Abschnitt I
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Allgemeines
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§ 1
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Bezirksamt und Zuständigkeit
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§ 2
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Bezirksbürgermeisterin
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§ 3
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Bezirksamtsmitglieder
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Seite 3
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§ 4
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Vertretungsregelungen
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Abschnitt II
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Bezirksamtsangelegenheiten
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§ 5
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Bezirksamtsvorlagen
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Seite 5
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§ 6
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Umlaufverfahren
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Seite 6
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§ 7
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Vorbereitung der
Bezirksamtssitzungen
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Seite 7
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§ 8
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Bezirksamtssitzungen
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Seite 8
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§ 9
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Nachbereitung der
Bezirksamtssitzungen
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Seite 9
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§ 10
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Bezirksamtsbeschlüsse
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Seite 10
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Abschnitt III
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Verkehr mit der BVV, anderen Behörden,
der Öffentlichkeit
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Seite 11
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§ 11
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Korrespondenz und Vertretung in
der BVV
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Seite 11
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§ 12
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Beschlüsse der BVV
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Seite 12
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§ 13
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Anfragen der BVV
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Seite 13
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§ 14
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Verkehr mit anderen Stellen
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Seite 13
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§ 15
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Verkehr mit Medien
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Seite 14
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Abschnitt IV
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Schlussbestimmungen
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§ 16
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Schlussbestimmungen zur GO BA
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Anlagen 1 - 2
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Vorlagenmuster und Mitzeichnung
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Seiten
15 - 17
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I. Allgemeines
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§ 1
Bezirksamt und
Zuständigkeit
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(1)
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Das Bezirksamt berät und
beschließt als Kollegialorgan
- in Bezirksaufgaben und in allen Angelegenheiten, die ihm durch
Rechtsvorschriften
(insbesondere § 36 Abs.2 BezVG)
zugewiesen sind,
- in wichtigen
Angelegenheiten bzw. solchen von grundsätzlicher Bedeutung für den
Bezirk bzw. für die
Geschäftsbereiche und Tätigkeit des Bezirksamtes,
- in allen Angelegenheiten,
deren Erledigung sich das Bezirksamt allgemein oder im
Einzelfall vorbehalten hat.
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(2)
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Wichtige bzw.
grundsätzliche Angelegenheiten, die der Beratung und Beschluss-fassung im
Kollegium im Sinne des Absatzes 1 bedürfen, sind insbesondere:
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1.
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die Einbringung von
Vorlagen in den Rat der Bürgermeister (RdB);
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2.
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die Einleitung,
Aufstellung, Abwägung, Änderung, Ergänzung, Festsetzung und Aufhebung von
Bauleitplänen, Bebauungsplänen einschl. Veränderungssperren; die Mitwirkung
am Flächennutzungsplan, Stadtentwicklungs- und Bereichs-entwicklungsplanung
sowie an Landschaftsprogrammen und -plänen nach dem Naturschutzgesetz Berlin;
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3.
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die Benennung von
öffentlichen Straßen, Wegen, Plätzen und Brücken im Bezirk;
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4.
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Anträge zur Einberufung von
außerordentlichen Sitzungen der BVV sowie zum Ausschluss der Öffentlichkeit
in Sitzungen der BVV;
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5.
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die personelle Vertretung
des Kollegiums in Aufsichtsräten, Vorständen, Lenkungsausschüssen usw.;
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6.
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die Erteilung von
General(prozess)vollmachten für Dienstkräfte der Bezirks-verwaltung, denen
die Befugnis zur rechtsgeschäftlichen Vertretung Berlins in den
Geschäftsbereichen mehrerer Mitglieder des Bezirksamtes übertragen werden
soll;
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7.
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Personalangelegenheiten
über die Übertragung von Führungsaufgaben mit Ergebnisverantwortung und die
Leitung des Rechtsamtes und des Steuerungs-dienstes gemäß
Verwaltungsreform-Grundsätze-Gesetz;
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8.
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der Erlass von
Widerspruchsbescheiden, die einen Verwaltungsakt betreffen,
der von einem
Bezirksamtsmitglied selbst erlassen wurde; alle übrigen Widerspruchsbescheide
sollen vom/ von der fachlich zuständigen Bezirks-stadtrat/
Bezirksstadträtin gemäß § 27 Abs.1 b Allgemeines Zuständigkeits-gesetz
erlassen werden;
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9.
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die Neugründung,
Schließung, Benennung von Schulen sowie die Nicht-
einrichtung von 1.Klassen
(Grundschulen) und 7.Klassen (Oberschulen).
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§ 2
Bezirksbürgermeisterin
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(1)
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Die Bezirksbürgermeisterin
führt den Vorsitz im Bezirksamt und leitet dessen Geschäfte und Sitzungen
nach Maßgabe der GO BA.
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(2)
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Die Bezirksbürgermeisterin
als Mitglied des RdB oder in deren Vertretung der
stellvertretende Bezirksbürgermeister
nimmt in den Sitzungen des RdB zu den grundsätzlichen Fragen der Gesetzgebung
und Verwaltung Stellung.
In der Bezirksamtssitzung
vor der Sitzung des RdB sollen regelmäßig die wichtigen zu behandelnden
Tagesordnungspunkte im Kollegium erörtert werden.
