Drucksache - 1500/5  

Die BVV hat in ihrer Sitzung vom 22.04.2021 beschlossen:

Das Bezirksamt wird aufgefordert zu prüfen, inwieweit Dienstleistungen des Standesamtes Charlottenburg-Wilmersdorf auch online angeboten werden können. Insbesondere soll es wie in den Bezirken Lichtenberg, Marzahn-Hellersdorf, Mitte, Pankow, Spandau und Steglitz-Zehlendorf möglich sein, den Termin zur Beratung, aber auch zur Anmeldung der Eheschließung online über das Terminbuchungsportal des Landes Berlin zu vereinbaren. Die Reservierung wird erst verbindlich, wenn die Eheschließung bei dem zuständigen Standesamt der Eheleute angemeldet und die Prüfung der Ehe-voraussetzungen abgeschlossen ist.

Der BVV ist bis zum 31.05.2021 zu berichten.

Annegret Hansen

Bezirksverordnetenvorsteherin

Hierzu wird Folgendes berichtet:

Bedingt durch die Pandemie gab es im Standesamt vielfältige Veränderungen in Ablaufprozessen im Bereich Auskunft für und Anmeldung zur Eheschließung sowie im Reservierungsbereich, die nachfolgend dargestellt werden:

Auskunft über erforderliche Unterlagen

Die allgemein gültigen Standards zu erforderlichen Unterlagen für deutsche Staatsangehörige sind auf der Internetseite des Standesamtes ausführlich beschrieben.

Für Fallkonstellationen mit Auslandsbezug kann keine allgemein verbindliche Darstellung erfolgen. So hat das Standesamt hierzu ein Kontaktformular entwickelt und ebenfalls auf der Internetseite bereitgestellt. Sofern Paare an dieser Stelle nicht die personenbezogenen Daten eingeben möchten, kann anhand des Musters auch eine direkte Mailanfrage erfolgen (Hinweis hierzu enthalten).

Derzeit ist eine Antwortmail generiert, die den Eingang bestätigt und auf die Bearbeitungszeit hinweist. Die Mailanfragen werden in der Reihenfolge des Einganges kontinuierlich, in der Regel innerhalb von fünf Werktagen abgearbeitet. Die Korrespondenz erfolgt per E-Mail. Es werden alle erforderlichen Dokumente im Auskunftsblatt aufgelistet und mit individuellen Ergänzungen und Nennung des Ansprechpartners versehen elektronisch übermittelt, zugleich der weitere Verfahrenslauf erläutert.

Anmeldung der Eheschließung:

Derzeit erfolgen Anmeldungen der Eheschließung grundsätzlich auf schriftlichem Weg. Hierzu wurde ein mehrseitiges Formblatt mit persönlichen Angaben und erforderlichen Erklärungen entwickelt und im Internet als Download bereitgestellt. Die Paare füllen den Bogen aus und übersenden diesen dann mit den erforderlichen Urkunden direkt an das Standesamt oder werfen den Umschlag in den bereit gestellten Hausbriefkasten. Auch hier erfolgt die Abarbeitung kontinuierlich, wobei alle Eingänge tagesaktuell gesichtet werden und eilige Anträge entsprechend berücksichtigt werden können.

Sofern das Erfordernis der persönlichen Vorsprache besteht, werden hierfür Termine vergeben.

Das Verfahren hat sich im Laufe des vergangenen Jahres bewährt und es bleibt abzuwarten, inwieweit auch nach weiteren Lockerungen bzw. dem Ende der Pandemie weiter entsprechend verfahren werden kann/darf.

Von den Paaren wird die derzeitige Bearbeitung durchaus positiv gewertet.

Reservierung eines Eheschließungswunschtermins:

Reservierungen werden derzeit ausschließlich telefonisch entgegengenommen. Hier zeigt sich insbesondere auch die Wichtigkeit einer persönlichen Kommunikation, da neben der Erfassung von Kontaktdaten auch Beratungsbedarf zum Ablauf des Verfahrens für die Paare besteht, der in einem ausschließlichen online-Buchungsportal nicht abgedeckt werden kann. Der hier eingeforderte/vorgeschlagene Reservierungskalender kann nicht durch das in Berlin im Einsatz befindliche Buchungsportal ZMS erfolgen; es bedarf vielmehr einem Wedding-Kalender, vergleichbar mit dem Angebot im Standesamt Kassel. Eine derartige Beschaffung beläuft sich auf ca. 30.000 € die aus hiesiger Sicht nicht im Verhältnis zum Nutzen gesehen wird.

Resümee:

Der Einsatz des Terminbuchungsportals ZMS erscheint aus hiesiger Sicht nach wie vor nicht geeignet für die Aufgaben im Standesamt. Tatsächlich ist das System in den benannten Bezirken im Einsatz, wird aber auch dort teilweise kritisch gesehen. Insbesondere sei das Augenmerk auf verfügbare Termine gerichtet, die, wenn überhaupt, in relativ weiter Zukunft liegen.

Eine Maßnahme in der Organisationsuntersuchung in den Berliner Standesämtern aus dem Jahr 2018 ist der Einsatz eines flächendeckenden Terminbuchungssystems. Dieser einheitlichen Umsetzung wird der Vorzug gegeben.

Das Bezirksamt bittet, den Beschluss als erledigt zu betrachten.

Reinhard Naumann   Arne Herz

Bezirksbürgermeister  Bezirksstadtrat