Frage 1: Welche inhaltlichen Schwerpunkte (Ämter, Abteilungen, Sachgebiete) priorisiert das Bezirksamt beim Stellenaufwuchs in den kommenden 10 Jahren und welche Gründe liegen dafür vor?

Grundsätzlich sind für die Beantwortung folgende Aussagen zu treffen:

Es ist das Ziel der Bezirksverwaltung, die Leistungen für die Bürger*innen in noch kürzerer Zeit bei gleichbleibender Qualität bzw. mit Qualitätssteigerung zu erbringen. Dazu plant das Land Berlin und somit auch die Bezirksverwaltung viele Arbeitsprozesse auf eine digitale Bearbeitung umzustellen. Das Bezirksamt plant für den Zeitraum von 10 Jahren pauschal keinen Stellenaufwuchs. Die Planungen belaufen sich maximal auf 5 Jahre und immer unter Beachtung der Gesetzeslage, den Schwerpunkten einer Legislatur und der Haushaltslage.

Die Verwaltung erhält unter Beachtung der Landeshaushaltsordnung zusätzliche Stellen, wenn neue Aufgaben hinzukommen. Dies erfolgt grundsätzlich, wenn neue Gesetze verabschiedet werden, die zusätzliche Aufgaben für die Verwaltung mit sich bringen. In den kommenden fünf Jahren steht für die Bezirksverwaltung Marzahn-Hellersdorf weiterhin die Abfederung bzw. der Ausgleich der altersbedingten Personalfluktuation im Fokus. Hierzu werden unter Beachtung der Fluktuationsanalysen erste inhaltliche Schwerpunkte bei der Aufstellung der Doppelhaushaltes 2022/23 vorgenommen.

Mit dem Ziel, die Personalrekrutierung weiter zu optimieren, wird in den kommenden fünf bis 10 Jahren die „Digitale Personalakte“ eingeführt. Ferner wird der eigentliche Auswahlprozess (z.B. durch das Führen von Online-Auswahlgesprächen) umgestellt, mit der Folge, dass die Zeiträume sich hierbei wesentlich verkürzt werden.

Zusätzlich wird ab dem Jahr 2021 in der SE Personal die Standardisierung der Arbeitsprozesse mit der Verbreitung der Anwendung Word-Add-In weiter voranschreiten. Auch dadurch wird sich letztendlich die Leistung der Personalrekrutierung qualitativ und zeitlich verbessern.

Frage 2: Über welche Kommunikationswege kann das Bezirksamt aktuell (digital) mit Bürger/-innen kommunizieren und welche Neuerungen sind hier zu wann geplant und realistisch umsetzbar?

Die Kommunikationswege sind vielfältig und werden in der Regel für den Informationsaustausch der Bürgerinnen und Bürger mit allen Bezirken Berlins genutzt. Sie sind in das Thema E-Government eingebettet, das dem Verantwortungsbereich der Senatsverwaltung für Inneres und Sport (SenInnDS) zugeordnet ist. E-Government ermöglicht den Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen den unkomplizierten und zeitlich unabhängigen Zugang zu Verwaltungsleistungen des Landes Berlin.

Hervorzuheben ist das Service-Portal Berlin, das über das Internet verfügbar ist. Hier werden alle Onlineverfahren bzw. Online-Dienstleistungen unter der Adresse https://service.berlin.de/onlineverfahren-onlinedienstleistungen/ angeboten. Dazu gehören u.a. die Themen Artenschutz, Familienpass, Gewerbe und Handwerk, Kraftfahrzeuge, Steuerangelegenheiten, Mietendeckel, Wohnberechtigungsscheine etc. Hier werden die Bürgerinnen und Bürger auch zur Online-Terminvereinbarung bei Berliner Behörden weitergeleitet:

(https://service.berlin.de/terminvereinbarung/) oder zur Service-App (https://service.berlin.de/app/)

Ein weiterer Kommunikationsweg ist mit dem Service-Konto Berlin gegeben. Unter der Adresse https://konto.service.berlin.de/skb/Home/FindServices?audience=individuals werden fol­gende Dienste angeboten:

        Einheitlicher Ansprechpartner Berlin (zentrale Kontakt- und Informationsstelle sowie Verfahrensbegleiter für die Abwicklung von vielen wirtschafts- und unternehmensbezogenen Verwaltungsverfahren)

        Kita-Gutschein

        Kita-Navigator

Die Berliner Ordnungsämter haben mit der Internet-Seite „Ordnungsamt-Online“ (https://ordnungsamt.berlin.de/frontend/dynamic) einen digitalen Kommunikationsweg eröffnet.