In dieser
Bezirksamtssitzung hat jedes Bezirksamtsmitglied das Recht, zu einzelnen
Tagesordnungspunkten ein Votum des Kollegiums abzufordern.
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(3)
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Die Bezirksbürgermeisterin
hat einen Beschluss des Bezirksamtes, der gegen Rechts- oder Verwaltungsvorschriften
oder gegen eine Eingriffsentscheidung (§ 3 Abs.2
Buchstabe b BezVG)
verstößt, binnen zwei Wochen unter Angabe der Gründe zu beanstanden. Im
Übrigen wird auf § 39 Abs. 4 BezVG verwiesen.
Beanstandet die
Bezirksbürgermeisterin einen Beschluss des Bezirksamtes, so
benachrichtigt sie
schriftlich mit Begründung unverzüglich das für die Durchführung des
beanstandeten Beschlusses federführende bzw. zuständige Mitglied des
Bezirksamtes sowie die übrigen Mitglieder des Bezirksamtes.
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(4)
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Die Bezirksbürgermeisterin
übt die Dienstaufsicht über die Mitglieder des
Bezirksamtes aus.
Sie kann im Wege der
Dienstaufsicht von den übrigen Mitgliedern des Bezirksamtes jederzeit die
Vorlage von Akten oder sonstigen Unterlagen sowie ergänzende Auskünfte aus
deren Geschäftsbereich verlangen.
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§ 3
Bezirksamtsmitglieder
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(1)
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Die Bezirksamtsmitglieder
sorgen für die unverzügliche Durchführung der ihren
Geschäftsbereich
betreffenden Beschlüsse der BVV und des Bezirksamtes.
Im Übrigen entscheiden sie
alle in ihren Geschäftsbereichen liegenden Angelegenheiten selbständig und in
eigener Verantwortung, aber im Namen des Bezirksamtes, sofern nicht nach den
Bestimmungen des BezVG die Zuständigkeit der BVV gegeben oder nach Maßgabe der
GO BA ein Beschluss des Bezirksamtes erforderlich oder ergangen ist.
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(2)
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Die Bezirksamtsmitglieder
sorgen für eine zweckdienliche Zusammenarbeit mit den anderen Abteilungen,
Ämtern und Organisationseinheiten der Bezirksverwaltung.
An Aufgaben, die den
Geschäftsbereich mehrerer Abteilungen berühren, hat der/ die federführende
Bezirksstadtrat/ Bezirksstadträtin die für die betreffenden Geschäftsbereiche
zuständigen Bezirksamtsmitglieder rechtzeitig zu beteiligen.
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(3)
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Bei
Meinungsverschiedenheiten unter den betroffenen Mitgliedern des Bezirksamtes
über Zuständigkeiten bzw. über die Art und Weise der Durchführung von
Aufgaben ist eine Entscheidung des Bezirksamtes herbeizuführen.
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(4)
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Bei allen Angelegenheiten
von erheblicher oder grundsätzlicher rechtlicher Bedeutung ist das Rechtsamt
zu beteiligen.
Bei allen Angelegenheiten,
die erhebliche oder grundsätzliche Auswirkungen auf das Wirtschaftsergebnis
des Bezirksamtes haben, ist der Steuerungsdienst zu beteiligen.
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(5)
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Die Bezirksamtsmitglieder
unterrichten das Bezirksamt nach ihrem Ermessen regelmäßig über
- die Führung ihrer
Geschäfte entsprechend ihrer Zuständigkeit,
- wesentliche Ergebnisse
ihrer BVV-Ausschüsse,
- Aufgaben, Vorhaben und
Ergebnisse ihrer Arbeit als Mitglieder von Aufsichtsräten,
Vorständen, Lenkungsgremien
usw., in denen sie das Kollegium vertreten.
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(6)
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Die Bezirksamtsmitglieder
sind verpflichtet, die Bezirksbürgermeisterin im Wege der Dienstaufsicht
unter Wahrung der Fachaufsicht unaufgefordert über wichtige
Angelegenheiten ihrer Geschäftsbereiche, insbesondere über besondere
Vorkommnisse oder Unregelmäßigkeiten einschließlich des begründeten
Verdachtes von Dienstvergehen oder von strafbaren Handlungen von
Mitarbeiter/innen zu unterrichten.
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(7)
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Dienstreisen, die länger
als einen Arbeitstag andauern, bedürfen vor Antritt der Reise der Zustimmung
der Bezirksbürgermeisterin.
Die Abwesenheitsvertretung
für Dienstreisen und Urlaub ist mit dem vertretenden Mitglied rechtzeitig
vorher zu vereinbaren und der Bezirksbürgermeisterin mitzuteilen.
Von dem Antritt des
Urlaubes ist der Bezirksbürgermeisterin rechtzeitig die Urlaubsanschrift
mitzuteilen.
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§ 4
Vertretungsregelungen
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(1)
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Die Bezirksbürgermeisterin
wird wie folgt vertreten:
Die Bezirksbürgermeisterin
wird im Verhinderungsfall durch den stellvertretenden Bezirksbürgermeister,
bei Nichtanwesenheit dessen durch das an Dienstjahren als Mitglied des
Bezirksamtes älteste und bei mehreren Mitgliedern des Bezirksamtes mit
gleichem Dienstalter durch das an Lebensjahren älteste Mitglied des
Bezirksamtes vertreten.
