher hat Herr Spallek es so verstanden, dass jede/jeder einzelne Dezernent/in gesagt hat, ja wir müssen das machen, wir werden das machen und werden es auch gegenüber den LuV- und SE-Leitern vertreten, dafür werden und auch umsetzen. Vielleicht wurde dies in der Vergangenheit nicht mit dem notwendigen Nachdruck vollzogen. 4 Mio.€ entsprechen 130 MitarbeiterInnen. Deshalb liegt die Verantwortung nicht allein bei GDM. Bei GDM liegt die Aufgabe Vorschläge und Diskussionsgrundlagen zu erarbeiten, die dann im Bezirksamt erörtert und umgesetzt werden. Ebenso ist er sich sicher, dass auch die BVV mit diesem Thema verantwortungsvoll umgehen wird.

Herr Urchs ergänzt, dass hier offene Türen eingerannt werden. Die langen Beantwortungen sind nicht notwendig. Er fragt nach, ob Herr Spallek glaubt, dass auch der Leiter der Struktur, die sich noch in der Iranischen Straße befindet, ebenfalls diese Position teilt.

Herr Spallek spricht nicht für das Bezirksamt, sondern für sich selbst, wenn es um den Glauben geht. Und mit dem heutigen Tage glaubt er daran. Im übrigen gibt es Mehrheitsentscheidungen, die dann dennoch mit dem notwendigen Nachdruck umgesetzt werden. Herr Spallek geht aber davon aus, dass es nicht zu einem solchen Verhalten kommen wird.

Herr Pawlowski möchte nochmals die Unterstützung seiner Fraktion zu diesen Überlegungen bekräftigen. Er wünscht sich, dass Herr Spallek einen einstimmigen Beschluss im Bezirksamt erreichen wird und hofft, dass diese Einstimmigkeit nicht durch faule Kompromisse zustande kommt. Er bitte ebenfalls darum, dass den Fraktionen entsprechende Unterlagen übermittelt werden, um schnellstmöglich zu einem Ergebnis bis Mitte April zu kommen.

Herr Neuhaus ist grundsätzlich der Auffassung, dass es notwendig ist Flächen zu reduzieren. Wie es sich diesbezüglich mit dem Neuen Stadthaus verhält, kann er nicht sagen. Ihm ist auch nicht bekannt, wie damals der Beschluss zustande kam, die BVV im Neuen Stadthaus tagen zu lassen. Aber es ist sicherlich ein BVV-Beschluss notwendig, wenn die BVV erneut umziehen soll. Deshalb ist es Aufgabe der Mitglieder des Hauptausschusses, dieses Thema in die Fraktionen zu tragen und auch den Ältestenrat und den Vorsteher mit einzubeziehen.

Frau Hilse fragt nach, welche Rolle die neue Ämterstruktur ab 2011 bei den bisherigen Überlegungen gespielt hat.

Herr Spallek führt aus, dass es eine untergeordnete Rolle war, da die Ämterstruktur nicht vorgibt, wie die Geschäftsbereiche zu schneiden sind.

Herr Neuhaus bedankt sich bei Herrn Spallek für den Vortrag.