Auszug - Einrichtung eines Bewerberbüros  

Herr Naumann leitet  in das Thema ein und bittet dann Herrn Dr. Lemcke weitere, vertiefende Ausführungen zu machen. Dazu verteilt dieser vorab ein fünf-seitiges Papier, welches er dann vorstellt. Dazu trägt er allgemein zunächst vor:

•         Das Bezirksamt hat am 16. Februar 2016 die Einrichtung eines zentralen Bewerbungsbüros beschlossen, um mit Hilfe eines elektronischen Bewerbungsmanagements (E-Recruiting) eine schnellere und qualitativ hochwertige Personalgewinnung voranzutreiben.

•         Gemäß Senatsbeschluss Nr. S-263/2015 vom 21. April 2015 wird von SenInnSport ein standardisiertes E-Recruiting-System der Firma rexx systems zur Verfügung gestellt und zentral finanziert.

•         Das Bewerbungsbüro wird mit vorhandenen Stellen aus den einzelnen Abteilungen ausgestattet. Zusätzlich ist geplant, eine neue Stelle für Marketing/ Akquise einzurichten. Insgesamt umfasst das Bewerbungsbüro neun Stellen.

•         Organisatorisch werden das Bewerbungsbüro und die Stellenwirtschaft die Gruppe Personalgewinnung bilden, die wiederum mit der Gruppe Personalmanagement den neu geschaffenen Fachbereich Personalmanagement und –gewinnung bilden werden.

•         Es ist zum 01.07.2016 geplant, Herrn Vogel die Leitung des neuen Fachbereiches Personalmanagement und –gewinnung  im Rahmen einer Personalentwicklungsmaßnahme kommissarisch zu übertragen.

Die Aufgabenverteilung stellt sich beim Einsatz des Verfahrens wie folgt dar:

•         Folgende Aufgaben verbleiben unverändert in dezentraler Verantwortung der Abteilungen  und werden somit nicht vom Bewerbungsbüro wahrgenommen:

▫         Fach- und Ressourcenverantwortung (z. B. Feststellen von Stellenbedarfen)

▫         Erstellung und Änderung von Anforderungsprofilen

▫         Planung und Durchführung von Auswahlverfahren

▫         Schriftliche Dokumentation der fachlichen Auswahlentscheidung

•         Folgende Aufgaben werden vom zentralen Bewerbungsbüro durchgeführt:

▫         Strategische bzw. konzeptionelle Aufgaben (z. B. Teilnahme an Landesprojekten)

▫         Operative Aufgaben der Personalgewinnung, z. B.

         Inhaltliche und rechtliche Beratung der Fachabteilungen

         Erstellung der Ausschreibungen anhand von Anforderungsprofilen

         Abwicklung des Bewerbungsmanagements (Eingangsbestätigung, Prüfung formaler Anforderungen, Erteilung von Auskünften zum Stand des Verfahrens, Prüfung der Stufenzuordnung und –vorweggewährung, Fertigung des finalen Auswahlvermerks etc.)

▫         Marketing und Akquise (z. B. Teilnahme an Berufs- und Azubi-Messen)

Zur organisatorischen Entwicklung ist Maßnahmen- und Zeitplan entwickelt worden:

Phase 1 bis 31.08.2016

▫         Einrichtung des neuen Fachbereichs Personalmanagement und –gewinnung

▫         Ernennung von Herrn Vogel zum kommissarischen Leiter des neuen Fachbereichs

▫         Bereitstellung der Infrastruktur (Räume, Hard- und Software, Mobiliar etc.)

▫         Datenschutzrechtliche Vorabkontrolle des IT-Systems beim bDSB

▫         Beantragung eines Probeecht-Betriebes des IT-Systems bei den Beschäftigtenvertretungen

▫         Beantragung des IT-Systemstarts bei SenInnSport, ITDZ und dem Fachbereich IT

▫         Umsetzung der von den Abteilungen benannten Mitarbeitern ins Bewerbungsbüro

▫         IT-Schulung der Mitarbeiter/innen 

▫         Einarbeitung und Qualifizierung der neuen Mitarbeiter/innen im Sachgebiet Personal

Phase 2 ab 01.09.2016

▫         Beginn des Probeecht-Betriebes des IT-Systems

▫         Schrittweise Übernahme des Bewerbungsmanagements der Abteilungen

▫         Sukzessive Bearbeitung und Veröffentlichung von Ausschreibungen im IT-System

▫         Implementierung eines Controlling-Systems zur Steuerung des Bewerbungsmanagements

▫         Erarbeitung und Festlegung einer detaillierten Ablauforganisation

In der anschließenden Beratung werden einige Fragen der Ausschussmitglieder beantwortet, die sich auf einzelne Prozessschritte innerhalb des zukünftigen Bewerbungsverfahrens beziehen. Es wird unterstrichen, dass im Bezirk frühzeitig die Einbindung der Beschäftigtengremien und des Datenschutzes beachtet wurde.