Die Vertretungstätigkeit
für die Bezirksbürgermeisterin umfasst insbesondere die dringenden bzw.
unaufschiebbaren folgenden Aufgaben des Bezirksamtes:
- die Vertretung in
repräsentativer Funktion in der Öffentlichkeit,
- die Leitung (der
Sitzungen) des Bezirksamtes und Vertretung in weiteren Gremien,
- Entscheidungen außerhalb der Zuständigkeit anderer Bezirksstadträte/
Bezirksstadträtinnen.
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(2)
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Untereinander vertreten
sich die Bezirksamtsmitglieder wie folgt:
Bezirksbürgermeisterin Dagmar Pohle mit
Stellvertretendem Bezirksbürgermeister Bernd Mahlke
Bezirksstadträtin Dr. Manuela Schmidt mit
Bezirksstadtrat/ Bezirksstadträtin für Abt. BildKultSport (nn)
Bezirksstadtrat Christian Gräff mit Bezirksstadtrat Norbert Lüdtke
Im internen Dienstbetrieb
können sich Bezirksamtsmitglieder durch leitende
Beamt/innen oder Angestellte vertreten lassen.
Sollten sich beide
gegenseitig vertretende Mitglieder des Bezirksamtes in Abwesenheit oder
Verhinderung befinden, übernimmt die Bezirksbürgermeisterin in Vertretung in
den unaufschiebbaren Angelegenheiten die Führung der Amtsgeschäfte.
Bei deren Verhinderung gilt
die Vertretungsregelung gemäß Absatz 1 entsprechend.
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II. Bezirksamtsangelegenheiten
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§ 5
Bezirksamtsvorlagen
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(1)
|
Zu
jeder Angelegenheit, über die das Bezirksamt zu beschließen hat, ist als
Grundlage für eine Beschlussfassung eine ”Vorlage zur Beschlussfassung” gemäß
der
Mustervorlage - Anlage 1 – vom zuständigen oder federführenden
Bezirksamts-mitglied zu fertigen.
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(2)
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Zu jeder Angelegenheit,
über die das Bezirksamt zu beraten hat, kann eine ”Vorlage zur Information”
gemäß der Mustervorlage - Anlage 2 - vom zuständigen oder federführenden
Bezirksamtsmitglied gefertigt werden.
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(3)
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Die Vorlage ist vom
zuständigen Bezirksamtsmitglied zu unterzeichnen.
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(4)
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Berührt eine
Bezirksamtsvorlage den Geschäftsbereich weiterer Mitglieder des
Bezirksamtes, so ist sie
durch das federführende Bezirksamtsmitglied den beteiligten
Bezirksamtsmitgliedern zur Mitzeichnung vorzulegen.
Die beteiligten
Bezirksamtsmitglieder sollen ihre Mitzeichnung (Zustimmung ohne Zusatz) bzw.
Nichtmitzeichnung regelmäßig innerhalb von 2 Wochen ab Eingang dem federführenden
Bezirksamtsmitglied erklären. Im Fall der Nichtmitzeichnung ist eine
begründete Gegenstellungnahme beizufügen.
Mitzeichnungen bzw.
begründete Gegenstellungnahmen dienen ausschließlich der Information des
Kollegiums und werden kein Vorlagenbestandteil.
Ein Bezirksamtsmitglied
darf eine Vorlage im Fall der Nichtmitzeichnung durch andere Mitglieder nur
dann dem Bezirksamt unterbreiten, wenn vorher mit den nichtmitzeich-nenden
Bezirksamtsmitgliedern ein Einigungsgespräch erfolgt ist.
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(5)
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Die Bezirksamtsvorlagen
sind vom federführenden Bezirksamtsmitglied (nach Abschluss des
Mitzeichnungsverfahrens mit Mitzeichnungen bzw. begründeten
Gegenstellungnahmen) in einfacher Ausfertigung der Bezirksbürgermeisterin
schriftlich im Original
(Papierform) und elektronisch zuzuleiten.
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§ 6
Umlaufverfahren
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(1)
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Ein Beschlussvorlage kann
im Umlaufverfahren (bei Mitzeichnung nach abgeschlos-senem
Mitzeichnungsverfahren) beschlossen werden, wenn
- diese so eilbedürftig
ist, dass darüber noch vor der nächsten ordentlichen Bezirks-
amtssitzung entschieden werden
muss und
- eine außerordentliche Sitzung, z.B. wegen Abwesenheit oder Verhinderung
vieler
BA-Mitglieder, nicht durchgeführt werden kann.
Ein Umlaufverfahren ist
darüber hinaus nur zulässig, wenn die Beschlussfähigkeit gemäß § 8 Abs.3 GO
BA für den Abstimmungszeitraum gegeben ist.
Stimmberechtigt sind alle
im Dienst befindlichen Mitglieder des Bezirksamtes.
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(2)
|
Im Umlaufverfahren zu
beschließende Beschlussvorlagen sind mit schriftlicher Begründung und
Feststellung der im Absatz 1 genannten Voraussetzungen vom federführenden
Bezirksamtsmitglied an die Bezirksbürgermeisterin schriftlich im Original
(Papierform) und elektronisch zu übersenden.
