Drucksache - 0285/3
Die BVV hat
in ihre Sitzung vom 21.06.2007 beschlossen: Das
Bezirksamt wird gebeten, in allen Verwaltungsbereichen die den Bürgerinnen und
Bürgern zur Verfügung gestellten Formulare im Sinne der folgenden Punkte zu
ergänzen oder zu überarbeiten bzw. sich in den Fällen alleiniger Zuständigkeit
des Senats im Rat der Bürgermeister dafür einzusetzen, dass:
Der BVV ist bis zum 31. Oktober 2007 unter Anlage einiger
beispielhaft überarbeiteten Formularen zu berichten. Hierzu hat das Bezirksamt in einem Zwischenbericht vom 18.09.2007 eine erste Stellungnahme abgegeben. Inzwischen liegen aus allen Fachabteilungen die darin angekündigten Stellungnahmen vor. Zusammengefasst ist festzustellen, dass in allen Abteilungen
in den Fällen, in denen es seitens des Bezirks Einflussmöglichkeiten auf die
Gestaltung von Formularen gibt, die entsprechenden Anpassungen
(Rechtschreibreform bzw. Währungsangabe) erfolgt sind. Darüber hinaus gibt es
folgende weitere Hinweise: ·
In
den Bereichen der Abt. Finanzen, die ein persönliches Erscheinen nicht erfordern,
wird eine vorhandene E-Mailadresse abgefragt und nach Möglichkeit über diese
kommuniziert. ·
Für
den Bereich der Bezirksbürgermeisterin und des Kulturamtes gibt es keinen Kontakt
aus der Bevölkerung über Formulare, da dieser persönliche Präsenz erfordert. ·
Die
Abteilung Bauwesen berücksichtigt bei der Abfassung von Formularen und Schreiben
die Bürgerfreundlichkeit und ist bestrebt, so dies realisierbar ist, die
Nutzung digitaler Kommunikationswege einzubeziehen. Der digitale Informationsaustausch
für die Ermöglichung eines schnelleren Bürgerkontaktes in Form von
Online-Formularen sowie die Abfrage der freiwilligen Angabe der E-Mail-Adressen
von Antragstellern erfolgt in der Abteilung Bauwesen bereits, sofern ein
direkter Bürgerkontakt oder der Kontakt mit Firmen besteht beziehungsweise
dies zweckmäßig und realisierbar ist. ·
Die
im bauaufsichtlichen Verfahren erforderlichen Formulare sind bereits im Internet
abrufbar und sehen die Angabe der E-Mail-Adresse des Antragstellers vor. ·
Ferner
wird das digitale Medium für nahezu jede Ausschreibung der Zentralen Vergabestelle
der Abt. Bauwesen genutzt. Die Leistungsverzeichnisse können parallel zu der
Papierform in elektronischer Form übersandt werden. ·
Die
Antragsformulare für die Vergabe der im Raumvergabekatalog ausgewiesenen
Räume seitens des Fachbereiches Immobilienwirtschaft sind bereits seit
geraumer Zeit über die Internetseite des Bezirkes abrufbar. ·
Im
LUV Soziales werden keine bezirkseigene Formulare verwendet, im LUV Gesundheit
gehen Anträge nicht schriftlich, sondern in der Regel fernmündlich ein. Die
E-Mail-Adresse wird daher mündlich erfragt. Im LUV Umwelt ist es bereits jetzt
häufige Praxis, dass von den Antragstellern E-Mail-Adressen abgefragt werden.
