Drucksache - DS/0491/V
Die BVV hat das Bezirksamt ersucht, einen vergleichenden Bericht über die Auswirkungen des geänderten Ablaufs des Berliner Ideenmanagements (BIM) im Bezirksamt Lichtenberg ( s. Drs. V/470) vorzulegen. Das Bezirksamt bittet die BVV
Folgendes zur Kenntnis zu nehmen. Im Februar 2001 beschloss das
Bezirksamt, wie mit dem BIM in der fusionierten Bezirksverwaltung zu verfahren
ist. Die Koordinierung wurde dem Steuerungsdienst übertragen. In einem Ablaufplan ist dargestellt, wie mit Vorschlägen aus dem
Kreis der Beschäftigten umzugehen ist. Diese Übersicht mit den Erläuterungen
sowie ein Appell, Vorschläge einzureichen, wurden im Intranet des Bezirksamtes
veröffentlicht. In der Mitarbeiterzeitung LiMiT
(Ausgabe 2 aus 2001) stellte sich die Koordinatorin des BIM vor und rief
ebenfalls zum aktivem Umgang mit dem BIM auf. In der 3. Ausgabe 2002 der LiMiT
wurden die bisherigen Verbesserungsvorschläge veröffentlicht, wiederum
verbunden mit einem Aufruf, Vorschläge einzureichen. Alle Informationen wurden
zusätzlich auf den Seiten des Steuerungsdienstes im Intranet veröffentlicht.
(2001 gingen neun Vorschläge,2002 acht Vorschläge ein). Grundsätzlich ist festzustellen, das
sich offensichtlich nach der anfänglichen Euphorie um die Berliner
Verwaltungsreform eine gewisse Resignation gegenüber Veränderungen im Kreis der
Beschäftigten breit gemacht hat. Dazu gehört scheinbar auch das Instrumentarium
des BIM. Eine Aktivierung bzw. Motivierung durch Führungskräfte zum Thema
Ideenmanagement fand offenbar nur wenig oder überhaupt nicht statt.
Eingereichte Vorschläge wurden mitunter in einem nicht immer transparenten
Verfahren abgelehnt bzw. nur sehr zögerlich bearbeitet. Schwerpunkte in den beiden Jahren
nach der Bezirksfusion lagen in den Fachämtern in fusionsbedingten Aufgaben.
Dazu gehörten die Organisation und Durchführung von Umzügen, das Schaffen von
gleichen Arbeitsbedingungen, die Angleichung von Öffnungszeiten etc. sowie der
Umgang mit erheblichem Personalabbau. Die Angst in den Überhang zu geraten war
ebenfalls nicht gerade motivierend, um sich kreativ mit seinem Arbeitsumfeld zu
befassen. Auch die Umsetzung der Kosten-
Leistungsrechnung mit der Budgetierung schafften wenig Impulse für die
Umsetzung des BIM. Zusammenfassend muss festgestellt
werden, dass mögliche Impulse des BIM nicht ausreichend erkannt und von den
Führungskräften nicht ausreichend genutzt worden sind oder genutzt werden
konnten. Unter diesen Aspekten wurde im
Steuerungsdienst zum Ende des Jahres 2002 das bisherige Verfahren ausgewertet.