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(3)
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Nach Eingang wird die
Umlaufvorlage den abstimmungsberechtigten Personen, nach-richtlich der
Leitung des Rechtsamtes und des Steuerungsdienstes, unverzüglich im
Parallelverfahren mit einer Abstimmungsfristsetzung von mindestens 24 Stunden
(es gelten hier Arbeitstage Montag – Freitag) an den gewöhnlichen Dienstsitz
zugeleitet.
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(4)
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Die Abstimmungsvoten sind
aus Zeit- und Nachweisgründen schriftlich bis Fristablauf an das Büro der
Bezirksbürgermeisterin zu übermitteln.
Der Umlaufbeschluss ist
gefasst, wenn bis Fristablauf eine Zustimmung mit einfacher Mehrheit
vorliegt.
Der Beschluss wird dann in
das Beschlussprotokoll der nächsten ordentlichen Sitzung des Bezirksamtes
aufgenommen.
Nach Fristablauf
eingegangene Abstimmungsvoten werden nicht gewertet.
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(5)
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Widerspricht ein
abstimmungsberechtigtes Mitglied des Bezirksamtes formlos schrift-lich der
Behandlung einer Umlaufvorlage innerhalb der Abstimmungsfrist, ist das
Umlaufbeschlussverfahren abzubrechen und die Vorlage zur weiteren Behandlung
auf die Tagesordnung der nächsten ordentlichen Bezirksamtssitzung zu setzen.
Ggf. im Umlaufverfahren
dann schon vorliegende Abstimmungsergebnisse bleiben unberücksichtigt.
Nach Fristablauf
eingegangene Absetzungsvoten sind nicht berücksichtigungsfähig.
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(6)
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Über das
Behandlungsergebnis der Umlaufvorlage unterrichtet die
Bezirksbürger-meisterin das Kollegium unverzüglich, spätestens in der
nächsten Sitzung.
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§ 7
Vorbereitung der
Bezirksamtssitzungen
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(1)
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Ordentliche Sitzungen des
Bezirksamtes finden regelmäßig einmal wöchentlich
- regelmäßig dienstags -
statt.
Das Bezirksamt kann
aufgrund besonderer Umstände (z.B. absehbare Beschluss-unfähigkeit,
gesetzlicher Feiertag, Brückentag) den ersatzlosen Ausfall einzelner
Sitzungen an bestimmten Sitzungstagen im Vorfeld im Kollegium festlegen.
Außerordentliche Sitzungen
beruft die Bezirksbürgermeisterin nach Bedarf ein.
Sie ist zur Einberufung
einer außerordentlichen Sitzung verpflichtet, wenn mindestens zwei Bezirksamtsmitglieder
dieses verlangen.
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(2)
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Den Entwurf der
Tagesordnung von Bezirksamtssitzungen setzt die Bezirksbürger-meisterin auf
der Grundlage der vorliegenden Anmeldungen der Bezirksamtsmitglieder bzw. den
Festlegungen aus dem Bezirksamt fest.
Die Tagesordnung ist
regelmäßig grobstrukturiert in folgender Reihenfolge:
Bestätigung Tagesordnung
und Protokolle, Vorlagen, Besprechungspunkte.
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(3)
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Die Aufnahme einer Vorlage
in den Entwurf der Tagesordnung erfolgt, wenn diese fristgemäß und unter formaler
Verwendung der Mustervorlagen gemäß § 5 Abs.1, 2 GO BA (Anlage) im Original
(Papierform) in einfacher Ausfertigung vorliegt.
Alle Vorlagen sollen an das
Büro der Bezirksbürgermeisterin zum Abgabeschluss auch vollständig
elektronisch übersandt werden.
Bei Bestandteilen von
Vorlagen (z.B. Anlagen), die elektronisch nicht vorliegen und deren
Einscannung nicht möglich ist oder einen unverhältnismäßig hohen Aufwand
verursachen würde, ist die Übersendung in Papierform ausreichend.
Die Anmeldung von Besprechungspunkten
erfolgt formlos (mündlich oder elektronisch) an das Büro der
Bezirksbürgermeisterin. Zur Ermöglichung einer optimalen Beratung im
Kollegium soll in geeigneten Fällen eine schriftliche Beratungsunterlage
an das Büro für die
Weiterleitung an das Kollegium mit übersandt werden.
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(4)
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Abgabeschluss für Vorlagen,
Beratungsunterlagen sowie Anmeldeschluss für münd-liche Besprechungspunkte im
Büro der Bezirksbürgermeisterin ist für die nächste
- ordentliche Sitzung
jeweils der vierte Arbeitstag (Montag – Freitag) 12.00 Uhr
- regelmäßig mittwochs -
vor der Sitzung,
- außerordentliche Sitzung
entsprechend Vereinbarung im Kollegium oder
anstattdessen durch Festsetzung
der Bezirksbürgermeisterin.
Liegen zwischen den Tagen
des Abgabe-/Anmeldeschlusses und dem Sitzungstag gesetzliche Feiertage, ist
dieser Termin entsprechend der Anzahl der gesetzlichen Feiertage
vorzuverlegen.
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(5)
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Das Büro der
Bezirksbürgermeisterin übersendet regelmäßig am Folgearbeitstag des
Abgabe-/Anmeldeschlusstages (Abs.4) an jede/n ständige/n
Sitzungsteilnehmer/in
die Einladung mit allen
vorliegenden Beratungsunterlagen in Papierform und stellt diese elektronisch
zur Verfügung.