Im Regelfall geben die Antragsteller ihre E-Mail-Adresse bereits auf dem Anschreiben
an. ·
Generell
ist darauf hinweisen, dass E-Mail im Zusammenhang mit Anträgen und Bescheiden
nur eine Servicefunktion haben kann. Ein rechtskräftiger Bescheid muss in
konventioneller Form unterschrieben und per Post und/oder Fax zugestellt
werden. Der Zugriff auf die maßgeblichen Anträge ist über die Homepage des
Bezirksamtes gewährleistet. ·
Das
Umweltamt plant, zusätzlich über eine berlinweite Seite aller Umweltämter auch
interaktive Antragstellung zu ermöglichen. Die technischen Voraussetzungen
dafür liegen jedoch noch nicht vor. ·
Im
Jugendamt werden E-Mail-Adressen von Publikum in den Fällen erfragt, in denen
es eher um (finanzielle) Transferleistungen geht, soweit es nicht bereits per
E-Mail abgesprochen wurde. Originärer Sinn aller persönlichen Dienstleistungen
– das sind die meisten Aufgaben des Jugendamtes – ist und bleibt
allerdings der persönliche Kontakt. E-Mail-Adressen werden daher dann zukünftig
erfragt, wenn es nicht als “übergriffig” erlebt wird bzw. die
notwendige Vertraulichkeit nicht tangiert ist. Wegen des Erhalts der
Arbeitsfähigkeit der Jugendamtsdienste muss allerdings darauf geachtet
werden, dass nicht umfangreiche Streitschriften zwischen den Klientinnen und
Klienten, die nicht Bestandteil der Arbeit im Jugendamt sind, dort per E-Mail
“abgeladen” werden. Soweit es noch Bedarf nach Verbesserung bei
Formularen gibt, wird dem nachgegangen. ·
Der
Fachbereich Schulträgerschaft und der Fachbereich Sportförderung im Schul-
und Sportamt sind ständig darum bemüht, über E-Mail-Adressen eine zügige Kommunikation
zu den Kundinnen und Kunden zu gewährleisten. Darüber
hinaus wird der Fachbereich Schulträgerschaft zur Schulorganisation 2009/2010
alle im Zusammenhang mit Schulanmeldungen notwendigen Formulare und
Merkblätter in das bezirkliche Netz stellen. Der Fachbereich Sportförderung
erwägt eine Bereitstellung der Antragsformulare auf Vergabe öffentlicher
Sportstätten über das Bezirksnetz. ·
Die
freiwillige Angabe der elektronischen Anschrift ist in der Abt. Wirtschaft standardmäßig
vorgesehen; umgekehrt wird auch die eigene E-Mail-Adresse im Internet und in
Schreiben mitgeteilt. Neben Formularen sind für alle Fachbereiche des LUV
Weiterbildung bereits Online-Anmeldungen bzw. -Bestellungen verfügbar. ·
Das
bisher vom LUV Wirtschafts- und Ordnungsamt bereitgestellte Formularmaterial
aus dem Bereich Gewerbe und Veterinär- und Lebensmittelaufsicht wird im Zuge
der räumlichen und organisatorischen Zusammenlegung und Neustrukturierung
des Internetauftritts um alle bürgerrelevanten Formulare ergänzt. ·
Nicht
bei allen Formularen, die in der Abt. Bürgerdienste verwendet werden, ist es
sinnvoll, einen zusätzlichen “Info-Kasten” zur Angabe der
E-Mail-Adresse voranzustellen. ·
In
der Abt. Bürgerdienste wurden bzw. werden die Zugriffsrechte von Mitarbeitenden
auf das bezirksweite Mailsystem sukzessive ausgebaut, um die Bürgerkontakte
zu verbessern. So sind für alle Bereiche, die relevante Bürgerkontakte haben,
Gruppenmailadressen eingerichtet worden, um die Erreichbarkeit der Dienststelle
unabhängig von Ausfällen Einzelner (z.B. durch Urlaub oder Krankheit) sicherstellen
zu können. ·
Im
Standesamt sind jetzt schon Online-Urkundenbestellungen ohne elektronische
Signatur möglich; dieser Dienst wird sehr intensiv genutzt, insbesondere auch
von außerhalb Berlins wohnenden Antragstellern. Andere elektronisch zur Verfügung
gestellte Formulare müssen eigenhändig unterschrieben eingereicht werden (gemäß
der gesetzlichen Vorgaben); dies gilt auch für andere Bereiche der Abteilung.
Eine regelmäßige Aktualisierung hinsichtlich Rechtschreibung und anderen
Änderungen einschließlich der Währungsangaben ist unerlässlich und wird –
soweit die entsprechenden Formulare vom Bezirk geändert werden können und
nicht etwa eine bundes- oder landeseinheitliche Vorgabe zur Nutzung des Formulars
besteht – auch zeitnah erledigt. Das Bezirksamt bittet darum, den Beschluss als erledigt anzusehen. Klaus-Dieter
Gröhler Joachim
Krüger stellv.
Bezirksbürgermeister Bezirksstadtrat |
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