Auszug - Aktueller Stand Digitalisierung & technische Infrastruktur  

BzStR Brzezinski informiert den Ausschuss, dass die Zuständigkeit für die Digitalisierung als Ganzes beim Steuerungsdienst in der Abteilung der Bezirksbürgermeisterin liege und nicht bei der IT-Stelle, diese sei nur für die IT-Infrastruktur zuständig. Aktuell gebe es eine zuverlässig funktionierende IT-Infrastruktur, jedoch sei die Personalsituation in der IT-Stelle und vor allem beim Helpdesk angespannt, so seien dort aktuell nur zwei Mitarbeiter für die Betreuung aller Dienstgebäude verfügbar. Aktuell werde jedoch davon ausgegangen, dass die Zahl der Mitarbeiter beim Helpdesk in naher Zukunft verdoppelt werden könne. Zurzeit sei die Belastung beim Helpdesk so hoch, dass beschlossen worden sei, dass die Mitarbeiter dienstags nicht erreichbar seien, um liegen gebliebene Tickets abarbeiten zu können. Auch bei den Technikern sei die Lage zurzeit angespannt. Charlottenburg-Wilmersdorf sei eigentlich einer der Pilotbezirke für die Migration zum ITDZ, in deren Ergebnis zukünftig alle Behörden durch das ITDZ verwaltet und administriert werden sollen. Die Migration sei jedoch aufwändiger, als man als Laie denken würde. Einige Dienstgebäude seien schon migriert, die Migration sei nun aber aufgrund der angespannten Personalsituation gestoppt worden.

Herr Gerlach ergänzt, dass es im Bezirk aktuell zwei Pilotprojekte gebe, zum einen den elektronischen Posteingang und zum anderen den elektronischen Urlaubsbogen, wobei beide Projekte intensiv betreut werden müssen. Da es aktuell viele Stellenvakanzen gebe, die voraussichtlich zum Ende des Jahres besetzt werden, seien die technischen Voraussetzungen für den elektronischen Posteingang zwar vorhanden, es gebe aber keine Mitarbeiter, die sich darum kümmern könnten, dass dieser auch genutzt wird. Der elektronische Urlaubsbogen stehe aktuell in den Startlöchern. Die von BzStR Brzezinski angesprochene Migration sei berlinweit geplant. Das Bezirksamt Charlottenburg-Wilmersdorf sei nun seit 4 Jahren dabei und habe seit 3 Jahren gestritten, was in den Dienstgebäuden gemacht werden muss und gemacht werden kann, da die Anforderungen teilweise nicht mit dem Denkmalschutz vereinbar gewesen seien. Da nun auch der Digitalpakt Schule umgesetzt werden soll, sei die Migration erstmal ausgesetzt worden.

BV Kohler fragt, woran die Personalbesetzung in der Vergangenheit gescheitert sei und ob im Bezirksamt noch mit dem Fax gearbeitet werde und ob das Arbeiten mit dem Faxgerät optional sei.

BzStR Brzezinski antwortet, dass die Personalbesetzung in der Vergangenheit aus verschiedenen Gründen gescheitert sei. Beispielsweise habe der Wettbewerb vieler Arbeitgeber eine Rolle gespielt und die fehlende Möglichkeit des Bezirks, attraktive und wettbewerbsfähige Gehälter zu zahlen. Zudem gebe es an einigen Stellen nur noch Stellenhülsen, die nicht mit Geld hinterlegt seien. Zum 01.01.2024 würden neue Stellen besetzt werden. Zur zweiten Frage berichtet er, dass von außen nicht mehr so viele Faxe ankämen und innerhalb der Behörde in der Regel keine versendet würden.

Herr Gerlach fügt dem hinzu, dass Faxgeräte aktuell abgeschafft und durch Multifunktionsgeräte ersetzt würden.