Zusätzlich stellt das Büro
der Bezirksbürgermeisterin die Einladung mit Entwurf der Tagesordnung ins
hausinterne IT-Netz zur Information der Mitarbeiter/innen ein und
veröffentlicht den Teil Beschlussvorlagen aus dem Entwurf der Tagesordnung
zur Information der Bürger/innen im Internet.
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(6)
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Betrifft eine Vorlage
Vorgänge des Dienstbetriebs, die die Dienstkräfte oder den Aufgabenbereich
eines/r bezirklichen Beauftragten wesentlich berühren, erhalten die
Personalvertretungsgremien bzw. der/die betroffene bezirkliche Beauftragte
jeweils ein Exemplar im Rahmen der Unterlagenverteilung zur Verfügung.
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§ 8
Bezirksamtssitzungen
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(1)
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Die Sitzungen des
Bezirksamtes sind vertraulich und nicht öffentlich.
Die Vertraulichkeit
betrifft insbesondere auch Meinungsäußerungen und das Abstimmungsverhalten
von Bezirksamtsmitgliedern bei Beschlussfassungen.
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(2)
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An den Sitzungen des
Bezirksamtes nehmen teil:
- die
Bezirksamtsmitglieder,
- die Leiter/in des
Rechtsamtes und des Steuerungsdienstes bzw. deren/dessen
Stellvertreter/innen,
- ein/e von der
Bezirksbürgermeisterin bestimmte/r Protokollführer/in.
Darüber hinaus kann das
Bezirksamt weitere Personen (Dienstkräfte, dritte Personen) zu bestimmten
Tagesordnungspunkten zur sachdienlichen Beratung oder Berichterstattung
vorübergehend zur Teilnahme an der Sitzung hinzuziehen.
Dieses gilt nicht für den
Abstimmungszeitpunkt bei Beschlussvorlagen.
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(3)
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Das Bezirksamt ist beschlussfähig, wenn mindestens
drei Bezirksamtsmitglieder anwesend sind.
Vor Beschlussfassung von
Vorlagen müssen die Vertreter/innen des Rechtsamtes und des
Steuerungsdienstes bei Bedarf Gelegenheit zur Wahrnehmung der nach
§ 34 Abs.3 BezVG
vorgeschriebenen beratenden Funktion haben.
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(4)
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Bei Beschlussfassung im
Bezirksamt entscheidet die einfache Mehrheit.
Sollte Stimmengleichheit
bei der Beschlussfassung vorhanden sein, gibt die
Stimme der
Bezirksbürgermeisterin gemäß § 39 Abs.1 BezVG den Ausschlag.
Im Fall der Abwesenheit und
Vertretung der Bezirksbürgermeisterin durch den stellvertretenden
Bezirksbürgermeister gibt dessen Stimme den Ausschlag.
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(5)
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Die in Absatz 2 genannten
Personen dürfen an Beratungen und Abstimmungen im Bezirksamt, die in einem
Verwaltungsverfahren nach § 20 Verwaltungsverfahrens-gesetz zu einem
Ausschluss führen würden, nicht teilnehmen.
Bei Vorliegen einer
entsprechenden Ausgeschlossenheit hat die betroffene Person im Kollegium
unaufgefordert vor Behandlung des Tagesordnungspunktes darüber zu informieren
und die Sitzung zur Behandlung zeitweise zu verlassen.
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(6)
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Zu allen sie betreffenden
Punkten der Tagesordnung können schriftlich bis zur Sitzung die
Beschäftigtenvertretungen und die bezirklichen Beauftragten Stellung nehmen.
Die eingegangenen
Stellungnahmen sind von der Bezirksbürgermeisterin den anderen
Bezirksamtsmitgliedern zur entsprechenden Bezirksamtssitzung zur Kenntnis zu
geben.
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(7)
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Nach der in § 7 Abs.4 GO BA
genannten Frist können bis zum Sitzungsbeginn bei der Bezirksbürgermeisterin
dringliche Vorlagen eingereicht werden.
Hinsichtlich der formalen
Voraussetzungen gilt § 7 Abs.3 GO BA.
Dringlichkeitsvorlagen, die
erst am Sitzungstag bis Sitzungsbeginn übergeben werden, sind zusätzlich mit
der notwendigen Anzahl von 13 Kopien zu übergeben.
Die Dringlichkeit ist
gegeben, wenn das Bezirksamt diese vor Bestätigung der Tagesordnung durch
Beschlussfassung bestätigt. Die Vorlage wird dann vom Bezirksamt im Entwurf
der Tagesordnung entsprechend eingeordnet.
Ist die Dringlichkeit
abgelehnt, wird die Vorlage von der Bezirksbürgermeisterin automatisch auf
den Entwurf der Tagesordnung der nächstfolgenden Sitzung aufgenommen.
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(8)
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Zu Beginn jeder
Bezirksamtssitzung wird der Entwurf der Tagesordnung behandelt.
Dringliche
Besprechungspunkte können im Kollegium bis zur endgültigen Bestätigung der
Tagesordnung mündlich angemeldet werden; zur Aufnahme auf den Entwurf der
Tagesordnung bedarf es keiner Beschlussfassung im Kollegium.
