Verfahren für die Erarbeitung von Ziel- und Servicevereinbarungen

Herr Bothe teilt einleitend mit: Das Bezirksamt hat am 10.01.2006 Ziel- und  Serviceverreinbarungen der Serviceeinheiten GDM und SE Finanzen eine Beschlussfassung für den Gesamtkomplex nach dem Verwaltungsreformgesetz abgeschlossen. Nunmehr liegt das gesamte Regelwerk für die Erarbeitung von Ziel- und Servicevereinbarungen im Bezirksamt Mitte vor. Durch die intensive Befassung der einzelnen Fachbereiche an der Erarbeitung dieses Materials sind eine ganze Reihe von Schwierigkeiten aufgetreten.
Ausgangslage für die Überlegungen zu den Zielvereinbarungen ist die Umsetzung eines neuen Führungs- und Steuerungsmodells, wie das Verwaltungsreformgrundsatzgesetz finanziert werden sollte. Kosten- und Leistungsrechnung hat dabei eine starke Vorrangstellung im Gesamtsystem der Verwaltungsreform.
Mit den Ziel- und Servicevereinbarungen wird ein Schritt zurückgegangen an die Anfänge des Verwaltungsreformprozesses, denn hier wird deutlich gemacht, in welchem Zusammenhang strategische Zielsetzung und komperative Arbeit in den LuV und Serviceeinheiten zu sehen ist und wie in diesem Zusammenhang auch die Frage der materiellen Anbindung der Leistungs- und Verantwortungszentren der Serviceeinheiten an das Kosten- und Leistungsrechnung gestehende Budget gebracht wird.
Anschließend legt Herr Bothe die Grundstrukturen dieser Vereinbarung, die im Bezirk Mitte abgeschlossen werden sollen, dar und gibt Erläuterungen dazu. (Nachzulesen lt. verteilten Unterlagen). Mit den inhaltlichen Globalzahlen gibt es derzeit noch einige Schwierigkeiten. Bei den Ressourcenziele und Managementziele gibt es eine Reihe von Zielvorstellungen, die gut beschrieben wurden (wurden durch BA-Beschlüsse konkretisiert). Nicht alle Ziele des Bezirksamtes sind für alle LuV´s gültig, sondern, wenn man in dem System bleibt, kann es durchaus sein, dass das eine oder andere LuV an dieser Stelle das Ziel gar nicht weiter verfolgt, weil es nicht schlichtweg in seiner Produktlinie hineingehört.
Aus den Globalzielen ergeben sich dann im wesentlichen Ziele für die LuV´s selbst, die sich mit einzelnen konkreten Auflagen und Produkten für das LuV übergreifend ergeben. Herr Bothe hat hierzu zwei Beispiele ausgewählt: Integration wird sich im LuV in zwei Teilzielen darlegen. Ein Lotsenprogramm befindet sich derzeit in der Erarbeitung.
Das LuV wird sich am Ende eines Vereinbarungszeitraumes schon darüber auseinander setzen, was es erreicht hat, mit welchen Ressourcen und mit welchen Erfolgen an dieser Stelle schon gerechnet werden kann.
Es wurde versucht, die Zieldarstellung und die Berichterstattung möglichst schon in einem Vorgang mit zu denken. Demnächst wird in eine Berichterstattung übergegangen.

Es geht darum, dieses Zielsystem auf die Produkte und auf die operativen Ziele der Produkte unmittelbar herunter zu brechen und zu versuchen, die Produktbeschreibungen mit ihren Leistungen und die Konkretisierung der Ziele an der Produktbeschreibung darzulegen. Hier hat es in der Diskussion im Bezirksamt in der Steuerungsrunde große Schwierigkeiten gegeben, Wie: Operationalisierbare Zielkriterien finden, Erfolgsindikatoren finden
In der Berichterstattung wird es darum gehen, Abrechnungsursachen und Steuerungsmaßnahmen zu beschreiben aus der Sicht des LuV´s selbst und damit zugleich diesen Regelkreis anzustoßen und zu fragen, ob die Ziele angepasst werden müssen oder kann man mit der Zielfortschreibung tatsächlich weiter kommen.

In den Ziffern II bis VII gibt es Textteile, die im wesentlichen einheitlich sind, bei dem sich die Zielvereinbarungen immer auf die Rahmenrichtlinie für die Abschlussprinzipvereinbarungsziele beziehen. Setzt sich im wesentlichen mit den administrativen Rahmenbedingungen für die Umsetzung operationalisierbarer Ziele auseinander. Im zweiten Abschnitt geht es ganz speziell um Messbarkeit und Folgen der Wahrnehmung von Ergebnisverantwortung.

