Drucksache - DS/0494/V
Das
Bezirksamt wurde ersucht 1.
sicherzustellen,
dass auch außerhalb der Sprechzeiten der Fachabteilungen eingehende Anrufe
entgegengenommen werden und allgemeine Anfragen zu Öffnungszeiten beantwortet
werden; 2.
zu
prüfen, ob an häufig nachgefragten Anschlüssen eine entsprechende Voice Box
geschaltet werden kann. Auf Grund
der technischen Gegebenheiten im Zusammenhang mit der Umsetzung der o. g.
Fragestellungen ist es sinnvoll, diese im Komplex zu beantworten. Unter
diesem Aspekt bittet das Bezirksamt die BVV, folgende Information zur Kenntnis
zu nehmen: Die Entgegennahme
eingehender Anrufe obliegt jeder Sachbearbeiterin bzw. jedem
Sachbearbeiter selbst. Eine Unterscheidung der Zeiten mit und ohne
Publikumsabfertigung gibt es insofern nicht. Nach
Dienstschluss der Sachbearbeiter/innen haben
Bürger/innen die Möglichkeit, in der Telefonzentrale
nachzufragen. Dort werden auch Auskünfte zu
Sprechzeiten erteilt, sofern diese bekannt sind. Mit Dienstschluss der
Telefonzentrale laufen die Gespräche beim Pförtnerdienst des Rathauses auf. Auch
dort liegen
aktuelle Unterlagen vor, so dass im notwendigen Umfang Auskünfte zu Adressen
und Sprechzeiten gegeben werden können. Im Zuge der Vereinheitlichung der TK-Einwahl 5504 wurde
durch das Bezirksamt ein Unified-Messaging-System beschafft. Dieses stellt nicht nur die klassischen Tk-Dienste - wie Fax und
Anrufbeantworter (Voice Box) - zur Verfügung, sondern
darüber hinaus auch Schnittstellen zum Datennetz. Für dieses System hat es bisher noch keine technische Abnahme gegeben,
sein volles Leistungsspektrum wird daher voraussichtlich erst ab
September dieses Jahres zur Verfügung stehen. Die Fachabteilungen werden dann nahezu problemlos die Möglichkeit haben, die ihre Klienten/Kunden/Bürger interessierenden Angaben abrufbar zu machen (bspw. reine Ansage der Sprechzeiten) oder sich für die Inanspruchnahme eines klassischen Anrufbeantworters zu entscheiden. Dabei wird durch die Daten-Schnittstelle bei Eingang einer Sprachnachricht eine Email im Postkorb des der Telefonnummer zugeordneten PC-Nutzers abgelegt. Anschließend kommen dann weitere Formen der Kommunikation (Email, Rückruf etc.) in Frage. Die konkreten Regelungen zum Einsatz dieser Tk-Anlagen-Merkmale treffen
die OE-Leitungen nach entsprechender Information/Vorgabe durch den
IT-Service in eigener Verantwortung. Technisch ist es jedenfalls möglich, jeder
Nebenstelle oder Gruppen davon die Nutzung dieser Merkmale zu ermöglichen. Aufgrund
einer ersten Information wurden im Juli
2003 bereits erste diesbezügliche Wünsche der
Fachabteilungen geäußert, so dass nach der technischen
Abnahme des genannten Systems die Installation zügig vorgenommen und
publikumswirksam werden kann. Berlin, 2003 Emmrich
Bezirksbürgermeisterin
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