Nach Aufnahme der
dringlichen Behandlungspunkte wird der Entwurf der Tagesord-nung als
endgültige Tagesordnung bestätigt. Weitere Änderungen am Inhalt der
Tagesordnung sind dann nicht mehr zulässig.
Die Behandlung der
Reihenfolge der Tagesordnungspunkte kann nach individuellem Bedarf des
Kollegiums in der Sitzung erfolgen.
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(9)
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Falls in Vorlagen
notwendige Mitzeichnungen fehlen bzw. nicht vorgesehen waren oder sonstige
offenkundige inhaltliche Mängel vorliegen, die einer Beratung und
Beschlussfassung einer Vorlage
entgegenstehen, kann jedes Mitglied des Bezirksamtes die Absetzung der
Vorlage vom Entwurf der Tagesordnung beantragen.
Über die Absetzung vom
Entwurf der Tagesordnung beschließt das Bezirksamt.
Vorlagen, die von der
Tagesordnung abgesetzt worden sind, werden von der Bezirks-bürgermeisterin
auf den Entwurf der Tagesordnung einer der folgenden Sitzungen gesetzt,
sofern die zur Absetzung führenden Mängel behoben worden sind.
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§ 9
Nachbereitung
der Bezirksamtssitzungen
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(1)
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Zu jeder Sitzung des
Bezirksamtes wird ein Beschlussprotokoll und zusätzlich zu jeder ordentlichen
Sitzung eine Aktualisierung des letzten Festlegungsprotokolls angefertigt,
die jeweils durch den/die Sitzungsleiter/in und den/die Schriftführer/in zu
unterzeichnen sind.
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(2)
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Das
Beschlussprotokoll enthält alle in der Sitzung gefassten Beschlüsse sowie
-
Dauer und der Ort der Sitzung,
-
alle zur Abstimmung geführten (Änderungs)-Anträge (insbesondere zu Vorlagen)
mit
Ergebnisentscheidungen,
- die Sitzungsteilnehmer/innen gemäß § 8 Abs.2 GO BA, z.B. in Form einer
Anwesenheitsliste.
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Auf Antrag eines/r
ständigen Teilnehmers/in der Bezirksamtssitzung werden im Beschlussprotokoll
zusätzlich aufgenommen:
- die quantifizierten
Stimmabgaben bei Beschlussfassung (nur zahlenmäßige Angabe
der Ja- und Nein-Stimmen sowie der Einhaltungen) zu einer
Vorlage,
- außerordentlich wichtige
Hinweise/Aussagen zu in der Sitzung behandelten
Gegenständen.
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(3)
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Die in einer Sitzung
getroffenen einvernehmlichen Arbeitsaufträge werden als Festlegungen in das
letzte Festlegungsprotokoll aufgenommen, dass dann in aktualisierter Form in
der nächsten ordentlichen Sitzung des Bezirksamtes regelmäßig auf Umsetzung
bzw. Erledigung der Festlegungen überprüft wird.
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(4)
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Die
Protokolle werden vom Büro der Bezirksbürgermeisterin den ständigen
Teilnehmer/innen der Bezirksamtssitzung unverzüglich (spätestens drei
Arbeitstage nach dem Sitzungstag), im Regelfall mit den Bezirksamtsunterlagen
für die nächste Sitzung, in Papierform und elektronisch zur Verfügung
gestellt.
Beanstandungen können von
den ständigen Teilnehmer/innen der BA-Sitzung bei der Bestätigung mündlich
vorgetragen werden, anderenfalls gelten diese als bestätigt.
Alle Beschlussprotokolle
sind vertraulich zu behandeln.
Das Büro der
Bezirksbürgermeisterin leitet jeweils eine Ausfertigung des
Beschluss-protokolls und der beschlossenen Vorlagen zeitnah an die
Bezirksaufsicht bei der Senatsverwaltung für Inneres weiter.
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(5)
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Nach
der abschließenden Behandlung von Vorlagen im Bezirksamt (Beschluss-fassung/
Kenntnisnahme) und der Einarbeitung beschlossener Änderungen stellt
das
Büro der Bezirksbürgermeisterin unverzüglich die nicht vertraulichen Vorlagen
a)
die gemäß Beschlussfassung zur Weiterleitung an die BVV bestimmt sind
dem Büro der BVV zur
weiteren Behandlung schriftlich und elektronisch zur
Verfügung und
veröffentlicht diese im Internet zur Information der Bürger/innen,
b)
hinterlegt die Beschlüsse sowie die zur Kenntnis genommenen Informations-
vorlagen im hausinternen IT-Netz zur
Information der Mitarbeiter/innen.
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(6)
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Eine
Einsichtnahme in Protokollbücher wird nur den ständigen Teilnehmer/innen der
Bezirksamtssitzung (§ 8 Abs.2 GO BA) gewährt.
Im
Protokollbuch sollen vom Schriftführer/in die wesentlichen Informationen zur
Erstellung der Protokolle, bei Beschlüssen lediglich die quantifizierten
Stimmabgaben (nur zahlenmäßige Angabe der Ja-, Nein- Stimmen sowie
Enthaltungen) ohne namentliche Zuordnungen vermerkt werden.