BzStR Brzezinski weist noch darauf hin, dass er die Verwendung von Papier als deutlich größeres Problem sehe, jedoch sei der Bezirk Charlottenburg-Wilmersdorf in der Hinsicht schon anderen Bezirken voraus.

BV Pönack kündigt an, dass der TOP 3 für die kommende Sitzung auf der Tagesordnung gelassen werde.

BV Nebel fragt, wo die Schnittstelle von ITDZ und Bezirksamt liege und wo die Zuständigkeit des einen aufhöre und die des anderen anfange. Beispielhaft nennt er Kabelverlegung, das erneute Hochfahren von Servern, und die Entscheidung über die Frage, welche Software verwendet werde. Zudem fragt er, ob es ein Schriftstück gebe, auf dem man das nachlesen könne.

BV Wothe fragt, wie viele Helpdesk Stellen es insgesamt im Bezirk gebe und ob mit den genannten vier besetzten Stellen die Vollausstattung erreicht sei. Zudem fragt er, wie die technische Ausstattung sei, beispielsweise mit Laptops.

BV Bodensiek fragt zum elektronischen Posteingang, ob nur die Scanstrecke da sei oder auf Seiten der Empfänger innerhalb der Bezirksverwaltung auch die Möglichkeit gegeben sei, das gescannte zu empfangen und zu bearbeiten.

Herr Gerlach erklärt, dass das ITDZ für die Server zuständig sei und das Bezirksamt für alles, was aus der Wand herauskomme. Zudem gebe es verfahrensabhängige und verfahrensunabhängige Software. Die verfahrensunabhängige Software werde berlinweit durch das ITDZ geregelt und verfahrensabhängige Software im Bezirk. Nachzulesen gebe es das in einem 91-seitigen Dokument, das er über das Büro von BzStR Brzezinski bereitstellen werde. Für den Helpdesk seien insgesamt 5 Stellen vorgesehen.

BzStR Brzezinski antwortet BV Wothe, dass allen Mitarbeitern, die einen Laptop haben wollen, ein Laptop zur Verfügung gestellt worden sei. Das führe jedoch nicht dazu, dass alle diese Mitarbeiter auch eine Homeoffice-Möglichkeit haben. Dafür brauche man entsprechend der Arbeitsschutzbestimmungen einen Telearbeitsplatz, den insgesamt nur wenige Mitarbeiter hätten. Wenn nun immer mehr Mitarbeiter die Möglichkeit haben, mobil bzw. im Homeoffice zu arbeiten, müsse darüber gesprochen werden, ob es zukünftig möglich werde, in den Dienstgebäuden durch die Nutzung von Desksharing und Dockingstations zu verdichten.

Herr Gerlach erklärt, dass die Scanstrecke da sei und dass sich das Bezirksamt nur noch auf eine Dateistruktur einigen müsse. Damit befasse sich aktuell der Steuerungsdienst, im nächsten Schritt solle es dann Schulungen geben. Die Ausstattung in der Poststelle wäre schon startbereit.

BD Marquardt frage, ob erst alle Dienstgebäude des Bezirks migriert sein müssten, damit der Bezirk vom ITDZ profitieren könne.

Herr Gerlach erwidert, dass der Bezirk das ITDZ eigentlich nicht brauche. Die Führung und die Ansprechpartner hätten häufig gewechselt. Für ihn sei der Nutzen aktuell noch nicht ersichtlich.

BV Heyne fragt, ob das ITDZ nicht nur infrastruktureller, sondern auch Datendienstleister für die Bezirksämter werde und nennt dazu das Stichwort Big Data.

Herr Gerlach sehe durch die Übernahme durch das ITDZ aktuell keinen Fortschritt für die Digitalisierung, sondern lediglich eine Zentralisierung. Wenn das geschafft sei, habe es möglicherweise einen großen Vorteil, vor allem bei der schwierigen Personalsituation.

BV Heyne fragt, ob der Helpdesk im Bezirksamt bleibe.

Herr Gerlach bejaht.