Drucksache - 1398/3  

Die BVV hat in der Sitzung am 15.10.2009 beschlossen:

Das Bezirksamt wird aufgefordert zu prüfen, welche technischen Voraussetzungen nötig sind, um das bezirkliche Telefonnetz sukzessive auf IP-Telefonie umzustellen und wie lange eine komplette Umstellung in Anspruch nähme.

Weiterhin ist mitzuteilen, welche Vor- und Nachteile durch die IP-Telefonie vorstellbar sind (z.B. Konferenzschaltungen per Telefon und Video über MCU (Multipoint Control Units) zur besseren Vernetzung bspw. bei Leitungsrunden, in oder zwischen Regional- bzw. Fachteams, im Netzwerk Kinderschutz, Zuweisung der persönlichen IP zur besseren internen und externen Erreichbarkeit, Richtlinien des Datenschutzes).

Gleichzeitig sind der BVV die Kosten für die technische Umsetzung darzulegen sowie die zu erwartenden Einsparungen für einen Zeitraum von zehn Jahren.

Der BVV ist bis zum 31.12.2009 zu berichten.

Hierzu wird Folgendes berichtet:

VoIP = Voice over Internet Protocol

Unter Voice over IP versteht man einfach nur das Telefonieren über Computernetzwerke mittels des Internet Protokolls (IP). (Quelle: www.voip-information.de)

FoIP = Fax over IP ist demnach das Versenden von Telefax über Computernetzwerke mittels IP.

Grundsätzliche Voraussetzung für VoIP ist eine strukturierte Verkabelung innerhalb der Dienstgebäude wie sie derzeit z.B. im Rathaus Wilmersdorf stattfindet. Daher ist das Rathaus Wilmersdorf als Beispiel für eine grobe Kostenschätzung herangezogen worden. Ausgehend von ca. 850 Mitarbeitern im Dienstgebäude Rathaus Wilmersdorf kann bei der Umrüstung auf VoIP mit Investitionskosten i.H.v. ca. 350.000 EUR gerechnet werden (Telefonanlage, Telefonapparate, Faxgeräte etc.). Die angegebenen Kosten können nur eine Richtlinie sein. Hierin enthalten sind weder Kosten für die strukturierte Verkabelung noch die Kosten der IT-Stelle berücksichtigt.

Da sich für den Nutzer beim Einsatz von VoIP nichts grundlegend ändert, wäre eine Investition aus Sicht des Bezirksamtes erst bei Funktionsbeeinträchtigungen der vorhandenen Telekommunikationsanlage (TK-Anlage) bzw. Nichtbeschaffbarkeit von eingesetzter Technik sinnvoll.

Die derzeit betriebene und funktionale TK-Anlage bietet bereits jetzt die Möglichkeit, Konferenzschaltungen per Telefon zu ermöglichen. Der Serviceeinheit Hochbau und Immobilienwirtschaft sind bislang jedoch keine Bedarfe der Abteilungen für Konferenzschaltungen per Telefon bekannt.

Die interne und externe Erreichbarkeit der Mitarbeiter/-innen ist bei der „herkömmlichen“ TK-Anlage ebenso gegeben wie bei einer VoIP-Anlage. Der meist zitierte Vorteil von Anrufergruppen und Sekretariatsfunktion wird im Bezirksamt bereits mit der derzeitigen Anlage praktiziert.

Auch das Argument der Erreichbarkeit von Mitarbeiter/-innen ist – obgleich TK-Anlage oder VoIP – nur durch tatsächliche Anwesenheit des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin zu gewährleisten. Für die Zeiträume außerhalb der per Dienstvereinbarung geregelten Arbeitszeiten der Mitarbeiter/-innen besteht schon jetzt die Möglichkeit, einen Anrufbeantworter zu installieren.  Für Not- und Sonderfälle gibt es eine interne abteilungsübergreifende Notrufliste, die nur für solche zu benutzen ist und regelmäßig aktualisiert wird.

Das Bezirksamt prüft grundsätzlich die Wirtschaftlichkeit des Einsatzes von Technik.

Am Beispiel des Gebäudes der Haubachstraße (ca. 30 Mitarbeiter/-innen) hat sich die Serviceeinheit Hochbau und Immobilienwirtschaft im Zuge der technischen Erstanbindung des Dienstgebäudes (Telefon und PC) sozusagen als Pilotprojekt für den Einsatz von VoIP entschlossen. Durch die Übertragung der Daten für PC und Telefon über dieselbe Leitung konnte das Verkabeln mit zwei getrennten Leitungen jeweils für PC und Telefonie somit entfallen. Nachteilig ist bei der VoIP-Lösung jedoch anzumerken, dass die Mitarbeiter/-innen z.B. bei Störungen oder IT-Abschaltungen an den Netzwerkkomponenten gar nicht erreichbar sind.

Das Bezirksamt verfolgt auch weiterhin die Neuerungen in der Kommunikationstechnik und befindet sich auch im Erfahrungsaustausch mit anderen Behörden. Nach ersten Erkenntnissen hat bislang keine Behörde Erfahrungen mit einem VoIP-Betrieb in der Größenordnung von ca. 2.000 Mitarbeiter/-innen und diversen unterschiedlichen Standorten gemacht.

In Anbetracht der Tatsache, dass bei der Umrüstung auf VoIP möglichen Kosteneinsparungen hohe Investitionskosten gegenüberstehen, die bei der derzeitigen Ausstattung des Bezirksetats nicht finanzierbar sind, und unter Maßgabe, dass die derzeit in Betrieb befindliche TK-Anlage funktionstüchtig ist, würde eine sukzessive Umstellung auf VoIP nicht den Kriterien der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit entsprechen, nach denen sich das Verwaltungshandeln auf Grundlage der Landeshaushaltsordnung ausrichten soll.

Das Bezirksamt bittet, den Beschluss damit als erledigt zu betrachten.

Monika Thiemen              Klaus-Dieter Gröhler

Bezirksbürgermeisterin              Bezirksstadtrat