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§ 10
Bezirksamtsbeschlüsse
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(1)
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Die
vom Bezirksamt gefassten Beschlüsse sind verbindliche Arbeitsgrundlage für
alle Abteilungen des Bezirksamtes bzw. die Arbeit der Bezirksverwaltung und
sind durch die zuständige, federführende oder durch den Beschluss bestimmte
Fachabteilung bzw. den Verwaltungsbereich umzusetzen.
Bei
Vorliegen von Schwierigkeiten oder Problemen bei der Umsetzung von
Beschlüssen obliegt es dem für die Umsetzung zuständigen Bezirksamtsmitglied,
das
Bezirksamt unaufgefordert zu informieren und in Abstimmung mit dem Bezirksamt
Lösungen bzw. ggf. eine Änderung des Ursprungsbeschlusses herbeizuführen.
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(2)
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Alle
Beschlüsse des Bezirksamtes sind vertraulich zu behandeln, es sei denn das
Bezirksamt hat etwas anderes beschlossen.
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(3)
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Die
Beschlüsse des Bezirksamtes gelten, sofern in dem zugrunde liegenden
Beschluss
keine zeitliche Befristung vorhanden ist, unbefristet.
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(4)
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Die
vom Bezirksamt gefassten Beschlüsse und deren Durchführung sind gegenüber der
Öffentlichkeit, der Landesverwaltung, dem RdB, der BVV und ihren Ausschüssen
und allen Übrigen in Frage kommenden Stellen von allen Bezirksamtsmitgliedern
einheitlich im Sinne der Beschlussfassung des Kollegialorgans zu vertreten,
auch wenn eigene abweichende Auffassungen bestehen sollten.
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|
III. Verkehr mit der BVV, anderen Behörden, der Öffentlichkeit
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§ 11
Korrespondenz
und Vertretung in der BVV
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(1)
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Die Bezirksbürgermeisterin
führt den allgemeinen Schriftverkehr mit der BVV an die Vorsteherin der BVV.
Zur Unterrichtung über die
laufenden Dienstgeschäfte bzw. Beschlusslagen können alle Mitglieder des
Bezirksamtes entsprechend ihrer Zuständigkeit die Ausschüsse der BVV direkt
in schriftlicher oder mündlicher Form informieren.
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(2)
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Für Vorlagen an die BVV
sind Beschlussvorlagen gemäß § 5 Abs.1 GO BA (Anlage 1) vom zuständigen oder
federführenden Bezirksamtsmitglied anzufertigen, die je nach Einzelfall unter
Beachtung der Bestimmungen des BezVG der BVV zur Kenntnisnahme oder zur
Beschlussfassung vorzulegen sind.
In Vorlagen an die BVV sind
in Umsetzung des § 13 BezVG formal Hinweise mit Begründungen aufzunehmen,
- wenn das Bezirksamt dem
von der BVV angeregten Verwaltungshandeln voll oder
teilweise nicht nachkommt (Die
vorgesehenen Maßnahmen dürfen nicht vor
Kenntnisnahme durch die BVV
vollzogen werden.) oder
- wenn der BVV-Beschluss nicht fristgemäß entsprechend dem Termin der BVV
umgesetzt und durch eine Beschlussvorlage dokumentiert
worden ist.
Alle Vorlagen des
Bezirksamtes an die BVV unterzeichnen das zuständige oder federführende
Bezirksamtsmitglied und zusätzlich nach Beschlussfassung als Bestätigung des
ordnungsgemäßen Zustandekommens des Beschlusses die Bezirksbürgermeisterin
bzw. im Vertretungsfall ihr/e Vertreter/in entsprechend
§ 4 Abs.1 GO BA.
Nach Beschluss des
Bezirksamtes leitet das Büro der Bezirksbürgermeisterin nach Einarbeitung
beschlossener Änderungen die Vorlagen in einfacher Ausfertigung im Original
(Papierform) und elektronisch an das Büro der BVV weiter.
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(3)
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In den Ausschüssen der BVV
wird das Bezirksamt durch die Mitglieder vertreten, in deren Geschäftsbereich
der Verhandlungsgegenstand fällt bzw. deren Anwesenheit gefordert ist.
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(4)
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Ist ein Bezirksamtsmitglied
zur Teilnahme an einer Sitzung der BVV oder einer Ausschusssitzung verhindert,
nimmt
- der/die Außenvertreter/in
laut § 4 Abs.2 GO BA oder
- bei Ausschusssitzungen der/die zuständige SE- oder Amtsleiter/in oder ein/e
Beauftragte/r
teil.
Die/der Vertreter/in sind
rechtzeitig zu informieren.
In Abstimmung mit dem
Ausschuss können Bezirksamtsmitglieder Mitarbeiter/innen der
Bezirksverwaltung mit der Berichterstattung in den Ausschüssen beauftragen.
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§ 12
Beschlüsse der
BVV
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(1)
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Beschlussprotokolle zu
BVV-Sitzungen werden von der Bezirksbürgermeisterin nach Eingang unverzüglich
den Bezirksamtsmitgliedern zugeleitet und in der nächst-möglichen
Bezirksamtssitzung behandelt.
Das Bezirksamt legt im
Kollegium im Einvernehmen die Zuständigkeiten für die Umsetzung der im
Beschlussprotokoll enthaltenen BVV-Beschlüsse fest.
Meinungsverschiedenheiten
über die Zuständigkeit werden im Kollegium
entschieden.