Weiterhin kann über das Berliner Karriereportal im Zusammenhang mit Stellenbesetzungsverfahren in den elektronischen Austausch mit der Behörde getreten werden. 

Für alle Bürgerinnen und Bürger besteht auch die Möglichkeit, per E-Mail zu kommunizieren. Hier sind allerdings die Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung zu beachten. Das De-Mail-Konto kann für die Übersendung elektronischer Dokumente mit qualifizierter Signatur mit der Adresse post@ba-mh.berlin.de genutzt werden.

Über die aktuell verfügbaren Kommunikationswege werden weitere digitale Angebote im Rahmen der Umsetzung der E-Government-Strategie entwickelt. Eine zentrale Rolle spielt dabei der „Digitale Antrag“, der zukünftig in die verschiedenen Fachverfahren eingebettet werden soll. Federführend sind jeweils die verfahrensverantwortlichen Senatsverwaltungen. Wann und welche konkreten Angebote zukünftig zur Verfügung stehen, hängt von den Fortschritten im Rahmen des gesamtstädtischen Geschäftsprozessmanagements je Politikfeld ab.

Der Bezirk Marzahn-Hellersdorf steht als Beratungseinheit zur Geschäftsprozessoptimierung und Digitalisierung für das Politikfeld Stadtentwicklung zur Verfügung. Hier sind folgende Vorhaben geplant und in Bearbeitung:

        Elektronisches Geschäftsbuch für die bezirklichen Vermessungsämter; Einführung Ende 2021

        Anbindung der bezirklichen Bereiche für die Städtebauförderung an das elektronische Geschäftsbuch

        Elektronisches Bebauungsplanverfahren; Einführung innerhalb der nächsten 2-3 Jahre

Im Rahmen der Digitalisierung sollen in den nächsten Jahren durch das Sozialhilfeportal die Anträge auf Sozialhilfe in digitaler Form ermöglicht werden. Das Amt für Soziales in Marzahn-Hellersdorf ist bei dem Projekt Pilotbezirk und wird ab August 2021 die Pilotierung beginnen.

Zusätzlich prüft das Amt für Soziales derzeitig die Formen der zentralen Erreichbarkeit über das Telefon und über E-Mail und strebt hier Verbesserungen der Erreichbarkeiten an, welche in den nächsten Jahren ausgebaut werden sollen.

Eine wesentliche Aufgabe sieht das Jugendamt darin, für alle Dienstleistungsbereiche ein internetgestütztes Terminmanagement einzurichten.

Frage 3: Welche Digitalisierungsstrategie verfolgt das Bezirksamt darüber hinaus mit welchen finanziellen Ausgaben, um das Bezirksamt in den kommenden 10 Jahren modern und digital arbeitsfähig zu machen

Die Digitalisierungsstrategie ist in erster Linie durch Landesvorgehen geprägt (siehe https://digitalstrategie.berlin.de/de/). Zu nennen sind hier die Themenfelder Grünbuch mit der Bestandsaufnahme, Partizipationsprozess zur Beteiligung der Berlinerinnen und Berliner sowie der Weißbuchprozess, in dem die Handlungsbedarfe in konkrete Ziele und Maßnahmen überführt werden.

Die Umsetzung der Digitalisierungsstrategie wirkt sich neben der Einführung neuer oder die Weiterentwicklung vorhandener Fachverfahren auch auf die internen Verwaltungsabläufe aus. Zu nennen sind hier in erster Linie:

-          die Einführung der Digitalen Akte in Verbindung mit einem Dokumenten-Input-Management (DIM) sowie

-          die Bereitstellung des IKT-Arbeitsplatzes als sogenannten BerlinPC mit entsprechenden Ausstattungen. 

