Auszug - Thema: Personal / Personalentwicklung  

BzStR (Bezirksstadtrat) Herz begrüßt zur heutigen Ausschusssitzung die Leiterin des Amtes für Bürgerdienste – Frau Raßmann – und übergibt ihr das Wort.

Frau Raßmann berichtet, dass das Amt für Bürgerdienste aktuell 160 Planstellen innehat. Im Amt für Bürgerdienste sind aktuell folgende Planstellen unbesetzt: 

-          14,25 Planstellen in den Bürgerämtern

-          2,5 Planstellen im Wohnungsamt sowie 

-          2 Planstellen im Standesamt.

Für die offenen Bürgeramtsstellen laufen dauerhafte Ausschreibungsverfahren. Im vergangenen Verfahren konnten trotz guter Bewerbungslage keine geeigneten Bewerber:innen ausgewählt werden. 

BzStR Herz fügt hinzu, dass angestrebt wird, interne Auszubildende zu akquirieren und nach Abschluss der Ausbildung in den Bürgerämtern einzusetzen.

Frau Raßmann berichtet, dass insgesamt 3,038 unfinanzierte Stellen im Amt für Bürgerdienste vorliegen, was im Verhältnis sehr wenig ist. Die Fluktuation in den Bürgerämtern hat stark zugenommen, da ein Schichtbetrieb unattraktiv geworden ist. Vor einem Jahr wurde in den Bürgerämtern ein lebensphasenorientiertes Rotationsmodell eingeführt. Mit Hilfe dieses Modells haben die Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, sich in ein internes System einzubuchen, um für 3 Wochen im Backoffice zu arbeiten. In dieser Zeit sind die Mitarbeiter:innen nicht an die Schichtzeiten der Bürgerämter gebunden. Die Durchschnittsanwesenheit der Mitarbeiter:innen im Bürgeramt Charlottenburg-Wilmersdorf liegt bei ungefähr 60 %. Des Weiteren führt Frau Raßmann aus, dass die Öffnungszeiten in den Bürgerämtern Charlottenburg-Wilmersdorf zum 22. April 2024 angepasst wurden. Berlinweit testen ebenfalls weitere 4 Bezirke eine Veränderung der Öffnungszeiten. Für die Kolleg:innen ist die tägliche Arbeit in den Bürgerämtern mit Bürger:innen sehr herausfordernd geworden.

BzStR Herz berichtet von Hospitationen in den Bürgerämtern, wo er ebenfalls feststellen musste, dass die Mitarbeiter:innen nicht immer schöne Situationen erleben. 

BV Hartmann erkundigt sich, ob es Schulungen für die Mitarbeiter:innen gibt, wie sie mit den herausfordernden Situationen umgehen können bzw. ob für Bürger:innen Hausverbote verhängt werden.

Frau Raßmann führt aus, dass die Mitarbeiter:innen im Rahmen der umfassenden Einarbeitungsphasen diverse Konflikttrainings durchlaufen. Im Rahmen regelmäßiger Befragungen der Mitarbeiter:innen können Wünsche der Belegschaft erkannt und umgesetzt werden.

BzStR Herz fügt hinzu, dass, sofern Grenzüberschreitungen seitens der Bürger:innen stattfinden, durch die Dienststelle Strafanträge gestellt werden. Die meisten Strafanzeigen werden allerdings vom Gericht eingestellt.

BV Nebel erkundigt sich, wie viele Fragen der Bürger:innen Standartfragen sind und ob die Beantwortung durch die Künstliche Intelligenz (KI) erfolgen kann.

Frau Raßmann führt aus, dass für die KI sowie Chatboots die Zuständigkeit bei der Landesredaktion liegt. Zum größten Teil bitten die Bürger:innen um weitere Dienstleistungen. Fachfremde Fragen werden in der Regel nicht gestellt. 

BV Heyne möchte wissen, wie häufig die bezirkseigene Internetseite überarbeitet wird und wie hoch die Anzahl der nicht abgesagten Termine ist.

Frau Raßmann berichtet, dass die Überprüfung der Homepage regelmäßig stattfindet. Die Quote der Bürger:innen, die nicht zum Termin erscheinen, liegt bei ca. 10%.

BzStR Herz stimmt BV Heyne zu, dass die Internetseite häufiger überprüft und aktualisiert werden sollte.

Frau Raßmann führt weiterhin aus, dass Charlottenburg-Wilmersdorf in den vergangenen Jahren im berlinweiten Ranking (Erhebung von Terminen) auf den letzten Plätzen gewesen ist. Aktuell steht Charlottenburg-Wilmersdorf auf Platz 2. Es liegt daran, dass interne Prozesse umgestellt wurden.

Die Einstellungsvoraussetzungen für Bewerber:innen wurden ein wenig gelockert, um Personal zu akquirieren.

BV Nebel erkundigt sich, wie weit Charlottenburg-Wilmersdorf bei der Umsetzung des 14-Tage-Ziels ist.

Frau Raßmann berichtet, dass berlinweit das Ziel nicht gehalten werden kann.

BzStR Herz sagt, es gilt grundsätzlich, dass die Bürger:innen so schnell wie möglich die Dienstleistungen erhalten. Wir schaffen es, kontinuierlich besser zu werden.

BV Kadow prüft regelmäßig die berlinweite Terminlage in den Bürgerämtern. Ihm gelingt es nie, einen Terminslot zu buchen. Außerdem bittet er um Erklärung, inwieweit die Einstellungsvoraussetzungen verringert wurden.

Frau Raßmann sagt, dass lediglich eine Änderung in den formalen Voraussetzungen vorgenommen wurde. Somit haben mehr Bewerber:innen die Möglichkeit sich zu bewerben.

BzStR Herz verdeutlicht, dass keine Qualitätsminderung vorgenommen wird.

Frau Raßmann berichtet, dass es unbestritten ist, dass Bürger:innen grundsätzlich mit den Berliner Bürgerämter unzufrieden sind. Sie wirbt erneut für die Notfallhotline des Bezirks Charlottenburg-Wilmersdorf (030 9029 15036). Grundsätzlich werden Termine für Notfälle freigehalten. Am frühen Morgen sowie am Vormittag werden täglich Termine freigeschaltet.  Die Nachfrage ist so groß, dass es nicht auffällt, dass Termine freigeschaltet wurden.

BzStR Herz weist darauf hin, dass grundsätzlich Bürger:innnen bekannt ist, wann die Dokumente auslaufen. Dennoch gibt es für Notfallkunden freie Terminslots.

BV Dr. Buß hält es nicht für realistisch, dass die Bürger:innen wissen, wann die Dokumente ablaufen.

BV Heyne erkundigt sich, ob Mitarbeiter:innen aus dem Einzelhandel (zum Beispiel Karstadt) sich ebenfalls auf die freien Stellen in den Bürgerämtern bewerben können.

Frau Raßmann berichtet, dass dies möglich ist, da die Voraussetzungen geändert wurden. Jedoch werden bestimmte Berufserfahrungen vorausgesetzt.

Außerdem führt sie aus, dass in den weiteren Bereichen des Amtes für Bürgerdienste die Stellenbesetzungsquote besser ist.

BV Dr. Buß erfragt, wie viele Stellen im Standesamt unbesetzt sind.

Frau Raßmann berichtet, dass aktuell eine Mitarbeitsstelle (E6) sowie eine Gruppenleitungsposition unbesetzt sind. Berlinweit ist Charlottenburg-Wilmersdorf das zweit größte Standesamt.