Aufgrund dieser Auswertung hat das Bezirksamt im Februar einen geänderten
Ablauf des BIM in der Bezirksverwaltung Lichtenberg beschlossen. Zielsetzung
ist es, den Ablauf klarer zu gestalten, die Verantwortlichkeiten transparenter
zu regeln und eine übersichtliche Prämienregelung vorzulegen. Diese Änderungen wurden wiederum im
Intranet sowie in der 1. Ausgabe der LiMiT 2003 den Beschäftigten
zugänglich gemacht. Leider muss festgestellt werden, dass bisher im Jahre 2003
nur zwei Vorschläge eingingen, die im BIM erfasst wurden. Das Berliner Ideenmanagement kann
nicht durch eine zentrale Koordinierung umgesetzt und ausgebaut werden. Es ist
vielmehr die Aufgabe Aller, hier insbesondere der Führungskräfte, an der Umsetzung
mitzuwirken. Vorschläge, auch wenn sie nicht
sofort als umsetzbar erkennbar sind, sollten nicht als Belastung, sondern als
Chance erkannt werden, die Erledigung der Aufgaben zu vereinfachen und zu
verbessern. Die Kommunikationskultur
innerhalb der Berliner Verwaltung wird nicht durch Verwaltungsvorschriften
geändert, es ist vielmehr ein langwieriger Prozess, an dem noch alle Akteure
viel lernen und erkennen müssen. Auf Grund der vorgenannten,
bisherigen Erfahrungen bei
der Umsetzung des Ideenmanagements in
der Bezirksverwaltung Lichtenberg sieht es das
Bezirksamt daher als erforderlich an, den mit BA Schluss Nr.19/03 vom
04.02.2003 gesetzten Rahmen neu zu regeln. Ablaufplan des Berliner
Ideenmanagements im Bezirksamt Lichtenberg September 2004 (Ablaufschema siehe Anlage) Ein
Qualitätsvorschlag im Sinne der Verwaltungsvorschriften für das Berliner
Ideenmanagement II vom 21.03.2000, liegt dann vor, wenn er der Verbesserung von
Strukturen und Abläufen innerhalb der Verwaltung dient. 1. Verbesserungsvorschläge werden beim
Steuerungsdienst eingereicht. Hier wird geprüft, ob ein Vorschlag im Sinne des
Berliner Ideenmanagements vorliegt. Im
Steuerungsdienst wird die Aufgabe des Ansprechpartners für das Berliner
Ideenmanagement wahrgenommen. Dazu gehört als erstes die Prüfung, ob bereits
ein inhaltsgleicher Vorschlag im Land Berlin vorliegt. Im
Anschluss an diese Prüfung wird der Vorschlag der für den Vorschlag inhaltlich
verantwortlichen LuV- oder SE-Leitung weitergeleitet. Hier liegt die
Verantwortung für die weitere Bearbeitung und Umsetzung der eingereichten
Vorschläge. Über den
Steuerungsdienst wird der Vorschlag in der Datenbank
der Qualitätsbörse registriert, und die zeitnahe Bearbeitung eines Vorschlages
überprüft. 2. Entsprechend der geltenden
Verwaltungsvorschrift wird von der OE-Leitung innerhalb von 2 - 4 Wochen ein
Qualitätsgremium eingerichtet. Dieses setzt sich mindestens zusammen aus den
zuständigen Entscheidungsverantwortlichen, fachlich kompetenten Mitarbeiter/innen
unter Beteiligung der Beschäftigtenvertretung. 3. Dieses Qualitätsgremium beschließt
über Annahme und Ablehnung eines Qualitätsvorschlages. Zur Unterstützung kann
ein Qualitätszirkel eingerichtet werden, für dessen Moderation auf den
Steuerungsdienst zurückgegriffen werden kann. 4. Das Qualitätsgremium legt fest, in
welcher Form der eingereichte Qualitätsvorschlag honoriert wird. Grundsätzlich
werden Gutscheine im Wert von max. 25 Euro (für Bücher, CD, Kino-,
Theaterkarten oder Ähnliches) übergeben. Verbunden wird diese Prämie mit einem
Anerkennungsschreiben, dass auf Wunsch der Personalakte des Einreichers
beigefügt wird. Alternativ kann von der Dienststelle ein angemessener
Freizeitausgleich gewährt werden. Das Verfahren ist von der verantwortlichen OE-Leitung
zu dokumentierten. 5. Wurden durch die Umsetzung des
Qualitätsvorschlages nachweislich berechenbare und budgetwirksame Einsparungen
erzielt, ist eine Geldprämie gemäss der Verwaltungsvorschrift für das Berliner
Ideenmanagement vom 21.003.2004 Nr. 8 zu gewähren. 6. Eine solche Prämie wird dem Grunde
und der Höhe nach durch eine Arbeitsgruppe ermittelt. Die Arbeitgruppe setzt
sich mindestens zusammen, aus dem Leiter des Steuerungsdienstes (Moderation),
dem Leiter des Personal- und Finanzservice, dem Leiter des Rechtsamtes, dem
oder vorschlagsbedingt mehreren betroffenen OE-Leitungen. Das Ergebnis wird
über den Steuerungsdienst dem Bezirksamt zur Beschlussfassung vorgelegt. Berlin, den
Emmrich Bezirksbürgermeisterin |
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