Die Kosten für IKT-Basisdienste werden in der Regel zentral auf der Landesebene finanziert. Ebenso wird die verfahrensunabhängige IKT-Infrastruktur zentral bei der SenInnDS veranschlagt. Wie sich die Kosten zukünftig entwickeln werden, ist noch nicht absehbar, da gegenwärtig auf der Landesebene in Zusammenarbeit mit dem ITDZ an den Ausstattungsvarianten und Betriebskonzepten für den BerlinPC gearbeitet wird.

Das Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf verfolgt die Strategie, die Rahmenbedingungen für digitales Arbeiten schrittweise zu schaffen. Dazu gehört u.a. die Fortschreibung der Dienstvereinbarung „Alternierende Telearbeit“, ergänzt um eine Dienstvereinbarung „Mobiles Arbeiten“. Unter den Bedingungen der Pandemie sind bereits Maßnahmen zur Verbesserung der Ausstattung mit mobilen Endgeräten eingeleitet worden. Da es sich hier um verfahrensunabhängige IKT-Infrastruktur handelt, liegt die Finanzierung bei der SenInnDS. In wieweit der ermittelte Bedarf auch mit der Haushaltsplanung gedeckt werden kann, hängt von den finanzpolitischen Entscheidungen ab und bleibt abzuwarten. Grundsätzlich strebt der Bezirk an, für künftige Ersatzbeschaffung und Neueinrichtung von Arbeitsplätzen mobile Geräte einzuplanen.

Neben den hardwareseitigen Rahmenbedingungen führt der Bezirk zurzeit das Projekt E-Akte Ready in Vorbereitung auf die Einführung der Digitalen Akte durch. Da es sich auch hier um einen IKT-Basisdienst handelt, ist von einer zentralen Finanzierung auszugehen.

Allerdings sind auch Ausgaben im Bezirkshaushalt zu erwarten. Diese beziehen sich insbesondere auf die bereitzustellenden personellen Ressourcen zur Anwendungssystembetreuung der Digitalen Akte und zur Umsetzung des Dokumenten-Input-Managements. Gleichzeitig werden Ausgaben im Zusammenhang mit der Ertüchtigung der Poststelle zu erwarten sein. Die flächendeckende und verbindliche Nutzung der Digitalen Akte ist gemäß der Landesvorgabe 2025 vorgesehen. Somit befindet sich der Bezirk gegenwärtig in der Vorbereitungsphase und es stehen noch keine verlässlichen Kostenschätzungen zur Verfügung. Im Zusammenhang mit der Vorbereitung auf die Haushaltsplanung 2022/2023 werden jedoch erste Schätzungen vorgenommen, um sie hier bereits zu berücksichtigen.

Eine Migration der bezirklichen IT-Administration zum ITDZ ist vorgesehen sowie in diesem Zusammenhang der Ausbau des IT-Netzwerkes mit höherem Standard und eine Umstellung auf Internettelefonie (VOIP). Angestrebt wird weiterhin der Ausbau der Möglichkeiten für Homeoffice einschließlich Terminalserverlösung.

Frage 4: Welche weiteren Maßnahmen verfolgt das Bezirksamt, um das Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf in den nächsten 10 Jahren noch leistungsfähiger und bürgerfreundlicher zu gestalten?

Auf die Ausführungen zu den Fragen 1. – 3. wird verwiesen.

Darüber hinaus ist darauf hinzuweisen, dass eine Benennung und Priorisierung von Maßnahmen, die das Bezirksamt im Einzelnen in den nächsten 10 Jahren zur leistungsfähigeren und bürgerfreundlicheren Gestaltung plant, zum aktuellen Zeitpunkt nicht geeignet ist. Mit den im Jahr 2021 bevorstehenden Wahlen wird das zukünftige Bezirksamt seine Zielsetzung insbesondere an dem dann verhandelten Koalitionsvertrag ausrichten und Ziele entsprechend der bezirklichen Gegebenheiten konkretisieren.

Dagmar Pohle

BzBmin und BzStRin StadtGesPersFin