Für das Jahr 2006 sollten die Zielvereinbarungen Anfang Januar vorgelegt werden in einer Form, wo zunächst einmal zwischen Abteilungsleitung und LuV ein erster Entwurf, an dem konkret weiter gearbeitet wird. Das Bezirksamt hat vorgesehen, den LuV´s eine Vertragsstrafe von 10 Tsd. € aufzuerlegen. Da aber die LuV´s immer noch am Anfang der Prozesse stehen, hat das Bezirksamt dann im Dezember beschlossen, den Gliederungszeitpunkt auf den 31.03.2006 zu verlängern. Es hart sich im Jahre 2005 gezeigt, dass sich alle an die Termine gehalten haben.

Ein erheblicher Anteil in der Zielvereinbarungen sind die Festlegungen zum Budget. Die Kosten-leistungsrechnung sieht eigentlich vor, dass das kamerale Budget soweit heruntergebrochen wird, dass die Multiplikation eines Zuweisungspreises mit der Menge zuzüglich Investitionszuweisung, zuzüglich Zuweisung für Z-Teil und die eigenen Einnahmen haushaltstechnisch das selbe sein müssten. Dazu hat sich das Bezirksamt noch nicht verständigt. Der Doppelhaushalt 2006/2007 ist in erster Linie nach kameralen Gesichtspunkten aufgestellt worden. Andere Bezirke haben den Sprung zwischen einem Produkthaushalt und dem kameralen Haushalt noch nicht vollständig vollzogen. Der Bezirk Mitte befindet sich sozusagen in einer Landschaft unterschiedlichster Modelle zur Erarbeitung solcher Produkthaushalte, so dass augenblicklich leider immer noch der Haushaltsplan abzuschreiben ist.
Dass das Budget irgendwie in die Zielvereinbarung eingearbeitet werden muss, hängt auch mit der Frage zusammen, dass das LuV wissen darf, wenn es wirtschaftlich gehandelt hat, etwas von dem zurück erhält, was es möglicher weise im Hinterhalt des eigenen Budgets erwirtschaftet hat, oder ob es bei der Fortschreibung des Budgets tatsächlich noch etwas hinzulegen muss. Was ist eigentlich mit dem Management.
Das Bezirksamt hatte zunächst auf der Ebene der LuV-Leitungen die Idee, dass man das im wesentlichen an den Produkthaushalten ansehen müsste. Die Landeshaushaltsordnung hat eines besseren belehrt; sie gehen davon aus, dass managementbedingte Ergebnisveränderungen am kameralen Haushalt gemessen werden.

Zu den Bezirksvereinbarungen teilt Herr Bothe mit, dass diese prinzipiell ähnlich wie die Zielvereinbarungen sind. Hier geht es um das Herunterbrechen von Globalzielen auf operationalisierbare Produktziele. Bei der Servicevereinbarung geht es nicht darum darzustellen, welches Budget ein LuV hat, obwohl eine Budgetdarstellung gegeben ist, aber hier wird es im wesentlichen darum gehen, die Verrechnungspreise bei internen Produkten und die Summe der Umlagen zu beschreiben. Es liegen zur Zeit die abgestimmten Entwürfe der Servicevereinbarungen in 2006 bereits vor und werden ausformuliert. Die Kostenrechnung für 2005 muss abgewartet werden. Hauptschwierigkeiten sind dabei, ob Brutto- oder Nettopreise zugrunde genommen werden. Mit den Bruttopreisen zahlt die Serviceeinheit nicht nur seine Eigenerstellungskosten für das Produkt, sondern auch die Vorleistung anderer. Das Budget kann sich nur nach Produktpreisen richten.
Gleiches gilt wie für die Zielvereinbarungen die Vorbereitungsrationalisierungsindikatoren und die Kennzahlen für die es heftige Diskussionen gegeben hat. Diese sind erprobungsweise eingeführt worden. Hier geht es um Rückmeldezeiten, Durchlaufzeiten für beauftragte Leistungen. Es muss zunächst einmal erprobt werden, ob das Indikatoren sind, die sich als praktikabel erweisen oder ob sie noch Schwierigkeiten machen.

Im Text bei der Servicevereinbarung gibt es im wesentlichen ein... Geschäftsbedingungen in der die Zusammenarbeit zwischen LuV´s und Serviceeinheiten geregelt ist (hier sind geregelt: Redaktionszeiten, Zulieferungspflichten). Es wurde sich mit dem Punkt „Mängelbeseitigung“ auseinander gesetzt. Ursprünglich wurde daran gedacht, was passiert, wenn eine Serviceeinheit aus organisatorischen Gründen nicht in der Lage ist, eine Leistung vernünftig zu erbringen und es einfach nicht schafft innerhalb eines angemessenen Zeitraumes einen Antrag eines Beschäftigten so umzusetzen, dass er irgendwann zahlungswirksam wird. Die Serviceeinheit wird gezwungen, hier Farbe zu bekennen, und eine Änderung vorzunehmen. Ursprünglich wurde daran gedacht, Verrechnungspreise zu mildern.
Es wurde erreicht, dass in diese Richtung gegangen wird und es wird gehofft, dass diese Vorschriften in der Musterservicevereinbarungen nicht zur Geltung kommen.