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(2)
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Die getroffenen
Festlegungen zu den Zuständigkeiten für die Umsetzung der BVV-Beschlüsse
werden durch die Bezirksbürgermeisterin der Vorsteherin der BVV schriftlich
mitgeteilt.
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(3)
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Die Bezirksamtsmitglieder
sorgen für eine fristgemäße Umsetzung ihrer BVV-Beschlüsse und die
Vorlagenerstellung gemäß § 11 Abs.2 GO BA.
Die Bezirksbürgermeisterin
wacht über die rechtzeitige Umsetzung von BVV-Beschlüssen und ist im Rahmen
der Dienstaufsicht befugt, die Beschlussumsetzung bei säumigen
Bezirksamtsmitgliedern anzumahnen.
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(4)
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Verstößt ein Beschluss der
BVV gegen Rechtsvorschriften oder gegen Verwaltungs-vorschriften oder gegen
eine Eingriffsentscheidung (§ 3 Abs.2 Buchstabe b BezVG), so hat das
Bezirksamt binnen 2 Wochen ab dem Tag der Beschlussfassung durch die BVV auf
schriftliche Vorlage der Bezirksbürgermeisterin unter Angabe der Gründe den
Beschluss mit aufschiebender Wirkung zu beanstanden.
Für das weitere Verfahren
gilt § 18 BezVG.
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§ 13
Anfragen der BVV
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(1)
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Große Anfragen und
Mündliche Anfragen der BVV, die in einer Sitzung nicht (abschließend)
beantwortet werden konnten, sind regelmäßig zur folgenden ordentlichen
Sitzung der BVV vom (durch das Bezirksamt als) zuständig oder federführend
festgelegten Mitglied mündlich zu beantworten.
Mit Zustimmung oder auf
Ersuchen der BVV kann die Beantwortung auch schriftlich durch das
entsprechende Bezirksamtsmitglied an die BVV-Vorsteherin erfolgen.
Eine schriftliche
Beantwortung soll innerhalb von zwei Wochen in doppelter Ausfertigung und
elektronisch an das Büro der Bezirksbürgermeisterin erfolgen.
Dieses übernimmt dann die
Weiterleitung an die BVV.
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(2)
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Dringlichkeitsanfragen kann
das zuständige oder federführende Mitglied des Bezirksamtes namens des
Bezirksamtes sofort beantworten. Nach Möglichkeit wird zuvor vom
federführenden Mitglied des Bezirksamtes eine Verständigung mit den beteiligten
Bezirksamtsmitgliedern herbeigeführt. Wird die Dringlichkeitsanfrage nicht
sofort beantwortet, gilt für das weitere Verfahren Absatz 1 analog.
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(3)
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Kleine Anfragen von Bezirksverordneten werden nach
Eingang von der Bezirksbürger-meisterin sofort an das zuständige bzw.
federführende Bezirksamtsmitglied schriftlich zur Beantwortung
weitergeleitet.
Das Antwortschreiben ist an die Vorsteherin der
BVV zu richten, durch das zuständige oder federführende Bezirksamtsmitglied
schlusszuzeichnen und der Bezirksbürger-meisterin in doppelter Ausfertigung
schriftlich und elektronisch drei Wochen nach Eingang und Übermittlung der
Anfrage zu übersenden.
Das Büro der Bezirksbürgermeisterin übernimmt die
Weiterleitung an die BVV.
Ist eine Überschreitung dieser Frist absehbar, so
hat das zuständige oder federfüh-rende Bezirksamtsmitglied die Vorsteherin
der BVV über die Bezirksbürgermeisterin unter Angabe der Gründe unverzüglich
schriftlich um Terminverlängerung zu bitten.
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§ 14
Verkehr mit
anderen Stellen
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(1)
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Der Verkehr mit
nichtdeutschen Behörden und Vertretungen, mit den obersten Behörden anderer
Bundesländer und des Bundes sowie mit dem Abgeordnetenhaus, dem Regierenden
Bürgermeister und den Bezirksbürgermeister/innen erfolgt entsprechend den
Bestimmungen der Gemeinsamen Geschäftsordnung für die Berliner Verwaltung
(GGO I und II) und ist der Bezirksbürgermeisterin vorbehalten.
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§ 15
Verkehr mit
Medien
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(1)
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Auskünfte an die Medien
werden von jedem Mitglied des Bezirksamtes für den eigenen
Zuständigkeitsbereich erteilt.
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(2)
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Jedes Bezirksamtsmitglied
ist berechtigt und verpflichtet, über Pressekonferenzen, -gespräche usw. die
Öffentlichkeit in gebotener Art und Weise über die Führung der Geschäfte zu
unterrichten.
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(3)
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Der Pressestelle des
Bezirksamtes obliegt es, die Medienarbeit des Kollegiums und seiner einzelnen
Mitglieder zu unterstützen.
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IV. Schlussbestimmungen
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§ 16
Schlussbestimmungen
zur GO BA
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(1)
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Zweifelsfälle über die
Auslegung der GO BA entscheidet das Bezirksamt.
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(2)
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Änderungen zur GO BA können
mit einfacher Mehrheit beschlossen werden.
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(3)
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Diese GO BA tritt mit
Beschluss Nr.1/III des Bezirksamtes am 28.11.2006 in Kraft.
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